圖書(shū)檔案管理中知識(shí)管理的功能應(yīng)用

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摘要：隨著科技的發(fā)展，人類開(kāi)始邁入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)管理成為各國(guó)關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的重要內(nèi)容之一，知識(shí)資源能夠推動(dòng)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)人類的生產(chǎn)生活有著重要作用?；诖?，本文就知識(shí)管理在圖書(shū)檔案管理的應(yīng)用展開(kāi)研究，首先闡述了知識(shí)管理功能，其次對(duì)當(dāng)前檔案管理情況進(jìn)行分析，最后對(duì)其在圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探究，希望能夠?yàn)橹R(shí)管理和圖書(shū)檔案的結(jié)合應(yīng)用發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；圖書(shū)檔案管理；功能

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，知識(shí)管理成為當(dāng)今社會(huì)一種新的管理形式，其與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相符，能夠在實(shí)際管理中發(fā)揮作用，對(duì)于檔案、資料以及文獻(xiàn)等實(shí)行知識(shí)管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時(shí)也能夠保證檔案資料的完整度，對(duì)整個(gè)人類社會(huì)的存在和發(fā)展十分重要。而知識(shí)管理的完善，能夠?yàn)橐孕畔橹鞯闹R(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，符合時(shí)展潮流，是圖書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的途徑之一。

一、知識(shí)管理在圖書(shū)檔案管理中的功能

1.知識(shí)管理概述

（1）內(nèi)涵。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)具有一定價(jià)值性的資源，其也成為一種管理方式。知識(shí)社會(huì)發(fā)展中，知識(shí)本身具有價(jià)值性，對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定作用，現(xiàn)階段，很多知識(shí)都決定著企業(yè)的生存發(fā)展。隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的加大，企業(yè)為了能夠占據(jù)一定的競(jìng)爭(zhēng)地位，就需要擁有更多知識(shí)資源，并對(duì)其及時(shí)更新，對(duì)此，企業(yè)需要做好知識(shí)管理工作，圍繞知識(shí)，通過(guò)對(duì)知識(shí)資源的整合利用建立完善的知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)體系，獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展?？傊R(shí)管理符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，新形勢(shì)下，企業(yè)需要有效利用知識(shí)管理，提高競(jìng)爭(zhēng)。（2）特征。知識(shí)具有流動(dòng)性以及共享性，重視這兩個(gè)特性，充分利用集體智慧，進(jìn)而提高組織創(chuàng)新和應(yīng)變能力，促使組織能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一定地位，并鼓勵(lì)組織員工，使組織員工能夠提高自覺(jué)性與能動(dòng)性，組織要重視組織及人才，在內(nèi)部營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍。（3）核心。知識(shí)管理的重點(diǎn)就是收集分析各種信息以及知識(shí)，并將其共享出來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，同時(shí)能夠提高知識(shí)的附加值，進(jìn)而提高組織創(chuàng)新能力。知識(shí)管理核心就是建設(shè)能夠運(yùn)用并創(chuàng)造知識(shí)的組織，作為組織重要資源，知識(shí)能夠?yàn)榻M織提高競(jìng)爭(zhēng)力，組織通過(guò)對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行嚴(yán)格管理，并通過(guò)知識(shí)共享使知識(shí)的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，豐富組織知識(shí)資源，進(jìn)而建立知識(shí)共享新機(jī)制。組織利用知識(shí)管理創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理，提高管理效率和質(zhì)量。

