企業(yè)辦公室行政管理工作創(chuàng)新途徑分析

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摘要：市場經(jīng)濟(jì)中由于路橋工程、項(xiàng)目本身的復(fù)雜性使得路橋企業(yè)在內(nèi)部管理內(nèi)容龐雜。辦公室行政管理作為路橋企業(yè)行政事務(wù)處理的核心工作，其工作質(zhì)量影響著路橋企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。因此，文章結(jié)合路橋企業(yè)辦公室行政管理職能，以及路橋企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題，對辦公室行政管理工作創(chuàng)新方法展開分析。借此突出辦公室行政管理工作實(shí)踐價(jià)值，推進(jìn)路橋企業(yè)行政管理體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：路橋企業(yè)；辦公室；行政管理

為提高自身的市場競爭力，搶占路橋工程市場份額，路橋企業(yè)應(yīng)重視辦公室行政管理這類基礎(chǔ)性工作，從而在內(nèi)部行政事務(wù)的有效處理中協(xié)調(diào)企業(yè)部門關(guān)系。但是為確保辦公室行政管理質(zhì)量，路橋企業(yè)還應(yīng)重視辦公室行政管理工作的創(chuàng)新改進(jìn)。

一、路橋企業(yè)辦公室行政管理職能分析

路橋企業(yè)經(jīng)營管理過程中，辦公室行政管理部門能夠在為企業(yè)提供基礎(chǔ)性服務(wù)的同時(shí)，為企業(yè)綜合管理提供信息依據(jù)，幫助企業(yè)協(xié)調(diào)各部門人力或物力資源，為企業(yè)管理決策執(zhí)行打好基礎(chǔ)。復(fù)雜性、困難性、服務(wù)性是路橋企業(yè)辦公室管理工作的主要特點(diǎn)，而該企業(yè)辦公室行政管理的具體職能主要體現(xiàn)在以下方面：其一，輔助決策。辦公室在路橋企業(yè)中，其輔助決策職能主要集中在辦公室對路橋企業(yè)施工、項(xiàng)目信息的采集與歸類，同時(shí)在業(yè)務(wù)或項(xiàng)目數(shù)據(jù)處理后，將相關(guān)信息反饋給企業(yè)（項(xiàng)目）管理層，便于路橋管理部門在系統(tǒng)信息支持下制定管理方案。在此期間，辦公室行政管理人員需要在各項(xiàng)工程調(diào)查過程中，確保相關(guān)數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性、完整性，并在施工項(xiàng)目文件編制、匯總中給出相關(guān)建議，輔助管理決策制定。其二，協(xié)調(diào)部門關(guān)系。路橋企業(yè)辦公室行政管理工作是企業(yè)部門溝通、信息共享的橋梁，能夠在協(xié)調(diào)各部門關(guān)系的基礎(chǔ)上保持管理層與其他部門的聯(lián)系，并通過匯總其他職能部門相關(guān)意見為企業(yè)經(jīng)營模式的創(chuàng)新改進(jìn)提供助力。

二、路橋企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）辦公室行政管理制度部分路橋企業(yè)中，其辦公室行政管理制度尚未健全，相關(guān)工作流程制定不清晰，導(dǎo)致辦公室行政管理質(zhì)量難以保障、整體工作效率低。再者，管理制度內(nèi)容不完善會(huì)導(dǎo)致辦公室行政管理工作開展中，人員考核、職能劃分、管理決策工作無法落實(shí)，進(jìn)而使得路橋企業(yè)內(nèi)部行政管理較為混亂，影響路橋企業(yè)經(jīng)營管理效果。另外，辦公室行政管理中，若企業(yè)無法利用制度約束行政管理人員行為，會(huì)導(dǎo)致人員崗位職能履行不到位，繼而造成決策執(zhí)行受阻，不利于路橋企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）行政管理溝通機(jī)制不健全市場經(jīng)濟(jì)體制下，辦公室行政管理在輔助企業(yè)決策時(shí)，需要憑借自身部門協(xié)調(diào)作用，確保企業(yè)內(nèi)部信息傳遞、人員溝通的順暢性。但由于辦公室行政管理溝通機(jī)制不健全，使企業(yè)部門協(xié)調(diào)效果不佳，容易在行政管理制度落實(shí)中因信息溝通受阻而影響管理制度的執(zhí)行。因此，為確保路橋企業(yè)部門溝通的順暢性，發(fā)揮辦公室行政管理對企業(yè)人員力量的凝聚作用，相關(guān)路橋企業(yè)還應(yīng)及時(shí)建立系統(tǒng)的管理溝通機(jī)制。

（三）行政管理人員素質(zhì)水平較低當(dāng)前時(shí)期，路橋企業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，企業(yè)內(nèi)部組成較為復(fù)雜，所涉項(xiàng)目、業(yè)務(wù)管理內(nèi)容繁多，要求辦公室行政管理人員在工作實(shí)踐中，不斷更新自身管理理念、創(chuàng)新辦公室管理方法。但是在路橋企業(yè)辦公室行政管理中行政人員綜合素質(zhì)參差不齊，使得行政管理效果不佳。一方面，現(xiàn)代路橋企業(yè)在信息采集、匯總時(shí)，需利用信息系統(tǒng)、自動(dòng)化軟件高效處理路橋企業(yè)內(nèi)部管理數(shù)據(jù)。而基層項(xiàng)目內(nèi)行政管理人員自動(dòng)化水平高低不一，難以將相關(guān)現(xiàn)代化軟件應(yīng)用在行政管理中，提高辦公室行政管理效率。另一方面，項(xiàng)目在控制人才投入成本時(shí)會(huì)忽視行政管理的重要性，其所聘請的行政管理人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，在具體崗位實(shí)踐中，不能及時(shí)完成管理工作，影響著企業(yè)內(nèi)部管理實(shí)效性。

