標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理精選(九篇)

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第1篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：農(nóng)場(chǎng)建設(shè)；檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化；實(shí)施過(guò)程；問(wèn)題；解決措施

農(nóng)場(chǎng)發(fā)展建設(shè)期間會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，將資料錄入到檔案中進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以作為農(nóng)產(chǎn)管理任務(wù)開(kāi)展的參照標(biāo)準(zhǔn)，農(nóng)場(chǎng)建設(shè)要引入創(chuàng)新理念。檔案管理也要考慮信息技術(shù)的引入，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案信息的安全性得到了保障，使用期間也不會(huì)出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。檔案標(biāo)注化管理對(duì)農(nóng)場(chǎng)的建設(shè)也起到了促進(jìn)作用，下面將針對(duì)工作任務(wù)開(kāi)展期間有效的管理措施進(jìn)行探討，幫助提行工作任務(wù)完成質(zhì)量。

1農(nóng)場(chǎng)實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

當(dāng)前，我國(guó)農(nóng)場(chǎng)的發(fā)展方向?yàn)楝F(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)，除去傳統(tǒng)農(nóng)場(chǎng)建設(shè)要滿足的種植與養(yǎng)殖需求以外，現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中，大部分農(nóng)場(chǎng)都會(huì)將農(nóng)家樂(lè)這一休閑會(huì)所納入其中，達(dá)到完善農(nóng)場(chǎng)功能，提高農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的目的。農(nóng)產(chǎn)的標(biāo)注化管理對(duì)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)有很大的幫助，社會(huì)各行業(yè)不斷的發(fā)展變化，在如此激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，農(nóng)場(chǎng)管理人員要掌握好實(shí)際變化局勢(shì)，從基礎(chǔ)工作進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)管理體系的完善。傳統(tǒng)檔案管理方法只是針對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行的，長(zhǎng)時(shí)間使用很容易造成檔案內(nèi)部資料損壞，對(duì)查看使用造成了影響。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠形成有效的監(jiān)管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強(qiáng)溝通，解決農(nóng)產(chǎn)發(fā)展所遇到的問(wèn)題。這一系類(lèi)優(yōu)點(diǎn)是傳統(tǒng)管理理念中所不具備的，并且傳統(tǒng)的管理體系中，并沒(méi)有應(yīng)用信息技術(shù)，資料共享會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，工作任務(wù)完成情況也不理想。在現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中，如果想要徹底解決農(nóng)場(chǎng)管理混亂、管理效率不高這一問(wèn)題，就必須從管理制度入手，以農(nóng)場(chǎng)檔案管理制度的建立作突破口，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化農(nóng)場(chǎng)檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農(nóng)場(chǎng)檔案管理和建設(shè)管理的秩序。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)對(duì)農(nóng)場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)管理要求很高，只有全面提高了農(nóng)場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)管理能力，做好了農(nóng)場(chǎng)各方面工作的管理，才能從真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)的建設(shè)。而實(shí)施農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化正好是完善農(nóng)場(chǎng)管理工作的一種方式，所以說(shuō)，在現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中，農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施是極具必要性的。

2農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中遇到的困難與解決對(duì)策

標(biāo)注化管理理念被提出后，落實(shí)階段遇到了一些問(wèn)題，工作人員已經(jīng)對(duì)傳統(tǒng)的管理體系產(chǎn)生喜歡，并且不具備信息化管理系統(tǒng)的操作能力，系統(tǒng)中出現(xiàn)問(wèn)題更不能及時(shí)解決，最終造成了嚴(yán)重的質(zhì)量安全隱患。因不規(guī)范操作造成的信心資料丟失也常常會(huì)發(fā)生，不利于農(nóng)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的建設(shè)與發(fā)展。了解現(xiàn)存問(wèn)題后需要深入的探討引發(fā)原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會(huì)與標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)出現(xiàn)沖突。

2.1存在的問(wèn)題。

信息化技術(shù)應(yīng)用缺乏先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，檔案管理并不能全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，管理效率自然得不到保障。檔案產(chǎn)生形式比較復(fù)雜，由于標(biāo)注化管理落實(shí)程度不足，導(dǎo)致部分信息丟失的現(xiàn)象，原始資料一旦丟失是無(wú)法進(jìn)行彌補(bǔ)的，此類(lèi)問(wèn)題在農(nóng)場(chǎng)發(fā)展建設(shè)中真實(shí)存在，應(yīng)當(dāng)?shù)玫焦芾砣藛T的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)用落實(shí)時(shí)間比較短，在經(jīng)驗(yàn)方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發(fā)現(xiàn)象會(huì)造成檔案管理任務(wù)中斷，解決也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。就國(guó)內(nèi)目前的農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，盡管在政策上已經(jīng)提出了要實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，但并沒(méi)有全面落實(shí)到具體工作上。也就是說(shuō)，農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)很少，正式實(shí)施時(shí)因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統(tǒng)的農(nóng)場(chǎng)檔案管理制度來(lái)作為標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的制度，從而導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農(nóng)場(chǎng)檔案管理制造更多的麻煩與困難。

2.2解決措施。

1）根據(jù)農(nóng)場(chǎng)的實(shí)際建設(shè)情況來(lái)建立一套完整的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。

這一措施主要針對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問(wèn)題而言，目的是解決農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的制度缺乏問(wèn)題。檔案管理機(jī)構(gòu)盡快加大對(duì)現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)實(shí)際情況的了解、評(píng)估力度，并在了解了農(nóng)場(chǎng)實(shí)際情況之后，依據(jù)評(píng)估所得的數(shù)據(jù)結(jié)果來(lái)建立一套行之有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，并以該套體系為基礎(chǔ)，將體系規(guī)定貫徹落實(shí)到具體的工作中，促使并保證農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立應(yīng)該以實(shí)際情況為參考，結(jié)合財(cái)務(wù)檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容，圍繞適用性和針對(duì)性這兩個(gè)中心，切實(shí)建立一套全面的、能夠滿足現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)需求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高農(nóng)場(chǎng)檔案管理水平。

