談醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制

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［摘要］合同管理是醫(yī)院經(jīng)濟活動的重要組成部分，貫穿醫(yī)院經(jīng)濟管理的各個方面。文章從分析醫(yī)院合同管理存在的問題，產(chǎn)生問題的原因，探討加強醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制措施，提高醫(yī)院經(jīng)濟管理水平。

［關(guān)鍵詞］合同管理;內(nèi)部控制;醫(yī)院

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院經(jīng)濟活動日趨活躍，醫(yī)院經(jīng)濟合同的數(shù)量也逐年增加。合同管理貫穿醫(yī)院管理的各個方面，是醫(yī)院經(jīng)濟活動的重要組成部分。加強醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制，是規(guī)范醫(yī)院經(jīng)營行為、防范經(jīng)營風(fēng)險、維護醫(yī)院合法權(quán)益、提高醫(yī)院經(jīng)營管理水平的重要手段。

1醫(yī)院合同管理存在的問題

(1)醫(yī)院合同管理制度不健全，權(quán)責(zé)不明確。制度是經(jīng)濟合同管理的基礎(chǔ)，是規(guī)范經(jīng)濟活動的行為準則。由于歷史原因，許多醫(yī)院對合同管理重要性認識普遍不到位，沒有健全的合同管理制度和優(yōu)化的合同管理流程，導(dǎo)致合同管理松散，無章可循，授權(quán)不明確，工作職責(zé)分工不明確，合同管理組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機制不完善，形成多部門共同管理的粗放式管理模式，合同管理一旦出現(xiàn)問題，難以分清責(zé)任，極易產(chǎn)生合同管理邊際盲區(qū)，影響合同管理的效率和效果，給醫(yī)院的經(jīng)營活動帶來違規(guī)風(fēng)險，甚至有可能造成醫(yī)院的巨大損失。

(2)合同管理各環(huán)節(jié)存在諸多風(fēng)險隱患。訂立合同缺乏上級和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準文件、項目的可行性論證報告、研究通過會議紀要、招投標文件等依據(jù)，合同必備條款不完備，內(nèi)容不嚴謹，合同執(zhí)行過程控制不足，未按照合同條款規(guī)定履行合同，合同變更較為隨意，未明確事項未及時簽訂補充協(xié)議，醫(yī)院合法權(quán)益得不到有效保障，容易產(chǎn)生法律糾紛，增加醫(yī)院經(jīng)營風(fēng)險。主要表現(xiàn)在以下四方面。①合同訂立環(huán)節(jié)風(fēng)險。應(yīng)當(dāng)簽訂合同的沒有簽訂合同，需要招標管理的重要合同拆分成若干小合同，違規(guī)簽訂擔(dān)保、投資和借款合同，合同簽訂人員未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限簽訂合同，可能導(dǎo)致單位利益受損的風(fēng)險。對合同對方的主體資格審查不嚴、跟蹤不嚴，對方當(dāng)事人不具有相應(yīng)能力或資格，導(dǎo)致合同無效從而引發(fā)潛在風(fēng)險。未組織熟悉技術(shù)、法律和財務(wù)知識的人員參與談判，對合同內(nèi)容和條款把關(guān)不嚴，可能導(dǎo)致擬定的合同文本有損單位利益風(fēng)險。②合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險。未能按照合同約定履行合同，可能導(dǎo)致單位利益受到損失或遭受訴訟。合同履行監(jiān)控不嚴，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位利益受損情況，或未能采取有效措施。違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款，或者在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款，或未能及時催收到期合同款項。③合同糾紛處理環(huán)節(jié)風(fēng)險。未建立合同糾紛處理的有效機制，糾紛處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致單位利益受損。未收集對方違約行為的充分證據(jù)，導(dǎo)致本單位在糾紛處置過程中處于舉證不利的地位。未按照合同約定追究對方的違約責(zé)任，可能導(dǎo)致單位應(yīng)享有利益受損。④合同登記環(huán)節(jié)風(fēng)險。合同保管不當(dāng)，未經(jīng)適當(dāng)?shù)牡怯浌芾?，未移交需要的部門，導(dǎo)致合同丟失或者無法履行風(fēng)險。泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密，導(dǎo)致國家或單位利益受損。

(3)合同管理的手段比較落后。目前許多醫(yī)院主要以紙質(zhì)文檔的流通和保存為特點，仍采用傳統(tǒng)的手工方式對合同進行管理，缺乏有效的信息管理系統(tǒng)，海量的合同信息占用大量的人力、時間和空間資源，管理模式陳舊，無法進行信息共享，信息流通不及時，無法有效地進行跟蹤查詢，工作效率低下，已不適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展要求。