2.知識(shí)管理功能

現(xiàn)階段，我國(guó)圖書(shū)檔案管理部門(mén)在檔案管理工作中引入了知識(shí)管理方法，以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，進(jìn)而對(duì)我國(guó)圖書(shū)檔案管理事業(yè)的發(fā)展起到推動(dòng)作用。知識(shí)管理功能主要表現(xiàn)在以下兩方面：（1）有利于顯現(xiàn)個(gè)人知識(shí)圖書(shū)檔案管理受到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的影響，其已經(jīng)不存在固定性，檔案管理人員較高的流動(dòng)性使得組織無(wú)法實(shí)現(xiàn)平衡發(fā)展，因此，需要注意組織內(nèi)部資源保存和信息分享工作，這是圖書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作。知識(shí)管理的典型特點(diǎn)就是能夠顯現(xiàn)知識(shí)，建立科學(xué)規(guī)范的知識(shí)制度需要管理人員密切配合，共同協(xié)作，而這就需要管理人員具備豐富的知識(shí)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，管理人員需要提高自身素養(yǎng)，積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，將發(fā)展目標(biāo)集中到圖書(shū)檔案管理工作中，管理時(shí)，要注意總結(jié)和歸納經(jīng)驗(yàn)，并與其他管理人員展開(kāi)交流溝通，及時(shí)找到問(wèn)題解決方法，建立統(tǒng)一的檔案管理組織，提高競(jìng)爭(zhēng)力。（2）有利于挖掘潛在資源在實(shí)際操作時(shí)，知識(shí)管理的主要對(duì)象不是知識(shí)本身，其還涉及了知識(shí)管理中建立的管理體制，其在實(shí)際進(jìn)行時(shí)，最終目的是能夠使用知識(shí)，提高知識(shí)利用率。也就是說(shuō)，知識(shí)管理中，管理工作者需要提高知識(shí)利用率，對(duì)此，需要在實(shí)際管理時(shí)挖掘檔案中的潛在資源，將知識(shí)擴(kuò)展開(kāi)來(lái)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，挖掘新知識(shí)，而這就需要管理人員憑借知識(shí)管理知識(shí)來(lái)管理檔案資源，擴(kuò)大檔案容量，進(jìn)而在現(xiàn)有檔案中將潛在知識(shí)挖掘出來(lái)，提高相關(guān)知識(shí)利用率。

二、檔案管理現(xiàn)狀分析

信息時(shí)代下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒋鎯?chǔ)，其不僅能夠使檔案信息實(shí)現(xiàn)真正共享，同時(shí)也能夠確保信息真實(shí)，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會(huì)大眾提供更加便利的服務(wù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)可以提高管理效率，將管理科學(xué)性發(fā)揮出來(lái)，被人們所采用，真正實(shí)現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)的目的。但是，當(dāng)前檔案管理也存在一些問(wèn)題，管理人員本身素質(zhì)不高，對(duì)電子信息技術(shù)不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業(yè)訓(xùn)練和專業(yè)知識(shí)，對(duì)電子系統(tǒng)相對(duì)陌生，在檔案存儲(chǔ)和管理上相對(duì)困難。同時(shí)，實(shí)際管理中，檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施不完善，沒(méi)有及時(shí)更新，設(shè)備老舊，導(dǎo)致工作效率和管理質(zhì)量較低。

三、圖書(shū)檔案管理中知識(shí)管理的具體應(yīng)用

1.檔案信息管理應(yīng)用

檔案信息管理應(yīng)用主要體現(xiàn)在顯性知識(shí)和隱性知識(shí)應(yīng)用。（1）顯性知識(shí)應(yīng)用。檔案中涉及的思想、史實(shí)就是顯性知識(shí)，這些知識(shí)能夠被用戶直接接受，將其作用發(fā)揮出現(xiàn)需要進(jìn)行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業(yè)知識(shí)將檔案信息分類，并根據(jù)類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關(guān)的知識(shí)信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識(shí)比較多，用戶在了解這些顯性信息后會(huì)自行加工創(chuàng)新，將圖書(shū)檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。其次，拓展圖書(shū)檔案?jìng)鞑デ溃R(shí)管理中，不僅需要收藏保管相關(guān)信息，還需要重視檔案價(jià)值，并利用其價(jià)值，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，這就需要加強(qiáng)圖書(shū)檔案的傳播共享，利用互聯(lián)網(wǎng)、沙龍等渠道加大傳播流動(dòng)。（2）隱性知識(shí)應(yīng)用。隱性知識(shí)是在個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人思想、信念等基礎(chǔ)上形成的一種知識(shí)，圖書(shū)檔案中所包含的隱性知識(shí)無(wú)法單純用語(yǔ)言傳播，因此，需要對(duì)其進(jìn)行組織管理，將其轉(zhuǎn)換成顯性知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交流和共享。

