論怎樣做好人事檔案管理工作

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【摘要】醫(yī)院的人事管理會對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生重要的作用。隨著社會的不斷進步，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展。事業(yè)單位的人事管理工作將會發(fā)揮越來越重要的作用。本文結(jié)合某醫(yī)院的實際情況，分析做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；管理工作

所謂的人事檔案指的是個人思想政治、個人履歷和個人專業(yè)技術(shù)水平的結(jié)合。不同的檔案記載著不同醫(yī)院發(fā)展的真實情況。在新常態(tài)下，應(yīng)通過加強醫(yī)院人事檔案管理工作來提升人事管理的效率，更好地促進醫(yī)院人才的發(fā)展。

一、新常態(tài)下做好醫(yī)院人事檔案管理的意義

（一）能夠促進醫(yī)療衛(wèi)生體制改革更好地進行。目前，信息技術(shù)越來越多地被運用于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的過程中。在未來，醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)將會覆蓋整個資源，并不斷發(fā)展。目前，醫(yī)院的檔案管理會在發(fā)展的過程中發(fā)揮重要的作用。但是，從日常發(fā)展的過程看，不僅檔案資料會丟失，多數(shù)檔案中資料顯得較為陳舊。這會在無形中加大醫(yī)院人事檔案管理的難度，導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不能夠順利進行。

（二）讓醫(yī)院的人力資源更好地實現(xiàn)配置。醫(yī)院的人事檔案將會反映出醫(yī)院每個人的經(jīng)歷和品德。也會直接反映出一個人的學(xué)歷、社會關(guān)系和經(jīng)歷。檔案記錄一個人的業(yè)務(wù)能力、工作狀況和其他方面的內(nèi)容。所有的內(nèi)容都會直接記載一個人真實的情況。只有全面加強醫(yī)院檔案管理，才能夠在短時間內(nèi)掌握醫(yī)院人員的想法。只有通過合理配置人力資源，才能夠使整個醫(yī)院取得更好的發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案中出現(xiàn)的問題

（一）沒有對醫(yī)院的人事檔案進行統(tǒng)一規(guī)定。從發(fā)展過程看，醫(yī)院的人事檔案會直接對醫(yī)院日常的人事工作產(chǎn)生重要的影響，甚至?xí)苯佑绊戓t(yī)療事業(yè)的順利發(fā)展。因此，醫(yī)院需要建立一套嚴(yán)格的檔案管理制度，并讓專門的人員進行管理。最終才能夠讓整個醫(yī)院的檔案變得更加安全和真實。但是，目前醫(yī)院的檔案管理負(fù)擔(dān)一直較重，缺少專業(yè)的人員來管理醫(yī)院的檔案。所以，有關(guān)的人員不能夠及時地對檔案進行添加、分類和匯總。從未來發(fā)展的角度看，這會在無形中增加醫(yī)院檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

（二）醫(yī)院人事檔案管理的手段和方式較為落后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理手段正在不斷更新。但是，從發(fā)展的過程看，所有醫(yī)院的人事檔案管理方式未能跟上時展的需求。第一，多數(shù)醫(yī)院在管理檔案的過程中，其信息化程度普遍不高。正是因為不存在專業(yè)的檔案管理軟件，所以檔案目錄存儲的量很少。如果內(nèi)部檔案的資料過于復(fù)雜，就無法在第一時間對檔案進行管理。第二，多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理方式都非常單一。目前，多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部的人員都會采用手工輸入的方式來編輯和檢索檔案。所以多數(shù)檔案內(nèi)部的資料更新速度也較慢。所有檔案資料不能夠在第一時間被歸還，造成檔案資料缺失，不完整。這些都會直接影響醫(yī)院人事管理的效率。

（三）醫(yī)院檔案的信息利用率較低。從目前來看，多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部的人員會采用傳統(tǒng)的方式來直接管理檔案。不僅需要花費大量人力進行記錄和整理，而且無法在第一時間更新檔案，如果稍微不注意，就會使得檔案丟失。醫(yī)院檔案管理具有非常強的專業(yè)性，又有著極強的機密性。如果醫(yī)院檔案管理人員沒有辦法在第一時間提供真實的信息，人員的檔案信息就不再存在。目前，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員大概了解每個員工的情況，但無法將員工的表現(xiàn)及時更新維護到表現(xiàn)資料庫。在實際運用的過程中更沒有有效地利用檔案的內(nèi)容。

