中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)措施

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摘要：在中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，普遍存在軟件效果差、信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重等問題。中小企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境中，必須要實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，加大設(shè)備投入和落實(shí)電算化管理措施，充分發(fā)揮電算化的積極作用，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；會(huì)計(jì)電算化；實(shí)施策略

1企業(yè)會(huì)計(jì)電算化帶來的變化

（1）會(huì)計(jì)信息處理的形式發(fā)生變化。會(huì)計(jì)電算化是指電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理中的應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化集數(shù)據(jù)處理工具、數(shù)據(jù)庫、信息論和控制論于一體，財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的工作被簡化，企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平提高，企業(yè)會(huì)計(jì)工作逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。會(huì)計(jì)電算化主要是通過電算化軟件來實(shí)現(xiàn)，企業(yè)需要專業(yè)的電算化系統(tǒng)管理員和維護(hù)員，會(huì)計(jì)核算的效率提高，成本控制、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和銷售預(yù)測(cè)等工作成為企業(yè)新型的財(cái)務(wù)管理模式，企業(yè)要實(shí)行的新的內(nèi)部控制制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。

（2）財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容發(fā)生變化。傳統(tǒng)的手工記賬只需要財(cái)務(wù)管理人員對(duì)財(cái)會(huì)信息進(jìn)行簡單的記錄和計(jì)算，財(cái)務(wù)管理部門主要由財(cái)會(huì)人員組成。但是會(huì)計(jì)電算化模式下的財(cái)務(wù)管理部門主要是由財(cái)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理員和維護(hù)員組成，財(cái)務(wù)人員不僅要具備專業(yè)的知識(shí)和技能，還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟悉，實(shí)現(xiàn)人機(jī)的交互，整體上提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)度和精度。

（3）會(huì)計(jì)部門的檔案管理發(fā)生變化。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案都是紙質(zhì)的，數(shù)據(jù)的記錄、更改和變化都需要在會(huì)計(jì)檔案上進(jìn)行。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化模式下的會(huì)計(jì)檔案都存留在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，財(cái)會(huì)人員需要打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)重要的磁盤和光盤進(jìn)行保存，方便進(jìn)行及時(shí)的檢查。因此，在會(huì)計(jì)電算化的模式下，會(huì)計(jì)檔案形式、內(nèi)容和管理方法也發(fā)生了變化。

2當(dāng)前中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施現(xiàn)狀

（1）會(huì)計(jì)電算化發(fā)展比較緩慢。當(dāng)前，中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的開展?fàn)顩r不太理想，大量規(guī)模很小的企業(yè)基本上沒有開展會(huì)計(jì)電算化。另外中小企業(yè)開展會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)所采用的財(cái)務(wù)軟件品牌比較集中，主要是《用友財(cái)務(wù)軟件》和《金蝶財(cái)務(wù)軟件》。從功能應(yīng)用情況來看，大部分企業(yè)主要應(yīng)用賬務(wù)處理子系統(tǒng)和報(bào)表子系統(tǒng)，即主要應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行憑證填制、登記賬簿、編制報(bào)表工作，商業(yè)企業(yè)較多地應(yīng)用了存貨子系統(tǒng)、庫存子系統(tǒng)，其他子系統(tǒng)如應(yīng)收款系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)、工資子系統(tǒng)等應(yīng)用較少，成本子系統(tǒng)由于成本核算工作的特點(diǎn)而導(dǎo)致幾乎沒有企業(yè)應(yīng)用，很少有小企業(yè)開展電子商務(wù)業(yè)務(wù)。

（2）財(cái)務(wù)的軟件實(shí)施效果較差。從崗位設(shè)置來講，仍然采用傳統(tǒng)的手工方式下的崗位設(shè)置方法，即會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)檔案管理等崗位，會(huì)計(jì)電算化崗位有基本會(huì)計(jì)崗位兼任。由于設(shè)備維護(hù)管理的需要，有的企業(yè)設(shè)置了系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常運(yùn)行的維護(hù)管理，然而很多中小企業(yè)沒有系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)出了毛病找人來修，或者會(huì)計(jì)人員同時(shí)負(fù)責(zé)系統(tǒng)管理員的工作。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施增加了財(cái)會(huì)部門系統(tǒng)管理維護(hù)的工作量和購置電算化系統(tǒng)的資金投入，沒有達(dá)到顯著提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量的效果。一般規(guī)模較大的企業(yè)認(rèn)為有必要實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，而一些規(guī)模較小的企業(yè)則認(rèn)為實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的意義不大。