(4)合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。醫(yī)院合同管理涉及經(jīng)濟、藥品、耗材、設(shè)備、技術(shù)、基建工程、保險、法律、招投標知識、信息軟件標準等范圍較廣，對合同管理人員的素質(zhì)要求比較高，需要了解熟悉掌握的知識技能越來越廣?，F(xiàn)實情況是醫(yī)院的合同管理人員大多來自臨床醫(yī)學(xué)的非管理類專業(yè)，往往只注重醫(yī)療事業(yè)及技術(shù)的發(fā)展，或者僅僅是熟悉某一領(lǐng)域的專業(yè)人才，對涉及自己專業(yè)以外的其他領(lǐng)域的知識了解相對較少，缺乏合同管理的相關(guān)知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)化和專業(yè)化的培訓(xùn)，致使合同管理專業(yè)化水平不高，存在著一定的管理風(fēng)險，影響合同管理的質(zhì)量。

2醫(yī)院合同管理產(chǎn)生問題的原因

(1)合同法律意識比較淡薄。有的合同管理部門的人員法律意識不強，對合同管理重要性認識不夠，對外簽訂經(jīng)濟合同意識淡薄，對經(jīng)濟合同簽訂的范疇不明晰，容易忽略合同簽訂中的法律責(zé)任，使醫(yī)院的合法權(quán)益受到嚴重侵害。

(2)缺乏合同管理意識。合同管理問題大多產(chǎn)生于合同履行、變更和終止的過程，有的管理人員不懂得合同履行過程就是權(quán)利義務(wù)的實現(xiàn)過程，不知道利用合同條款來充分保障醫(yī)院的合法利益，導(dǎo)致產(chǎn)生合同會簽把關(guān)不嚴、合同執(zhí)行缺乏監(jiān)管等問題。

(3)合同管理內(nèi)部控制制度不完善。沒有建立健全完善的合同管理制度和管理流程，或者有制度也流于形式，缺乏嚴格的考核，制度流程執(zhí)行不力，沒有發(fā)揮應(yīng)有的把關(guān)作用。

3加強醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的有效措施

(1)加強合同風(fēng)險防范意識和全員管理意識。提高對合同管理工作的重視程度，建立健全風(fēng)險管理制度是及時識別、降低和化解風(fēng)險的有效手段。主要是應(yīng)優(yōu)化合同管理業(yè)務(wù)流程理順各方關(guān)系、建立風(fēng)險管理制度和完善風(fēng)險監(jiān)控機制，建立健全監(jiān)督機構(gòu)，實行責(zé)任追究制。

(2)建立健全合同管理制度。合同管理是由各相關(guān)部門相互協(xié)作的一項系統(tǒng)工程。建立合理的切實可行的合同管理制度是合同管理規(guī)范化、制度化、效率化的前提和基礎(chǔ)。合同管理制度應(yīng)針對合同管理各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、各風(fēng)險領(lǐng)域查找關(guān)鍵控制點，對合同的起草、談判、審批、生效、訂立、履行、糾紛處理等工作流程進行嚴格控制，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范。明確業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門、合同歸口部門的管理權(quán)限，確保醫(yī)院各部門在權(quán)限范圍內(nèi)審批合同。規(guī)范經(jīng)濟行為，強化風(fēng)險管理，保證合同管理業(yè)務(wù)全過程得到有效的控制。各部門之間進行有效的溝通，采取相應(yīng)的控制措施，促進合同有效地履行。

