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第二條本辦法適用于本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)地下管線工程檔案的管理。
第三條本辦法所稱城市地下管線工程,是指城市新建、擴(kuò)建、改建的各種地下管線,包括給水、排水、電信、電力、燃?xì)?、熱力、人防、輸油、廣播電視、公安和工業(yè)管道等地下管線工程及其附屬設(shè)施。
第四條市規(guī)劃行政部門是本市城市地下管線工程檔案管理的行政主管部門。市城建檔案館具體負(fù)責(zé)城市地下管線工程檔案的收集、管理、利用和監(jiān)督工作。
第五條市城建檔案館應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的管理制度,依法做好檔案的接收、管理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、保密工作,積極開發(fā)地下管線工程檔案資源,為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供服務(wù)。
第六條建設(shè)單位在向規(guī)劃行政部門申請辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時,應(yīng)當(dāng)在申請書中附有在城建檔案館取得的施工地段的有關(guān)技術(shù)資料和施工地段現(xiàn)狀地下管線、管位地形圖。
第七條地下管線工程的建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)與市城建檔案館簽訂建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書。
第八條經(jīng)市規(guī)劃行政部門批準(zhǔn)的管線工程建設(shè),必須由具有城市規(guī)劃測繪資質(zhì)的單位進(jìn)行開工前的放線定位,并在地下管線覆土前,按照《城市地下管線探測技術(shù)規(guī)程》(CJJ61)進(jìn)行竣工測量。
第九條施工單位在施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線,應(yīng)當(dāng)及時通過建設(shè)單位向市規(guī)劃行政部門報告。
市規(guī)劃行政部門接到報告后,應(yīng)當(dāng)查明未建檔的管線性質(zhì)、權(quán)屬,責(zé)令地下管線產(chǎn)權(quán)單位測定其坐標(biāo)、標(biāo)高及走向,地下管線產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)當(dāng)及時將測量的材料向市城建檔案館報送。
第十條地下管線工程竣工驗(yàn)收前,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)提請市城建檔案館進(jìn)行地下管線工程檔案預(yù)驗(yàn)收。地下管線工程驗(yàn)收所形成的鑒定材料應(yīng)當(dāng)包括地下管線工程檔案驗(yàn)收結(jié)論。
第十一條建設(shè)單位在地下管線工程竣工驗(yàn)收備案前,應(yīng)當(dāng)向市城建檔案館移交下列檔案材料:
(一)地下管線工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖;
(二)地下管線竣工測量成果;
(三)其它應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料(電子文件、工程照片、錄像等)。
城市供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電訊等地下管線專業(yè)管理單位(以下簡稱地下管線專業(yè)管理單位)應(yīng)當(dāng)及時向市城建檔案館移交地下專業(yè)管線圖。
第十二條建設(shè)單位向市城建檔案館移交的檔案資料應(yīng)當(dāng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328)的要求。
第十三條地下管線投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對地下管線進(jìn)行維修、搶修,需要改變原設(shè)計(jì)的,建設(shè)單位和施工單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況修改竣工圖,并于竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)向市城建檔案館報送修改部分的工程竣工檔案。
第十四條地下管線工程竣工檔案必須完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、清晰、反映現(xiàn)狀。
第十五條市城建檔案館應(yīng)繪制全市地下管線綜合圖,并根據(jù)地下管線工程檔案和專業(yè)管線圖及時修改,并輸入地下管線信息系統(tǒng),對地下管線工程檔案實(shí)行動態(tài)管理。
第十六條專業(yè)管線管理部門應(yīng)當(dāng)向市城建檔案館提供專業(yè)管線圖和有關(guān)資料,并將更改、報廢、漏測部分的地下管線工程檔案,及時修改補(bǔ)充到本單位的地下管線專業(yè)圖上,并將修改補(bǔ)充的地下管線專業(yè)圖及有關(guān)資料向市城建檔案館移交。
第十七條市規(guī)劃行政部門應(yīng)當(dāng)定期組織對城市地下管線進(jìn)行普查和補(bǔ)測、補(bǔ)繪。普查和補(bǔ)測、補(bǔ)繪所形成的地下管線檔案成果,由市城建檔案館統(tǒng)一接收和管理。
第十八條違反本辦法規(guī)定,建設(shè)單位未向市城建檔案館移交地下管線工程檔案的,由市規(guī)劃行政主管部門責(zé)令改正,并處以1萬元以上10萬元以下的罰款。
第十九條因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案,造成施工單位在施工中損壞地下管線的,地下管線專業(yè)管理單位依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第二十條建設(shè)單位和施工單位未按規(guī)定查清施工地段的地下管線情況而擅自施工,造成地下管線損失的,依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
一、粗放式管理導(dǎo)致工程檔案管理目前存在的問題
(一)粗放式管理模式導(dǎo)致檔案缺失。盡管當(dāng)前各建筑企業(yè)對于工程檔案管理工作的重視程度有所增加,但在大多數(shù)建筑企業(yè)的工程建設(shè)過程中,仍然存在著工程檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案收集和管理的過程中對于這項(xiàng)工作的認(rèn)識不夠到位、專職檔案管理人才的缺乏、工程檔案管理制度不夠健全以及檔案管理設(shè)備落后等問題。這些問題的產(chǎn)生根源在于我國的工程檔案管理工作長期處于一種粗放型的管理模式,這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了工程檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化。在工程施工階段,項(xiàng)目中的施工任務(wù)相對來說較重,在工程建設(shè)單位中會存在著重建設(shè)輕檔案的思想,工程檔案工作不能與工程建設(shè)進(jìn)程實(shí)現(xiàn)同步管理,往往會在資料收集階段中造成資料填寫不規(guī)范不準(zhǔn)確、資料丟失等問題。很多企業(yè)為了保障工程可以順利通過各項(xiàng)驗(yàn)收,往往會在驗(yàn)收前對工程檔案進(jìn)行突擊補(bǔ)充及歸檔工作,這就使得工程檔案的質(zhì)量沒有辦法得到有效的保證。
(二)管理人才缺乏導(dǎo)致檔案管理水平不高。工程檔案管理要求檔案管理人員在工程建設(shè)的全過程中,根據(jù)工程的進(jìn)度及時填寫施工技術(shù)表格,能夠及時完整地保存工程檔案,按照工程建設(shè)中的施工類別不同及上級部門下發(fā)的歸檔要求及時地分類、收集、整理及歸檔。另外,檔案管理人員在管理工程檔案的過程中,需要嚴(yán)格地按照工程的進(jìn)度進(jìn)行記錄并需要同時熟悉圖紙、方案等技術(shù)知識和檔案歸檔的專業(yè)知識,還需要嚴(yán)格地按照歸檔要求進(jìn)行檔案的整理歸檔。但是就目前來看,檔案管理人員不但對工程技術(shù)缺乏了解,檔案管理知識也同樣欠缺,不能真正滿足工程檔案管理工作要求,有些單位并沒有設(shè)置專職檔案管理人員,不能保證檔案歸檔的質(zhì)量。
(三)檔案管理制度不健全導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。檔案管理制度的不健全在一定程度上導(dǎo)致了工程檔案管理無章可循。在大多數(shù)企業(yè)中,并沒有制定完善的工程檔案記錄、收集、整理、歸檔以及保管等制度要求。如:檔案工作崗位責(zé)任制、檔案借閱管理制度、檔案保密管理制度、檔案室管理制度、檔案管理制度等制度均不健全。在無制度要求的條件下,加上工程建設(shè)的周期相對較長,資料比較分散,在單位中收集資料不夠齊全,整理不規(guī)范,檔案編制的質(zhì)量便參差不齊,這都給以后的檔案的歸檔及保管以及利用帶來不少的問題。
(四)檔案管理設(shè)備設(shè)施滯后導(dǎo)致檔案管理水平不高。就目前來看,大多數(shù)企業(yè)對工程檔案的重視程度明顯不夠,資金投入非常不足。一些檔案保管及檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施,如:直排式密集架、除濕機(jī)、柜式空調(diào)、打印掃描一體機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等,由于價格相對較高,領(lǐng)導(dǎo)都覺得沒有必要購置,檔案的重要性還沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可,往往當(dāng)檔案出現(xiàn)問題,影響驗(yàn)收及保存了,才意識到這些設(shè)備設(shè)施的重要性。
二、工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑
