知識管理下醫(yī)院檔案信息體系構(gòu)建

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【摘要】本研究通過采用文獻(xiàn)回顧及系統(tǒng)分析等方法，概述了知識管理與醫(yī)院檔案管理的關(guān)系，探討了基于知識管理視角下的醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建；為醫(yī)療機(jī)構(gòu)提升檔案信息服務(wù)水平，優(yōu)化檔案信息服務(wù)質(zhì)量提供了參考模板，同時也為醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身檔案信息服務(wù)體系化建設(shè)提供了理論經(jīng)驗，對知識管理視角下醫(yī)院檔案信息服務(wù)的進(jìn)一步規(guī)范提供了理論框架和應(yīng)用基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】知識管理；醫(yī)院檔案；信息服務(wù)體系

一、知識管理與醫(yī)院檔案管理的關(guān)系

（一）知識管理是醫(yī)院檔案管理的新階段。從醫(yī)院檔案管理發(fā)展的歷程來看，醫(yī)院檔案管理經(jīng)歷了以下個重要階段：1.檔案實(shí)體的管理。主要是注重檔案實(shí)體資源的整理與保存，目的導(dǎo)向是提供檔案信息利用。2.檔案信息管理。主要是注重開發(fā)利用檔案的內(nèi)容，重在檔案信息的傳播與共享。3.檔案信息資源的管理。主要在于對檔案信息的內(nèi)容以及其支撐工具的管理。4.知識管理階段。一些發(fā)達(dá)國家檔案管理已經(jīng)到了此階段，但目前我國的醫(yī)院檔案管理還處在初級階段，醫(yī)院管理者還沒有真正認(rèn)識到知識管理的重要性，對知識管理理念、方法及技術(shù)并沒有很好掌握。所以應(yīng)用知識管理的方法與理念來改變醫(yī)院檔案管理工作，轉(zhuǎn)變管理模式是目前醫(yī)院檔案管理所要解決的重要問題。這需要我們不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，把工作重點(diǎn)由對醫(yī)院檔案信息資源的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案信息知識的識別、挖掘和重組，從而實(shí)現(xiàn)由醫(yī)院檔案管理向知識共享和知識的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。（二）知識管理促進(jìn)醫(yī)院檔案管理觀念創(chuàng)新。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作對檔案信息的服務(wù)利用非常欠缺；而且醫(yī)院檔案管理特別強(qiáng)調(diào)對檔案顯性知識的保管工作，而不注重對檔案隱性知識的信息挖掘和利用。與之不同的是知識管理更為注重對顯性及隱性知識的管理。從這個角度來講，醫(yī)院檔案管理可以借鑒知識管理的理念，充分認(rèn)識并挖掘醫(yī)院檔案信息的價值，把單純的醫(yī)院保管、存貯的檔案信息進(jìn)行充分轉(zhuǎn)化、挖掘并利用，通過知識共享，把醫(yī)院原始檔案信息中的隱性知識通過知識管理轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地挖掘醫(yī)院檔案信息價值，為醫(yī)院管理各項活動所用。（三）知識管理促進(jìn)醫(yī)院檔案管理知識創(chuàng)新。知識管理是一種人與信息資源的動態(tài)管理過程，是以人為本，以信息為基礎(chǔ)，以知識創(chuàng)新為目標(biāo)的動態(tài)管理。知識管理的整個過程強(qiáng)調(diào)最大限度地實(shí)現(xiàn)知識共享，追求信息處理能力與人的知識創(chuàng)新能力的最大結(jié)合。醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新要充分吸收知識管理的最新理念，利用知識組織和知識應(yīng)用等知識管理的內(nèi)容，提高醫(yī)院檔案信息的價值和服務(wù)價值。要在檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)隱含在檔案信息中的有用知識單元，并對其進(jìn)行集合組織，實(shí)現(xiàn)知識挖掘和知識表示，使利用者快速獲取所需的知識。醫(yī)院檔案室既要關(guān)注知識的組織與開發(fā)，又要重視知識需求與應(yīng)用，最大限度地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案知識信息的功能與效益，這是醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必由之路。（四）知識管理促進(jìn)醫(yī)院檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新。受傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理觀念的影響，一些醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是保管單純的“歷史記錄”，而忽略了其作為知識載體的重要價值。受這種思維模式的影響，醫(yī)院檔案管理者往往將檔案管理工作模式限定在檔案的收集、整理、編碼和保存上，而忽略了開發(fā)和利用，或者說開發(fā)和利用也僅僅是從表面上，而未實(shí)際深入挖掘醫(yī)院檔案中隱含的知識資源，這種管理模式嚴(yán)重限制著醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。引入知識管理理念后，檔案管理及服務(wù)模式將會有極大改變，檔案管理從單純的保管式向深層信息挖掘利用進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過利用知識管理的理念、方法及技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化、知識化管理，從而實(shí)現(xiàn)對整個檔案實(shí)體管理模式流程的創(chuàng)新。