人才是農(nóng)場(chǎng)檔案管理中不可缺少的一項(xiàng)資源，是決定檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。針對(duì)現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中所出現(xiàn)的檔案管理人才素質(zhì)偏低問(wèn)題，筆者認(rèn)為最好的解決措施是加大人才培養(yǎng)力度，盡量打造一支高素質(zhì)、高能力的農(nóng)場(chǎng)檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)。通過(guò)人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)等一系列工作促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度的培訓(xùn)外，還應(yīng)針對(duì)檔案管理人員接觸農(nóng)場(chǎng)檔案機(jī)密這一特點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專(zhuān)業(yè)知識(shí)為輔助促進(jìn)現(xiàn)代新農(nóng)場(chǎng)建設(shè)中的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施。

3）以農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，實(shí)現(xiàn)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。

在現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)管理體制改革背景下，財(cái)務(wù)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化成為了影響財(cái)務(wù)管理效果、影響農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要內(nèi)容。而且，作為農(nóng)場(chǎng)檔案管理的核心，農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)農(nóng)機(jī)檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案都有著重要的影響。針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中應(yīng)以農(nóng)場(chǎng)財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，通過(guò)管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行等工作確保現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的帶頭作用，促進(jìn)其他檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。

4）建立數(shù)字化檔案管理體系，促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中還應(yīng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)加快數(shù)字化進(jìn)程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類(lèi)整理、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財(cái)務(wù)數(shù)字化檔案管理方法實(shí)現(xiàn)農(nóng)場(chǎng)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。針對(duì)農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容種植、養(yǎng)殖、娛樂(lè)經(jīng)營(yíng)等內(nèi)容，以分類(lèi)方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的執(zhí)行。以標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢(shì)為輔助，促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)建設(shè)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并且現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要的影響。針對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)管理體系的完善、人員的培訓(xùn)、現(xiàn)代檔案管理方法的運(yùn)用以及有效的執(zhí)行監(jiān)督實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)綜合管理能力及管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]王軍.關(guān)于機(jī)關(guān)檔案管理幾個(gè)問(wèn)題[J].現(xiàn)代交際，2014（7）：12.

第2篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

1 全面普查案卷

對(duì)案卷進(jìn)行全面的普查是實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的首要工作。主要原因是多年來(lái)相關(guān)管理部門(mén)大對(duì)案卷的普查工作做的比較少，移交給檔案保管部門(mén)的檔案的保管期限的劃分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和內(nèi)容存在缺陷和不足，存在標(biāo)題不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴(yán)重的話，還存在未標(biāo)注標(biāo)題的問(wèn)題，目錄的排列和案卷的組卷存在混亂的情況，因此案卷存在一定的重復(fù)率，在其中還存在相當(dāng)大一部分不具有保存價(jià)值的文件材料，因此需要進(jìn)行普查工作，首先將無(wú)用的和不具有保存價(jià)值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重復(fù)的情況，避免影響計(jì)算機(jī)管理的工作效率。

2 重新組合案卷

對(duì)存在缺陷和不足的案卷進(jìn)行重組工作，尤其是那些內(nèi)容較為復(fù)雜和沒(méi)有保存價(jià)值的案卷。將存在聯(lián)系的案卷盡可能的聯(lián)系到一起是重組案卷過(guò)程中需要秉持的原則。而對(duì)于沒(méi)有標(biāo)題和目錄，或者是標(biāo)題較為模糊和無(wú)頁(yè)碼的案卷需要進(jìn)行重新審查和加工處理，從而使案卷呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的狀態(tài)，這樣一來(lái)，可以使館藏得到優(yōu)化，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)保管，計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率能夠得到有效的提高。

3 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫(xiě)關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫(xiě)“基本建設(shè)”，有人寫(xiě)“基建”，有人寫(xiě)“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫(kù)房條件：包括庫(kù)房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫(kù)房面積及其它保管條件等；以及將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

4 實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

5 提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

6 檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案資源的安全需要檔案管理人員需要負(fù)直接的責(zé)任，為了充分提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求，因此檔案管理人員必須具有較高的綜合素質(zhì)。首先是政治素質(zhì)，檔案管理工作是國(guó)家社會(huì)管理工作中的一個(gè)重要的組成部分，對(duì)提升國(guó)民經(jīng)濟(jì)是建設(shè)水平具有較大的促進(jìn)作用，因此檔案管理人員的政治責(zé)任心需要較強(qiáng)，并且需要具有全心全意為人民服務(wù)的精神態(tài)度，并且需要對(duì)檔案管理事業(yè)具有較高的熱情，能夠積極主動(dòng)的參與到檔案管理工作中，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量；其次是業(yè)務(wù)素質(zhì)，較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)是最好檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證，因此，檔案管理人員需要了解和掌握檔案管理的理論知識(shí)，并全面的熟悉檔案保管的內(nèi)容，還需要對(duì)檔案法規(guī)做綜合的了解，只有這樣，檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能夠得到有效的提升；最后是文化素，檔案管理人員需要具有較高的文化素質(zhì)，這樣一來(lái)，能夠在管理檔案的過(guò)程總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，掌握做好檔案管理工作的規(guī)律，從而提升自身的檔案管理水平。另外，檔案管理工作人員需要具有敏銳的觀察能力和洞察力，善于觀察別人，幫助別人，為用戶提供高水平的檔案服務(wù)。

第3篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

一、中專(zhuān)學(xué)校檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。中專(zhuān)學(xué)校檔案管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）教育性

通過(guò)檔案管理工作分析學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中的變化，及時(shí)引導(dǎo)學(xué)生揚(yáng)長(zhǎng)避短，克服不足，促使師生積極努力，奮發(fā)向上實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)。

（二）業(yè)務(wù)性

通過(guò)對(duì)檔案的記載，采取有效措施保證教學(xué)工作的順利開(kāi)展。

（三）參與性

檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過(guò)程中的所有人員，如各學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)人、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。充分調(diào)動(dòng)了各部門(mén)、各崗位人員相互配合、積極協(xié)作，對(duì)發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神起到了積極作用。