(一)加強(qiáng)工程檔案組織管理――精細(xì)化管理的前提。第一要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。工程檔案管理看似容易,實(shí)則是一項(xiàng)專業(yè)性要求比較高、比較強(qiáng)的工作,需要在領(lǐng)導(dǎo)重視的前提下,配備專職檔案管理人員,制定齊抓共管、各部門配合的政策,這樣才能夠保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,單位要及時運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)資源進(jìn)行溝通和布置任務(wù)。第二要強(qiáng)化檔案責(zé)任。企業(yè)中需要分成小組對檔案進(jìn)行強(qiáng)化監(jiān)督管理,需要企業(yè)中的技術(shù)人員積極配合檔案管理人員;
(二)提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力――精細(xì)化管理的根本。第一要精心挑選專職檔案管理人員,要保證檔案管理人員的專業(yè)技能和工作素養(yǎng),愛崗敬業(yè),具備出色的工程檔案管理能力。第二要加強(qiáng)培訓(xùn)。在工程資料收集階段,就要開始對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn),有步驟分層次地開展培訓(xùn)工作。第三要確保人員穩(wěn)定。檔案工作是枯燥乏味的,檔案管理人員往往流動性大,這樣對檔案的收集及歸檔都是非常不利的,設(shè)立獎勵機(jī)制,確保人員穩(wěn)定顯得尤為重要。第四要加強(qiáng)工作協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)交流,檔案管理工作涉及到的業(yè)務(wù)范圍比較廣,需要其他部門做好輔助和配合工作,在相關(guān)制度的支持下,協(xié)調(diào)與各個部門的關(guān)系。
(三)嚴(yán)格檔案管理制度――精細(xì)化管理的重點(diǎn)。第一要建立健全檔案管理制度。制度建設(shè)是做好工作的前提,明確各人員的責(zé)任,各負(fù)其責(zé),按照制度執(zhí)行,才能有條不紊地搞好檔案管理工作。制度建設(shè)需要按照工程建設(shè)目標(biāo)為基礎(chǔ),按照上級部門相關(guān)檔案管理制度結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定切實(shí)可行的檔案管理制度。第二需要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔。在進(jìn)行工程檔案管理過程中,前期需要將歸檔的資料及時收集,確保不會遺失,之后嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,并依據(jù)本單位檔案的歸檔要求做好歸檔工作,這樣才能夠有效地確保工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。第三是要加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。加大工程檔案管理工作的資金投入,對原有老舊檔案保管及檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新,為工程檔案的安全保管及數(shù)字化創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。
1 檔案管理的內(nèi)涵及意義
1.1 檔案管理的內(nèi)涵
檔案管理,顧名思義就是檔案管理員對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)的活動。檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類,紙質(zhì)檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案,它是最常用的一種方式,也是最基本的。紙質(zhì)檔案在管理的過程中受內(nèi)外因的相互作用,紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲在計(jì)算機(jī)軟硬盤中的檔案,它是一種與紙質(zhì)檔案相對的檔案類型,具有高效、快捷、方便和快捷的特性,是未來檔案發(fā)展的趨勢。
1.2 檔案管理的意義
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業(yè)、員工的成長,能夠?yàn)槠髽I(yè)者決策提供依據(jù),為企業(yè)文化發(fā)展提供宣傳材料。企業(yè)若管理不好檔案,一旦泄露,不但會導(dǎo)致企業(yè)員工個人信息的泄露,更會影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)形象。因此,檔案的管理必須做到完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。電力企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理中逐漸積累形成的各種資料,這些資料對電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動、各項(xiàng)管理工作都有重要影響,做好電力企業(yè)的檔案管理工作,能夠確保企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。
2 電力企業(yè)檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理制度體系不完善
為了完善檔案管理,有效利用檔案資源,必須制定有效的管理制度。電力企業(yè)在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規(guī)章制度以及責(zé)任追究制度。很多大中型電力企業(yè)能夠嚴(yán)格遵守檔案管理制度,按照制度要求執(zhí)行,但還是有一部分基層企業(yè)制度意識不強(qiáng),將制度作為擺設(shè),在實(shí)際工作中我行我素,沒有嚴(yán)格按照制度的要求來執(zhí)行。企業(yè)的責(zé)任追究制度也未真正發(fā)揮作用,這就導(dǎo)致很大一部分員工在思想上沒有足夠重視檔案工作,導(dǎo)致出現(xiàn)一些應(yīng)歸檔文件丟失的問題。
2.2 檔案管理信息化水平不夠成熟
隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展,檔案管理也在發(fā)展,呈現(xiàn)出檔案信息化、數(shù)字化的現(xiàn)代化管理趨勢。所謂檔案的信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)對檔案的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行采集、整合和提供服務(wù)的過程。近幾年來,國家電網(wǎng)公司開始進(jìn)行了檔案數(shù)字化工作推進(jìn)工作,應(yīng)該說,各個電力企業(yè)重要檔案數(shù)字化率都達(dá)到了90%以上。但由于庫存檔案量的巨大,又有不少新的增量檔案產(chǎn)生,而檔案人員不足,信息化技術(shù)不熟練,掃描質(zhì)量、速度都不能達(dá)到理想的效果,造成這個檔案數(shù)字化率存在不同程度的水分。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)可以增加檔案利用效率,又能有效保存原始紙質(zhì)檔案的最好方法。只有不斷提高檔案數(shù)字化水平,才能提升檔案的現(xiàn)代化管理水平。
2.3 檔案管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)
檔案管理是一項(xiàng)程序復(fù)雜、工作量巨大的工作,不僅需要收集、整理,還需要進(jìn)行分類、鑒定、歸檔和編研,要求檔案管理人員要具備一定的專業(yè)水平。然而很多電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視,認(rèn)為檔案管理工作不如其它工作重要,一般人都能夠勝任,往往派一些非專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行管理,尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工,這些人不具備足夠的檔案管理專業(yè)知識,未取得檔案管理的專業(yè)技術(shù)資格證書,且計(jì)算機(jī)水平較低,不能很好的完成電子檔案管理工作。有些檔案管理人員有專業(yè)技術(shù)資格證書,也具備了一定的檔案專業(yè)理論知識,但缺乏真正的從事檔案工作的經(jīng)驗(yàn),依舊不能滿足企業(yè)檔案的發(fā)展需求。
3 優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理措施
3.1 健全檔案管理制度體系
完善的制度是企業(yè)運(yùn)行的根本,也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。電力企業(yè)管理具有綜合性、動態(tài)性、復(fù)雜性等特征,檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系,但有些制度不夠完善,要根據(jù)供電企業(yè)具體需求細(xì)化檔案管理制度,制定檔案管理實(shí)施細(xì)則,完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面,檔案的利用是檔案資源價值的體現(xiàn),檔案不能隨意被翻閱、利用,要健全檔案利用體系。電力企業(yè)制定了檔案管理的責(zé)任追究制度,這些制度能夠明確個人責(zé)任,但很多制度尚未被有效執(zhí)行。要進(jìn)一步完善責(zé)任追究制度,根據(jù)誰管理誰負(fù)責(zé)的原則,明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限,增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任意識。此外,對檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的追責(zé)也必不可少,這樣能增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度,提高檔案管理意識。
3.2 優(yōu)化檔案管理模式