（3）會(huì)計(jì)的信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。信息孤島是指企業(yè)的信息不能在企業(yè)內(nèi)部各部門之間或外部有關(guān)部門之間共享，企業(yè)信息被封閉在一個(gè)狹小空間。中小企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)軟件的功能應(yīng)用較少，只是某些部門實(shí)施了電算化工作，其他部門仍然采用手工處理方式，導(dǎo)致電子信息滯阻于部門內(nèi)部，不便于信息的充分利用。會(huì)計(jì)電算化軟件還不能直接按照企業(yè)外部環(huán)境的要求輸出信息，企業(yè)通常只是按照工商、稅務(wù)、銀行等機(jī)關(guān)的要求去組織數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或者移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行上傳，如增值稅發(fā)票和服務(wù)業(yè)發(fā)票是通過相應(yīng)的軟件來開具的，增值稅的申報(bào)通過專門軟件公司編制的軟件通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行申報(bào)，開票軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)并不能直接導(dǎo)入申報(bào)軟件。國內(nèi)銀行雖然推出網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)，但很少有出納從網(wǎng)上辦理收支業(yè)務(wù)，銀行照跑不誤，最多從網(wǎng)上查查賬戶余額?？偟姆答伿瞧髽I(yè)用的軟件越多，信息孤島也就越多。

3信息時(shí)代中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施

（1）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)?；谄髽I(yè)電算化存在的問題，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立完整的電算化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。針對(duì)中小企業(yè)的特點(diǎn)，建立“單個(gè)中心、多點(diǎn)連接”的核算網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算的網(wǎng)絡(luò)化。從而為會(huì)計(jì)核算人員和管理人員提供實(shí)時(shí)的企業(yè)財(cái)務(wù)信息，促進(jìn)核算核算效率的提高。

（2）規(guī)范管理會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。為了確保中小企業(yè)電算化系統(tǒng)的規(guī)范性，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立規(guī)范的管理制度。首先，應(yīng)針對(duì)企業(yè)電算化系統(tǒng)在信息采集上存在的漏洞建立采集管理制度，包括密碼權(quán)限的設(shè)置和會(huì)計(jì)賬戶專人管理措施。編制合理的科目代碼，確保其可擴(kuò)展性、唯一性和有效性，確保會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要加強(qiáng)系統(tǒng)的管理力度，嚴(yán)格控制私自操作現(xiàn)象。其次：企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息輸出管理，采用專人管理的方案，確保信息輸出的準(zhǔn)確性和安全性。制定信息備份制度，并且要確保檔案管理的安全性。

（3）加強(qiáng)會(huì)計(jì)部門的信息管理企業(yè)生存和發(fā)展依賴于信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。如何進(jìn)行信息的采集是企業(yè)的重要任務(wù)。首先，建立中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理制度，并嚴(yán)格按照相關(guān)制度執(zhí)行。對(duì)會(huì)計(jì)核算人員和管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其會(huì)計(jì)核算能力和管理能力。對(duì)企業(yè)電腦終端實(shí)施嚴(yán)格管理，堅(jiān)決拒絕與企業(yè)運(yùn)營無關(guān)的內(nèi)容連接，對(duì)現(xiàn)代多樣化的電腦病毒實(shí)施有效管理。其次，企業(yè)應(yīng)實(shí)施權(quán)限分離策略，針對(duì)企業(yè)管理制度無法適應(yīng)信息化時(shí)展的現(xiàn)狀，采取保密原則和相互制約等原則。

（4）改善會(huì)計(jì)部門的辦公條件。改善會(huì)計(jì)的辦公條件，須建立適合會(huì)計(jì)的工作模式，加大在這方面的資金投入，為其提供所需的各種軟、硬件，并制定出相關(guān)的管理規(guī)定，對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)與更新，安排相關(guān)人員學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)等。在建立工作模式方面，不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，從資金上給予支持，配齊系統(tǒng)所需的軟硬件。還需要聘用知識(shí)面廣的會(huì)計(jì)電算化人才，以通過會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來提供經(jīng)營有關(guān)的信息，并處理系統(tǒng)日常工作中出現(xiàn)的一些問題。總之，建立適合會(huì)計(jì)的工作模式，需要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，加大投入力度，提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)能力以及完善相關(guān)的管理規(guī)定。

（5）加強(qiáng)外部與內(nèi)部監(jiān)督工作。為使中小企業(yè)的會(huì)計(jì)工作能夠達(dá)到要求的標(biāo)準(zhǔn)，須從企業(yè)的外部與內(nèi)部入手，加強(qiáng)監(jiān)督工作。外部方面主要指社會(huì)、國家層面的監(jiān)督，例如工商、金融機(jī)構(gòu)、稅務(wù)等一些部門所實(shí)施監(jiān)督，或是委托他人對(duì)企業(yè)內(nèi)的會(huì)計(jì)工作進(jìn)行審計(jì)檢查在外部的監(jiān)督下建立賬簿體系。

作者：詹瑋琳 單位：長江大學(xué)文理學(xué)院