（四）控制性

從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理。

（五）研究性

通過(guò)對(duì)檔案中數(shù)據(jù)記載和分析，為探索、總結(jié)和研究教育活動(dòng)提供了有效的依據(jù)和資料。對(duì)改進(jìn)教育教學(xué)方法，提高教育教學(xué)水平起到了非常重要的作用。

二、中專(zhuān)檔案的收集整理

（一）收集內(nèi)容

從性質(zhì)來(lái)看有兩個(gè)方面：一是上級(jí)來(lái)文;二是本校產(chǎn)生的文件資料。本校產(chǎn)生的資料，一是反映學(xué)校整體情況，二是反映學(xué)校成員個(gè)人情況，三是反映學(xué)校教學(xué)情況。

（二）收集方法

事前收集學(xué)校的各種活動(dòng)，上報(bào)材料，事先做好收集歸檔工作準(zhǔn)備，必要時(shí)復(fù)制多份，以備歸檔利用。平時(shí)收集制定學(xué)校各種立卷材料類(lèi)目表，在日常工作中形成的凡是能當(dāng)做檔案資料用的材料要及時(shí)收集、整理、加強(qiáng)檢查、年度收集，每個(gè)學(xué)年度集中收集各種資料，并做好資料的查找、補(bǔ)漏、核實(shí)等工作。從檔案的以上收集來(lái)看，存在著如下困難，一是檔案管理工作沒(méi)有充分得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，有些單位領(lǐng)導(dǎo)甚至覺(jué)得檔案管理就是把一些檔案和文字類(lèi)材料憑證管好就行了，不需要太多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此，缺乏對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。二是對(duì)檔案管理的硬件、軟件配備不齊全，平時(shí)不注意文件資料的收集，制度不完善，到檔案利用時(shí)才知道檔案的重要性，以及影響檔案材料的質(zhì)量。

（三）檔案整理

1.分類(lèi)

按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式的不同進(jìn)行分類(lèi)，按年度問(wèn)題分類(lèi)，分為文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案。

（1）文書(shū)檔案：文書(shū)檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類(lèi)管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書(shū)檔案通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來(lái)的具有完整體式和處理程序的信息材料。學(xué)校文書(shū)檔案分為黨群、行政、總務(wù)類(lèi)。

黨群類(lèi)：是上級(jí)黨委、團(tuán)委針對(duì)本單位的批復(fù)決定等，本校黨、團(tuán)計(jì)劃總結(jié)。

行政類(lèi)：上級(jí)主管機(jī)關(guān)針對(duì)本單位的通知、決定、本校行政會(huì)記錄。

總務(wù)類(lèi)：本校固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表，基建圖紙。

（2）教學(xué)檔案：教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，以文字、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料總稱。教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校管理的重要組成部分。教學(xué)檔案管理的好壞是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，也是反映學(xué)校教育發(fā)展與改革的歷史進(jìn)程的主要依據(jù)之一。學(xué)校教學(xué)檔案分為教學(xué)、學(xué)籍、學(xué)績(jī)、其它類(lèi)。

教學(xué)類(lèi)：校歷、班務(wù)日志、教學(xué)計(jì)劃。

學(xué)績(jī)類(lèi)：各科成績(jī)統(tǒng)計(jì)表、運(yùn)動(dòng)會(huì)秩序冊(cè)。

學(xué)籍類(lèi)：學(xué)生花名冊(cè)、錄取簡(jiǎn)明登記表。

其它類(lèi)：攝制教學(xué)工作的錄像帶、教學(xué)課件。

（3）會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。學(xué)校會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、賬簿、憑證類(lèi)。

報(bào)表類(lèi)：季度、年度報(bào)表。

賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬。

憑證類(lèi)：記賬憑證。

2.立卷

按照材料的自然形成規(guī)律，保證材料之間的歷史聯(lián)系，按照材料的價(jià)值，正確劃定保管期限。卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)材料的排列要系統(tǒng)化，以反映材料之間的聯(lián)系，便于利用和保管，具體可按時(shí)間、問(wèn)題、作者、重要程度等排列，也可靈活掌握，結(jié)合適用。編目上架。編制卷內(nèi)目錄，案卷目錄和標(biāo)題是揭示卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查找利用提供線索。

三、中專(zhuān)學(xué)校檔案的保管與質(zhì)量管理的要求

檔案的價(jià)值是保管的依據(jù)，檔案參考作用的大小來(lái)鑒定檔案的存放價(jià)值，但檔案質(zhì)量的提高與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切的關(guān)系。其中領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。

學(xué)校的文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制移交清冊(cè)，在學(xué)校機(jī)關(guān)綜合檔案存放，以先文書(shū)后教學(xué)再會(huì)計(jì)的順序給檔案柜統(tǒng)一編號(hào)。lO年以上的永久檔案移交，上級(jí)檔案館統(tǒng)一保管，本校保存移交清冊(cè)，對(duì)再無(wú)保存價(jià)值的檔案造冊(cè)銷(xiāo)毀，領(lǐng)導(dǎo)簽字后方能銷(xiāo)毀。

為了解決不斷增長(zhǎng)的大量檔案與利用者對(duì)檔案特定需要之間的矛盾，充分發(fā)揮檔案的作用，必須編制各種檢索性目錄，如檔案目錄，分類(lèi)目錄等。建立檔案借閱登記，利用效果登記簿，并認(rèn)真填寫(xiě)，搞好檔案的保密工作。

在做好以上工作的同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要給從事檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，持續(xù)提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，并完善各項(xiàng)檔案管理設(shè)施。檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)、檔案管理軟件等都應(yīng)該配備齊全。

四、解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問(wèn)題的步驟

現(xiàn)階段，檔案管理工作確實(shí)有很多不如人意的方面。主要表現(xiàn)在有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠、檔案管理設(shè)施不足、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高、資料的收集、整理;檔案制度不完善等。如何切實(shí)解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問(wèn)題要從如下方面開(kāi)展好工作。

（一）分析現(xiàn)狀，查找問(wèn)題

檔案管理人員要自覺(jué)樹(shù)立檔案質(zhì)量管理意識(shí)，從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研等各環(huán)節(jié)都要不定期進(jìn)行檢查和自查。分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問(wèn)題的主要原因，及時(shí)找出影響和制約檔案質(zhì)量的因素。

