企業(yè)增值稅電子發(fā)票管理問題探析
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伴隨互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的高速發(fā)展，我國已經(jīng)進入電子信息化的時代。與此同時，電子發(fā)票自2012年試點到全面推行工作歷時七年多，全面推廣使用是時展的必然結(jié)果，從本質(zhì)上改變我國發(fā)票管理體制及企業(yè)發(fā)票使用、管理的方向，對社會發(fā)展、企業(yè)經(jīng)營管理、財務(wù)工作產(chǎn)生了深遠的影響。文章主要從電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票的各自特點、使用媒介、交易結(jié)算過程包括申領(lǐng)、開具、傳輸、接收、儲存等環(huán)節(jié)的差異點出發(fā)，進一步分析電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用給現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理工作所帶來的機遇和問題，并針對存在的問題提出改進建議。
增值稅電子發(fā)票是當(dāng)今社會發(fā)展的產(chǎn)物，是稅務(wù)管理中的一項重要創(chuàng)新，與紙質(zhì)發(fā)票相同，由稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)行、監(jiān)管，采用最新的防偽手段，在線開具給客戶的電子憑據(jù)，客戶可以自行保存，無需即時打印的電子單據(jù)。增值稅電子發(fā)票表現(xiàn)為紙質(zhì)發(fā)票的電子映像，是一種無紙化形式的發(fā)票。增值稅電子發(fā)票的特點包括無紙化、平臺化、實名化、互聯(lián)化。無紙化又稱為電子化，電子發(fā)票最根本特征為非紙質(zhì)化，所以電子發(fā)票免除了印制、現(xiàn)場領(lǐng)購、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)，其運行及開具操作均基于電文方式，這是與紙質(zhì)發(fā)票本質(zhì)的區(qū)別。從開戶登記、申領(lǐng)申請、稅種核定、開具發(fā)票、打印蓋章、作廢紅沖等流程都能在網(wǎng)上完成。發(fā)票的開具更加迅速、查詢真?zhèn)胃颖憷?。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的高速發(fā)展，網(wǎng)上購物及電子商務(wù)充分體現(xiàn)出優(yōu)勢和便利性，電子發(fā)票的開具應(yīng)用也隨之被人們接受和廣泛推廣。增值稅電子發(fā)票的全面推行，能夠節(jié)約經(jīng)營成本、便于保存、主動補充配給、瞬時生成、即開即驗、平臺自動推送、方便查驗，無工作時間、地點、空間限制的優(yōu)勢越來越明顯。由此，無論是對企業(yè)還是對消費者甚至稅務(wù)機關(guān)而言都是利大于弊。
二、增值稅電子發(fā)票的全面推
行對企業(yè)財務(wù)管理的作用就企業(yè)而言，能大幅節(jié)省管理成本，創(chuàng)新電子發(fā)票的管理模式、簡化核對、核算流程，并可以與企業(yè)內(nèi)部管理ERP等系統(tǒng)相結(jié)合，有利于提高資源利用效率，降低人工出錯導(dǎo)致的無效重復(fù)工作，并能及時給企業(yè)管理者提供決策所需數(shù)據(jù)支持。
1.增值稅電子發(fā)票帶來財務(wù)工作效率及質(zhì)量的提高。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票區(qū)別在于開具的媒介不同。電子發(fā)票是通過各種終端設(shè)備開具，紙質(zhì)發(fā)票則是人工開具。因此，紙質(zhì)發(fā)票的工作效率比電子發(fā)票低，而且出現(xiàn)人為誤開錯開的機率也高，紙質(zhì)發(fā)票開具后還需要定期進行匯總數(shù)據(jù)，整理登記使用情況，并需按時到稅務(wù)部門核銷、申請。而電子發(fā)票從領(lǐng)、填、核、銷環(huán)節(jié)都是通過數(shù)據(jù)傳輸自動完成，沒有時間、空間的限制，隨時登錄系統(tǒng)即可完成。由此可見，電子發(fā)票無論在工作效率或質(zhì)量上更適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。