2.檔案實(shí)體管理應(yīng)用

知識(shí)管理能夠促使人們對(duì)圖書(shū)檔案價(jià)值重新認(rèn)識(shí)，作為知識(shí)載體，圖書(shū)檔案屬于戰(zhàn)略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時(shí)也需要開(kāi)發(fā)利用。圖書(shū)檔案管理需要注意將實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息和知識(shí)管理上，改變傳統(tǒng)的人工管理方式，采用先進(jìn)的新技術(shù)進(jìn)行管理，進(jìn)而在其中應(yīng)用知識(shí)管理，有效開(kāi)發(fā)利用圖書(shū)檔案信息，完善檔案實(shí)體管理。（1）流程知識(shí)管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對(duì)于圖書(shū)檔案管理十分重要，當(dāng)前館藏中，主要為文書(shū)檔案，但是隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實(shí)物等檔案及其資料。其次，對(duì)檔案進(jìn)行合法鑒定，加強(qiáng)檔案的鑒定工作，對(duì)各種檔案進(jìn)行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書(shū)檔案的管理和開(kāi)發(fā)應(yīng)用。再次，圍繞知識(shí)單元整理檔案，知識(shí)管理中，圖書(shū)檔案管理重點(diǎn)在于知識(shí)和信息，對(duì)其分類整理，在知識(shí)單元基礎(chǔ)上篩選檔案，用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)分類，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)檢索功能為用戶提供使用服務(wù)。最后，合理配置資源，在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理，要平衡好價(jià)值檔案和檔案效益關(guān)系，通過(guò)現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)和分配理論對(duì)圖書(shū)資源進(jìn)行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識(shí)服務(wù)，將用戶作為核心進(jìn)行檔案實(shí)體管理，提供知識(shí)服務(wù)，將圖書(shū)檔案中的知識(shí)深入挖掘出來(lái)，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識(shí)，同時(shí)為用戶提供知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)。（2）知識(shí)管理技術(shù)應(yīng)用。知識(shí)管理中，現(xiàn)代信息技術(shù)為其提供了保障，知識(shí)管理技術(shù)也就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，其能夠使紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行管理，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)管理檔案知識(shí)，提高檔案管理效率。

3.檔案機(jī)構(gòu)管理應(yīng)用

（1）知識(shí)服務(wù)與組織文化結(jié)合。組織文化在一定程度上能夠激勵(lì)、約束組織成員，其會(huì)在成員活動(dòng)中外化出來(lái)，在組織文化中融入知識(shí)服務(wù)，能夠使檔案部門(mén)形成新的知識(shí)服務(wù)理念，提高員工服務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化員工專業(yè)素養(yǎng)，并推動(dòng)知識(shí)共享。（2）開(kāi)展知識(shí)共享合作活動(dòng)。圖書(shū)檔案管理部門(mén)通過(guò)與其他部門(mén)的溝通合作能夠提高彼此的合作意識(shí)，并在合作中將彼此的知識(shí)管理經(jīng)營(yíng)分享出來(lái)，提高知識(shí)管理服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)，能夠滿足內(nèi)部人員的檔案信息需求，確保組織運(yùn)行正常。（3）實(shí)現(xiàn)技術(shù)管理模式。信息技術(shù)在檔案機(jī)構(gòu)管理中的作用也十分突出，其能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的信息化管理。例如建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)等，不僅能夠提高管理效率，同時(shí)也能夠減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象。知識(shí)管理系統(tǒng)通過(guò)存儲(chǔ)利用大量數(shù)據(jù)，為知識(shí)共享目標(biāo)奠定了技術(shù)支持，同時(shí)也提高了檔案機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新水平。

四、圖書(shū)館檔案管理知識(shí)管理應(yīng)用優(yōu)化措施

1.加大力度投入人才和技術(shù)

信息時(shí)代下，要想提高圖書(shū)檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質(zhì)，豐富管理人員知識(shí)，更好的應(yīng)用知識(shí)管理方法，提高檔案管理水平。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，相關(guān)部門(mén)需要為管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，積極參與繼續(xù)教育活動(dòng)，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機(jī)會(huì)，使管理人員能夠在后續(xù)工作中將知識(shí)管理模式主動(dòng)加入到管理工作中，通過(guò)信息技術(shù)使知識(shí)管理和檔案管理實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合。同時(shí)，管理人員利用培訓(xùn)學(xué)習(xí)能夠提高專業(yè)水平，使其能夠靈活運(yùn)用知識(shí)管理內(nèi)容，完善檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理人員需要提高服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，建立社會(huì)服務(wù)理念，多學(xué)習(xí)他人長(zhǎng)處，彌補(bǔ)自身不足，努力提升自己。此外，相關(guān)部門(mén)需要重視對(duì)圖書(shū)檔案管理設(shè)備的更新維修、管理保養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)和電子設(shè)備，加大技術(shù)投入，建立檔案信息管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障和基礎(chǔ)設(shè)施保障，進(jìn)而使圖書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。