（二）制定計(jì)劃，組織實(shí)施

對(duì)于在檢查和自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不管是遺留下來(lái)的還是新出現(xiàn)的，都要從第一步開(kāi)始，結(jié)合本單位實(shí)際情況，及時(shí)制定改進(jìn)計(jì)劃，并切實(shí)將計(jì)劃貫徹落實(shí)，不讓同樣的錯(cuò)誤再次出現(xiàn)。

（三）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固成績(jī)

第4篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)療保險(xiǎn)；檔案；標(biāo)準(zhǔn)化管理；建議

眾所周知，醫(yī)療保險(xiǎn)作為我國(guó)五大社會(huì)保障險(xiǎn)種之一，具有覆蓋范圍廣、涉及人員多的特點(diǎn)，面對(duì)眾多的人群，要想加大保障的方便快捷，必須通過(guò)建立檔案進(jìn)行管理。然而在具體的實(shí)施過(guò)程中，由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案涉及的內(nèi)容繁多等因素，一直很難在管理上得到人們的滿意，因此推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理迫在眉睫。

一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是在醫(yī)保的征集繳納、基金管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)運(yùn)行的過(guò)程中逐步發(fā)展而來(lái)的，主要反映醫(yī)療保險(xiǎn)的工作活動(dòng)情況，具有重要的利用和參考價(jià)值。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案內(nèi)容繁雜，主要包括三個(gè)方面：參保人、零售藥店與定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)以及醫(yī)保的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫(yī)保關(guān)系結(jié)轉(zhuǎn)和個(gè)人賬戶金額明細(xì)等內(nèi)容。零售藥店與定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)方面涉及資格認(rèn)證資料、費(fèi)用清單以及服務(wù)協(xié)議、結(jié)算憑證等內(nèi)容。而醫(yī)保的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內(nèi)容。

二、當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著醫(yī)保管理內(nèi)容的逐步增多，醫(yī)保檔案管理逐步出現(xiàn)了一些弊端，這些內(nèi)容的長(zhǎng)期不解決，將會(huì)直接制約管理的標(biāo)準(zhǔn)化。文章通過(guò)總結(jié)研究，主要將問(wèn)題概括為以下幾個(gè)方面。1.傳統(tǒng)的管理方式難以滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，只要通過(guò)電腦將信息輸入到網(wǎng)上，就可以實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)共享，自動(dòng)管理。而在過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，管理人員要想查找某個(gè)人員的信息，就必須大量的進(jìn)行翻閱，兩者相比，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然不再適應(yīng)當(dāng)前快節(jié)奏社會(huì)發(fā)展的需要。2.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一由于醫(yī)療保險(xiǎn)涉及內(nèi)容廣，并且存在內(nèi)容上的交集，加之并沒(méi)有健全的管理制度作為引導(dǎo)，所以經(jīng)常出現(xiàn)同一檔案分屬于不同部門(mén)的現(xiàn)象。另外面對(duì)復(fù)雜多樣的管理類(lèi)別，醫(yī)保檔案信息在分類(lèi)編碼上還存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題，并沒(méi)有做到標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質(zhì)有待提高在當(dāng)前的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中，管理人員素質(zhì)低下，缺乏積極性也是制約標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素。由于醫(yī)保檔案管理工作本身繁瑣復(fù)雜，枯燥無(wú)味，所以很容易使管理人員出現(xiàn)厭煩心理，加之很多管理人員認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的記錄查找，并沒(méi)有技術(shù)含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認(rèn)識(shí)的不足是素質(zhì)的集中體現(xiàn)，難以勝任本職工作。

三、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

結(jié)合上文論述的當(dāng)前醫(yī)保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先要加快信息化建設(shè)的步伐。相關(guān)部門(mén)要加大資金投入，逐步建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享，同時(shí)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行實(shí)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，保證信息化建設(shè)的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫(yī)保檔案管理制度為保證醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，各地區(qū)要加快制定相關(guān)規(guī)章制度，做好醫(yī)保檔案管理的職責(zé)分工，統(tǒng)一科室，逐步規(guī)范人員的管理。同時(shí)逐步完善醫(yī)保檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質(zhì)水平和業(yè)務(wù)能力醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理與優(yōu)秀的人才是分不開(kāi)的，所以相關(guān)部門(mén)要加大管理人員的培訓(xùn)，使其掌握一定的檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)熱愛(ài)工作，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，提高責(zé)任感。同時(shí)面對(duì)管理的信息化，管理人員還要加快普及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以便更好的進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。綜上所述，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理在醫(yī)保制度中至關(guān)重要，因此相關(guān)部門(mén)要加大研究力度，從加快信息化建設(shè)、健全管理制度、提高人員素質(zhì)等多方面著手，保證醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，為醫(yī)保制度的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，進(jìn)而推進(jìn)社會(huì)保障的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉敏華．如何提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理水平和服務(wù)能力[J].黑龍江檔案,2013

第5篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理；精細(xì)化；創(chuàng)新化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）09-00-01

隨著當(dāng)前改革有序的推動(dòng)和管理理念的不斷成熟，檔案的利用價(jià)值越來(lái)越顯示出其重大作用。檔案的作用、價(jià)值和地位是隨著現(xiàn)代制度的建立和對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的不斷深化而逐漸提高的?，F(xiàn)代化的檔案管理制度已成為促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展不可缺少的因素。

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制趨向完善，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各單位迫切需要按照現(xiàn)代科學(xué)管理要求，創(chuàng)建和諧單位，急需在加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。但是，目前大多數(shù)單位的檔案管理仍停留在“傳統(tǒng)型”或“初創(chuàng)型”階段，檔案管理現(xiàn)狀明顯滯后于現(xiàn)代管理要求。因此，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新發(fā)展對(duì)促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展具有重要的作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.管理理念滯后，沒(méi)有把檔案管理工作擺到應(yīng)有位置

