知識管理下醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)

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【摘要】知識管理基本理念對醫(yī)院檔案管理工作有著非常重要的意義。本文筆者將以此醫(yī)療檔案管理工作為核心，對結(jié)合知識管理理念的管理工作在實(shí)際應(yīng)用中的優(yōu)勢以及相關(guān)管理體系的構(gòu)建展開了詳細(xì)的論述。

【關(guān)鍵詞】知識管理視角；醫(yī)院檔案管理；體系建設(shè)

一、應(yīng)用優(yōu)勢

（一）提升檔案價(jià)值

就醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作而言，其內(nèi)容主要包括對院內(nèi)檔案進(jìn)行收集、分類等，對檔案價(jià)值性暫未有明確規(guī)劃，只是按照檔案的編輯形式將其分為內(nèi)容夾和賬本夾。其中內(nèi)容夾內(nèi)多是以文本敘述為主的檔案資料，賬本夾則是以數(shù)據(jù)信息為主的檔案資料。在此管理方式下，工作人員想要在檔案庫內(nèi)查找資料會比較復(fù)雜，也易出現(xiàn)檔案資料丟失等情況。在傳統(tǒng)檔案管理工作中融入知識管理基本理念，便能有效提高檔案查找效率，使不同種類檔案資料都能充分地發(fā)揮價(jià)值性。

（二）管理顯性內(nèi)容

顯性檔案材料是指醫(yī)院內(nèi)針對某些特定病例所研究的醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)、治療方法、醫(yī)療知識等，其作為理論依據(jù)對于醫(yī)療技術(shù)的提升有著非常重要的作用。而這些檔案資料中大多含有圖像和視頻，因此檔案管理人員需要結(jié)合知識管理基本理念，明確該類顯性檔案資料的醫(yī)學(xué)價(jià)值，這也是知識管理在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢。

（三）轉(zhuǎn)化隱性內(nèi)容

隱性內(nèi)容是指醫(yī)療人員尚未明確下定論的醫(yī)療內(nèi)容，包括正處于研發(fā)階段的醫(yī)療內(nèi)容、設(shè)備、技術(shù)等。由于這些檔案資料存在不明確性，因此檔案管理人員更加需要對該類隱性檔案資料進(jìn)行優(yōu)化管理，選擇知識管理方式可以更好地幫助管理人員對隱性檔案資料進(jìn)行有效地轉(zhuǎn)化，減少誤用情況的發(fā)生，提高管理效率。

二、構(gòu)建管理體系

（一）完善管理機(jī)制

管理機(jī)制是指醫(yī)院內(nèi)檔案管理的模式制度，為了確保檔案管理工作可以按照知識導(dǎo)向進(jìn)行有序開展，工作人員需要結(jié)合該醫(yī)院具體運(yùn)營情況，制定符合該醫(yī)院發(fā)展方向的管理機(jī)制。首先，不斷加強(qiáng)對管理人員技能訓(xùn)練力度，提高其對不同檔案資料的醫(yī)療價(jià)值認(rèn)知水平，減少檔案資料在管理過程中出現(xiàn)的損壞問題；第二，在醫(yī)院允許范圍內(nèi)適當(dāng)拓展管理人員工作范疇，管理人員應(yīng)當(dāng)做好醫(yī)院檔案資料管理工作、分類工作及收集工作，通過有效地加強(qiáng)管理人員的職能來有效地提高管理人員的綜合管理水平；第三，醫(yī)院還可以針對檔案管理人員的管理情況制定相應(yīng)的獎懲制度，對于一些優(yōu)秀的檔案管理人員給予適當(dāng)?shù)鬲剟睿鴮τ谝恍╊l繁出現(xiàn)管理失誤的管理人員采取一定的懲罰措施，通過這種方式可以在較短的時(shí)間內(nèi)顯著提升該醫(yī)院的檔案管理效率。