2.建立知識(shí)學(xué)習(xí)空間

知識(shí)社區(qū)運(yùn)行時(shí)，其可以被看作是人才庫(kù)，該社區(qū)內(nèi)人才流動(dòng)快，庫(kù)內(nèi)人才基本是在動(dòng)態(tài)飽和狀態(tài)中，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)社區(qū)建設(shè)導(dǎo)致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區(qū)的運(yùn)行收集更多具有專長(zhǎng)的人才。通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)人才社區(qū)，為各種專業(yè)人才的隱性和顯性知識(shí)傳播奠定了基礎(chǔ)。而在網(wǎng)絡(luò)社區(qū)平臺(tái)中，專業(yè)人才也可以按照本身觀點(diǎn)探討相關(guān)知識(shí)信息，使各種知識(shí)能夠在社區(qū)中實(shí)現(xiàn)傳輸共享，進(jìn)而構(gòu)成知識(shí)傳輸鏈?？傊?，隨著各種知識(shí)社區(qū)的建立，各個(gè)社區(qū)通過(guò)相互交流溝通擴(kuò)大了知識(shí)的傳播范圍，使知識(shí)社區(qū)范圍哭到，為管理人員實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展起到積極的作用，同時(shí)也為知識(shí)傳輸交流起到了推動(dòng)作用。3.創(chuàng)新檔案管理模式在圖書(shū)檔案管理中引入知識(shí)管理理念和方法，管理人員可以憑借先進(jìn)的技術(shù)和管理方法來(lái)管理圖書(shū)檔案，在管理時(shí)，管理人員需要處理圖書(shū)館業(yè)務(wù)信息和系統(tǒng)作業(yè)。知識(shí)管理模式的應(yīng)用能夠?qū)D書(shū)檔案使用者情況直接顯示出來(lái)，進(jìn)而建立智能化圖書(shū)館，并在此基礎(chǔ)上對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)情況以及方向有所掌握。總之，相較于傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理方式而言，知識(shí)管理理念和技術(shù)應(yīng)用在最大程度上能夠創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)管理服務(wù)的開(kāi)展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進(jìn)而使檔案管理能夠市場(chǎng)新動(dòng)向充分挖掘出來(lái)，提高圖書(shū)檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

4.建立知識(shí)信息庫(kù)

隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化，新時(shí)代下，我國(guó)圖書(shū)館檔案管理工作者在進(jìn)行管理作業(yè)時(shí)，需要學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上積極吸收學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和相關(guān)技能，進(jìn)而提高自身的管理水平，滿足圖書(shū)檔案管理工作需要。在實(shí)際應(yīng)用中，顯性知識(shí)可以為圖書(shū)檔案管理事業(yè)發(fā)展起到推動(dòng)作用，這類知識(shí)寶庫(kù)管理理論和實(shí)踐等。因此，管理人員需要在實(shí)際作業(yè)中將圖書(shū)館現(xiàn)有條件作為基礎(chǔ)，在管理時(shí)加強(qiáng)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高相關(guān)能力。此外，管理者還不需要利用圖書(shū)館技術(shù)平臺(tái)，通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳輸共享，進(jìn)而提高本身的知識(shí)素養(yǎng)以及他人的知識(shí)水平。圖書(shū)檔案管理者在高科技幫助下學(xué)習(xí)知識(shí)，共享知識(shí)，這是知識(shí)管理范圍，管理者在共享知識(shí)時(shí)，需要利用圖書(shū)館內(nèi)部的資源才能夠?qū)崿F(xiàn)。因此，這一管理模式在推行時(shí)需要保證檔案資源實(shí)現(xiàn)高效管理，為管理者和他人知識(shí)水平提升起到帶動(dòng)作用。當(dāng)前，圖書(shū)館在實(shí)行知識(shí)管理方法過(guò)程中，需要建立知識(shí)庫(kù)，在知識(shí)管理基礎(chǔ)上推動(dòng)圖書(shū)管理檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化管理。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，知識(shí)作為國(guó)家生產(chǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)資源，其能夠?yàn)閲?guó)家發(fā)展起到引領(lǐng)作用，這種資源既具有顯性性質(zhì)，也具有隱性性質(zhì)，在生活中隨處可見(jiàn)，其為當(dāng)前圖書(shū)檔案管理工作起到了一定的推動(dòng)作用，豐富了檔案管理功能，增強(qiáng)了檔案管理能力，在實(shí)踐生活中有著重要的價(jià)值。知識(shí)管理中，人們需要將重點(diǎn)放在知識(shí)傳播和交流方面，加大知識(shí)共享力度，推動(dòng)知識(shí)的轉(zhuǎn)化，使其能夠轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理，這對(duì)管理人員的要求也相對(duì)較高。因此，本文就知識(shí)管理在圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用提出了加大力度投入人才和技術(shù)、建立知識(shí)學(xué)習(xí)空間、創(chuàng)新檔案管理模式、建立知識(shí)信息庫(kù)等措施，為管理能力提高、加大知識(shí)管理推廣，提高知識(shí)管理競(jìng)爭(zhēng)力起到推動(dòng)作用。

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作者：侯莉 單位：濟(jì)寧市旅游公共服務(wù)中心