部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)仍停留在陳舊的觀念上，認(rèn)為檔案管理工作只不過(guò)是文件資料的搜集、整理、保存和查閱，是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的管理業(yè)務(wù)輔工作，不創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，忽視檔案管理在生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要地位和作用，更沒(méi)有把它上升到現(xiàn)代科學(xué)管理和信息化管理的要求來(lái)認(rèn)識(shí)，因此沒(méi)有將它擺到重要的管理位置上。

2.管理模式滯后，管理制度不健全

檔案管理體系跟不上發(fā)展的需要，沒(méi)有隨著單位規(guī)模的擴(kuò)張、經(jīng)營(yíng)層面的增加而相應(yīng)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，僅依靠檔案工作人員“孤軍作戰(zhàn)”。甚至有的職工把有關(guān)圖書(shū)資料、文件資料、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙等私自保管，從而造成檔案不全，檔案資料散失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的完整、安全及檔案信息資源的利用作用。

3.管理人員薄弱，綜合業(yè)務(wù)知識(shí)落后

單位沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案工作人員，是由其他管理人員兼職，對(duì)于規(guī)模很小的單位為精簡(jiǎn)人員，可以兼職，但問(wèn)題在于專(zhuān)職、兼職的文化程度和專(zhuān)業(yè)知識(shí)落后，有的未經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)、圖像、情報(bào)、法律等復(fù)合型知識(shí)及運(yùn)用能力，并有相當(dāng)一部分檔案工作人員不熱忱于本職工作。

二、促進(jìn)檔案管理向精細(xì)化和創(chuàng)新化方向發(fā)展

推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目的主要體現(xiàn)在圍繞現(xiàn)代的科學(xué)管理要求，對(duì)檔案技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資源進(jìn)行科學(xué)整合和優(yōu)化配置，建設(shè)成為單位的信息資源中心，實(shí)現(xiàn)管理理念、管理方式、管理模式、組織形式、管理制度的精細(xì)化管理和創(chuàng)新化管理，實(shí)行規(guī)范與創(chuàng)新相結(jié)合。

1.管理理念和方法要趨于精細(xì)化

要推進(jìn)檔案管理精細(xì)化，關(guān)鍵取決于更新理念。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制趨于完善、知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下的重要地位和作用。促使領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入現(xiàn)代管理創(chuàng)新的重點(diǎn)內(nèi)容來(lái)抓，并加強(qiáng)檔案工作人員、各級(jí)經(jīng)營(yíng)管理人員對(duì)檔案管理重要性的教育，使之形成共識(shí)，充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實(shí)用價(jià)值作用，更好地為組織發(fā)展和提高經(jīng)營(yíng)管理水平服務(wù)。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)單位更加需要注重市場(chǎng)信息、知識(shí)信息的積累與應(yīng)用，這就迫切需要通過(guò)檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新，更好地發(fā)揮信息資源的集聚和開(kāi)發(fā)利用作用。要改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式，逐步建立起上門(mén)服務(wù)、電話咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等企業(yè)檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位的服務(wù)體系，更主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策、規(guī)劃、總結(jié)、研究和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作服務(wù)，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，更好地發(fā)揮信息資源共享作用。隨著規(guī)模的擴(kuò)展和產(chǎn)業(yè)的提升，組織機(jī)構(gòu)和管理層面發(fā)生明顯變化，加上現(xiàn)代管理制度要求運(yùn)作規(guī)范、高效，更加講究法律程序化，勢(shì)必只有推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)單位內(nèi)部與外部環(huán)境的變化，更好地適應(yīng)規(guī)范化、法制化、高效化的管理。此外，各個(gè)單位可以根據(jù)自身情況決定檔案管理組織形式機(jī)構(gòu)，但無(wú)論組織機(jī)構(gòu)如何設(shè)置，都必須遵循統(tǒng)一管理與分級(jí)管理相結(jié)合的基本原則；都必須推進(jìn)由單一的行政管理組織向依法治檔的組織轉(zhuǎn)換；從單純的檔案資料管理組織向集檔案、情報(bào)、信息于一體化管理組織轉(zhuǎn)換，促使檔案工作從低效率、低產(chǎn)出向高效率、高產(chǎn)出轉(zhuǎn)化，建立起充滿生機(jī)活力的復(fù)合型檔案管理新組織。

2.管理模式和制度要趨于創(chuàng)新化

一個(gè)單位之所以能持續(xù)快速地發(fā)展，主要得益于機(jī)制、技術(shù)和管理的不斷創(chuàng)新。同時(shí)，科技革命和管理革命都需要檔案管理創(chuàng)新。未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)既是科技的競(jìng)爭(zhēng)，也是管理的競(jìng)爭(zhēng)。產(chǎn)品技術(shù)需要不斷創(chuàng)新，管理也需不斷創(chuàng)新。要把檔案室建設(shè)成為組織的信息中心，成為發(fā)展服務(wù)的資料庫(kù)、智力庫(kù)、情報(bào)庫(kù)，實(shí)行虛擬和實(shí)物相結(jié)合，歷史和現(xiàn)實(shí)相結(jié)合，主動(dòng)和被動(dòng)相結(jié)合的管理模式。利用檔案管理規(guī)范創(chuàng)新的信息資源平臺(tái)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供各方面的信息資源和佐證材料，確保歷年檔案資料的綜合利用。這就足以說(shuō)明規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理的重要作用。

推進(jìn)檔案管理制度創(chuàng)新，要從加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)入手，按照現(xiàn)代管理制度創(chuàng)新和依法治檔的要求，從檔案資料的源頭抓起，制定檔案進(jìn)館時(shí)間，根據(jù)不同項(xiàng)目制定歸檔范圍，開(kāi)展科技檔案編研，擴(kuò)展檔案管理的涵蓋面和輻射面作用，推進(jìn)檔案管理體系和管理制度的完善與創(chuàng)新，健全行之有效、廣泛參與的檔案管理制度，使檔案管理更趨規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

三、結(jié)語(yǔ)

根據(jù)檔案管理精細(xì)化和創(chuàng)新化發(fā)展的新思路，建立和完善一整套新穎的檔案管理機(jī)制是檔案收集工作精細(xì)化和創(chuàng)新化的前提和保證，具有高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。因此，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息已成為各個(gè)單位發(fā)展不可或缺的重要資源。推進(jìn)檔案管理的精細(xì)化和創(chuàng)新化發(fā)展，不斷提高檔案管理工作，并充分借鑒檔案管理成果顯著的單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)的發(fā)展無(wú)疑具有十分重要的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉連俊，等.淺論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理人員創(chuàng)新精神的培養(yǎng)[J].經(jīng)濟(jì)師，2003（3）.