2.增值稅電子發(fā)票降低了企業(yè)的管理成本。紙質(zhì)發(fā)票本身印制成本比較高，此外還存有倉儲成本，發(fā)票從購入、開具、核銷、保存都會耗費人力和物力。電子發(fā)票一方面沒有印刷、存儲成本，另一方面利于保存及集中進行數(shù)據(jù)處理。在系統(tǒng)開具的電子票據(jù)直接存儲在云系統(tǒng)，保管、查詢、調(diào)閱通過電子發(fā)票服務(wù)平臺或其他網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)媒介平臺，不占用實際地理空間，能節(jié)約大量查閱、調(diào)用時間。從申請、核準、配號、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全程線上操作，能節(jié)約大量的辦稅時間及人力，也避免了發(fā)票在申領(lǐng)、使用、核銷、保管過程中出現(xiàn)丟失。
3.增值稅電子發(fā)票的推行有利于降低稅收風(fēng)險。網(wǎng)上購物行為改變了商事活動和人民的日常生活，在日益普及的當(dāng)今，商家出于成本問題少開或不開發(fā)票，以此規(guī)避納稅。隨著稅務(wù)部門大力推廣使用和積極宣傳解讀，公眾對電子發(fā)票愈發(fā)了解、熟悉，提高索要電子發(fā)票的意識和積極性，有利于企業(yè)規(guī)范納稅行為。電子發(fā)票有助于促進稅收公平，使電子交易活動的征稅行為更具有實際操作性，在一定程度上避免偷稅漏稅的現(xiàn)象，用較小的稅收成本取得較大的經(jīng)濟效益，減少涉稅違法案例，為納稅人營造積極公平的稅收環(huán)境。電子商務(wù)的發(fā)展將進一步推廣電子發(fā)票的應(yīng)用，從本質(zhì)上改變我國發(fā)票管理體制及企業(yè)發(fā)票使用、管理的方向。長遠而言，電子發(fā)票的信息化管理，轉(zhuǎn)變了管理方式，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工具形成自動預(yù)警機制、綜合監(jiān)管機制，使企業(yè)走向規(guī)范化經(jīng)營管理生態(tài)鏈的各個環(huán)節(jié)提供的多元化控制方式和手段，從而減少偷稅漏稅后的惡性競爭，規(guī)范市場運營。
三、企業(yè)在使用增值稅電子發(fā)票中給財務(wù)帶來的問題
企業(yè)在推廣使用電子發(fā)票過程中，既提供了便利又帶來了問題。
1.電子發(fā)票推廣使用中存在的安全問題。為了節(jié)約開發(fā)成本，很多電子發(fā)票系統(tǒng)在搭建時會采用某些開源軟件。開源軟件的修改和分發(fā)不受許可證的限制，能為企業(yè)節(jié)省一筆授權(quán)費用。但開源軟件與生俱來的開放特性，也會為系統(tǒng)帶來很多不安全因素，為企業(yè)和用戶帶來安全隱患。開源軟件由于代碼開源，任何人都能拿到這部分代碼，甚至對它進行惡意修改。由于發(fā)票系統(tǒng)可能與企業(yè)ERP、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)和金融支付系統(tǒng)相對接，如果不法人員獲得某部分系統(tǒng)所使用的開源源代碼，并惡意修改代碼或者利用代碼漏洞發(fā)起攻擊，就可能威脅企業(yè)信息安全，甚至為企業(yè)或用戶帶來重大的經(jīng)濟損失。
2.增值稅電子發(fā)票存在重復(fù)報賬的風(fēng)險。電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票的法律效力、基本用途和使用規(guī)定相同，而紙質(zhì)發(fā)票復(fù)印無效，只能一次性粘貼進行報銷。而電子發(fā)票是一個PDF文件，可以無限次重復(fù)打印，與原來發(fā)票一模一樣，缺乏紙質(zhì)發(fā)票所具有的物理防偽性能。作為財務(wù)人員根本無法通過發(fā)票表面資料及稅局查詢系統(tǒng)識別是否已重復(fù)報銷，這給財務(wù)人員在報銷審核單據(jù)中帶來困難及風(fēng)險。
3.篡改發(fā)票基本信息，存在稅務(wù)風(fēng)險。作為電子發(fā)票載體的PDF軟件，通過軟件修改發(fā)票內(nèi)容、金額、電子簽章在當(dāng)今發(fā)達的系統(tǒng)并不是難事。為了系統(tǒng)安全考慮，國家稅務(wù)局在構(gòu)建中采用了不利于雙向交互信息的閉環(huán)系統(tǒng)。企業(yè)是無法統(tǒng)一導(dǎo)出其他企業(yè)開具給本單位的發(fā)票信息，只能通過網(wǎng)上稅務(wù)系統(tǒng)一張張查檢。這樣給繁重的財務(wù)工作崗位增添不少工作量，所以財務(wù)人員基本上對電子發(fā)票的內(nèi)容及金額不驗證，這也給不法人員篡改電子發(fā)票提供了便利及機會。
四、增值稅電子發(fā)票對企業(yè)財務(wù)管理影響的應(yīng)對措施
1.改變核銷發(fā)票機制，避免重復(fù)報賬。完善財務(wù)管理制度，對于報賬事宜，不僅要審核發(fā)票，也要審核與付款相關(guān)的采購合同、出差審批等相關(guān)資料。開發(fā)建設(shè)已報銷發(fā)票的管理臺賬小程序，通過掃描電子發(fā)票上所顯示二維碼自動獲得發(fā)票代碼（號碼）、金額、日期等主要電子信息，并通過類似商品條型碼方式掃描識別發(fā)票或已報銷電子信息存入臺賬后，如下次掃描輸入的信息相同將自動提示。從而減輕財務(wù)人員審核報銷的壓力，避免重復(fù)報銷問題的出現(xiàn)。