二、目前醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

目前我國醫(yī)院檔案管理還存在較多的問題，主要集中在以下六個方面：一是醫(yī)院檔案管理的制度措施還不完善、不系統(tǒng)。二是醫(yī)院檔案管理的觀念落后，檔案安全意識淡薄，檔案丟失、損壞風(fēng)險普遍存在。三是醫(yī)院檔案管理的設(shè)施設(shè)備欠缺。四是醫(yī)院檔案管理電子化、信息化程度較低，諸多機(jī)構(gòu)還未實(shí)現(xiàn)電子化、信息化管理。五是醫(yī)院檔案管理人才欠缺，專業(yè)素質(zhì)參差不齊，缺乏專業(yè)教育和培訓(xùn)。六是醫(yī)院檔案資源價值未充分被開發(fā)利用，未實(shí)現(xiàn)其應(yīng)用價值、發(fā)揮服務(wù)功能。

三、基于知識管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系

在知識管理背景下，醫(yī)院檔案管理不應(yīng)只停留在傳統(tǒng)的檔案保管管理階段，而更重要的是擔(dān)負(fù)起檔案信息知識交流與利用的任務(wù)，成為醫(yī)院的知識金庫。醫(yī)院檔案管理者應(yīng)積極利用現(xiàn)代化的管理方法與技術(shù)，將大量無序檔案信息整理編研，為醫(yī)院搭建知識管理平臺做好檔案信息基礎(chǔ)。同時應(yīng)積極利用知識挖掘技術(shù)，提取醫(yī)院檔案中隱含的知識要素，通過知識挖掘、提取整合、分析歸納，將有用的檔案知識要素通過系統(tǒng)平臺的形式為醫(yī)院管理者及醫(yī)務(wù)人員提供知識化服務(wù)?；谥R管理的視角，我們參考借鑒有關(guān)研究理念探討構(gòu)建基于知識管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系。（一）服務(wù)組織體系。基于知識管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)組織體系，主要包括服務(wù)的目標(biāo)理念、制度流程以及組織設(shè)置這幾個方面。1.服務(wù)目標(biāo)理念。以人為本，以服務(wù)醫(yī)院用戶需求為出發(fā)點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)觀念，將其與知識管理理念相融合，從知識管理的角度促進(jìn)醫(yī)院檔案信息服務(wù)的知識化、系統(tǒng)化，為醫(yī)院用戶提供系統(tǒng)、全面、有效的醫(yī)院檔案信息服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息服務(wù)的知識化建設(shè)步伐，從而進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院整體知識管理體系的逐步形成。2.服務(wù)制度流程。制定基于知識管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)的相關(guān)制度及流程，從制度上對醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作進(jìn)行規(guī)范化、流程化、系統(tǒng)化。同時嚴(yán)格設(shè)置并規(guī)范醫(yī)院檔案信息服務(wù)的各項業(yè)務(wù)流程，對檔案信息服務(wù)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量控制，尤其是對于檔案信息的知識化管理流程進(jìn)行把控，不斷提高檔案信息的知識化水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息服務(wù)向知識化、系統(tǒng)化發(fā)展。3.服務(wù)組織設(shè)置。設(shè)立基于知識管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)職能機(jī)構(gòu)，成立醫(yī)院檔案信息服務(wù)委員會，對整個醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)。同時從組織架構(gòu)上健全醫(yī)院檔案信息服務(wù)的三級服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過對各個服務(wù)層級進(jìn)行組織管理，不僅利于醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作的系統(tǒng)化，也利于對整個服務(wù)體系進(jìn)行組織協(xié)調(diào)與質(zhì)量控制。最終拋棄原始的醫(yī)院檔案信息服務(wù)流程，形成“以檔案數(shù)字化為核心、以管理系統(tǒng)化為中心、以服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)”的新的服務(wù)流程。（二）服務(wù)支撐體系。知識管理視角下醫(yī)院檔案信息服務(wù)支撐體系主要指支撐體系所需的軟硬件技術(shù)平臺、檔案信息資源系統(tǒng)以及所需的人才資源隊伍這幾個方面。1.支撐體系的軟硬件技術(shù)平臺。主要包括軟硬件設(shè)備設(shè)施，硬件設(shè)備設(shè)施如存儲設(shè)備、服務(wù)器、終端設(shè)備等等。硬件設(shè)備設(shè)施是醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系為用戶提供服務(wù)的硬件基礎(chǔ)。軟件則主要指的是相應(yīng)的檔案信息服務(wù)軟件服務(wù)系統(tǒng)，包括相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、模塊加工系統(tǒng)等等。軟硬件設(shè)備設(shè)施是服務(wù)體系的筋骨，是支撐體系運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。2.支撐體系的檔案信息資源系統(tǒng)。