第6篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

一、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性

1、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是有效保存高校各類(lèi)檔案，對(duì)高校歷史負(fù)責(zé)的需要。

保存高校各類(lèi)檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者的責(zé)任，有必要采取包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來(lái)保存好高校的歷史。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以規(guī)范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術(shù)手段中最行之有效的措施。

2、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是依法管理電子檔案的需要。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所產(chǎn)生的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文件（包括電子文件）必須進(jìn)行收集歸檔。

3、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是加強(qiáng)高校信息資源建設(shè)的需要。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理可將高校各單位形成的電子文件及時(shí)歸檔、管理，并及時(shí)移交到檔案館，可大大豐富高校信息資源，方便管理、利用，更好的為廣大師生員工及高校發(fā)展提供服務(wù)。

4、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是高校信息資源共享的需要。隨著高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的日益完善，通過(guò)校園網(wǎng)平臺(tái)為黨政決策、機(jī)關(guān)辦公、學(xué)術(shù)研究、學(xué)科建設(shè)和學(xué)生個(gè)人檔案等，提供網(wǎng)上全文檢索、瀏覽、下載及打印。對(duì)各單位的信息資源進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

二、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理必須遵循的原則

1、前端控制原則

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程。

前端控制是保證電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性比紙質(zhì)要大得多，其中很多差錯(cuò)及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢復(fù)或部分修復(fù)，往往也需要付出很高的代價(jià)。這些差錯(cuò)有些來(lái)自系統(tǒng)的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失誤。把保障電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的措施附加于文件形成過(guò)程，把電子文件可能產(chǎn)生的失誤差錯(cuò)控制在最小的范圍、最佳的時(shí)期，即文件形成階段?？梢杂行У胤乐蛊渌芾憝h(huán)節(jié)對(duì)電子文件的操作和破壞。

2、全程管理原則

電子文件全程管理思想是電子文件管理領(lǐng)域中的文件體理論與前端控制理論的組合應(yīng)用。在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，及時(shí)將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機(jī)構(gòu)，最后將需永久保存的電子文件移交到檔案館。同傳統(tǒng)的檔案管理理念相比，全程管理有以下特點(diǎn)：首先，對(duì)電子文件連續(xù)的、無(wú)間斷的過(guò)程管理代替了職能管理，將文書(shū)、檔案工作看成一個(gè)連續(xù)的過(guò)程。其次，保存文件信息內(nèi)容的同時(shí)保存其形成與使用的背景信息等元數(shù)據(jù)，并保持兩者間的有機(jī)聯(lián)系。再次，事前管理代替事后監(jiān)督，管理的切入點(diǎn)提前至電子文件形成之時(shí)甚至形成之前。

電子文件的全程管理由于過(guò)程的可控性強(qiáng)，過(guò)程控制的反饋周期短，因此，對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過(guò)程管理中，所有有助于說(shuō)明電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3、集成管理原則

集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成、文件流與業(yè)務(wù)流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。

檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運(yùn)用到檔案管理中的一種實(shí)踐模式。高校檔案集成管理，則從集成新視角去分析高校管理活動(dòng)，立體地、綜合化地運(yùn)用各種不同的方法、手段、工具，將高校檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機(jī)地納入到管理視野之中，并將高校檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進(jìn)行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、動(dòng)態(tài)開(kāi)放及創(chuàng)造性融合；從而使得檔案管理系統(tǒng)整體功效倍增，變被動(dòng)為主動(dòng)，最終促進(jìn)整個(gè)檔案管理活動(dòng)效率的提高。

三、檔案管理“雙軌制”，確保檔案信息完整。

雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。2008年8月20日，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三章第十五條明確規(guī)定“學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)文件同步歸檔”。因此，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要嚴(yán)格實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”原則。

“雙軌制”，是指在文件生成、流轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)行“雙軌制”的檔案部門(mén)在文件包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)辦理，形成兩種的歸檔、管理方法。

要把兩種載體的檔案信息完全融合起來(lái)，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，下列工作不容忽視：

（1）對(duì)高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)及各單位中心主頁(yè)上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部門(mén)專(zhuān)門(mén)打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋公章，專(zhuān)門(mén)作為歸檔保存，同時(shí)還要將電子文件的電子版（包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息）及時(shí)收集保管，采用“雙套制”確保檔案的安全，也為電子文件的全文檢索利用提供了可能。

在無(wú)紙化工作流程中，電子文件從開(kāi)始產(chǎn)生到處理完畢不需要使用紙張，全部在辦公信息系統(tǒng)中完成。目前開(kāi)展電子文件管理，特別是實(shí)行檔案“雙軌制”管理的高校通常實(shí)行辦理完畢實(shí)時(shí)歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門(mén)的使用，其他職能部門(mén)也可以直接在網(wǎng)上查閱，調(diào)用。因此，文件形成部門(mén)沒(méi)有必要把相應(yīng)的紙質(zhì)文件留在辦公室里，轉(zhuǎn)而采取隨辦隨歸的做法。這樣一來(lái)，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進(jìn)行的，紙質(zhì)文件隨時(shí)歸檔不僅減輕了高校內(nèi)各部門(mén)保管文件的壓力，也減少了個(gè)別存放文件保管不善等問(wèn)題，提高了歸檔的齊全率。

