茶葉科技檔案管理實(shí)踐淺議

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摘要：科技檔案是記錄科技發(fā)展進(jìn)步的重要文獻(xiàn)資料，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科技檔案已成為我國(guó)科學(xué)文化知識(shí)傳播的重要方式，尤其是對(duì)于茶葉科技檔案來(lái)說(shuō)，其管理工作對(duì)茶葉科技的發(fā)展起著重要的指導(dǎo)作用。而當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)茶葉科技檔案管理工作過(guò)程中還存一系列的問(wèn)題，在很大程度上制約著茶葉科技的發(fā)展。對(duì)此，可以從轉(zhuǎn)變管理理念、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、健全管理機(jī)制、完善權(quán)益保護(hù)機(jī)制幾方面入手，切實(shí)提高茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量，為茶葉的發(fā)展提供有益的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：茶葉；科技檔案管理；實(shí)踐策略

茶葉科技檔案是在茶葉生產(chǎn)研發(fā)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等數(shù)據(jù)內(nèi)容，是茶葉科技發(fā)展的真實(shí)記錄和歷史憑證，是推進(jìn)茶葉生產(chǎn)活動(dòng)有序展開(kāi)的重要保證。因而，茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量對(duì)茶葉科技的創(chuàng)新能力以及可持續(xù)發(fā)展起著關(guān)鍵性作用。

1當(dāng)前茶葉科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1管理意識(shí)有待加強(qiáng)

首先，大多數(shù)茶產(chǎn)業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者未正確看待茶葉的科技檔案管理，片面地認(rèn)為其只是對(duì)茶葉發(fā)展的簡(jiǎn)單文獻(xiàn)記錄，對(duì)茶葉科技的發(fā)展來(lái)說(shuō)可有可無(wú)，因而，其對(duì)茶葉科技管理的工作大多是純粹應(yīng)付國(guó)家檔案管理的相關(guān)檢查。此外，盡管部分領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到茶葉科技檔案管理的重要價(jià)值，但仍未將其思想理念應(yīng)用于實(shí)際工作，以致于出現(xiàn)了“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。其次，管理觀念滯后。茶葉科技檔案管理的最終目的在于服務(wù)茶葉生產(chǎn)科技的發(fā)展，因而在實(shí)際管理工作中應(yīng)當(dāng)將工作的重心放在檔案的開(kāi)發(fā)利用上面。而當(dāng)前，大多數(shù)茶葉科技檔案管理工作的重心仍放在對(duì)茶葉科技的信息的收集與儲(chǔ)藏上面，使得茶葉“科技檔案和科研人員是隔離開(kāi)的”，故而難以發(fā)揮其對(duì)茶葉生產(chǎn)科技發(fā)展的服務(wù)功效。與此同時(shí)，大多數(shù)茶葉科技檔案管理思想深受“檔案憑證觀”的影響，在實(shí)際工作中過(guò)分重視對(duì)茶葉科技生產(chǎn)、管理中具有依據(jù)性文件和結(jié)果性文件的收集歸檔，而忽視了對(duì)茶葉在科學(xué)研究過(guò)程中信息的收集記錄，使得一些包含了科研步驟、思路、方法等極具科研價(jià)值的過(guò)程性信息資源被大量浪費(fèi)。此外，工作者對(duì)電子檔案過(guò)度輕視。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，電子智能管理已逐漸普及，而茶葉科技檔案管理還有相當(dāng)多的工作者仍然堅(jiān)守“紙質(zhì)檔案觀”，以紙質(zhì)檔案的收集歸檔為工作的主要內(nèi)容，即使只收集到了電子信息，也要將電子信息進(jìn)行紙質(zhì)打印，在無(wú)形中加重了其工作任務(wù)，甚至還會(huì)因打印而出現(xiàn)信息收集錯(cuò)誤的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2管理體系有待健全

首先，我國(guó)茶葉相關(guān)科技檔案管理法規(guī)制度建設(shè)存在滯后性，無(wú)法為其茶葉科技檔案管理工作的有序推進(jìn)提供有力的制度保障。我國(guó)茶葉科技檔案管理展開(kāi)工作的依據(jù)是1980年國(guó)務(wù)院發(fā)布的行政法規(guī)——《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，以及1996年修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，而隨著社會(huì)環(huán)境的不斷變化，該條例中多數(shù)內(nèi)容顯現(xiàn)不合適、不合理之處，難以適應(yīng)當(dāng)前的茶葉科技檔案管理環(huán)境，在一定程度上制約了茶葉科技的發(fā)展。其次，茶葉科技檔案是茶葉科技發(fā)展的重要成果記錄以及重要依據(jù)，是茶葉科技發(fā)展的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)被納入茶葉科技管理的體系之中，但當(dāng)前大多數(shù)茶葉科技管理并未將檔案管理納入其體系范圍內(nèi)，未對(duì)檔案管理提出明確的相關(guān)規(guī)定，因而未能充分發(fā)揮茶葉科技檔案同茶葉科技資料共享的積極作用，不利于茶葉科技的發(fā)展。

