大中專畢業(yè)生人事檔案管理就業(yè)思考

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【摘要】二十一世紀是個開放型的社會，是科技進步和發(fā)展的社會?，F(xiàn)階段最受重視的就是人才資源，隨著大學生人才的日益增加，人才流動的數(shù)量大幅度上漲，大學生檔案是反應人才知識素質的重要依據(jù)載體，所以管理好大學生的人事檔案變成一項重要的任務，現(xiàn)今我國部分地區(qū)對未就業(yè)大學生的檔案管理工作不夠重視，筆者對如何有效管理好大中專未就業(yè)畢業(yè)生的檔案資料進行具體分析，淺談相關對策和看法。

經(jīng)過調查研究可知，現(xiàn)在很多的大學生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業(yè)生在校期間的整體素質信息，是整體上反映畢業(yè)生素質的重要憑證。但目前相關人員對檔案不夠重視，現(xiàn)有很多問題需要整改。

一、人事檔案管理存在的問題

1.畢業(yè)生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務制度的改革變化，用人單位對有關資料的審查要求，使一部分的畢業(yè)生認為畢業(yè)檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經(jīng)濟的發(fā)展用人單位自由制定用人標準，所以畢業(yè)生們?yōu)榱吮M快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關人事部門也不過于重視畢業(yè)生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業(yè)生檔案有關作用。

2.檔案的管理工作不夠規(guī)范。相關檔案管理部門沒有自身嚴格的管理制度，在對檔案進行歸檔、收納等工作時不認真負責，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴重的影響了檔案管理工作的嚴肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。

3.檔案管理方式陳舊。在部分地區(qū)還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴格，在現(xiàn)在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現(xiàn)象。檔案長時間沒有人認領，傳統(tǒng)管理方式又做不到及時的數(shù)據(jù)更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應了畢業(yè)生在校活動的真實情況，是各方面人們認識客觀事實的依據(jù)材料，不管是畢業(yè)生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項最具有價值的信息載體，高校畢業(yè)生的檔案管理工作的好壞更是關系到了眾多畢業(yè)生的自身利益。

二、做好畢業(yè)生檔案管理的有關措施

為了讓大中專畢業(yè)生的檔案更好的發(fā)揮出其作用，為畢業(yè)生們提供更好的服務，提出幾點管理檔案的具體措施。

1.加強畢業(yè)生對檔案的重視性。畢業(yè)生初步邁進社會，沒有相關的實踐經(jīng)驗，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業(yè)生只以為檔案只是脫離學校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業(yè)生畢業(yè)時，學校相關部門一定要讓畢業(yè)生們認識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉移到生源地的有關工作。而另一方面，作為用人機構，要向畢業(yè)生說明檔案的實際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補充工作，千萬不能忽視。

2.確保檔案管理部門的規(guī)范化。檔案的管理部門在接收畢業(yè)生檔案時，要做好詳細的記錄和分類存檔，要詳細根據(jù)學歷、專業(yè)等信息進行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業(yè)生檔案統(tǒng)一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業(yè)化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業(yè)素質，采用信息化管理辦法，使用計算機軟件進行檔案的管理工作。事實證明，使用計算機軟件進行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。

3.加強畢業(yè)生檔案信息的利用。有關人員在整理檔案的過程中，要充分了解學生的各種信息，比如學生的知識水平以及社會實踐情況等等，并設立多項查詢條件，可以根據(jù)不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業(yè)生信息多元檢索系統(tǒng)的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優(yōu)秀人才不流失。

三、結語

畢業(yè)生檔案的管理工作已經(jīng)是畢業(yè)生就業(yè)系統(tǒng)的重要構成，在完成培養(yǎng)人才素質的同時，如何管理好畢業(yè)生的檔案工作是每一所高校面臨的重要問題。筆者針對如何做好畢業(yè)生的檔案管理工作進行了初步分析，討論了現(xiàn)階段我國部分地區(qū)的檔案管理工作上存在的一些基本問題和一些改善措施。主要是提高畢業(yè)生對檔案的重視，其次加強檔案管理部門的管理規(guī)范化，建立健全檔案管理制度，完善檔案的接收、歸檔以及管理等工作，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代信息化，提高檔案管理人員的專業(yè)素質，健全管理體系。實踐證明，做好未就業(yè)畢業(yè)生的檔案管理工作就有非常重要的意義和作用。

作者：劉雪梅 徐小娟 單位：五蓮縣勞動就業(yè)管理處