2.制定電子發(fā)票報銷檔案系統(tǒng)及指南說明。電子發(fā)票是企業(yè)管理中一項重要創(chuàng)新，有利于規(guī)范稅收行為，防控發(fā)票違法行為，降低征收及納稅人成本、節(jié)約社會資源，提高企業(yè)財務(wù)管理工作的質(zhì)量、效率。電子發(fā)票發(fā)展更符合社會發(fā)展方向，在依托企業(yè)現(xiàn)有會計核算的系統(tǒng)基礎(chǔ)上，開發(fā)完整接收電子發(fā)票數(shù)據(jù)，并通過建立完善電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子歸檔及查詢。企業(yè)編寫相關(guān)指引及政策，進一步說明電子發(fā)票的制度，列明電子發(fā)票作為會計憑證及報銷、報賬嚴肅性，全面提高企業(yè)人員對電子發(fā)票認識。
3.電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)銜接融合。電子發(fā)票系統(tǒng)和企業(yè)ERP系統(tǒng)是兩個獨立的系統(tǒng)，從開發(fā)至系統(tǒng)設(shè)計使用的場景都是各自研發(fā)，要實現(xiàn)兩者的無縫對接及融合，需要對企業(yè)財務(wù)一體化管理會計運作有針對性地構(gòu)建以下系統(tǒng)模塊。（1）內(nèi)外用戶端模塊的構(gòu)建嵌入。企業(yè)內(nèi)部員工日常小額費用開支，例如零星辦公用品采購、差旅費報銷、車輛費報銷以及對外客戶購、銷業(yè)務(wù)往來是內(nèi)外用戶端實施不同系統(tǒng)財務(wù)處理和業(yè)務(wù)管理在線操作軟件系統(tǒng)。實現(xiàn)兩個系統(tǒng)實時連接，使電子發(fā)票開具、接收、入賬處理與EPR系統(tǒng)內(nèi)的合同、電子數(shù)據(jù)子系統(tǒng)對接，以最快時間進行有效的數(shù)據(jù)對碰后使出入庫管理、資金收付、賬單生成有序地、高效地聯(lián)動起來，最終實現(xiàn)一體化全自動業(yè)務(wù)處理流程。（2）財務(wù)處理端模塊的構(gòu)建嵌入。電子發(fā)票是財務(wù)處理端收入、成本、費用發(fā)生憑證信息載體，通過對這些電子數(shù)據(jù)載體的審核后生成會計憑證及各種報表數(shù)據(jù)，這個在線應(yīng)用操作軟件終端稱為財務(wù)處理系統(tǒng)。該終端用戶系統(tǒng)可以通過GA證書、密碼口令、人臉識別技術(shù)、指紋及加密鑰的管理方式，防范冒名者及外來黑客的入侵。處理端應(yīng)設(shè)置層級權(quán)限，通過差別化層級權(quán)限提高財務(wù)審核流程的效率和內(nèi)部控制的成效。（3）財務(wù)信息生成端模塊的構(gòu)建嵌入。財會信息端從云端數(shù)據(jù)中提取電子發(fā)票信息，進而對信息進行整理、調(diào)用、歸集后同步生成財務(wù)資料，從而節(jié)省人力成本、提高效率，并從根本上解決人為失誤導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)向記賬憑證轉(zhuǎn)化過程中產(chǎn)生的錯誤。（4）賬款收付端模塊的構(gòu)建嵌入。搭建與電子發(fā)票平臺和自身ERP系統(tǒng)互聯(lián)互通的企業(yè)收付平臺，電子發(fā)票的收付款信息傳輸?shù)狡脚_，經(jīng)各級審核、授權(quán)人員審批簽章確認后，由平臺轉(zhuǎn)化為指令發(fā)送給基于網(wǎng)上銀行系統(tǒng)或第三方支付平臺發(fā)起收付款，并將收付款結(jié)果轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)、指令接入ERP平臺及按雙方接收數(shù)據(jù)格式要求發(fā)送結(jié)果指令，最終完成應(yīng)收應(yīng)付賬款的快捷收付。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、電子商務(wù)快速發(fā)展的今天，企業(yè)財務(wù)管理信息化、系統(tǒng)化、自動化已成為發(fā)展趨勢。因此，企業(yè)應(yīng)加強增值稅電子發(fā)票使用、積極實施電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)管理系統(tǒng)相銜接與融合，為自身更規(guī)范、更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
作者:黃鼎雅 單位:中山市潤訊企業(yè)管理信息服務(wù)有限公司
