辦公室行政管理精細化研究

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【摘要】辦公室行政管理涉及繁雜瑣碎的事務(wù)，而要想提高工作效率，必須在精心調(diào)研、不斷總結(jié)辦公經(jīng)驗的基礎(chǔ)上實行精細化管理。精細化管理必須提高思想認識，制定科學制度，制度標準流程，規(guī)范管理，增強團隊合作意識。

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；精細化

現(xiàn)代管理理念主張管理的精細化。辦公室作為一個單位正常運轉(zhuǎn)的重要部門，工作內(nèi)容繁多、事項復雜，其辦公的精細化不僅關(guān)系到辦公室的工作效率，更關(guān)系著整個單位的科學化發(fā)展。辦公室行政管理的精細化工作必須從思想認識、制度建設(shè)、標準化等多方面綜合推進。

一、辦公室行政管理精細化的意義

對辦公室行政進行精細化管理，對于一個單位的發(fā)展來說，具有重要意義。一是可以使工作規(guī)范化、制度化。通過精細化管理，可以發(fā)現(xiàn)以前的工作中存在的不合理現(xiàn)象，從而對問題和工作流程進行梳理，理順工作關(guān)系，更科學地做好各項工作。二是可以有效整合資源，減少辦公室人力和物力的浪費，提高工作效率，節(jié)約辦公成本。三是精細化管理可以有效化解工作中的矛盾，把許多工作提前考慮到位，做好預防工作，這樣可以避免后面出現(xiàn)更多的矛盾，增強團隊協(xié)作意識。

二、辦公室行政管理精細化的有效途徑

（一）細化與量化相結(jié)合。辦公室行政管理精細化就是要對辦公室工作進行細化和量化。比如，要對辦公室工作進行定崗和定責，做到職責明確。定崗就是要對辦公室的所有事項進行分類、歸納，根據(jù)事物的類別劃分出一定的崗位，根據(jù)單位的實際情況及規(guī)模大小，合理定崗，如資料的撰寫等文字性工作為一類、協(xié)調(diào)組織為一類等，進行資源的優(yōu)化組合。定責就是針對具體的崗位，明確崗位職責所在，進行明確分工，在此崗位就要承擔相應(yīng)的職責。量化方面主要是指，對制定的崗位和承擔的職責要進行量的考核，哪些任務(wù)完成了，哪些工作沒有做好，都要進行量化考核，以此提高工作效率和工作透明度。

（二）流程化與標準化相結(jié)合。辦公室行政管理工作有時候會涉及眾多部門，諸多環(huán)境，對于這些千頭萬緒的工作，應(yīng)該怎么樣做才能有一個最優(yōu)的流程，才能做到最合理呢？這就需要對日常工作進行合理的優(yōu)化和規(guī)劃，用一個科學的標準來衡量日常工作?？茖W的流程是精細化的前提。例如，對于辦公室文件的管理，從收件到初審分類，到分送到相關(guān)領(lǐng)導手中批閱，再到歸檔等，要有一個科學的流程，讓大家知道一個文件流傳的主要環(huán)節(jié)，以及每個環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么樣做。這樣就可以減少不必要的中間環(huán)節(jié)，大大提高工作效率。

三、建立科學的規(guī)章制度

制度是進行精細化管理的有效保障，加強制度建設(shè)才能把精細化管理真正落到實處。在辦公室行政管理的過程中，要不斷從實踐中總結(jié)好的做法、好的思路，然后進行整理和推廣，直至形成制度。例如，對于辦公室的接待工作，要從精細化的角度著手，對方是什么單位，來訪者有多少人，都是什么級別的人來，需要安排哪些接待任務(wù)，需要什么人陪同，需要介紹哪方面的工作等都要了解清楚。等到這些工作找到最佳方案后，就要把其上升到制度層面并固定下來，以后只要按照制度具體執(zhí)行即可。這樣既能讓接待工作有章可循，又可以提高辦事效率，大大優(yōu)化人員和物質(zhì)的分配。

四、提高員工的精細化意識

做任何事情都要在思想上加以重視。辦公室的管理工作看似簡單重復繁雜，但只要認真梳理和總結(jié)，還是會有很多可以改進的地方和更好的解決辦法。這就需要不斷提高員工的精細化意識，從思想上對精細化工作給予重視。首先要意識到進行精細化管理的意義，腦海中要想到精細化對于工作運轉(zhuǎn)和資源合理利用等具有的重要意義。有了意識才能有精細化管理的行動。其次要意識到精細化管理不但與辦公室每個人員相關(guān)，還應(yīng)該與單位的每一個人密切相關(guān)，樹立大局意識。因為辦公室精細化工作可以減少很多的耗材，節(jié)約很多資源，這些都是集體的，相當于為大家創(chuàng)造了財富。

五、提高員工的團隊合作意識

精細化管理不是哪一個人的事情，而是關(guān)乎所有辦公室工作人員甚至是單位所有職工的切身利益的。因此，精細化工作需要所有人都參與進來，建立立體的精細化管理團隊合作網(wǎng)絡(luò)。大家要聚在一起，為精細化管理出謀劃策，一旦找到最優(yōu)化的措施后，大家要共同遵守，相互支持。此外，辦公室工作人員是一個單位對外的窗口，直接關(guān)系到單位的形象。因此，工作人員要愛崗敬業(yè)、廉潔自律、做好每一個細節(jié)，尤其是對外的公文、接待等工作，要把握好每一環(huán)節(jié)，確保萬無一失。

六、結(jié)語

精細化管理是辦公室行政管理的有效途徑。因此，我們要提高思想認識，不斷從實踐中總結(jié)先進經(jīng)驗，把細節(jié)問題考慮在前，逐漸調(diào)整優(yōu)化工作流程，形成規(guī)范的制度，把精細化作為有效的管理方法。

【參考文獻】

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作者：1肖彤 2熊蘭 3王維子 單位：1湖南省中醫(yī)藥研究院 2湖南中醫(yī)藥大學第二附屬醫(yī)院 3湖南省中醫(yī)藥研究院