談醫(yī)學院校學業(yè)成績證明信息化管理
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摘要:根據(jù)高校的現(xiàn)實情況，教務服務管理中的學生學業(yè)成績證明等材料制作與開具面臨困難與挑戰(zhàn)。本著教務管理無小事、常規(guī)工作重細節(jié)的理念，在教務服務管理工作中利用信息化手段構建新的工作流程，滿足申請者對學業(yè)成績證明材料的多種需求，發(fā)揮教務服務管理在醫(yī)學生人才培養(yǎng)過程中的作用，同時提升教務服務管理人員的教研能力、應對突發(fā)事件的能力。
關鍵詞:高等教育;學業(yè)成績證明;教務服務管理
突發(fā)的公共衛(wèi)生事件對于醫(yī)科大學的師生來說是一次直面?zhèn)魅拘约膊【戎螌崙?zhàn)的考驗，對于教學管理人員來說更是一次教學管理、教務服務應急能力提升的機會。學業(yè)成績證明管理是教務服務管理中非常重要的一項，關系到學生的就業(yè)、繼續(xù)教育、研究生深造、出國進修、評獎評優(yōu)、助學貸款、學歷學位認證等。本文旨在剖析醫(yī)科大學學業(yè)成績證明管理所面臨的問題，探討如何利用信息化手段優(yōu)化教務服務管理工作流程，保障高校人才培養(yǎng)目標的實現(xiàn)。并以此為契機，提升教務管理人員的業(yè)務水平及應對特殊情況的應急能力。
1學業(yè)成績證明管理常規(guī)工作的特點
1．1內(nèi)容繁雜，服務對象廣泛
學業(yè)成績證明管理的內(nèi)容包括:出具學生中/英文版課程成績單、制作畢業(yè)證書/學位證書英文翻譯件、提供班級/專業(yè)成績排名、核驗學生成績單、畢業(yè)證以及學位證等。服務對象主要包括個人及團體兩類。個人主要包括:在校生、畢業(yè)生、往屆生(以上均含留學生);團體包括學校各部門以及用人單位或社會機構，如學生處、就業(yè)辦、各學院(臨床醫(yī)院)教學辦公室、各學院(臨床醫(yī)院)學生辦公室等，用人單位、高等學校學生信息咨詢與就業(yè)指導中心等。加之醫(yī)學教育專業(yè)培養(yǎng)層次廣，多種學制并存，因此，學業(yè)成績證明管理工作內(nèi)容瑣碎，但責任重大。本著教務管理無小事、常規(guī)工作重細節(jié)的理念，管理人員需要做到嚴謹細致，一絲不茍。
1．2人工辦理與自助打印相輔相成
目前高校學業(yè)成績證明多數(shù)是人工辦理與自助打印并行，對于成績單、學歷學位證明等材料部分通過自助打印蓋章一體機可以完成。自助打印系統(tǒng)與高校主數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)對接，可直接讀取學生基本信息并進行身份匹配，集成信息讀取、刷卡扣費等功能。但對于畢業(yè)較早的學生的學業(yè)成績證明材料、班級成績排名等個性化要求的證明材料需要人工辦理。拿成績單申請來說，人工辦理需要提交申請，教務人員進行審核、打印、校對、蓋章等操作，制作完畢后，申請人按照約定的辦理時間進行現(xiàn)場辦理。
1．3協(xié)同工作，涉及多個部門
學業(yè)成績證明管理工作是教務管理中的一部分，由教務處負責。但由于內(nèi)容繁雜，服務對象廣泛，因此需要與各職能部門協(xié)同配合，例如校長辦公室、學生處、就業(yè)辦、檔案館、財務處、各學院、教學醫(yī)院等。
2學業(yè)成績證明管理面臨的挑戰(zhàn)
2．1居家防控，無法自助及現(xiàn)場辦理
突然而至的疫情打亂了我們工作、學習和生活的節(jié)奏。為做好疫情的預防和控制工作，高校師生在科學部署、精準防治的前提下，居家工作和學習，最大限度減少交叉感染風險。在線教學運行的同時，對于學業(yè)成績證明等材料的需求和師生無法正常返校辦理的矛盾日益凸顯。
2．2教育國際化使得個性化需求增多
教育供給多樣化的背景下，中國高等教育的國際化進程也在不斷提速，掀起了大學畢業(yè)生出國留學深造的熱潮，高校國際交流、聯(lián)合培養(yǎng)機會不斷增多，出國留學人數(shù)逐年增長［1］。出國留學已經(jīng)成為我國教育體系的組成部分。國外不同高校對出國留學申請者提交的證明材料要求有所不同，但其原在國內(nèi)院校的學習學業(yè)成績證明必不可少。此外，醫(yī)學專業(yè)以其特有的優(yōu)勢吸引了大量來華留學生，他們因申請本國的醫(yī)師資格、各級各類獎學金、助學貸款等對于學業(yè)成績證明材料的需求量即便是在疫情期間也是與日俱增。由于申請的目的與用途的不同，申請者對學業(yè)成績證明材料的需求呈現(xiàn)個性化趨勢。其中，出國學業(yè)成績證明學分績點制的需求與目前高校主要采用的百分制成績的矛盾凸顯。
2．3疫情導致申請者心理壓力增加
疫情傳播速度之快，播散范圍之廣，對人類生命健康以及社會運行影響之重讓世界始料不及。目前尚無針對病毒的特效藥，只能依靠正確的防護手段預防感染以及傳播。長時間居家防疫，加之對于未來的畢業(yè)、就業(yè)、學業(yè)等不確定性的擔憂，可使學業(yè)成績證明申請人產(chǎn)生焦慮、急躁等負面情緒，造成學業(yè)成績證明申請信息不準確或缺漏，理想化、個性化需求過度。這都會對學業(yè)成績證明服務管理造成一定的影響。
