探求教學(xué)檔案管理革新

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一、規(guī)范收集，完善體系

（一）收集與征集并重，定期與非定期共存

目前高校檔案館定期（學(xué)期末或?qū)W期初）接收各單位移交檔案材料的方式容易造成部分教學(xué)檔案的流失，很難保證歸檔的齊全完整。教學(xué)檔案工作者應(yīng)該主動(dòng)征集具有保存價(jià)值的珍貴教學(xué)文件材料。收集與征集相輔相成，定期與非定期共同作用才能最大限度地保證教學(xué)檔案的“量足”和“質(zhì)優(yōu)”，為開發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。

（二）建章立制，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，樹立依法治檔的權(quán)威性

當(dāng)前《中華人民共和國檔案法》是檔案工作的根本大法，圍繞這一根本大法，各個(gè)高校紛紛建章立制，制定了一系列的檔案規(guī)章制度，例如《檔案歸檔辦法》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等，逐步完善檔案法規(guī)建設(shè)，督促各單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員努力學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高自身的檔案意識(shí)，主動(dòng)地依法歸檔。

（三）提升整體素質(zhì)，優(yōu)化檔案收集體系

檔案工作者和兼職檔案員是檔案工作的基礎(chǔ)和核心，他們良好的工作態(tài)度和高度的責(zé)任心對(duì)于教學(xué)檔案的收集整理和管理起著至關(guān)重要的作用。他們憑借豐富的專業(yè)知識(shí)借助現(xiàn)代化的通訊方式通過電話聯(lián)絡(luò)、QQ交流、微信等方式同心協(xié)力，良好合作，才能解決教學(xué)檔案收集中的難題，確保完整規(guī)范歸檔。

二、與時(shí)俱進(jìn)，拓展編研高校教學(xué)

檔案收集整理的目的是“藏為用，用促藏”。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案工作者不斷創(chuàng)新檔案思維模式，拓展檔案編研渠道，提升整體的服務(wù)水平，建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字檔案館。

（一）挖掘資料，拓展編研，“編”“研”緊密結(jié)合高校教學(xué)檔案編研是對(duì)原始教學(xué)資料的加工和研究，既要體現(xiàn)“編”又要具有“研”的特點(diǎn)。所謂的“編”是指在原始教學(xué)檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行簡單的整理匯總或分類統(tǒng)計(jì)，而形成的文件匯編、史料匯編等。例如，高校的《xx大學(xué)教學(xué)大事記》、《教學(xué)名人錄》等?！把小眲t是指在充分研究教學(xué)檔案資料的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新性編寫匯總，既遵循原始材料，又有所突破。例如，北京大學(xué)編寫的《書生本色，學(xué)者風(fēng)范》等；山東大學(xué)編寫的《山大第一》等。

（二）創(chuàng)新選題，創(chuàng)意選材，注重實(shí)用教學(xué)檔案編研選題必須有所創(chuàng)新和突破，才能充分挖掘檔案的使用價(jià)值，提高檔案館的聲譽(yù)和檔案工作的地位；同時(shí)，教學(xué)檔案的編研又要貼近生活和現(xiàn)實(shí)，能夠廣泛地滿足全校師生乃至社會(huì)群眾利用教學(xué)檔案的需求，這是教學(xué)檔案編研的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，也是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案社會(huì)價(jià)值的重要途徑之一。

（三）特色編研，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享教學(xué)檔案編研不僅要注重實(shí)用性，還要結(jié)合學(xué)校的特色和發(fā)展需要，編寫專題性的成果。例如，中國石油大學(xué)檔案館結(jié)合本?！笆汀碧厣?，開展“石油”方面的專題編研，既能留史傳文，又能咨政育人服務(wù)全校師生和社會(huì)。

三、科學(xué)管理，高效利用

高校教學(xué)檔案立檔單位眾多，形式多樣，具有多元性的特點(diǎn)。這一特點(diǎn)決定了教學(xué)檔案管理的復(fù)雜性。因此創(chuàng)建科學(xué)系統(tǒng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)必不可少。筆者結(jié)合多年從事教學(xué)檔案管理的實(shí)踐提出幾點(diǎn)自己的拙見：

（一）雙管齊下，強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)與電子同步歸檔為確保教學(xué)檔案完整規(guī)范歸檔，強(qiáng)調(diào)各個(gè)歸檔單位在移交傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上增加電子歸檔（涉密或不宜電子化的文件除外），既能保護(hù)紙質(zhì)原件，方便開發(fā)利用，又能豐富教學(xué)檔案的館藏量。

（二）統(tǒng)籌管理，建立教學(xué)檔案工作網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案立卷單位眾多，建立完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，檔案工作者和兼職檔案員才可以隨時(shí)探討歸檔問題，進(jìn)行良好互動(dòng)和溝通協(xié)調(diào)，確保教學(xué)檔案歸檔準(zhǔn)確率和完整率。

（三）加強(qiáng)調(diào)研，提升服務(wù)水平，建設(shè)數(shù)字化檔案館調(diào)研作為檔案管理者和工作者外出學(xué)習(xí)的一種方式，不僅能夠?qū)W習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，把握檔案發(fā)展的主流方向，豐富自身的檔案知識(shí)，拓展檔案視野，而且能夠提升整體服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案管理體系，建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字檔案館。

四、結(jié)論

綜上所述，在信息化技術(shù)日新月異的當(dāng)今社會(huì)，教學(xué)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新收集整理方式，拓展編研渠道，科學(xué)管理，以實(shí)現(xiàn)更好地開發(fā)利用的目的。

作者：張愛新 單位：中國石油大學(xué)（華東）檔案館