落后的電力建設(shè)工程檔案材料管理方式是造成檔案管理數(shù)字化水平不高的一個主要原因,優(yōu)化電力建設(shè)工程檔案管理方式,全面推進(jìn)數(shù)字化處理是極其必要的。信息化的電力建設(shè)工程檔案管理方式能夠快速以及利用極小的空間來完成對一個電力項(xiàng)目工程檔案材料的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理,信息化處理能夠把紙質(zhì)檔案與電子檔案完美結(jié)合。但是想要實(shí)現(xiàn)工程全面的信息化檔案資料管理,需要各個工程參與單位重視檔案資料的整理、收集,需要配備檔案信息化的軟、硬件設(shè)施,如打印機(jī)、掃描儀等。同時,需要配備專門的檔案人員,統(tǒng)一進(jìn)行收集、整理、掃描歸檔工作。為了保證掃描質(zhì)量,還得制定規(guī)范統(tǒng)一的工程檔案信息化制度,定期接受檔案部門的監(jiān)督檢查、培訓(xùn)指導(dǎo)。
3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)
根據(jù)電力企業(yè)檔案分類原則,檔案可以分為文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案及實(shí)物檔案等。檔案載體形式多樣,歸檔和保存方式也不同,而同類型的檔案也存在保管期限不同的情況。若想對檔案進(jìn)行有效管理,必須提升電力企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)。面對檔案管理存在的人員老化和專業(yè)技術(shù)人才緊缺的現(xiàn)狀,電力企業(yè)管理者要高度重視,切實(shí)強(qiáng)化檔案管理意識,認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,這是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化管理,必須聘用具有專業(yè)知識的人。針對檔案管理人員年齡老化、結(jié)構(gòu)不合理的問題,要通過學(xué)習(xí),增強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識,再通過培訓(xùn)提升這些人的能力。檔案管理是一項(xiàng)枯燥、繁瑣的工作,要采取更多的激勵措施穩(wěn)定檔案管理人才隊(duì)伍,提高專業(yè)技術(shù)人員的積極性。
在配網(wǎng)工程展開初期,對項(xiàng)目的規(guī)劃和可行性研究是必不可少的,其中研究思路和分析過程對以后的工作開展有重要的借鑒意義,要做好詳盡的記錄工作。項(xiàng)目的投資、施工計(jì)劃,相關(guān)的合同和賠償措施,是工程開展的基礎(chǔ)性文件,對未來項(xiàng)目的規(guī)劃和工程問題的責(zé)任都有重要的參考意義。具體的方案設(shè)計(jì),施工人員的組織方法,人員設(shè)備的使用,施工材料的性能說明和數(shù)量等,這些是施工過程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)和工作開展進(jìn)度資料。工程所遇問題的解決和竣工后的檢驗(yàn)是確保工程質(zhì)量的重要方面,有利于未來工作的開展。最后,工程的驗(yàn)收、財務(wù)使用報告等是整個工程的最終階段,也是檔案資料的總結(jié)。以上這些工程施工中的檔案資料是工程檔案的重要內(nèi)容,在檔案管理中,理清這些資料的記錄和保存方法對未來檔案的收集整理和提取有著重要的意義。
2當(dāng)前縣域配網(wǎng)工程檔案管理中的問題
2.1檔案管理意識薄弱
縣域配網(wǎng)工程建設(shè)中,主要的任務(wù)是對工程的規(guī)劃、建設(shè),很多企業(yè)對建設(shè)過程中的檔案整理缺少重視,很多重要文件缺少有效的整理和保存。員工在平常工作中,對過期的文件和沒用的設(shè)計(jì)、圖紙等隨手丟棄,沒有認(rèn)識到它們對其它工程的借鑒作用。部分企業(yè)雖然意識到文件的整理,但是由于沒有專業(yè)的管理人員,同時把重點(diǎn)放在了工程進(jìn)度上,檔案資料的整理滯后,很多重要資料已經(jīng)缺失。配網(wǎng)工程從初期的規(guī)劃到后期的驗(yàn)收,參與方很多。在資料收集的過程中,企業(yè)經(jīng)常安排一些臨時性的工作人員,他們對檔案的管理沒有專業(yè)的方法和管理意識,在管理中的收集整理缺少系統(tǒng)的安排和應(yīng)有的規(guī)范。這會導(dǎo)致資料的的不健全和資料分類的不規(guī)范。在未來的資料查閱中,很難快速找到所需資料。
2.2缺乏完善的檔案管理制度
由于檔案管理意識薄弱,電網(wǎng)企業(yè)對配網(wǎng)工程項(xiàng)目的檔案管理水平落后。許多企業(yè)對檔案管理的程序、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,沒有形成檔案管理有效科學(xué)的管理制度,導(dǎo)致檔案管理過程中操作不夠規(guī)范,資料收集不健全,檔案安全性低。由于很多配網(wǎng)工程處于分散狀態(tài),工程時間也不統(tǒng)一,如果沒有合理的管理制度,就很容易造成管理上的混亂,一些制度不能得到有效的落實(shí)和執(zhí)行,難免發(fā)生檔案資料的遺失缺損。
2.3檔案管理水平低
現(xiàn)代社會是信息化、電子化的社會,網(wǎng)絡(luò)辦公和電子信息的保存、輸入主要是通過電腦來完成。檔案工作的信息化管理是當(dāng)前檔案管理工作的必然趨勢和發(fā)展要求。由于配網(wǎng)工程的檔案管理工作長期得不到重視,對網(wǎng)絡(luò)化、信息化的建設(shè)水平很低,缺少具備信息化管理水平的專業(yè)檔案管理人員。這些都對當(dāng)前配網(wǎng)工程的檔案管理工作產(chǎn)生了極大的阻礙和遲滯作用。
3完善縣域配網(wǎng)工程資料檔案管理的措施分析
3.1增強(qiáng)檔案管理意識
配網(wǎng)工程電力企業(yè)要對工程建設(shè)過程中的檔案資料的重要性有充分的認(rèn)識,在企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理形成整體的規(guī)劃。檔案管理是對配網(wǎng)工程建設(shè)過程中的全面充分的記錄,也是未來工程建設(shè)的參考和配網(wǎng)工程歷史的研究資料,具有很強(qiáng)的歷史價值和現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作看作是配網(wǎng)工程工作的一個重要部分,充分認(rèn)識到檔案的重要性和檔案管理的重要意義,在具體的工作中指示相關(guān)部門在檔案資料整理時充分配合。
3.2完善健全檔案管理制度
無規(guī)矩不成方圓。對檔案管理工作的開展,要有明確的制度確定和工作劃分,有一個與檔案工作的開展和檔案資料的管理相匹配的制度措施,從而保障檔案管理工作的常規(guī)化、制度化運(yùn)行,保證檔案管理切實(shí)有效起到對配網(wǎng)工程建設(shè)的積極作用。在一個工程項(xiàng)目開始籌備時,就要立即成立全程跟蹤的檔案資料收集小組,對所在工程項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行整理收集和分類,最后統(tǒng)一歸檔管理。在電力系統(tǒng)內(nèi)要建立一套嚴(yán)密的檔案資料整理網(wǎng)絡(luò),形成對資料收集和檔案管理的統(tǒng)一制度和科學(xué)規(guī)范。
3.3提高檔案管理水平
根據(jù)電力系統(tǒng)和配網(wǎng)工程建設(shè)的特點(diǎn),要在電力系統(tǒng)內(nèi)形成完善統(tǒng)一的檔案管理制度和領(lǐng)導(dǎo)小組,使配網(wǎng)工程的檔案管理形成系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的管理制度。加強(qiáng)配網(wǎng)工程檔案管理工作的信息化建設(shè),利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)條件,對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理和編目及數(shù)字化處理,對不同的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的分類,提高檔案資料管理的效率和準(zhǔn)確性。不同單位和企業(yè)的檔案資料可以進(jìn)行資源共享,提供方便快捷的檔案檢索服務(wù)。
4結(jié)語
一建設(shè)項(xiàng)目檔案工作制度建設(shè)
為使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。結(jié)合本公司實(shí)際情況,建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系,編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度,為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
二、工作措施
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視,將檔案工作納入企業(yè)管理。
為了切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo),公司成立了由分管工程的副總經(jīng)理為組長,辦公室主任為副組長,各處室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,有人員變動時及時調(diào)整,做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松,為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入公司的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃,與其它工作同部署、同組織、同考核。同時,配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員,建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò),形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各處室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄,是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。籌建處高度重視工程檔案管理工作,并隨著工程建設(shè)的推進(jìn)初步建立了**水電工程檔案管理體系,成立了竣工辦,并在綜合辦公室配備了1名專職檔案管理人員,其它設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位也都配備了34名專、兼職檔案管理人員,負(fù)責(zé)工程檔案資料的管理工作。