1.3工作者專業(yè)素質(zhì)有待提升

首先，茶葉科技檔案管理工作者的服務(wù)能力差。茶葉科技檔案管理工作的目的之一在于輔助茶葉科技的發(fā)展，因而管理工作者需要具較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。而當(dāng)前，大多數(shù)茶葉科技檔案管理者的服務(wù)意識(shí)薄弱，對(duì)茶葉科技研發(fā)者的檔案查閱需求采用較為漠視的態(tài)度，不利于茶葉科技檔案信息的有效開(kāi)發(fā)利用。其次，茶葉科技檔案收集歸檔難。茶葉科技檔案分散于各個(gè)研發(fā)部門、項(xiàng)目組和研發(fā)人員手中，對(duì)其資料信息的收集需要耗費(fèi)大量的人力、物力成本，再加上茶葉科技研發(fā)的項(xiàng)目、人事浮動(dòng)大，部分研發(fā)人員擔(dān)心自己的茶葉科研成果會(huì)被他人以檔案收集的名義據(jù)為己有，因而不愿意將茶葉科研的實(shí)驗(yàn)方法、數(shù)據(jù)、圖紙等核心內(nèi)容提供與檔案收集人員，而檔案工作者也因?yàn)槿狈Σ枞~科技的相關(guān)知識(shí)，因而無(wú)法確認(rèn)信息收集的完整與否，使得茶葉科技檔案的收集歸檔效率大打折扣。此外，茶葉科技檔案的人才隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)茶葉檔案管理崗位薪資低、晉升渠道不暢通等因素導(dǎo)致了員工跳槽率高，再加上檔案管理準(zhǔn)入門檻低，當(dāng)前茶葉檔案管理崗位往往是政府關(guān)系戶和一些高年齡群體的首要選擇，故而，員工普遍專業(yè)素質(zhì)較低。

2加強(qiáng)茶葉科技檔案管理工作的實(shí)踐策略

2.1轉(zhuǎn)變管理理念

茶葉科技檔案是一項(xiàng)重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，是茶葉生產(chǎn)研發(fā)成果的文獻(xiàn)記錄，也是推動(dòng)茶葉科技不斷發(fā)展的重要工具，因而，推動(dòng)茶科學(xué)技術(shù)的發(fā)展就必須加強(qiáng)檔案管理的工作，而加強(qiáng)茶葉科技檔案管理工作首先要提高頂層的重視，由部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭，加強(qiáng)茶葉科技檔案管理工作，嚴(yán)格貫徹落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，提高茶葉科技檔案管理的工作質(zhì)量。其次，轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的管理理念，樹(shù)立以需求為導(dǎo)向的服務(wù)理念，深度挖掘茶葉科技檔案管理的信息價(jià)值，切實(shí)滿足茶葉研發(fā)人員對(duì)相關(guān)檔案信息的需求。同時(shí)，茶葉科技檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者可以將工作人員對(duì)研發(fā)人員的服務(wù)度與支持度作為考核其工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。此外，加強(qiáng)電子檔案的收集歸檔工作，擺脫原先嚴(yán)重依賴紙質(zhì)檔案的單軌制度，實(shí)施電子檔案同紙質(zhì)檔案并行的雙軌制度，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)與長(zhǎng)處，提高茶葉科技檔案管理的工作效率。最后，重視茶葉科技的過(guò)程性檔案的收集歸檔。加大對(duì)過(guò)程檔案的收集，并將其納入茶葉科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)茶葉科技檔案管理工作實(shí)際，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。與此同時(shí)，在進(jìn)行檔案驗(yàn)收時(shí)，不僅要審核茶科技檔案的最終成果檔案，更要驗(yàn)收整個(gè)研發(fā)過(guò)程的檔案。

