鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)淺析
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摘要：在社會不斷進步的過程中，信息化技術(shù)的發(fā)展也越來越快，在這樣的情況下，各個行業(yè)都逐漸向著信息化的方向發(fā)展。作為我國最重要的一類企業(yè)，鋼鐵企業(yè)管理中，檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有著非常深遠的影響。在這樣的情況下，如何對鋼鐵企業(yè)檔案管理工作進行有效的信息化建設(shè)，成為了管理人員重點思考的問題。通過對檔案管理進行信息化建設(shè)，可以有效的提升鋼鐵企業(yè)管理整體的效率和質(zhì)量，最終為企業(yè)的發(fā)展提供有力的幫助。文章對鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進行了分析，并結(jié)合鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，對鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提出了一些建議。
關(guān)鍵詞：鋼鐵企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)
在我國社會不斷發(fā)展的過程中，各種科學(xué)技術(shù)的進步速度都越來越快，在這樣的情況下，我國各行各業(yè)的企業(yè)發(fā)展情況都出現(xiàn)了一定的改變，在這一過程中，企業(yè)中的檔案管理工作得到了越來越高的重視度，為了更好的提升鋼鐵企業(yè)之中檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，為鋼鐵企業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助，鋼鐵企業(yè)需要在開展檔案管理的過程中，對管理的思路進行不斷的調(diào)整以及優(yōu)化，通過這樣的方式來更好的提升檔案管理信息化建設(shè)的速度，保證企業(yè)可以更加平穩(wěn)的發(fā)展。此過程中，管理人員需要充分的對各種信息化技術(shù)進行運用，通過不斷完善檔案管理信息化建設(shè)的方式，不斷對鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的整體質(zhì)量進行強化。
1鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.1鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以節(jié)約人力物力
在目前的鋼鐵企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理涉及到的內(nèi)容越來越多，在開展檔案管理時，相關(guān)資料的利用、保存、歸檔、整理以及收集等一系列工作都屬于檔案管理的基礎(chǔ)工作，這些工作都需要人工進行完成。而在人工作業(yè)的過程中，作業(yè)的效率相對較低，同時也需要消耗大量的人力物力，這對于鋼鐵企業(yè)的發(fā)展是非常不利的。而在信息化的背景下，鋼鐵企業(yè)可以通過對檔案管理進行寫細化建設(shè)的方式，有效的對檔案管理工作過程中需要的人力物力進行節(jié)約，工作人員在運用信息化檔案管理系統(tǒng)來對各項工作進行完成的過程中，以此來實現(xiàn)檔案信息的自動化處理，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，更好的保證檔案管理工作的效率。
1.2鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以強化檔案安全
在鋼鐵企業(yè)開展檔案管理工作過程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案為主，但紙質(zhì)檔案資料很容易受到各種外界因素的影響，進而導(dǎo)致檔案資料缺失或破損，這對檔案的整體價值和使用帶來了較大的不便。通過對檔案管理信息化建設(shè)進行合理的運用，可以更好的對檔案資料進行保護，通過建立電子檔案的方式，可以幫助工作人員將檔案資料進行信息化處理，以此來達到保證檔案資料安全性和準確性等一系列目標。與此同時，檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用還可以有效的避免檔案資料出現(xiàn)不準確的問題，并可以在使用檔案資料的過程中通過電子磁盤來對其進行快速的存取，這對于檔案的應(yīng)用具有很大的幫助，同時也可以為鋼鐵企業(yè)的發(fā)展提供更有力的保障。
1.3鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以促進企業(yè)發(fā)展
在鋼鐵企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，提檔案管理的方式及檔案使用的途徑都發(fā)生了一定改變，此過程中企業(yè)檔案管理人員的管理職能發(fā)生了改變。在鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員可更加便捷有效的開展各項工作，同時保證檔案管理的各項措施落實到工作中，這對于保護鋼鐵企業(yè)之中的各種信息和資料都有著很大的幫助，同時也有效提升了鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的整體效率，對鋼鐵企業(yè)未來的發(fā)展及壯大都有著重要的意義。
2鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容