(二)改善硬件設(shè)施。
為保證工程檔案管理工作的順利開展,籌建處先后制定了《竣工檔案驗(yàn)收工作規(guī)定(試行)》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷毀制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案設(shè)備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室,其中,檔案庫房面積386m2;配備檔案密集架91列,其中,基建檔案50列,文書檔案16列,會計(jì)檔案15列;配備計(jì)算機(jī)3臺,復(fù)印機(jī)1臺,空調(diào)11臺,除濕機(jī)7臺。
(三)積極參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)
在日常檔案管理工作中,監(jiān)理單位每月按期組織相關(guān)單位對施工單位的歸檔資料進(jìn)行檢查,對存在的問題要求進(jìn)行整改并在下月檢查落實(shí)整改情況,確保歸檔資料檢查工作形成閉環(huán)。同時,認(rèn)真開展檔案管理培訓(xùn)活動,不斷提高檔案管理工作水平。2008年,舉辦基建檔案培訓(xùn)1次,清華紫光檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)2次,參加培訓(xùn)人員共計(jì)264人次。
三取得的成績
做好歸檔工作,確保案卷質(zhì)量。檔案整理由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)完成,做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對待每一份材料,對檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設(shè)同步進(jìn)行,按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等6道工序,進(jìn)行分類整理,使檔案資料達(dá)到分類科學(xué),排列有序,編號統(tǒng)一,目錄規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。截至目前,**水電工程完成94個籌建期合同項(xiàng)目的歸檔工作,入庫案卷5170卷;主體工程正在建設(shè),尚無歸檔案卷。歸檔后的檔案門類齊全,結(jié)構(gòu)合理,為我檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
四存在的問題
在省檔案局和公司辦公室的大力支持幫助下,**水電工程檔案管理工作不斷得到加強(qiáng),在檔案管理機(jī)構(gòu)、庫房設(shè)施、人員配備和制度建設(shè)、業(yè)務(wù)水平等方面都取得了新的進(jìn)步,但也存在各單位對檔案管理重視不夠,存在重工程建設(shè)、輕資料整理的現(xiàn)象,資料管理與工程建設(shè)不同步,檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平有待進(jìn)一步提高,工程資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性不高等問題和不足,需要我們在今后的工作認(rèn)真加以克服。
一、工程地質(zhì)勘察檔案的特點(diǎn)
(一)專業(yè)性。工程勘察工作具有多學(xué)科及多專業(yè)的特點(diǎn),這也使工程勘察過程中所形成的各種技術(shù)文件具有一定的差異性,充分的體現(xiàn)出了技術(shù)文件的專業(yè)性。這也使在工程勘察檔案在分類、檢索及編號過程中都需要對技術(shù)資料的專業(yè)性進(jìn)行考慮,通常情況下不同專業(yè)的技術(shù)文件資料不能混淆在一起。因此作為工程地質(zhì)勘察檔案管理人員,需要對勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識及業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行了解,并能夠有效識別各專業(yè)的圖紙文件,從而正確對文件材料進(jìn)行分類。
(二)成套性。勘察工作通常都是以獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為工作對象,勘察程序具有較強(qiáng)的科學(xué)性,在勘察工作中各個環(huán)節(jié)具有較強(qiáng)的聯(lián)系性,針對于一個工程項(xiàng)目的勘察會所形成的全部勘察技術(shù)文件和資料則會組成一套完整的檔案,檔案中任何資料都具有不可或缺性。這也充分的說明了工程地質(zhì)勘察檔案具有成套性的特點(diǎn),這也為工程地質(zhì)勘察檔案的管理工作帶來了較多的便利。
(三)階段性??辈旃ぷ骶哂幸欢ǖ某绦蛐?,只有一個階段的勘察工作完成后才能開展下一階段的勘察工作,而且各階段的勘察活動具有較強(qiáng)的聯(lián)系性。在勘察工作的各個不同階段會形成勘察技術(shù)資料,作為檔案管理人員需要做好各個階段勘察技術(shù)資料的收集和歸檔工作,并注意不同階段檔案資料之間的聯(lián)系。
(四)利用的時效性。工程地質(zhì)勘察檔案主要服務(wù)于該項(xiàng)工程,因此在該項(xiàng)工程實(shí)施階段對檔案的使用和利用也十分頻繁,但當(dāng)工程項(xiàng)目完成后,對該項(xiàng)工程實(shí)施過程中所形成的檔案信息的查閱率也會隨之降低,這充分的說明了工程地質(zhì)勘察檔案在利用上具有較強(qiáng)的時效性特點(diǎn),因此需要在其活躍期充分的發(fā)揮檔案的價值。
二、做好工程勘察檔案管理的具體措施
(一)重視工程檔案管理工作。在工程勘察檔案管理工作中,要做好組織機(jī)構(gòu)建設(shè)工作,在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中,要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),設(shè)立專職檔案管理人員,對于較大的工程,還應(yīng)設(shè)立兼職檔案人員,負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期以及施工過程中文件、資料的收集、記錄和整理等工作。作為工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì),需要努力提高自身的檔案管理意識,并在工程勘察檔案管理工作中要做好各部門之間的組織和協(xié)調(diào)工作。并進(jìn)一步建立健全工程地質(zhì)勘察檔案管理制度,建立科學(xué)合理的激勵機(jī)制,做到獎罰分明,提高施工技術(shù)人員的責(zé)任心和管理水平,使其在工作中能夠及時對檔案進(jìn)行收集,保證技術(shù)檔案的完整性。另外,根據(jù)檔案管理制度的要求,做好檔案管理的“四同步”工作。只有這樣,才能確保工程項(xiàng)目完成時能夠及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的將工程資料轉(zhuǎn)交到項(xiàng)目主管部門,為形成工程勘察檔案提供保障。
(二)建立健全工程檔案管理制度。各單位要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定、規(guī)范,制定和完善工程檔案的各項(xiàng)管理制度及辦法,根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn),制定切實(shí)可行的工作細(xì)則,事先制作好相關(guān)規(guī)范的表格、驗(yàn)收單等資料,這是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。通過一系列的管理制度和具體辦法的實(shí)施,使檔案工作人員、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹立責(zé)任心和法制意識,才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到工程檔案管理工作的有法可依,有章可循。
(三)把好竣工驗(yàn)收中檔案資料的質(zhì)量關(guān)。工程竣工驗(yàn)收時,檔案管理人員要與工程項(xiàng)目管理人員一起,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,逐條對工程施工建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)竣工驗(yàn)收檔案中存在的問題,并采取切實(shí)可行的措施加以解決,保證竣工材料的真實(shí)性、完整性,確保檔案資料歸檔范圍與相關(guān)的規(guī)范要求相符,把工程竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個工程驗(yàn)收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程的竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行,使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
(四)充分利用現(xiàn)代化科技手段。在當(dāng)前新時期,檔案信息化建設(shè)工作已全面推進(jìn),工程地質(zhì)勘察檔案管理工作中,需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè),并進(jìn)一步完善檔案檢索系統(tǒng),充分的利用先進(jìn)的技術(shù)手段,加快實(shí)現(xiàn)工程地質(zhì)勘察檔案的電子化和數(shù)字化。各勘察單位要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)過程中的硬件投入,并對軟件進(jìn)行更新和升級,做好檔案的存儲工作。對于工程地質(zhì)勘察檔案在傳輸、存儲及運(yùn)用操作過程中需要確保其安全性,為檔案信息的利用奠定良好的基礎(chǔ)。
1.新形勢背景下水利工程檔案管理的現(xiàn)狀分析