2.2加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

首先，提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，明確其責(zé)任與義務(wù)。組織茶葉檔案管理者、茶葉科技研發(fā)者認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科技檔案管理辦法》，提高其對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解認(rèn)識(shí)，并不定期對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行審查考核，提高其專業(yè)能力。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)茶葉科技檔案管理者和研發(fā)者交流合作，一方面可以拓寬其的知識(shí)范疇，另一方面還可以增強(qiáng)彼此的情感聯(lián)系，提高茶葉科技檔案的收集效率。其次，建立茶葉科研檔案問(wèn)責(zé)制，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)。根據(jù)當(dāng)前茶葉科技檔案管理工作實(shí)際劃分彼此的責(zé)任義務(wù)，建立問(wèn)責(zé)機(jī)制，將其納入員工個(gè)人年度考核機(jī)制、評(píng)優(yōu)范圍，并將其考核內(nèi)容同薪資待遇掛鉤，一方面能夠激發(fā)員工的工作積極性，提高其工作效率，另一方也方便了日后的查詢、審核工作。此外，還應(yīng)當(dāng)提高茶葉科技檔案管理崗位準(zhǔn)入門檻，確保工作者的高水平的專業(yè)能力；擴(kuò)大崗位編制名額，提高團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性；推行管理職務(wù)審核制度，將工作質(zhì)量同薪資待遇和晉升渠道相掛鉤，充分激發(fā)檔案管理工作者的工作積極性，切實(shí)提高其工作質(zhì)量；根據(jù)工作實(shí)際情況為員工制定個(gè)人發(fā)展規(guī)劃，并將其個(gè)人發(fā)展植根于單位發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)而提高員工的認(rèn)同感和歸屬感。

2.3健全管理機(jī)制

首先，加快茶葉科技檔案法規(guī)的建設(shè)，從法律層面明確檔案管理的職責(zé)義務(wù)；與此同時(shí)，完善茶葉科技檔案管理的規(guī)章制度，由茶葉科技研發(fā)部門牽頭，同科技檔案管理者、茶葉相關(guān)專家學(xué)者等進(jìn)行深入研究討論，結(jié)合檔案管理實(shí)際情況以及茶科技研究需求，共同制定出科學(xué)、合理的茶科技檔案管理工作條例，為茶科技檔案管理工作的有序推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。其次，建立完善的上下聯(lián)通機(jī)制。將茶葉科技檔案管理納入茶葉研發(fā)管理機(jī)構(gòu)，并加強(qiáng)其對(duì)茶葉科技檔案工作的管理，強(qiáng)化其宏觀調(diào)控的頂層設(shè)計(jì)功能。茶葉科研管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)協(xié)助檔案管理的收集歸檔工作的完成，將茶葉科研的前、中、后等資料信息提交給檔案管理機(jī)構(gòu)，方便科研人員的后續(xù)查詢。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)茶葉研發(fā)和檔案管理部門工作的對(duì)接，確保茶葉研發(fā)中產(chǎn)生的文件材料都有專門人員負(fù)責(zé)收集歸檔，確保茶葉科技檔案的完整性。此外，茶葉檔案管理還應(yīng)當(dāng)提升科技檔案的利用價(jià)值。在茶葉科技檔案管理中做好檔案目錄匯編、研發(fā)成果匯編等工作，并提高其準(zhǔn)確性；依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建茶葉科技檔案系統(tǒng)平臺(tái)，并引進(jìn)先進(jìn)的檢索技術(shù)，切實(shí)提高茶葉科技檔案管理的服務(wù)效率與質(zhì)量，使得查詢者可以在短時(shí)間內(nèi)便獲得所需的相關(guān)信息。

2.4完善權(quán)益保護(hù)機(jī)制

茶葉科技檔案管理是對(duì)茶葉研發(fā)全過(guò)程的記錄，能夠有效推動(dòng)茶葉科技的可持續(xù)發(fā)展，而茶葉的研發(fā)成果是科研工作者智慧和汗水的結(jié)晶，因而，對(duì)茶葉科技信息的收集與歸檔一定要確保研發(fā)成果的保密性，維護(hù)好科技工作者的合法權(quán)益，首先，加強(qiáng)茶葉科技檔案管理的保密性建設(shè)，妥善處理好茶葉科技信息的收集歸檔，防止茶葉研發(fā)成果的外泄。其次，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，建立信息、網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，提高茶葉科技信息收集歸檔的安全指數(shù)。此外，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化茶葉科技檔案管理者的安全防范意識(shí)，要求其嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定開(kāi)展信息收集歸檔工作，切實(shí)提高工作效率與工作質(zhì)量。

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作者:陳青嬌 單位:井岡山大學(xué)