檔案信息資源系統(tǒng)可以說是服務(wù)體系的血肉，是體系建設(shè)中尤為重要的部分，資源系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量直接關(guān)系到整個服務(wù)體系所提供的檔案信息服務(wù)質(zhì)量。因此在建設(shè)支撐體系的資源系統(tǒng)時，要尤為注意幾個方面：一要確保服務(wù)資源的全性面。即對所提供的信息服務(wù)要全面、完整，確保幫助醫(yī)院用戶全面了解相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的發(fā)展動態(tài)和研究進(jìn)展。二要確保服務(wù)資源的準(zhǔn)確性。要去偽存真，去粗取精，提供準(zhǔn)確可靠的信息資源。三要確保服務(wù)資源的連續(xù)性。要做好信息資源的動態(tài)化、連續(xù)化跟蹤和管理，確保檔案信息資源的完整性和可參考性。四要確保服務(wù)資源的及時性。確保提供信息知識資源可用、可靠。3.支撐體系的人才資源隊伍。人才是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的根本原動力，也是醫(yī)院檔案信息服務(wù)的重要支撐，可以說是服務(wù)體系的靈魂。醫(yī)院檔案信息服務(wù)人員的素質(zhì)和能力直接決定著檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和水平?；谥R管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系能否構(gòu)建成功，能否實(shí)現(xiàn)其價值，發(fā)揮其作用，關(guān)鍵是有一支高素質(zhì)的檔案信息服務(wù)人才隊伍，這是由醫(yī)院檔案信息服務(wù)的性質(zhì)和任務(wù)所決定的。醫(yī)院檔案信息服務(wù)人員要在醫(yī)院檔案與臨床和科研工作之間建立直接的聯(lián)系，了解醫(yī)院檔案工作對臨床和科研工作的影響，并分享臨床和科研工作的成果。同時要著力建設(shè)檔案人才隊伍：一方面，要不斷汲取并充實(shí)人才隊伍；要從人才引進(jìn)及人才開發(fā)兩個途徑，一是選拔優(yōu)秀人才到檔案服務(wù)隊伍中去。二是加強(qiáng)人才培養(yǎng)，通過多種途徑的培訓(xùn)與繼續(xù)教育，進(jìn)一步提高人才隊伍工作技能和業(yè)務(wù)水平。另一方面，要建設(shè)合理高效的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，形成合理的人才梯隊，為檔案信息服務(wù)工作提供長期可靠的人才保障。（三）服務(wù)輸出體系?；谥R管理視角下的醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系，雖有傳統(tǒng)服務(wù)的成分，但更多的是高效的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、知識化信息服務(wù)。它表現(xiàn)為三個方面：一是服務(wù)資源的數(shù)字化、虛擬化。二是服務(wù)內(nèi)容向知識多樣化發(fā)展。為醫(yī)院用戶所提供的服務(wù)不僅僅是檔案信息線索，更重要的是提供解決問題所需的知識化單元信息。三是服務(wù)模式向個性化、主動化發(fā)展。醫(yī)院檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要有針對性主動地為用戶提供有關(guān)服務(wù)。四是服務(wù)環(huán)境開放化、多渠道化。醫(yī)院檔案服務(wù)從傳統(tǒng)的封閉轉(zhuǎn)變成開放式的空間，最大限度地拓展了醫(yī)院檔案信息交流與服務(wù)模式。1.服務(wù)方式。知識管理視角下的醫(yī)院檔案信息服務(wù)以“主次相依、多層次結(jié)合”為服務(wù)理念。主要包括四種類型的服務(wù)方式：一是直接型檔案信息服務(wù)，包括提供原始性的醫(yī)院檔案信息材料，以及經(jīng)過加工的二、三次檔案信息材料。二是特色型檔案服務(wù)，如專題檔案信息匯報等。三是延續(xù)型的檔案服務(wù)，如某一專題的科研檔案信息資料。四是知識型檔案服務(wù)，它是將醫(yī)院檔案信息轉(zhuǎn)化為知識后提供的一種知識化檔案信息服務(wù)。2.服務(wù)途徑。知識管理視角下醫(yī)院檔案信息化服務(wù)途徑主要是指服務(wù)提供者與用戶之間的溝通交流方式。概括來說主要通過兩個途徑：一是直接交流服務(wù)，主要是通過面對面、電子化通信手段等方式進(jìn)行的即時交流。這種方式提供的服務(wù)是最直接的，不需要經(jīng)過多層次加工的服務(wù)，通常提供的服務(wù)準(zhǔn)確性和及時性能夠得到保證。二是間接交流服務(wù)，這種服務(wù)方式所提供的服務(wù)一般是需要經(jīng)過多層次加工的服務(wù)，通常所提供的信息服務(wù)更為完整和全面，服務(wù)質(zhì)量和水平也較高，但在及時性方面有一定弊端。

四、研究小結(jié)

本研究所探討構(gòu)建的醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系是以知識管理為基礎(chǔ)，以用戶服務(wù)為最終目的，它的構(gòu)建不僅有利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)提升檔案信息服務(wù)水平，優(yōu)化醫(yī)院檔案信息服務(wù)并提供理論借鑒，同時也為醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身檔案信息服務(wù)體系化建設(shè)提供了參考模板，這對于醫(yī)院檔案信息服務(wù)質(zhì)量水平的提升有重要的參考意義。從另一方面來講，本研究對知識管理視角下的醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系框架的研究還不太深入、不夠細(xì)化，且須在日后的醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用驗證并進(jìn)一步完善。

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作者：張紅麗   單位：壽光市婦幼保健院