新形勢背景下的檔案管理工作調(diào)整與落實(shí),其側(cè)重點(diǎn)是對現(xiàn)有文件進(jìn)行收集與整理,并沒有從信息化技術(shù)應(yīng)用、專業(yè)化管理、信息資源分類的角度進(jìn)行維度化管理,進(jìn)而出現(xiàn)水利工程檔案管理不全面、文件信息丟失的情況?,F(xiàn)有水利工程檔案管理仍然存在資料分類劃分不明確、檔案存儲安全系數(shù)不高的情況。雖然承包單位注意到新形勢背景下的信息資源利用,但是,水利工程檔案的信息收集、整理、采集及存儲等方面仍然缺少相應(yīng)的配套管理方案,直接影響水利工程的資料信息應(yīng)用。例如,水利工程的方案設(shè)計(jì)、施工技術(shù)及材料應(yīng)用、竣工后的質(zhì)量檢驗(yàn)都需要工藝參數(shù)、設(shè)計(jì)圖紙、維修技術(shù)、施工技術(shù)等資料作為依據(jù),但是,部分水利工程的檔案資料管理以紙化文件為主,信息技術(shù)并沒有獲得廣泛的應(yīng)用,進(jìn)而影響后續(xù)的水利工程維護(hù)、驗(yàn)收、財務(wù)核算工作的落實(shí)[2]。
2.水利工程檔案管理創(chuàng)新的弊端分析
2.1管理體亟待完善
新形勢背景下的水利工程檔案管理逐漸向信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展,但是,其信息化管理體系仍需進(jìn)一步完善,進(jìn)而影響水利工程檔案應(yīng)用的及時性及全面性[3]。一方面,水利工程項(xiàng)目本身的環(huán)節(jié)、施工所需技術(shù)、材料、設(shè)備等方面具有復(fù)雜性,這相對增加了檔案信息資源收集、整理、存儲的難度,而部分承包單位在對檔案信息進(jìn)行處理與管理的過程中,缺少層次性劃分,其文件收集及存儲缺少系統(tǒng)性,極容易出現(xiàn)檔案資料不完整、信息利用率降低的情況。另一方面,承包單位在構(gòu)建檔案管理制度的過程中,其制度并沒有從檔案信息收集、存儲、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫安全性等相關(guān)細(xì)節(jié)的角度進(jìn)行構(gòu)建,嚴(yán)重影響水利工程檔案管理質(zhì)量的提升。
2.2管理標(biāo)準(zhǔn)仍需調(diào)整
之所以出現(xiàn)檔案資料信息利用率降低的情況,其關(guān)鍵性的問題是水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善,并沒有針對檔案信息的不同環(huán)節(jié)、信息不同存在方式、應(yīng)用方式等方面進(jìn)行專項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)制定,直接影響水利工程檔案信息的管理質(zhì)量。部分水利工程檔案信息管理工作的開展,其過于籠統(tǒng)化,并沒有針對不同的文件進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì),嚴(yán)重影響信息資料的嚴(yán)謹(jǐn)性、全面性。例如,在對工程量計(jì)價清單進(jìn)行信息收集與整理時,工作人員只是針對工程量計(jì)價清單的基礎(chǔ)信息進(jìn)行整理,并沒有結(jié)合工程變動、材料替換等方面進(jìn)行信息收集,其最終收集的工程量計(jì)價清單就會存在失真現(xiàn)象,這是水利工程檔案管理缺少標(biāo)準(zhǔn)制定的基本表現(xiàn)形式。
2.3管理張弛失度,人性化融入不足
首先,部分承包單位在構(gòu)建針對工程檔案的管理制度時,其管理理念仍然以傳統(tǒng)檔案管理為主,并沒有對信息化技術(shù)的應(yīng)用、信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等方面進(jìn)行專項(xiàng)落實(shí),進(jìn)而影響數(shù)據(jù)資源的錄入及應(yīng)用。其次,在管理張弛失度的情況下,檔案數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢,忽略檔案管理人員本身的技能、工作方式及專業(yè)能力,直接影響檔案管理制度的專項(xiàng)落實(shí)。例如,檔案管理人員在對檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲的過程中,其管理層過于注重信息資源的及時性,并沒有從實(shí)際的信息工作量進(jìn)行入手,進(jìn)而出現(xiàn)檔案信息收集過于隨意,缺少標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的情況,影響水利工程檔案信息的有效利用率。最后,管理方式及檔案管理理念的欠缺,嚴(yán)重阻礙檔案信息無紙化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變,也降低了信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與構(gòu)建。
3.優(yōu)化水利工程檔案管理工作的可行性措施
3.1完善水利工程檔案管理體系
檔案信息管理制度注重紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上,對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存檔、信息篩查等方面進(jìn)行綜合籌劃,這對水利工程的檔案信息整理、應(yīng)用等方面的優(yōu)化有積極作用。在注重水利工程檔案管理體系構(gòu)建及完善的過程中,其管理體系需要圍繞水利工程的不同環(huán)節(jié)、不同信息資料進(jìn)行針對性管理,注重檔案管理體系的層次化、系統(tǒng)化構(gòu)建,是提高資源利用率、信息資源應(yīng)用價值的基礎(chǔ)性工作,其管理體系的構(gòu)建如下所示:
針對水利工程的不同階段、不同文件資料進(jìn)行分類處理,是實(shí)現(xiàn)檔案管理落實(shí)及創(chuàng)新的基礎(chǔ)性工作。水利工程立項(xiàng)注重的檔案資料管理,需要針對工程評估書、財務(wù)預(yù)算等相關(guān)文件資料進(jìn)行管理,圖紙?jiān)O(shè)計(jì)及施工階段,其檔案信息管理需要從技術(shù)參數(shù)、工程規(guī)格、工程量計(jì)價清單等多項(xiàng)資料入手,以此提高檔案信息資源收集、存儲的全面性。工程驗(yàn)收及維護(hù)需要從質(zhì)量評估、維修方式、驗(yàn)收報告等多角度進(jìn)行分析,以注重資料歸檔的方式,完善信息化檔案管理體系的構(gòu)建。注重檔案信息管理體系構(gòu)建,是從檔案資源收集方向的角度,為后續(xù)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、管理方式落實(shí)等方面提供依據(jù)。充分考慮水利工程檔案信息的復(fù)雜性,并從信息分類、采集、整理、存儲等環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)管理,可以相對提高水利工程檔案管理的規(guī)范性及系統(tǒng)性。最后,針對不同的施工環(huán)節(jié)進(jìn)行信息資源分類與整理,并明確信息化檔案庫的管理方向,對推動檔案信息管理及資料信息應(yīng)用有積極作用。
3.2完善水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
在注重水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善的過程中,需要針對水利工程本身的環(huán)節(jié)、工作流程、文件性質(zhì)等方面進(jìn)行專項(xiàng)處理,注重維度化工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建,是推動信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)站安全防護(hù)的關(guān)鍵,其各項(xiàng)檔案信息的管理標(biāo)準(zhǔn)如下:
結(jié)合水利工程的財務(wù)收益、各環(huán)節(jié)特性及信息化數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn),其檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要一全面、準(zhǔn)確、及時、安全、科學(xué)、規(guī)范為主,這對實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的細(xì)節(jié)化、工作人員的培訓(xùn)教育方向明確,有積極作用。在注重檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建的基礎(chǔ)上,需要注重各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí),可以采用培訓(xùn)與宣傳的方式,對檔案管理人員的資質(zhì)、信息技術(shù)應(yīng)用能力及檔案管理理念等方面進(jìn)行針對性優(yōu)化,這對水利工程的檔案信息分類、資料安全性提升有積極作用。此外,在注重檔案管理指標(biāo)明確的過程中,還需要從應(yīng)急預(yù)案、工程糾紛、第三方監(jiān)管平臺信息查閱等角度進(jìn)行調(diào)整,利用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善水利工程的檔案信息,對承包單位給的工程業(yè)務(wù)拓展、工程項(xiàng)目開發(fā)等方面有推動作用。由于部分工作人員自身對水利工程檔案的功能及價值分析等方面存在技術(shù)差距,其信息資料的收集與整理等方面也會存在明顯差異,所以,注重針對水利工程各環(huán)節(jié)文件的檔案存儲管理標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整,可以進(jìn)一步推動影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理制度的落實(shí)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要細(xì)節(jié)化、全面化、科學(xué)化、維度化調(diào)整,進(jìn)而提高財務(wù)信息、工程方案、工藝參數(shù)等相關(guān)信息資源的有效應(yīng)用價值。
3.3人性化與約束化的管理落實(shí)