2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在鋼鐵企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量，直接關(guān)系著檔案管理信息化建設(shè)的進程和效果。為此在開展鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員首先應(yīng)實現(xiàn)檔案管理部門計算機全面覆蓋，通過這樣的方式來保證檔案管理開展過程中可以使用計算機來實現(xiàn)檔案管理過程中的各項工作，同時保證管理人員可使用文檔一體化管理等一系列管理方式，只有為檔案管理部門提供型號統(tǒng)一、規(guī)格統(tǒng)一的計算機才可以為鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供必要的硬件支持。與此同時，鋼鐵企業(yè)的內(nèi)部應(yīng)保證局域網(wǎng)，可實現(xiàn)檔案的快速傳遞交流及分享，來對網(wǎng)絡(luò)平臺進行充分的運用，同時更大化的發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用。為了更好的實現(xiàn)這一目標，管理人員應(yīng)選擇規(guī)范化，通用化和穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)以此來為檔案信息的傳輸和交換提供有力的網(wǎng)絡(luò)更好的為檔案管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。
2.2相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)
在鋼鐵企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員需要運用標準的檔案管理軟件來開展各項工作，此過程中管理人員應(yīng)保證使用的檔案管理軟件是符合國家檔案標準規(guī)范的，通過這樣的方式來保證檔案管理工作，可以順利的進行，目前標準化的檔案管理，信息化軟件應(yīng)具備以下幾種主要功能：（1）靈活的數(shù)據(jù)庫建立系統(tǒng)。為了更好的發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用，首先需要建立起對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在對檔案信息進行管理的過程中，保證工作人員可以對相關(guān)的各種信息進行匯集和整理。在這樣的情況下，管理人員需要依靠靈活的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對相關(guān)資料的全面管理，通過這樣的方式來更好的對檔案信息資源之中的潛力進行挖掘，同時充分滿足不同檔案類型在管理過程中的各種需求保證檔案管理工作可以高效、有序的開展。（2）文件檔案一體化管理。管理人員可以通過OA接口的使用來講日常工作過程中的各種工作文件和檔案文件，進行統(tǒng)一的管理，通過將其嵌入管理文件系統(tǒng)之中可以在前端控制的形勢下開展鋼鐵企業(yè)檔案管理工作。此過程中工作人員可以將電子文件形成和電子檔案規(guī)定等一系列工作進行全面的合并，并通過計算機來對其進行高效的處理，這對于提升鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量有著很大的幫助。（3）信息檢索以及儲存。在鋼鐵企業(yè)開展檔案管理的過程中，很多信息資料需要進行應(yīng)用和調(diào)取，為了更好的方便相關(guān)工作的開展，檔案管理的工作人員應(yīng)將檔案原件進行掃描后，將其上傳到企業(yè)的服務(wù)器之中，在這樣的情況下，用戶可以通過身份驗證的方式來在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)各種終端進行相關(guān)資料的檢索和瀏覽，避免所有員工都需要到企業(yè)檔案部門來進行相關(guān)檔案信息的查閱。通過這樣的工作方式，可以有效的降低企業(yè)檔案管理工作人員的工作量，保證鋼鐵企業(yè)之中檔案管理人員可以更加高效的開展各項工作。（4）安全性。對鋼鐵企業(yè)而言，保證檔案信息的安全性有著非常重要的意義，在開展鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需重點注意檔案信息的系統(tǒng)安全。保證電子文件及電子檔案等數(shù)據(jù)的安全，避免人為因素或儲存介質(zhì)因素對其安全性產(chǎn)生影響。為了達到這一目標，管理人員首先應(yīng)科學(xué)的選擇硬件，并使用數(shù)據(jù)加密等措施來更好的保證檔案的安全性。此外，檔案管理人員還應(yīng)對企業(yè)之中的用戶進行充分的分類并針對性的開展數(shù)據(jù)庫加密工作。最后管理人員應(yīng)養(yǎng)成定期對企業(yè)之中檔案數(shù)據(jù)進行備份的工作習(xí)慣，通過這樣的方式來更好的保證鋼鐵企業(yè)檔案信息的安全性。
2.3管理制度建設(shè)
要更好的發(fā)揮鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用，首先應(yīng)保證鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)范性和標準性，因此在開展鋼鐵企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，管理人員應(yīng)對相關(guān)的責(zé)任進行充分的明確，同時切實保障網(wǎng)絡(luò)情況以及數(shù)據(jù)安全等一系列問題。在此基礎(chǔ)上，管理人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定規(guī)范的管理機制，通過這樣的方式來為鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的開展提供更好的保障。
3鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的開展策略
3.1對思想觀念進行轉(zhuǎn)變
為了更好地提升鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，首先需要管理人員轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，在不斷拓寬思路的同時，積極創(chuàng)造各種有利的條件，更好地推動鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。在此過程中管理人員應(yīng)充分的改變傳統(tǒng)檔案管理工作中將工作中心集中在檔案保管這一工作環(huán)節(jié)的問題，更多的提升鋼鐵企業(yè)檔案的利用率，通過這樣的方式來更好的樹立起檔案信息開發(fā)的觀念提升自身工作的主動性和敏感性，以此來更好的保證檔案工作開展的效率和品質(zhì)，為企業(yè)檔案管理工作提供更有力的支持。
3.2對建設(shè)速度進行提升
在鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員應(yīng)充分的對鋼鐵企業(yè)信息化建設(shè)平臺進行運用，通過這樣的方式來更快的提升檔案管理信息化進程。此過程中管理人員應(yīng)重點開展鋼鐵企業(yè)自身數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并對數(shù)字檔案資源進行不斷的完善，以此為基礎(chǔ)為企業(yè)中的工作人員開放網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。通過這樣的方式來更好的實現(xiàn)鋼鐵企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)，有效的發(fā)揮出鋼鐵企業(yè)之中各項檔案的作用，為企業(yè)的不斷發(fā)展提供更有力的幫助。
3.3對管理技術(shù)進行優(yōu)化
在進行鋼鐵企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)時，管理人員需要不斷的對檔案的利用方法以及利用技術(shù)進行完善，以此為基礎(chǔ)建立起檔案檢索工具，并對相關(guān)的體系進行不斷的完善。只有通過這樣的方式，才可以更好的發(fā)揮出檔案的作用。此過程中，管理人員還需要充分的對各種新技術(shù)進行運用，建立起檔案的目錄中心，并結(jié)合檔案的內(nèi)容特點和形式特點，針對性的開放檔案的檢索工具，通過這樣的方式來更好的發(fā)揮檔案資源的共享性，讓檔案資源可以在鋼鐵企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮出充足的作用，為企業(yè)管理人員的發(fā)展方案規(guī)劃提供更加全面的參考，保證企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃更加科學(xué)合理，以此來達到不斷促進鋼鐵企業(yè)發(fā)展的目標。
3.4對數(shù)據(jù)安全進行重視
對鋼鐵企業(yè)而言，保障企業(yè)檔案的安全性對企業(yè)的發(fā)展有非常重要的意義。鋼鐵企業(yè)要提升對檔案數(shù)據(jù)安全性和安全管理的重視度。一方面，管理人員要不斷對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全儲存管理的措施進行完善，通過完善硬件設(shè)施、增加數(shù)據(jù)儲存?zhèn)浞莸确绞?，避免檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題。此外，管理人員要提升對設(shè)備運行及維護的重視度，來有效地保證各項數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的安全性。此外，管理人員還要對數(shù)據(jù)庫及各種檔案信息進行針對性的加密處理，避免檔案中的信息出現(xiàn)篡改、泄漏等問題，保證鋼鐵企業(yè)可以安全、穩(wěn)定的發(fā)展。
4結(jié)語
在市場競爭變得越來越激烈的當(dāng)下，為了更好的在市場競爭之中占據(jù)有利的地位，鋼鐵企業(yè)需要對自身的發(fā)展方案以及內(nèi)部環(huán)境進行不斷的優(yōu)化和調(diào)整，此過程中信息化建設(shè)的力度對于鋼鐵企業(yè)的市場競爭力有著非常巨大的影響，同時也對企業(yè)未來的發(fā)展有幫助。在這樣的情況下，為了更好地發(fā)揮鋼鐵企業(yè)中檔案信息資源的作用，需要管理人員積極落實鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，在對自身思路和觀念進行轉(zhuǎn)變的同時，充分了解檔案管理信息化建設(shè)對于企業(yè)發(fā)展的重要意義，以此為基礎(chǔ)，充分的利用鋼鐵企業(yè)信息化建設(shè)的各項平臺，對檔案管理的方法和技術(shù)進行不斷的完善。此過程中管理人員應(yīng)針對性的對檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進行明確，并積極落實各項檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，通過這樣的方式來更好地發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用，幫助鋼鐵企業(yè)在發(fā)展的過程中更好的節(jié)約人力物力。此外，鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的開展還可以更有效的幫助企業(yè)管理人員發(fā)揮檔案資源的作用，以此來推動鋼鐵企業(yè)的發(fā)展。
作者:徐文 單位:山東鋼鐵集團日照有限公司