（四）醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平較低。只有讓醫(yī)院內(nèi)部具備一流的醫(yī)療水平，才能夠更好地促進醫(yī)院發(fā)展。但是，在傳統(tǒng)的觀念下，廣大醫(yī)院的工作人員只重視提升醫(yī)療水平，卻沒有直接加大對醫(yī)療科研技術(shù)的投入，多數(shù)人沒有重視對醫(yī)院人事檔案管理的工作。目前，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員的工作熱情不高，對工作抱著敷衍了事的態(tài)度。于是，在管理檔案的過程中，會出現(xiàn)檔案丟失和檔案內(nèi)容不完整的現(xiàn)象，最終會導(dǎo)致醫(yī)院的人力資源沒有辦法更好地發(fā)揮作用。多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員非科班出身，本身不具備掌握專業(yè)知識的能力。因此不能夠在第一時間掌握文件管理技術(shù)和電子歸檔技術(shù)。部分檔案管理人員屬于醫(yī)院的兼職人員，這導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員整體素質(zhì)較低。

三、做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略

（一）完善管理制度，更好地規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部人事檔案。只有更好地完善和規(guī)范醫(yī)院的人事檔案工作，才能夠讓醫(yī)院的檔案管理更好地進行。醫(yī)院需要先分析我國的檔案法規(guī)，之后再結(jié)合自身人事檔案工作的實際情況來制定出檔案管理的制度。在實際管理醫(yī)院檔案的過程中，可以制定出諸如領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)制度、人事檔案制度、崗位責(zé)任制度和其他制度來保證醫(yī)院人事檔案資料的接收、管理、查詢、整理和其他環(huán)節(jié)都能夠發(fā)揮重大的作用。需要借助法律手段嚴(yán)厲制裁在檔案管理過程中存在的非法現(xiàn)象，并讓檔案管理制度發(fā)揮重要的作用。

（二）引入信息技術(shù)加強檔案管理。醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革將會為醫(yī)院的發(fā)展注入新的活力。因為眾多醫(yī)院的人才流動非常頻繁，所以給傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理造成很大的負(fù)擔(dān)。因此，只有引入信息技術(shù)手段，才能夠更好地管理檔案。一方面，需要有效加強對硬件的投入；另一方面，需要引入專門的軟件進行管理。因為醫(yī)院的檔案涉及隱私內(nèi)容，所以需要為檔案增加防火防盜安全系統(tǒng)。平時也需要讓充足的資金投入醫(yī)院人事檔案管理的過程中，這樣才能夠讓人事檔案開發(fā)的過程變得更加順利。未來，會為醫(yī)院人事檔案的管理提供更多的思路。

（三）提升醫(yī)院人事檔案管理和信息利用的效率。從發(fā)展過程看，醫(yī)院內(nèi)部人事檔案的管理和信息利用的過程將會直接影響人事制度的改革。因為多數(shù)人事工作人員沒有掌握較高的信息技術(shù)水平，多數(shù)檔案管理軟件（業(yè)務(wù)）不夠成熟，最終會降低人事檔案管理的效率。因此，需要在未來建設(shè)的過程中積極實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。在建設(shè)檔案的過程中，需要全面加強人事檔案管理建設(shè)，之后才能夠更好地提升醫(yī)院人事檔案管理的效率。此外，只有將檔案管理工作有效細(xì)化，才能夠?qū)n案資料進行分類。然后在直接處理檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，讓工作人員及時補充檔案內(nèi)容。最終，醫(yī)院的檔案自然能夠變得更加精確和完整。當(dāng)醫(yī)院工作人員評定職稱或者進行人事調(diào)動時，專業(yè)人員可以在第一時間調(diào)出檔案資料。人事檔案信息利用率能夠更好地被提升。

（四）增強醫(yī)院人事檔案管理，優(yōu)化管理隊伍。只有通過建立和健全醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理體系才能夠讓醫(yī)院內(nèi)部的人力資源更好地被配置，保障醫(yī)院更好地發(fā)展。一方面，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該在第一時間認(rèn)識到檔案管理的重要性，并督促醫(yī)院的檔案管理人員做好檔案管理工作；另一方面，一定要通過不斷投資讓檔案管理人員學(xué)習(xí)到更加專業(yè)的知識。平時可以通過吸納專業(yè)的檔案管理人員，更好地優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理隊伍。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。只有充分做好醫(yī)院人事檔案管理工作，才能夠更好地優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部的人力資源體系。廣大醫(yī)院只有通過更新醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理模式，才能夠促進醫(yī)院健康發(fā)展。

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作者：劉靜 單位：濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院組織人事處