水利工程檔案管理工作的落實(shí)仍然存在張弛失度、缺少人性化設(shè)計(jì)的問題,管理人員與檔案工作人員之間無法形成有效溝通,嚴(yán)重影響水利工程檔案信息的管理與應(yīng)用?;诖藛栴},在完善水利工程檔案管理體系及明確管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下,需要注重人性化與約束化的管理理念落實(shí),這是優(yōu)化檔案管理方法的必然需求。首先,利用培訓(xùn)體系的構(gòu)建,對檔案管理人員的工作態(tài)度、工作方式、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面進(jìn)行培訓(xùn),以提高檔案管理人員本身工作能力的方式,推動信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其次,利用獎勵機(jī)制與約束制度,對檔案管理人員的信息收集方式、信息整理速度、信息化技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量等方面進(jìn)行專項(xiàng)管理,例如,對電子文件進(jìn)行單機(jī)管理,這對提高水利工程檔案信息的真實(shí)性及有效利用率有積極作用。再次,人性化與約束化的管理落實(shí),需要對不同的檔案信息進(jìn)行針對性分析,充分考慮檔案信息整理、存儲的工作量,以此實(shí)現(xiàn)人性化管理的落實(shí)。最后,水利工程檔案信息的管理工作,需要根據(jù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、工作特性進(jìn)行制度落實(shí),以此確保檔案信息資源全面、準(zhǔn)確及有效。
【關(guān)鍵詞】 企業(yè)科技檔案 超前管理 制度 建設(shè)
伴隨著科技檔案種類的日益豐富、數(shù)量的不斷激增,目前,眾多企業(yè)科技檔案部門已愈來愈認(rèn)識到建立、健全企業(yè)科技檔案的超前管理制度,為促進(jìn)規(guī)范管理科技檔案工作,夯實(shí)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),已勢在必行。
1 “超前管理”理論
“超前管理”理論是一種前端控制手段,是以文件生命周期理論為基礎(chǔ),將以往檔案管理的起點(diǎn),進(jìn)行前移,針對文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個活動,而實(shí)行全過程的管理與監(jiān)督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔,一直到保存或銷毀的各個不同的階段,均看作是一個完整的過程。而在這一過程中,文件的形成應(yīng)為前端,積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動則為中端,永久保存或銷毀是后端。而將過去分環(huán)節(jié)的階段性管理,調(diào)整成為協(xié)同管理,從而確保了歸檔科技文件的真實(shí)可靠、完整安全。
“超前管理”的含義即前端控制,是指將檔案管理的重點(diǎn)前移至前期工程,即文件管理,包括文件的管理活動、文件的生成背景及其機(jī)構(gòu)的職能。簡而言之,就是對整個管理過程中的目標(biāo)、要求和規(guī)則,進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合,把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的,或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能,均盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。
“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭,更是對可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制。是旨在提高管理效率的一種科學(xué)理念,其實(shí)質(zhì)就是對檔案的質(zhì)量控制。目的即要使檔案在剛形成時,就處于受控狀態(tài),并及時糾偏、糾錯,使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中,實(shí)現(xiàn)對檔案形成內(nèi)容和質(zhì)量的全過程控制。它已被越來越多地應(yīng)用到檔案管理理論中去。
2 企業(yè)科技檔案超前管理制度
(1)企業(yè)科技檔案超前管理制度含義:指從制度控制的角度,實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理,通過明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項(xiàng)要求,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技文件資料的規(guī)范管理、有序控制。
(2)建設(shè)企業(yè)科技檔案超前管理制度的意義:它是構(gòu)建企業(yè)科技檔案工作制度體系的重要一環(huán),也是整個企業(yè)科技檔案制度體系的開端。它是一種確保提高企業(yè)科技檔案質(zhì)量的利用效益,實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案全過程管理的有效手段。不僅有利于優(yōu)化檔案管理流程,而且還有助于提升管理水平與服務(wù)質(zhì)量,以及和工作效率,促進(jìn)企業(yè)開發(fā)利用科技檔案信息資源。
(3)其建立的核心基礎(chǔ):企業(yè)科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎(chǔ),應(yīng)是制定出統(tǒng)一、規(guī)范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技檔案的來源。科技文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項(xiàng)的工作,緊密相連,共同組成科技文件工作。科技文件是科技檔案的前身,科技檔案是科技文件的轉(zhuǎn)化形式,二者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。兩者之間的差異,致使科技檔案超前管理的各個方面(如內(nèi)容、人員、制度)必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此,企業(yè)科技檔案部門要熟知科技檔案的前身形態(tài)--科技文件的形成過程和運(yùn)動規(guī)律,在明確科技文件工作管理職責(zé)的基礎(chǔ)上,適當(dāng)?shù)貙⒖萍紮n案工作向前延伸,做好對科技文件形成與積累工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,實(shí)施超前管理。科技文件的運(yùn)轉(zhuǎn)程序并非積累過后就終止了,具有保存價值的科技文件,必須按照科技檔案工作的要求,經(jīng)過整理與歸檔,最終歸屬于科技檔案部門,它并非簡單的物理移位的轉(zhuǎn)移。此兩項(xiàng)“檔案化”程序工作,雖是以科技部門和人員為主體而承擔(dān)的業(yè)務(wù),但企業(yè)科技檔案部門也需實(shí)施超前管理,承擔(dān)協(xié)助和指導(dǎo)的職責(zé)??萍嘉募淖詈笠粋€環(huán)節(jié)是歸檔。歸檔的結(jié)束,使得科技文件完成了向科技檔案的轉(zhuǎn)化。科技檔案部門至此即完成了以檢查、監(jiān)督、協(xié)助、指導(dǎo)為主要內(nèi)容的科技檔案超前管理,而后便開始科技檔案諸項(xiàng)的管理。對于一些能從源頭上進(jìn)行控制的工作環(huán)節(jié),如科技文件的收集、鑒定工作,可以在科技文件管理階段得以實(shí)現(xiàn)。此外,歸檔范圍、保管期限表等要素的確定,也應(yīng)提前到科技文件管理階段。
(4)企業(yè)科技檔案超前管理制度具體內(nèi)容:主要應(yīng)涉及三方面:文件流轉(zhuǎn)過程中可能涉及的部門(機(jī)構(gòu))、相關(guān)人員,以及企業(yè)科技文件自身流程及相關(guān)的制度(即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運(yùn)動
律)(如表1)。
(5)它與企業(yè)科技檔案管理制度的銜接問題:企業(yè)科技檔案超前管理是企業(yè)科技檔案管理工作的源頭,是與企業(yè)職能活動同步進(jìn)行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協(xié)調(diào)起來,對企業(yè)各項(xiàng)活動過程中,所產(chǎn)生的大量科技文件資料進(jìn)行有效管理,是對可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制,并形成質(zhì)量閉環(huán)。簡而言之:即強(qiáng)調(diào)從文件形成伊始,直至其最終成為檔案的全過程管理控制,這兩個制度內(nèi)容的相互呼應(yīng)是制度銜接的關(guān)鍵問題,制度在內(nèi)容方面的連貫性是否良好,直接決定了其實(shí)施的效果。因此,在其制定和執(zhí)行過程中,不僅要考慮自身的情況,還必須考慮其與企業(yè)科技檔案管理制度的有效銜接問題,使之成為一個協(xié)調(diào)的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環(huán)節(jié)是連接兩個階段工作的接口,處理好這一環(huán)節(jié)的交接工作,是文件從各部門移交至檔案部門的關(guān)鍵一環(huán)。此外,超前收集與超前利用,在理論上,它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想,在實(shí)踐中,把“收集”、“利用”作為服務(wù),其中心內(nèi)涵均在于“超前”,而完美地結(jié)合起來。
