談健全干部人事檔案管理制度建立

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【摘要】本文從農(nóng)業(yè)科研單位建立干部人事檔案管理制度的重要性角度出發(fā)，針對目前農(nóng)業(yè)科研單位干部人事檔案管理制度存在的問題，提出建立健全農(nóng)業(yè)科研單位干部人事檔案管理制度的意見和建議。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位；人事檔案；制度建設(shè)

制度是開展工作的前提和保障，農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理亦是如此。檔案制度建設(shè)就是通過一系列措施，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。隨著國家治理現(xiàn)代化的推進(jìn)及干部人事制度改革的不斷深入，人事檔案發(fā)揮作用的空間越來越大，與干部職工的關(guān)系越來越密切，同時(shí)對人事檔案管理工作也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。人事檔案管理作為農(nóng)業(yè)科研單位日常管理工作的一部分，必須樹立新的觀念，建立健全人事檔案管理工作規(guī)章制度，才能實(shí)現(xiàn)單位人事檔案管理規(guī)范、運(yùn)行有序、服務(wù)高效的目標(biāo)，而這一目標(biāo)又必須依賴一個(gè)兼具全面性和科學(xué)性的規(guī)章制度體系。

一、農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理制度建設(shè)的重要性

（一）有利于增強(qiáng)干部職工的檔案管理意識(shí)。人事檔案從材料生成、收集、整理到歸檔和提供利用，手續(xù)多，要經(jīng)過多人的操作，涉及面較廣，通過建立并積極有效地貫徹執(zhí)行檔案管理制度，有助于提高檔案管理工作人員的檔案意識(shí)；人事檔案管理工作流程科學(xué)化、明晰化、規(guī)范化，能夠促使干部職工更樂于配合檔案管理部門完成個(gè)人學(xué)歷學(xué)位、入黨（團(tuán)）、考核（鑒定）和科研成果等人事檔案材料的歸檔，提高全體干部職工的檔案管理意識(shí)。

（二）有利于提高人事檔案的管理質(zhì)量。農(nóng)業(yè)科研單位構(gòu)建完善的人事檔案管理制度，有兩方面優(yōu)勢：一方面，有助于規(guī)范或完善人事檔案各項(xiàng)工作，人性化、科學(xué)化管理人事檔案，確保檔案的安全性和保密性；另一方面，還可以為單位科研、人事等部門提供強(qiáng)有力的依據(jù)，比如，業(yè)績評價(jià)、工資調(diào)整、干部考察、職務(wù)晉升等，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理的作用和價(jià)值。

（三）有利于人事檔案管理法制化和規(guī)范化。法制化是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，做好人事檔案管理工作應(yīng)以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。人事檔案是個(gè)人生平履歷的憑證、依據(jù)和參考材料，具有法律效應(yīng)，來不得半點(diǎn)馬虎。人事檔案管理的法制化，就是要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)來管理檔案，農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作的規(guī)范和完善需要有一套完整的制度體系作保障，這樣才能推動(dòng)人事檔案管理的法制化和規(guī)范化?？傊?，農(nóng)業(yè)科研單位只有不斷建立健全人事檔案管理制度，依法治檔、依法管檔，向制度要管理，向制度要效率，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的法制化、科學(xué)化和規(guī)范化。

二、農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案制度建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理制度不全面。人事檔案是農(nóng)業(yè)科研單位檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到單位職工的信息記錄，而且關(guān)系到人事主管部門相關(guān)工作的統(tǒng)籌安排。但是，當(dāng)前大部分農(nóng)業(yè)科研單位并沒有建立健全人事檔案管理制度，沒能實(shí)現(xiàn)全面綜合的有效管理。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行管理制度主要集中于檔案存儲(chǔ)方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制定系統(tǒng)完善的人事檔案管理制度，嚴(yán)重影響了檔案材料收集的全面性和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。其次，人事檔案在接收、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞和查借閱等方面的管理制度缺失嚴(yán)重，檔案的安全及保密工作存在很大風(fēng)險(xiǎn)，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理制度陳舊落后。就目前而言，大部分農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理制度雖已參照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等管理規(guī)定做了修改和完善，這些管理制度都是在20世紀(jì)末期形成的，對我國檔案管理制度的建立、檔案機(jī)構(gòu)的完善和檔案事業(yè)體系的形成曾經(jīng)發(fā)揮過巨大的作用。隨著干部人事制度改革的不斷深入，檔案信息形態(tài)、檔案的整理、存儲(chǔ)及業(yè)務(wù)范圍都在發(fā)生變化，這種產(chǎn)生于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理制度雖有過一些調(diào)整：如2009年中組部重新頒布的《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等制度，但農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案管理仍處于相對落后封閉的狀態(tài)，沒有順應(yīng)時(shí)展，更沒有適應(yīng)事業(yè)單位人事制度的變化，對檔案管理現(xiàn)代化及信息化方面的管理規(guī)定很少涉及。另外，農(nóng)業(yè)科研單位聘用人員是按照專業(yè)技術(shù)、行政管理和工勤技能崗位實(shí)行聘任，人事檔案管理制度對專業(yè)技術(shù)人員和行政管理人員人事檔案均有相應(yīng)的管理規(guī)定，但對工勤技能人員人事檔案的管理卻沒有明確。