(3)充分發(fā)揮內(nèi)部審計在合同管理中的風(fēng)險防控職能。醫(yī)院的內(nèi)部審計部門應(yīng)依據(jù)國家合同有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部合同管理規(guī)定，運用規(guī)范的審計程序和方法，充分發(fā)揮審計監(jiān)督職能，對醫(yī)院簽訂合同、履行合同的過程和結(jié)果進行監(jiān)督、檢查和評價。通過內(nèi)部審計事前、事中和事后的全過程監(jiān)督，完成對合同的可執(zhí)行性、合同的合法合規(guī)性、合同的完整性、合同履行的有效性等監(jiān)督把控，提高醫(yī)院合同的履約率，幫助醫(yī)院避免出現(xiàn)經(jīng)濟合同風(fēng)險。①對醫(yī)院內(nèi)部控制制度評價。審查評價合同管理內(nèi)部控制制度的健全性和有效性。審查評價是否建立了適當(dāng)?shù)暮贤芾碇贫?。審核合同承辦部門是否按照職能分工在其職能分工范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同業(yè)務(wù)，崗位設(shè)置及職責(zé)的合理性。②對合同管理實現(xiàn)分級控制管理。分層次對合同管理實行日常性監(jiān)督管理、資金流控制監(jiān)督和獨立性監(jiān)督。第一個層次在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生部門，建立第一道監(jiān)督防線，監(jiān)督其是否嚴格按照醫(yī)院內(nèi)部控制的程序、不相容職務(wù)崗位等制度進行合同簽訂和管理。第二個層次在財務(wù)部門設(shè)立第二道監(jiān)督防線，對金額、付款條件、結(jié)算、索賠和發(fā)票等主要內(nèi)容進行檢查復(fù)核。第三個層次由具有一定獨立性的部門建立以審核控制為主的監(jiān)督防線，通過內(nèi)部控制測試發(fā)現(xiàn)合同管理流程中的問題和風(fēng)險，做出評價意見，提出整改措施。通過三層監(jiān)督防線分別對經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生部門、財務(wù)部門和獨立的審核控制部門進行監(jiān)督控制，促進合同管理內(nèi)部控制更加完善。③抓牢合同管理內(nèi)部控制中的關(guān)鍵點。加強合同管理內(nèi)部控制，應(yīng)按照全面性和重要性等原則，對容易出現(xiàn)的問題以及內(nèi)部控制薄弱的環(huán)節(jié)實行重點管理，實行授權(quán)審批、資金流向控制、責(zé)任追究到人等內(nèi)部控制制度。合同管理應(yīng)重點抓好以下四個控制點:第一，嚴格控制合同簽訂環(huán)節(jié)。嚴格審查合同簽約對方的主體資格、履約能力和資信情況。包括對方資質(zhì)證明、法人代表或委托人的身份證件、授權(quán)委托書等證明原件。了解清楚對方市場準入情況、資格、信用等級、履約能力，是否有不良記錄等，切實從源頭上防范合同管理風(fēng)險。確保合同符合醫(yī)院運營活動，確定現(xiàn)有條件下，所簽訂的合同標的物是否符合醫(yī)院運營需要，現(xiàn)有醫(yī)院的人、才、物是否可以滿足合同執(zhí)行，現(xiàn)有的合同是否有相應(yīng)的財務(wù)預(yù)算、計劃、資金來源等。完善主要經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同模板，規(guī)范合同格式和內(nèi)容，審查必要條款是否完備，意思表達清楚準確，合同是否合法合規(guī)合理，是否違反公共利益和國家利益，避免經(jīng)濟糾紛，預(yù)防運營風(fēng)險。第二，嚴格控制大額資金合同付款。財務(wù)部門接到業(yè)務(wù)部門付款申請，審核合同條款、發(fā)票等原始憑證交醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理結(jié)算和賬務(wù)處理業(yè)務(wù)。嚴格按照合同約定付款，確定應(yīng)付合同金額是否正確，及時催收到期應(yīng)收款。對于未按合同條款約定的付款申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時反饋業(yè)務(wù)部門同時向醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。審計部門審核合同付款是否遵循合同需求，整個合同履行過程是否得到監(jiān)控，合同履行結(jié)果是否符合合同需求，是否達到單位的使用要求，避免醫(yī)院資金流失，維護正常的醫(yī)院財經(jīng)秩序。第三，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收。敦促各方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)及時提示風(fēng)險，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低，同時追究違約方責(zé)任。根據(jù)需要及時補充、變更甚至解除合同。第四，建立并切實執(zhí)行責(zé)任追究到人的機制。醫(yī)院應(yīng)詳細規(guī)定各業(yè)務(wù)部門的工作責(zé)任、業(yè)務(wù)范圍和簽約權(quán)限，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確每個工作崗位的職責(zé)，健全不相容職務(wù)分離制度、授權(quán)審批制度和責(zé)任追究制度。

4加強合同管理人員培訓(xùn)，提高合同管理水平

合同管理人員素質(zhì)高低影響著合同管理質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)發(fā)掘和培養(yǎng)能力合格的醫(yī)院合同管理人員，加強合同管理人員法律知識、談判簽約技巧和風(fēng)險防控能力等方面系統(tǒng)化、專業(yè)化培訓(xùn)，有針對性地培養(yǎng)思想覺悟高、素質(zhì)優(yōu)良、專業(yè)技能合格的人才，加強風(fēng)險防范意識和能力，提高合同管理水平，防范和降低合同管理風(fēng)險，保證經(jīng)濟合同管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

5建立信息化合同管理系統(tǒng)，提高合同管理效率

合同管理模式的規(guī)范化、標準化和精細化，是醫(yī)院經(jīng)濟效益和風(fēng)險管控的有力保障。合同管理系統(tǒng)軟件能夠提供動態(tài)合同信息管理、分析統(tǒng)計和決策支持，便于及時處理合同相關(guān)問題，減少人為操控因素，避免合同管理中的各種疏漏。醫(yī)院通過選擇適合的經(jīng)濟合同管理軟件和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立經(jīng)濟合同檔案庫，既有利于提高工作效率，又有利于強化監(jiān)督管理醫(yī)院經(jīng)濟合同。加強醫(yī)院合同各環(huán)節(jié)管理，不僅有利于促進醫(yī)院規(guī)范經(jīng)營行為，維護自身合法權(quán)益，而且能夠預(yù)防和降低管理風(fēng)險，增創(chuàng)醫(yī)院經(jīng)濟效益，從而提高醫(yī)院管理水平，增強醫(yī)院市場競爭力，保證醫(yī)院經(jīng)濟健康發(fā)展。

參考文獻:

［1］吳龔．醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)內(nèi)部審計精細化管理［M］．北京:企業(yè)管理出版社，2016.

作者：郭偉 逄青 丁菡容 王靖 單位：青島市腫瘤醫(yī)院