(6)實(shí)施企業(yè)科技檔案超前管理制度,應(yīng)從以下方面入手:(a)提高相關(guān)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì):企業(yè)各部門相關(guān)人員(即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門)是實(shí)現(xiàn)制度有效對接的主體。其包括:一是有關(guān)的科技、生產(chǎn)人員,二是有關(guān)的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產(chǎn)生,最具有影響力的決定性因素。在很大程度上,均決定著制度能否正常地實(shí)施。應(yīng)加大繼續(xù)教育力度,采取脫產(chǎn)、業(yè)余等多種形式培訓(xùn),有計(jì)劃、多層次地安排與之相關(guān)的業(yè)務(wù),以及科技文件管理等具體科目,提高他們的業(yè)務(wù),以及管理科技文件的整體水平。企業(yè)科技檔案人員必須在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時,主動了解企業(yè)整體情況,抓住工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn),超前指導(dǎo)、及時檢查,確??萍紮n案的完整、準(zhǔn)確。(b)從組織機(jī)構(gòu)和人員上落實(shí)管理:企業(yè)應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況,建立相應(yīng)的科技檔案管理工作網(wǎng)絡(luò),統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,實(shí)現(xiàn)科技檔案的全面質(zhì)量控制。(c)分解制度指標(biāo),納入責(zé)任制:將制度的指標(biāo)層層分解,做到“三納入”。即要納入他們的職責(zé)范圍、納入科技工作計(jì)劃管理,納入科技工作程序,使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應(yīng)依據(jù)企業(yè)實(shí)際,明確他們在科技檔案全程管理中的責(zé)任與義務(wù),還要實(shí)行量化考評,并將考評結(jié)果納入績效考核體系。(d)選擇行之有效的管理方式:要依據(jù)專業(yè)特性,因地制宜,制定出切實(shí)可行,且可操作性強(qiáng)的業(yè)務(wù)流程,進(jìn)行合理分工,明確界定在管理的各個節(jié)點(diǎn)上,相關(guān)人員的業(yè)務(wù)范圍和工作職責(zé)。(e)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化:要按照國家標(biāo)準(zhǔn)來制訂,才能有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。必須遵循企業(yè)文件自身的特點(diǎn)、流程、規(guī)律,結(jié)合本企業(yè)實(shí)際,應(yīng)明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過程中的各項(xiàng)要求,實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理,是確保實(shí)現(xiàn)超前管理制度的保障。(f)營造齊抓共管的氛圍:為充分調(diào)動積極性、主動性和創(chuàng)造性,應(yīng)盡力營造有利于團(tuán)結(jié)協(xié)作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍,在使崗位責(zé)任制明晰化的同時,引導(dǎo)相關(guān)人員自覺地形成積極配合,共同奮進(jìn)的合力。(g)實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的資源共享:企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部各部門自身的優(yōu)勢,整合并優(yōu)化資源配置,促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的進(jìn)程。
3 企業(yè)執(zhí)行檔案管理制度普遍存在的問題
(1)有章不循,有章難循:某些企業(yè)的檔案管理制度雖早已建立,卻形同虛設(shè),無人重視,故很難發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。(2)程序不完善,執(zhí)行力欠缺:某些企業(yè)制定程序不完善,只以檔案室的名義印發(fā),而未納入企業(yè)的整體管理系統(tǒng),也未列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和工作程序,導(dǎo)致制度不能得到保證有效地落實(shí)。(3)修訂、補(bǔ)充和完善未及時,導(dǎo)致制度滯后:應(yīng)在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上,不斷修改、補(bǔ)充和完善,確保制度更合理、規(guī)范,以趨于完善。(4)缺乏檢查、監(jiān)督和控制機(jī)制:應(yīng)建立、健全和完善與制度相匹配的嚴(yán)格檢查、監(jiān)督與考核的制度,并切實(shí)落實(shí),以確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。
4 結(jié)語
綜上所述,在理論研究的基礎(chǔ)層面上借鑒,檔案超前管理制度現(xiàn)已初有成果,但在企業(yè)科技檔案超前管理制度建設(shè)的具體操作實(shí)踐,以及研究方面,仍很不樂觀,存在著一定的局限性和差異性,還有待于進(jìn)一步深入開展。在企業(yè)科技檔案管
理制度建設(shè)過程中,建立、健全和完善一套完整、系統(tǒng),且科學(xué)實(shí)用的企業(yè)科技檔案超前管理制度,應(yīng)是一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程,其任重而道遠(yuǎn),迫切地需要堅(jiān)持不懈的長期努力,才能得以實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
[1]戴潭棋.淺析現(xiàn)代檔案管理中歸檔電子文件的前端控制[j].2011(1).
關(guān)鍵詞:知識管理;工程建設(shè)單位;檔案信息化建設(shè)
一、知識管理的含義
知識管理是在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)時代產(chǎn)生的一種新型的管理理念和方式,它將知識經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代企業(yè)管理思想和理念與現(xiàn)代信息技術(shù)融為一體,通過打造一個技術(shù)與人文相結(jié)合的知識系統(tǒng),是將企業(yè)的知識和信息進(jìn)行全面的收集、整合、保存與,使知識信息不斷完善和更新的過程,從而為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理提供強(qiáng)有力的決策依據(jù),讓企業(yè)在激烈的市場競爭中掌握主動權(quán),在應(yīng)對各種紛繁復(fù)雜的外部環(huán)境中,不斷完善企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù),以提高企業(yè)生產(chǎn)力和創(chuàng)造力,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此,知識管理可以說是企業(yè)成長和發(fā)展的內(nèi)在動力,對企業(yè)價值和市場核心競爭力的提高有著重要作用。
二、基于知識管理趨勢下的工程建設(shè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題
從檔案管理發(fā)展的路徑來說,建設(shè)單位的工程檔案管理大多經(jīng)歷了三個階段,第一階段是手工管理,第二階段是計(jì)算機(jī)輔助檔案管理,第三階段是當(dāng)今的信息化檔案管理。目前,一部分企業(yè)已經(jīng)開始積極探索和研究知識化的管理方式,但對現(xiàn)今工程建設(shè)單位檔案工作來說,在實(shí)現(xiàn)知識化管理的道路上仍面臨不少問題,存在許多挑戰(zhàn)。一是整個檔案工作任務(wù)重,壓力大。很多企業(yè)成立時間較早,積壓的工程項(xiàng)目資料較多,管理分散,缺乏完善科學(xué)的檔案管理體系。二是工程檔案資料歸檔不及時。許多項(xiàng)目建設(shè)周期長、涉及專業(yè)多、參與人員多、中間變更多,導(dǎo)致檔案資料難以得到及時地收集歸檔。而且由于設(shè)計(jì)人員和現(xiàn)場施工管理人員流動性大、變更頻繁,其自身擁有的知識經(jīng)驗(yàn)無法得到很好地積累和保存,也造成企業(yè)隱形知識流失較多[1]。三是檔案信息資源難于共享。由于建設(shè)項(xiàng)目的檔案及成果文件都分散在各個部門,收集不完整,歸檔不及時,加上分散管理,各部門之間出于知識保護(hù)、管理不善等原因無法進(jìn)行知識信息的共享,導(dǎo)致各種數(shù)據(jù)和信息無法得到最大化的利用,從而造成資源浪費(fèi)。
三、基于知識管理趨勢背景下工程建設(shè)單位加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施
(一)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、制度和流程,是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、知識化的基礎(chǔ)