3學業(yè)成績證明管理對策
3．1充分利用信息化手段，調整優(yōu)化管理工作流程
為了應對疫情防控常態(tài)化的形勢，教育信息化的提升不僅僅是在教學領域，加強教務管理信息化已然成為高校信息化建設的重點。信息化的實質是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術為基礎。教務管理人員應充分利用信息化手段使管理更加科學化、規(guī)范化和精細化，提升學業(yè)成績證明服務管理工作效率，助力醫(yī)學人才的培養(yǎng)。教務服務管理的職責是負責落實和執(zhí)行各項管理指令，并將一條條管理指令轉換成可操作的程序，即工作流程。如何應對疫情這樣的突發(fā)事件及時調整并優(yōu)化服務管理流程，是值得管理人員思考的課題。針對個人辦理學業(yè)成績證明申請的業(yè)務，在教務處網(wǎng)站上更新辦理通知。申請者將申請信息發(fā)送至指定郵箱，管理人員根據(jù)申請人提供的相關信息，依托教務管理系統(tǒng)中的學生成績數(shù)據(jù)庫導出成績信息，生成學業(yè)成績證明材料。由于電子成績單易篡改，且不留痕跡，使得電子成績單在生成、流轉、存儲及應用階段存在很多潛在的風險［2］。為了切實保證學業(yè)成績證明材料的可信度，我們采用學業(yè)成績證明專用紙進行打印、蓋章，通過快遞的方式將紙質學業(yè)成績證明郵寄給申請人。借助信息化手段，完成學業(yè)成績證明服務中通知、申請、制作、繳費、遞送等一些列工作，既最大限度地避免了人員接觸，又保障了疫情期間申請人對學業(yè)成績證明材料的需求。針對部門組織需求的學業(yè)成績證明業(yè)務，主要通過郵箱、網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)、移動辦公系統(tǒng)、企業(yè)微信、OA辦公平臺等進行有關信息的溝通與協(xié)作。
3．2建立暢通的信息反饋通路，在規(guī)范中體現(xiàn)服務
信息反饋的及時性有助于提高學業(yè)成績證明服務管理的效率，同時也是緩解申請人在疫情期間針對升學、就業(yè)以及出國等因素導致的焦慮、緊張以及急躁等心理不適的最直接有效的方式。申請者與教務管理人員、申請者與學生管理人員、學生管理人員與教務管理人員之間均建立暢通的多維度溝通渠道，提升信息的傳遞效率。針對學業(yè)成績證明申請人的個性化需求，應在嚴格成績管理規(guī)范的前提下不斷加強人性化服務。規(guī)范是前提，服務是目的。教務管理運行必須是在規(guī)范的前提下提高服務，提高服務不是無限度地滿足每個人的個性化需求，無原則的服務就意味著最基本的教學秩序和成績規(guī)范會受到?jīng)_擊，教學的公平性將會受到極大的挑戰(zhàn)［3］。
3．3加快推進學業(yè)評價體系，學分績點制勢在必行
出國學業(yè)成績證明申請所面臨的最大問題是國內(nèi)多采用的是百分制成績計算方法，而國外院校需要的成績呈現(xiàn)方式是學分績點制。學分績點制可以綜合、全面、動態(tài)、量化地反映學生的學習質量。但學分績點制在我國實行時間較短，沒有建立統(tǒng)一的標準，甚至很多高校的學分績點制形同虛設，并未得到切實有效的實施［4］。隨著高校教育國際化的發(fā)展以及國內(nèi)外交流規(guī)模的擴大，學分績點制逐漸得到重視，并成為學界公認的改革當前教學管理體制、提升教學質量的重要舉措之一。但由于國內(nèi)高校傳統(tǒng)的教學評價體系影響，使學分績點制在實踐應用過程中一直是形式大于內(nèi)容，未能全面普及。誠然，學分績點制的施行不是一蹴而就的，需要結合醫(yī)學院校自身的專業(yè)特點，頂層設計，全盤考量，重新配置教學資源，實行科學合理的選課制［5］。不同的高校根據(jù)自身實際需要量身定制不同的績點轉換標準。針對目前還未進行學分績點制改革的高校，當務之急是在現(xiàn)有的成績管理制度下調研以確定績點轉換的標準，以便為申請人出具學分績點制的出國成績單。學業(yè)成績證明服務管理工作瑣碎而具體，不但關系到申請者的切身需求，也是學校教務順利運行不可分割的重要部分。如何提升應急狀態(tài)下的教務管理與服務核心能力是值得教學管理人員思考與研討的課題。
參考文獻:
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［3］張強．教務運行中如何在規(guī)范中體現(xiàn)服務［J］．甘肅科技，2017，33(8):67－69．
［4］呂曉芹．我國高校學分績點制建構定位［J］．高教探索，2017，(6):51－55．
［5］李楠，俞洋，徐濤．醫(yī)學院校學分績點制的有效性研究［J］．中國高等醫(yī)學教育，2020，(2):51－52.
作者：王躍秀 趙麗莉 郭多 陽方 單位：首都醫(yī)科大學教務處