（2）對(duì)校園網(wǎng)信息服務(wù)系統(tǒng)上的有歸檔價(jià)值的電子文件。由高校網(wǎng)絡(luò)中心每年定期集中刻錄光盤(pán)歸檔。對(duì)“數(shù)字化校園”辦公自動(dòng)化過(guò)程中形成的公務(wù)電子文件，先由兼職檔案員對(duì)本單位等待歸檔的OA文件進(jìn)行檢查、判別，并按檔案管理的要求補(bǔ)充必要的檔案著錄項(xiàng)后再作預(yù)歸檔，待一個(gè)部門(mén)處置完了需要預(yù)歸檔的全部文件后，專(zhuān)職檔案員再對(duì)該部門(mén)的預(yù)歸檔信息進(jìn)行審核，正確無(wú)誤后正式接收歸檔，采取與OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)接口軟件，直接由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的“文件管理”功能中的“文件歸檔”操作，將辦理完畢的電子文件直接由文件承辦人上傳到檔案館服務(wù)器，并按照預(yù)先設(shè)定的編目方案自動(dòng)生成檔號(hào)等，即完成在線歸檔任務(wù)，與OA系統(tǒng)電子文件相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，采用相同檔號(hào)來(lái)處置并實(shí)施歸檔。各成文單位自己打印的有歸檔保存價(jià)值的電子文件，則用光盤(pán)刻錄后送檔案館歸檔。

第7篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

因此，為了適應(yīng)新時(shí)期高校改革發(fā)展的需要，教學(xué)檔案管理部門(mén)要進(jìn)一步強(qiáng)化教學(xué)檔案的信息化管理水平，重視管理人員隊(duì)伍的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)管理者的社會(huì)服務(wù)意識(shí)，提高教學(xué)檔案利用效率，為高校的發(fā)展提供有力的保障。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，加大宣傳力度以爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持。

高校教學(xué)檔案信息化管理不僅需要現(xiàn)代化的信息技術(shù)，更重要的是教學(xué)檔案管理部門(mén)和管理者要樹(shù)立現(xiàn)代管理思想和管理理念。在教學(xué)檔案管理過(guò)程中，要運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)和管理手段。然而，我們知道用現(xiàn)代信息技術(shù)取代傳統(tǒng)的手工操作是一個(gè)口積月累，循序漸進(jìn)的過(guò)程，絕非一朝一夕的事情，而在這個(gè)改變的過(guò)程中更需要一個(gè)現(xiàn)代管理思想和管理理念來(lái)指引的。因此，在目前高校教學(xué)檔案管理的過(guò)程中，轉(zhuǎn)變落后的思想觀念尤為重要。

當(dāng)然，在轉(zhuǎn)變思想觀念時(shí)，教學(xué)檔案工作者并非要全盤(pán)拋棄已往的思想觀念，而是在堅(jiān)持優(yōu)良的傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式和管理理念的同時(shí)，要敢于引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理思想和管理理念。只有圓滿地實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)管理理念在教學(xué)文件、教學(xué)檔案管理領(lǐng)域的合理契合，教學(xué)檔案信息化管理才可能實(shí)現(xiàn)，高校教學(xué)檔案工作才能更好地適應(yīng)新時(shí)期的要求。

另外，高校教學(xué)檔案工作者在轉(zhuǎn)變思想觀念的同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的宣傳力度，提高全校師生的檔案意識(shí)，尤其是要借宣傳之機(jī)，轉(zhuǎn)變一些領(lǐng)導(dǎo)重教學(xué)輕檔案的觀念。在宣傳之際，要適時(shí)地將教學(xué)檔案信息化管理工作的進(jìn)展情況和在教學(xué)檔案信化管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在政策和經(jīng)費(fèi)上的大力支持，為推動(dòng)教學(xué)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

2.高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。

目前，高校教學(xué)檔案的管理思想、管理手段和管理辦法等方面存在著許多問(wèn)題，這些問(wèn)題制約著高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展。為了促進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的最大社會(huì)效益，高校教學(xué)檔案管理部門(mén)必須加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。作為檔案事業(yè)系統(tǒng)中的一部分，我們要將高校教學(xué)檔案管理納入到整個(gè)檔案事業(yè)系統(tǒng)中去，接受?chē)?guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的宏觀指導(dǎo)。因此，國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求對(duì)高校教學(xué)檔案管理具有同樣的指導(dǎo)作用。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是指為了管理檔案工作而“制定、批準(zhǔn)和實(shí)施的有關(guān)檔案形成、歸檔和檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面應(yīng)遵循的政策、規(guī)定、準(zhǔn)則、方法等”。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，相當(dāng)于信息化高速公路上的“交能規(guī)則”，檔案信息化管理工作要時(shí)刻遵守這些規(guī)則，否則，檔案信息內(nèi)容在檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)中就不可能安全暢通的運(yùn)行了。

教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的重要前提。要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式、輸入項(xiàng)目、輸入代碼符號(hào)和輸入代碼的轉(zhuǎn)換規(guī)則。由于標(biāo)準(zhǔn)化是分層次的，有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)，因此要在高層次上制訂相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這樣才能利于高校教學(xué)檔案的信息化管理和教學(xué)信息更為廣泛地交流和共享。

筆者在廣泛閱讀有關(guān)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上，將教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化總結(jié)為以下二個(gè)方面的內(nèi)容：

第一，教學(xué)檔案管理性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

教學(xué)檔案規(guī)范化管理，是指高校行政部門(mén)和檔案部門(mén)根據(jù)現(xiàn)實(shí)要求，由檔案部門(mén)管理人員對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)地、系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理，以便教學(xué)檔案發(fā)揮更大社會(huì)效能，更好地為高校教學(xué)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。它包括“計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等，它需要國(guó)家檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享”。

目前，由國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒布制定的，有關(guān)計(jì)算機(jī)安全和檔案信息資源管理的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)有：《中華人民共和國(guó)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等。

第二，教學(xué)檔案業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，它包括檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。高校教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》、《中國(guó)檔案主檔詞表》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等制度規(guī)定，先剔除重份及無(wú)保管價(jià)值的教學(xué)文件材料，再對(duì)案卷按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范組合，最后結(jié)合實(shí)際和相關(guān)法規(guī)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范著錄，這也是教學(xué)檔案信息化管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作?？傊虒W(xué)檔案業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求教學(xué)檔案管理人員在管理檔案時(shí)要做到：教學(xué)檔文件材料收集的完整性、文件材料鑒別的準(zhǔn)確性、文件材料整理的有序性、檔案保管的安全性和用戶利用時(shí)的方便性等五個(gè)方面。

第三，教學(xué)檔案管理技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

第8篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：信息化 檔案 數(shù)字化 管理工作

Abstract: the archives management information is a new file management pattern, its established in the modern computer and network technology basis, and gradually realize intelligent management, technology and standardization of the development requirements. With the development of informationization, the traditional file management mode can not meet the need of digital file management, electronic files has set up a file in the file management has been widely used in the, in the information condition, to improve archives management work is a new task faced by file workers.

