下崗失業(yè)人員檔案管理的問題及對策

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摘要:檔案管理是社會信息系統(tǒng)的基石，不僅對企業(yè)單位的生產(chǎn)活動有意義，而且對整個社會也有意義。下崗失業(yè)人員的檔案管理工作，屬于其中的一個部分，關(guān)系到個人的切身利益。但是就目前我國的檔案管理現(xiàn)狀來看，依然存在較多的問題和不足。本文首先介紹了檔案管理的重要作用，然后指出下崗失業(yè)人員檔案管理工作中存在的問題，最后詳細闡述了改進措施，以供參考。

關(guān)鍵詞:下崗失業(yè) 檔案管理 問題 改進措施

隨著市場競爭力的加大，實體企業(yè)在發(fā)展過程中面臨更多的風險和壓力，不少企業(yè)甚至出現(xiàn)破產(chǎn)、倒閉現(xiàn)象，增加了人員管理難度，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。在此背景下，國家出臺了一些政策，以促進下崗失業(yè)人員的再就業(yè)。與此同時，在這些人員的檔案管理工作中，卻依然存在諸多問題。本文立足于實踐進行深入探討，以期促進檔案管理水平的提升。

一、檔案管理概述

檔案管理是國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分，具有管理性、服務性、政治性。隨著信息化時代的到來，檔案的作用明顯提高。針對下崗失業(yè)人員而言，在檔案中記錄了個人的學歷和工作經(jīng)歷，以及政治面貌、作風品德等資料，起到依據(jù)、參考、憑證的作用。同時，通過檔案可以計算個人工齡，了解工作的流動性，并作為辦理社保、退休的基礎(chǔ)。由此可見，檔案管理工作不僅和相關(guān)部門關(guān)聯(lián)密切，而且直接涉及到個人利益，因此要注重檔案的地位，加強管理水平。

二、下崗失業(yè)人員檔案管理中存在的問題

(一)從管理態(tài)度看，部門重視程度低

其一，企業(yè)因自身因素、外界影響下經(jīng)營不善，導致出現(xiàn)破產(chǎn)、倒閉情況，員工直接面臨離職、失業(yè)問題。在此影響下，企業(yè)內(nèi)的行政管理人員對于員工的檔案處理工作不重視、不到位，登記移交環(huán)節(jié)混亂，甚至出現(xiàn)問題，最終致使檔案資料無法及時歸檔。個別人員的檔案在此期間，還會出現(xiàn)資料缺失、遺失等現(xiàn)象。其二，管理部門對于員工的檔案不重視，偶爾會出現(xiàn)擅自涂改檔案資料的情況，導致相關(guān)資料虛假，直接影響福利待遇、社會保障、退休等。

(二)從管理途徑看，檔案移交效率低

針對下崗失業(yè)人員的檔案管理工作，具有內(nèi)容多、涉及面廣、社會影響大的特點。在移交過程中，由于各種環(huán)境因素的限制，對檔案進行調(diào)取、應用存在較多問題，體現(xiàn)在：其一，企業(yè)體制改革后，檔案交接需要一定費用，企業(yè)為了節(jié)省這筆費用，會導致檔案依然留在企業(yè)部門或臨時存放處。其二，當前國家在檔案管理中的資金投入較少，現(xiàn)代化技術(shù)的應用水平低，因此檢索方式單一、效率低下，提高了管理難度。其三，在具體的移交過程中，交接雙方缺少有效溝通，導致接收工作比較被動，甚至發(fā)生檔案丟失現(xiàn)象。

(三)從管理內(nèi)容看，管理不規(guī)范、存在斷檔現(xiàn)象

檔案管理工作不規(guī)范，主要是兩個方面引起的：一是沒有規(guī)范的管理標準，檔案管理工作的開展具有盲目性、隨意性，出現(xiàn)不協(xié)調(diào)和矛盾；二是缺乏有效的監(jiān)督機制，導致管理過程混亂無序。至于斷檔現(xiàn)象，主要是在區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展不平衡的影響下，人員流動性強，與此同時檔案也隨之流動，不僅增加了丟失風險，而且在檔案資料的記錄中，容易出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，繼而形成斷檔。企業(yè)和單位沒有專門的檔案管理部門和人才，也加劇了斷檔情況的發(fā)生。

三、下崗失業(yè)人員檔案管理的改進措施

(一)樹立責任意識

在經(jīng)濟發(fā)展、社會環(huán)境的不斷變化下，我國下崗失業(yè)人數(shù)增加，提高了檔案管理工作的難度。一份健全的檔案信息資料，會影響到企業(yè)的人才選拔、面試結(jié)果，為人力資源調(diào)整提供參考依據(jù)。因此，要樹立檔案管理的責任意識。對于管理人員，要保持嚴謹?shù)?、認真的工作態(tài)度，熟練掌握相關(guān)的法律和規(guī)定。具體來說，一是明確各個工作人員的職責，將檔案信息的完整性和個人薪資相掛鉤。二是做到檔案的收集工作，加強內(nèi)部監(jiān)督管理，避免因人為因素造成工作失誤。三是不同部門之間具有一定的聯(lián)系，因此要加強溝通和配合。

(二)加強基礎(chǔ)設施建設

加強基礎(chǔ)設施建設，能夠改善檔案保管的環(huán)境，是提高管理效果的重要手段。對于各地的就業(yè)服務部門，要建立符合標準的檔案庫房、閱覽室，購買相關(guān)的管理用具，例如檔案袋、檔案箱、溫度濕度顯示儀、滅火器等。有條件的部門，還可以購買加濕器、除濕器、掃描儀等，切實保證信息資料的完整性。

(三)提高管理水平

第一，相關(guān)部門要對管理工作進行監(jiān)督，并通過定期檢查、隨機檢查評估管理效果。一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時制定應對措施，并查明問題原因，確定人員責任，進行嚴肅處理。第二，整頓管理體系，如果工作人員態(tài)度不端正、審查不嚴格，根據(jù)實際情況進行相應懲處。對于偽造檔案、擅自修改信息資料的人員，追究法律責任。第三，提高工作人員的專業(yè)水平，采用知識培訓、技能鍛煉等形式，促使管理質(zhì)量的提升。

(四)應用高新技術(shù)

針對下崗失業(yè)這一群體，要對以往的檔案管理工作進行分析和總結(jié)，形成獨立的、科學的管理體系。今后類似的工作開展，可以參照這個流程和環(huán)節(jié)進行。同時，在信息化時代的大背景下，要學會應用以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)為代表的高新技術(shù)，完善檔案的保存、分類、檢索、審閱等內(nèi)容，優(yōu)化管理過程。在科學化管理的基礎(chǔ)上，切實為下崗失業(yè)人員提供熱情、主動的服務，不斷改進服務水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，面臨眾多的下崗失業(yè)人員，為了保持社會的穩(wěn)定發(fā)展，必須通過政策扶持促進人員的再就業(yè)。在這個過程中，檔案管理成為必要的工作項目，而且具有重要的意義。通過分析可知，當前我國下崗失業(yè)人員的檔案管理工作中，存在部門重視程度低、檔案移交效率低、管理不規(guī)范以及斷檔現(xiàn)象。對此，樹立責任意識、加強基礎(chǔ)設施建設、不斷提高管理水平，并應用高新技術(shù)，才能夠推動檔案管理工作的順利進行，提升管理效率和質(zhì)量。

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作者：王舒 單位：江源區(qū)就業(yè)服務局