（二）加強(qiáng)文化宣傳

從客觀角度上而言，傳統(tǒng)的檔案資料通常只是掌握在醫(yī)院內(nèi)部小部分醫(yī)療人員的手上，對于檔案資料中具有較高醫(yī)學(xué)價(jià)值的知識內(nèi)容無法充分地發(fā)揮出其自身的價(jià)值特性。為了可以改善這種情況，醫(yī)院可以適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)自身文化宣傳力度，盡可能地讓醫(yī)院內(nèi)更多醫(yī)療人員去深入了解檔案資料中所蘊(yùn)含的醫(yī)學(xué)價(jià)值，并將醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)和手段用于自身醫(yī)療工作中去，努力提高自身醫(yī)療水平，甚至可以將這些檔案資料作為醫(yī)學(xué)教材進(jìn)行使用，充分吸收醫(yī)學(xué)前輩們的臨床經(jīng)驗(yàn)，擴(kuò)大檔案資料應(yīng)用價(jià)值，在宣傳醫(yī)院文化同時(shí)也完成了相應(yīng)檔案管理工作。

（三）引進(jìn)信息技術(shù)

為了更好地順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的飛速發(fā)展，管理人員還應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，并對現(xiàn)有管理模式進(jìn)行改變，創(chuàng)建醫(yī)院的檔案資料數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電腦文檔，并且進(jìn)行備份處理，這樣不僅可以降低檔案資料丟失、損壞等情況發(fā)生的概率，還可以有效提高檔案資料的查閱效率，為更多的醫(yī)學(xué)愛好者提供一個查閱較為權(quán)威的醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)和途徑，同時(shí)也為醫(yī)療行業(yè)的未來成長和進(jìn)步奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院還可以對檔案資料的查閱記錄等信息進(jìn)行儲存，進(jìn)一步提高檔案資料管理工作的安全性。

（四）加強(qiáng)分類管理

醫(yī)院內(nèi)所涉及到的檔案種類非常繁多復(fù)雜，其中主要保留醫(yī)療信息、知識產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容，由于檔案資料的內(nèi)容之間有著較大的差異性，因此不同檔案資料所對應(yīng)的閱讀群體也略有不同。為了避免不同閱讀群體在查閱資料時(shí)出現(xiàn)混淆等情況，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提前做好充分的準(zhǔn)備工作，將醫(yī)院內(nèi)所儲存的檔案資料按照特定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類劃分，從而形成統(tǒng)一且完成的檔案管理體系。這樣不僅可以更加高效地為人們提供符合閱讀群體需求的醫(yī)療檔案資料，同時(shí)還大幅度減少了檔案管理工作的復(fù)雜程度，加強(qiáng)檔案資料管理的全面性和系統(tǒng)性，更加科學(xué)地收集不同科室、不同類型的醫(yī)院檔案資料，為醫(yī)學(xué)知識的相互溝通和交流搭建了一座橋梁，提高醫(yī)院內(nèi)檔案管理的效率，為更好地傳承醫(yī)療文化和知識技能提供一種途徑和方式。

（五）建立專家檔案

上述我們所提到的檔案資料大多是指醫(yī)院內(nèi)的醫(yī)療方案和醫(yī)療知識，除了這些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料之外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)在檔案庫內(nèi)建立專家檔案，專家檔案不僅代表著該醫(yī)院的整體水平，同時(shí)還可以更好地體現(xiàn)出該醫(yī)院的醫(yī)療優(yōu)勢所在，這樣可以有利于幫助患者們更好地針對疾病選擇最佳的醫(yī)院。檔案管理人員在開展專家檔案的管理工作時(shí)，需要重點(diǎn)注意以下幾點(diǎn)：第一，明確醫(yī)院內(nèi)具有較高醫(yī)學(xué)貢獻(xiàn)的醫(yī)療專家人選，并且針對不同科室的醫(yī)療專家收集其日常工作中的數(shù)據(jù)信息，以這些數(shù)據(jù)信息為理論基礎(chǔ)對醫(yī)療專家的醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)、觀點(diǎn)等內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)；第二，結(jié)合知識管理的基本理念，建立醫(yī)院的專家檔案，整合不同專家在醫(yī)院內(nèi)的臨床經(jīng)驗(yàn)和知識資料，對專家們對于某些特殊病例的口頭敘述、病例等內(nèi)容進(jìn)行編制成冊，收錄如檔案資料管理庫中，為后續(xù)其他資歷較淺的醫(yī)療人員提供參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙慧瑤.基于知識管理的醫(yī)院檔案管理體系完善策略[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2017(33):188-189.

作者：楊穎 單位：紅河哈尼族彝族自治州第一人民醫(yī)院