Keywords: information archives digital management work

中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

1、檔案管理信息化的普遍現(xiàn)象

社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.1、社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

1.4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)屢次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2如何有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息管理化

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。

2.2加強(qiáng)信息化檔案管理手段，提高管理水平。檔案管理信息化的管理，就是要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的有效的數(shù)據(jù)管理，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)類(lèi)型進(jìn)行不同的載體管理。同時(shí)為保證管理的標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)建立檔案管理辦法及流程，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化建設(shè)是為提高檔案管理者的工作效率，讓使用者能夠快速查詢需要的數(shù)據(jù)信息。它要求檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息必須標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，符合檔案管理內(nèi)容、分類(lèi)及編號(hào)設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)化，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)開(kāi)發(fā)和使用。同時(shí)要做好檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，以先國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，然后地方標(biāo)準(zhǔn)為主，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，達(dá)到資源共享。

2.3人才的培養(yǎng)，提高信息平臺(tái)的利用效率與責(zé)任心。檔案管理者除了有較強(qiáng)的責(zé)任心與事業(yè)心之外，還需要強(qiáng)高的文化素養(yǎng)，不僅涉獵歷史、文化等知識(shí)，更要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)處理。這對(duì)于檔案管理工作者提出了較高的要求。加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，并定期培訓(xùn)，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是當(dāng)今檔案管理工作向檔案管理者提出的要求。

2.4在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門(mén)都必須做出理性與科學(xué)的思考。

2.5檔案管理應(yīng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向，而現(xiàn)代化則又是以標(biāo)準(zhǔn)化為前提。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為中心，而計(jì)算機(jī)的高效率應(yīng)用必須建立在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。對(duì)于毫無(wú)規(guī)律可循的檔案，就是經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)，也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜而使其效率大為降低。假若沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為共同的依據(jù)，各館（室）各行其是，檔案管理工作的現(xiàn)代化也就無(wú)從談起。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化及科學(xué)化的必要條件.

第9篇：標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化，必須建立新的管理機(jī)制和管理體系，以適應(yīng)持續(xù)、全面發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案瓷源信息化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案利用現(xiàn)代化、檔案干部隊(duì)伍現(xiàn)代化等方面。

1．檔案管理觀念現(xiàn)代化

檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒(méi)有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，也無(wú)法解決檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。

現(xiàn)代化的檔案管理，必須以創(chuàng)新的思想和觀念來(lái)開(kāi)展。與檔案管理現(xiàn)代化相對(duì)應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式。兩者的不同在于：一是管理對(duì)象及其特點(diǎn)不同，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理的主體，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化，其對(duì)象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動(dòng)態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征。二是管理模式的不同，傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計(jì)和提供利用等環(huán)節(jié)；現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計(jì)算機(jī)管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就是要改變檔案管理模式，改變保守的思想觀念，對(duì)檔案利用手段進(jìn)行變革，促進(jìn)館藏檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，樹(shù)立檔案館對(duì)外服務(wù)的新形象，使檔案館工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。

2．檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用．因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。一是檔案信息資源建設(shè)，將現(xiàn)行的電子文件通過(guò)邏輯歸檔方式收集和處理，將現(xiàn)行的紙質(zhì)文件通過(guò)掃描電子化，將傳統(tǒng)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，按照檔案分類(lèi)原則，建立起各級(jí)各類(lèi)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用，建立檔案信息資源共事的技術(shù)支撐平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源傳輸?shù)墓蚕砘?/p>

3．檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案館的重點(diǎn)工作，檔案管理現(xiàn)代化，是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。國(guó)家已頒布的標(biāo)準(zhǔn)《CDA電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》是CDA電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范．

檔案著錄標(biāo)引工作，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件。檔案的著錄標(biāo)引是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前期處理工作，著錄標(biāo)引的質(zhì)量和數(shù)量，直接影響計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是否實(shí)用．因此，在著錄標(biāo)引工作中，要堅(jiān)持著錄與標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案檢索的自動(dòng)化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，加強(qiáng)傳統(tǒng)技術(shù)的改造和手工操作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于加速檔案管理現(xiàn)代化。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，對(duì)其不斷改進(jìn)，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，既要抓緊開(kāi)展檔案現(xiàn)代化管理工作，也要大力做好檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)手工操作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以順利實(shí)現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

4.檔案利用現(xiàn)代化

保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點(diǎn)，在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的情況下，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，將逐步突破檔案館與利用者之間的嚴(yán)格界限，改變檔案館坐等上門(mén)，被動(dòng)提供利用服務(wù)的現(xiàn)狀。利用檔案網(wǎng)站宣傳檔案界的最新動(dòng)態(tài)，公布已開(kāi)放檔案的全文數(shù)據(jù)、目錄索引及政府公開(kāi)的現(xiàn)行文件，使網(wǎng)上查閱檔案變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，提供多層次、全方位的服務(wù)，使檔案館的利用者范圍不斷擴(kuò)大．未來(lái)的檔案館是一種以電子計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來(lái)的檔案館的集合。使檔案館走出自我封閉，從有限開(kāi)放到全面開(kāi)放，為社會(huì)各界提供快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。同時(shí)檔案網(wǎng)站也將成為宣傳檔案、認(rèn)識(shí)檔案的一個(gè)窗口，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)?？梢?jiàn)檔案利用現(xiàn)代化將是檔案管理現(xiàn)代化的最終目的。

5．檔案干部隊(duì)伍現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用，人是決定因素。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案人員不僅具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。