在知識化管理理念中,加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)首先必須做好基礎(chǔ)性工作。工程檔案信息量大、涉及專業(yè)和部門多,利用率高,只有經(jīng)過系統(tǒng)的歸檔整理,單位檔案工作才能具備一定基礎(chǔ),積累大量的信息資源才能系統(tǒng)化。因此,要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,必須先加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作。具體可從以下兩方面著手:1.制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度和流程是單位工程檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。由于建設(shè)工程規(guī)模大、周期長等特點(diǎn),對工程文件的收集歸檔必須采取諸多舉措,從工程立項(xiàng)開始,對設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等不同階段形成的文件進(jìn)行收集歸檔,以確保工程檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。要對所有工程檔案進(jìn)行規(guī)范整理、著錄,完善檢索,并利用信息化管理系統(tǒng),將各類管理性文件和圖紙掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字化副本,將數(shù)據(jù)整合保存在數(shù)據(jù)庫中,便于后期檢索、利用,提高檔案資料的利用效率[2]。2.建立檔案管理信息化系統(tǒng)是工程檔案信息化的前提,必須將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程固化到檔案信息管理系統(tǒng),對工程文件、檔案和各類知識進(jìn)行集成管理。一是建立和完善電子檔案管理制度和流程,并將標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分、流程固化,使細(xì)則和流程固化到檔案管理系統(tǒng)。只有將單位檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)及流程與信息化管理系統(tǒng)相結(jié)合,才能使工作人員在運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行管理時有章可依,有制度可循,從而使整個檔案信息化工作更規(guī)范、更專業(yè)。二是通過系統(tǒng)對工程文件的收集歸檔、整理、鑒定、檢索等實(shí)施全程管理,從方針政策、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個層面制定電子文件管理戰(zhàn)略及系統(tǒng)集成基本框架,從工程建設(shè)管理與文件形成歸檔同步集成,從而實(shí)現(xiàn)工程管理流程的優(yōu)化,做檔案與知識管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)踐者,最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,為工程建設(shè)、管理提供高效、快捷、安全、增值的數(shù)據(jù)和檔案服務(wù)。
(二)強(qiáng)化資源建設(shè)和管理是知識化前提下檔案信息化建設(shè)的核心
資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源知識化管理的基礎(chǔ)與核心,也是提高資源利用效率和檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。因此,必須明確數(shù)據(jù)信息資源的來源、結(jié)構(gòu)和重要價值,并針對知識資源的核心內(nèi)容和應(yīng)用需要進(jìn)行深入分析,做好整體規(guī)劃,制定出切實(shí)可行、科學(xué)合理的管理目標(biāo)和管理策略,有步驟地進(jìn)行知識資源管理的建設(shè)工作。1.要在已建立的強(qiáng)大數(shù)據(jù)資源知識平臺的基礎(chǔ)上,優(yōu)化數(shù)據(jù)管理方式,對數(shù)據(jù)資源的收集、儲存、管理、利用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行分析,找出并解決其中存在的問題,提高數(shù)據(jù)資源利用率。2.企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際情況,根據(jù)自身發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營的需要,建立專題性知識資源數(shù)據(jù)庫,比如標(biāo)準(zhǔn)更新庫、協(xié)同作業(yè)指導(dǎo)書、行業(yè)規(guī)范等基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫,還有以圖片、視頻、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)資料、竣工圖紙等為主的工程資料庫,以及科研成果、論文報告等知識成果數(shù)據(jù)庫。有效做好電子文件的形成、傳輸、流轉(zhuǎn)、存儲、利用,做好檔案大數(shù)據(jù)信息的挖掘和協(xié)同管理。
(三)專業(yè)培訓(xùn)是提高知識化管理前提下信息化建設(shè)水平的有效途徑
對于工程建設(shè)單位來說,檔案信息和數(shù)據(jù)極其珍貴,如果管理不當(dāng),會給企業(yè)造成很大損失。因此,企業(yè)必須加強(qiáng)員工檔案專業(yè)知識和檔案管理信息化知識的培訓(xùn)。1.企業(yè)可通過采取外部培訓(xùn)、內(nèi)部培訓(xùn)、聘請專家指導(dǎo)等措施,用先進(jìn)的管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)員工,促使員工轉(zhuǎn)變觀念,提高和優(yōu)化管理檔案方式,實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化、科學(xué)化,提高信息化建設(shè)水平。2.企業(yè)還應(yīng)積極吸納專業(yè)檔案管理人才,招收一些高學(xué)歷、高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才,提高企業(yè)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。
(四)優(yōu)化檔案信息化管理方法是知識化管理前提下強(qiáng)化信息化建設(shè)的重要保障
科學(xué)的管理方法是提高檔案信息化管理工作質(zhì)量和水平的重要保障。為此,檔案管理部門要注意做好以下兩方面工作:1.提高管理體制的流暢性,保證檔案管理機(jī)制順利有效地發(fā)揮作用。這樣才有利于檔案管理部門建立起完善的數(shù)據(jù)信息檔案管理制度,明確責(zé)任,保障每項(xiàng)工作落實(shí),從而實(shí)現(xiàn)管理部門整體工作水平的提高[3]。2.現(xiàn)代化管理設(shè)備是提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)檔案管理知識化建設(shè)的必要條件,企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際需要適當(dāng)加大資金和技術(shù)投入,配備信息化專業(yè)設(shè)備,并對員工進(jìn)行設(shè)備操作培訓(xùn),讓員工盡快熟練掌握先進(jìn)的信息設(shè)備管理方法,不斷地對先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行升級和優(yōu)化,保障設(shè)備的有效運(yùn)轉(zhuǎn)[4]。
四、工程建設(shè)檔案信息化建設(shè)案例
在此,本文以深圳某地鐵線的檔案管理信息化建設(shè)歷程為例,深入探討知識化管理在工程建設(shè)單位的應(yīng)用發(fā)展情況。深圳某地鐵線是2011年底第26屆世界大學(xué)生運(yùn)動會相配套的深圳城市軌道交通建設(shè)二期工程項(xiàng)目,起點(diǎn)站為前海灣,終點(diǎn)站是黃貝嶺,途經(jīng)27個站點(diǎn)。從工程建設(shè)開始到建成通車,歷時三年半。涉及從建設(shè)項(xiàng)目(工程)的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收投入運(yùn)營的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的全套文字材料、圖紙、聲像等載體形式的檔案。在項(xiàng)目建設(shè)過程初期,工程檔案管理曾出現(xiàn)以下問題:一是檔案管理沒有整體規(guī)劃,沒有明確的標(biāo)準(zhǔn),無制度約束;二是建設(shè)項(xiàng)目各參建單位工程文件形成歸檔無專人負(fù)責(zé)。三是無相關(guān)檔案電子化設(shè)備和管理系統(tǒng),檔案管理人員相關(guān)知識缺乏。為此,當(dāng)時的建設(shè)單位即項(xiàng)目管理部門下大力氣加強(qiáng)檔案管理,取得了很好的效果。主要采取了如下措施:首先,針對當(dāng)時參建單位檔案管理人員能力和素質(zhì)參差不齊、對工程檔案管理重視程度不一的問題,一是在較短時間內(nèi)建立健全了項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制、檔案管理人員工作責(zé)任制和工程文件形成、歸檔、移交等檔案管理制度,將檔案管理職責(zé)分解落實(shí)到各個部門,健全了各個層級的人員管理網(wǎng)絡(luò),制定了上崗要求和標(biāo)準(zhǔn)。二是通過各種方式加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高檔案管理人員專業(yè)水平。其次,針對很多操作層面的東西,如施工用表填寫和簽名用章不規(guī)范、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問題。單位采取先統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),再對表格和簽章等問題采取對照標(biāo)準(zhǔn),同時結(jié)合實(shí)際進(jìn)行協(xié)調(diào),不斷完善管理體系的做法,使施工用表填寫和簽名用章越來越到位,管理標(biāo)準(zhǔn)和制度越來越完善,管理更加規(guī)范。最后,針對工程文件不完整、歸檔不及時的問題,則通過利用檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)信息化管理,利用信息技術(shù)對工程文件形成歸檔進(jìn)行全程控制,使工程建設(shè)與工程文件形成、歸檔同步進(jìn)行,確保了及時歸檔和工程文件的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。綜上,要想順應(yīng)知識化管理的趨勢,對建設(shè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè),必須先認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性,積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念,根據(jù)自身發(fā)展需求和實(shí)際,利用科學(xué)管理制度和方法,借助先進(jìn)管理技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)將檔案管理的質(zhì)量和水平提升到新的高度,才能保障檔案信息等知識資源的有效利用。
參考文獻(xiàn):
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