（三）檔案管理工作與單位實(shí)際銜接不暢。農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作人員并非專職人員，大部分身兼數(shù)職，有時(shí)還頻繁換人。由于檔案管理人員事務(wù)繁多，在檔案材料的收集、整理及歸檔方面往往力不從心，人事檔案管理只是平時(shí)的機(jī)械式收集堆放，沒有按時(shí)進(jìn)行整理歸檔，部分單位甚至多年不對檔案進(jìn)行歸檔。由此造成人事檔案手續(xù)不完備或遺失，如干部履歷表、干部履職考核表等雖有表但未簽字蓋章，有的職工甚至沒有把材料交給人事檔案管理部門，如此惡性循環(huán)，最終導(dǎo)致人事檔案管理工作無法正常開展。

三、農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案制度建設(shè)的意見建議

（一）正確認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理的重要性。人事檔案記錄著干部職工學(xué)習(xí)和工作中的不同經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，是教育培養(yǎng)、選拔聘用、監(jiān)督管理干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部職工合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，同時(shí)也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)不能輕視干部人事檔案管理，要切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格責(zé)任落實(shí)，將人事檔案管理工作與其他工作開展相結(jié)合，將檔案管理納入考核，實(shí)行科學(xué)合理的激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制。同時(shí)，要及時(shí)組織協(xié)調(diào)解決好干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的難題，增加檔案管理工作的資金投入，不斷更新和完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施和電子設(shè)備，選拔配備一批專業(yè)素質(zhì)過硬、工作責(zé)任心較強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，著實(shí)提高單位檔案管理的水平和效率，以推進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行。

（二）制定符合本系統(tǒng)本單位的檔案管理制度?？茖W(xué)合理的檔案管理制度是科研單位人事檔案管理有序開展的重要保障，各級各類農(nóng)業(yè)科研單位都應(yīng)建立一個(gè)符合本單位的完善的檔案管理制度。首先，要明確人事檔案管理工作細(xì)節(jié)，包括檔案收集范圍、整理規(guī)范、查借閱等相關(guān)事項(xiàng)。從細(xì)節(jié)入手，建立一個(gè)完整的檔案管理行為細(xì)則。在一個(gè)完善的檔案管理制度中，應(yīng)對檔案管理過程中可能發(fā)生的情況作出說明。例如，檔案出現(xiàn)破損時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)怎么處理，這些都應(yīng)該在管理細(xì)則中體現(xiàn)出來，從而為檔案管理工作提供一個(gè)正確的依據(jù)。其次，應(yīng)堅(jiān)持“責(zé)任到人”原則。人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)以條文形式明確管檔工作人員具體的工作職責(zé)，避免人浮于事，同時(shí)也有利于提高檔案管理的工作效率。人事檔案管理工作并不是一件一蹴而就的工作，而是一項(xiàng)循序漸進(jìn)、不斷更新和完善的工作。因此，建立一個(gè)科學(xué)合理的干部人事檔案管理制度是非常必要的，這樣才能保證管檔工作人員有用武之地。最后，人事檔案管理制度相關(guān)條文的制定要與時(shí)俱進(jìn)，尤其是近年來干部人事制度改革的不斷深入，科研事業(yè)單位用人情況也在不斷發(fā)生變化，這就要求人事檔案管理制度隨干部人事制度的改革而變化，應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際不斷修改和完善人事檔案鑒別歸檔、檢查核對及檔案數(shù)字化等制度。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位干部人事制度改革、人員流動(dòng)等新情況、新問題，制定一些新的規(guī)章制度，通過不斷更新和完善檔案管理制度，從而提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（三）加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)樹立信息化管理思想意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)。首先，領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員應(yīng)該樹立起電子化信息化思想意識(shí)，勇于挑戰(zhàn)新事物，在檔案管理工作中要拋棄落后的管理理念，在檔案管理中使用先進(jìn)信息化手段解決問題。其次，農(nóng)業(yè)科研單位要建立健全檔案信息化管理設(shè)施系統(tǒng)，同時(shí)還要強(qiáng)化信息化軟件和硬件的實(shí)施，從整體上促使電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)在農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中的使用率，促使檔案管理工作效率和質(zhì)量不斷提升。最后，農(nóng)業(yè)科研單位要構(gòu)建人事檔案信息化管理制度，通過科學(xué)有效的制度，確保檔案信息化管理工作的有序開展。確保電子檔案管理的安全、科學(xué)、合理、有效。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在很多弊端，比如：易丟失、難保存、不便捷等。電子檔案方便人們隨時(shí)查閱信息，全面避免了人事檔案人為涂改、調(diào)換等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的高效運(yùn)行，達(dá)到提高人才資源合理配置的目標(biāo)。

四、結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，所以，這就要求農(nóng)業(yè)科研單位從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，立足于實(shí)際，投入人力、物力、財(cái)力，構(gòu)建完善的人事檔案管理制度，不斷強(qiáng)化檔案管理工作信息化建設(shè)力度，從整體上促使檔案管理工作信息化水平提升，從而真正意義上助推人事檔案管理工作穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展。

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作者：寧功偉 單位：云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院茶葉研究所