三、路橋企業(yè)辦公室行政管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）健全辦公室行政管理體系為發(fā)揮辦公室行政管理工作價(jià)值，確保路橋企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)在辦公室行政管理創(chuàng)新中進(jìn)一步健全辦公室行政管理體系。一方面，路橋企業(yè)應(yīng)積極打造高素質(zhì)、高水平的行政管理隊(duì)伍，提高辦公室人員工作效率。為此，相關(guān)企業(yè)可通過對外交流、內(nèi)部培訓(xùn)等方式，提升辦公室行政人員功能能力，促進(jìn)其綜合發(fā)展。比如路橋企業(yè)可定期派遣辦公室行政人員到相關(guān)企業(yè)交流學(xué)習(xí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)企業(yè)行政管理手段，從而根據(jù)辦公室工作期間的問題，制定更為給有效的解決方法。另一方面，路橋企業(yè)行政管理工作，應(yīng)確立動(dòng)態(tài)管理模式，及時(shí)采集、匯總各部門人員意見，整體工作流程。

（二）提高辦公室行政管理信息化水平隨著信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)中的滲透，路橋企業(yè)在創(chuàng)新辦公室行政管理工作時(shí)，還應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)，提高辦公室行政管理信息化水平。首先，相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合行政管理工作中存在的問題，重視信息設(shè)備及軟件在管理工作中的應(yīng)用，并在管理內(nèi)容、人員信息的數(shù)字化管理中改進(jìn)行政管理流程，為路橋企業(yè)各部門溝通交流搭建更為便捷的信息平臺。而辦公室行政人員可在履行自身崗位職能時(shí)，利用信息平臺內(nèi)部信息優(yōu)化行政管理工作，確保行政管理工作開展的有效性。其次，行政管理人員在企業(yè)培訓(xùn)過程中，還應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)辦公室信息化設(shè)備、軟件的操作方法及其在行政管理中的運(yùn)用價(jià)值，繼而提高辦公室信息化水平，提高行政管理效率。比如行政管理人員應(yīng)在釘釘、微信等軟化使用中，應(yīng)學(xué)者對接原理，了解辦公室自動(dòng)化信息系統(tǒng)基本功能。最后，路橋企業(yè)在信息化建設(shè)中，辦公室行政管理工作在傳遞涉密公文、核心項(xiàng)目信息時(shí)，應(yīng)將紙制文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸?，避免在路橋?xiàng)目信息傳遞中出現(xiàn)文件受損、內(nèi)容泄露等情況。充分利用電子公文傳輸系統(tǒng)，使行政管理人員可在系統(tǒng)功能發(fā)揮中，有效傳閱、簽收項(xiàng)目文件，落實(shí)行政管理責(zé)任。

（三）完善辦公室行政管理制度制度是路橋企業(yè)行政管理工作有效開展的基礎(chǔ)性指導(dǎo)，相關(guān)企業(yè)在辦公室工作創(chuàng)新中，還應(yīng)完善辦公室行政管理制度，借此在制度引導(dǎo)下明確辦公室行政管理工作中人員事務(wù)處理、行為規(guī)范。再者，辦公室行政管理工作實(shí)踐時(shí)需要面對較多突發(fā)性事件，并且在工作過程中行政事務(wù)種類多、工作量大。首先，路橋企業(yè)應(yīng)結(jié)合辦公室行政管理崗位職能、工作目標(biāo)、管理內(nèi)容，從行政管理工作流程中增加系統(tǒng)、完整的管理制度，使辦公室行政管理工作在具體落實(shí)時(shí)，能夠基于管理制度完成工作安排。其次，在辦公室行政管理制度支持下，相關(guān)行政管理人員可在清晰的職責(zé)分配中，明確自身崗位職責(zé)。而辦公室行政管理工作可在制度指導(dǎo)下，使辦公室人員能夠制定更為科學(xué)、系統(tǒng)的管理措施。最后，路橋企業(yè)應(yīng)在行政管理制度完善中，根據(jù)內(nèi)部人員反饋，及時(shí)消除不合理行政管理制度。但是在制度執(zhí)行階段，路橋企業(yè)應(yīng)預(yù)防辦公室管理制度異化現(xiàn)象，所以在制度編制期間需提前匯總員工意見，并利用職工大會(huì)組織員工探討行政管理制度的可行性。從而避免在制度執(zhí)行期間出現(xiàn)職工不配合情況。在此期間，辦公室行政管理人員還應(yīng)不斷學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，明確制度內(nèi)的各項(xiàng)要求，在工作過程中嚴(yán)格按照制度處理行政事務(wù)。同時(shí)在制度實(shí)施中爭取做到事務(wù)處理的公開性，若存在人員不配合行政事務(wù)處理，應(yīng)發(fā)揮制度約束作用，給予其行政處罰，保障行政管理制度落實(shí)效果。

四、結(jié)束語

綜上所述，路橋企業(yè)辦公室行政管理工作創(chuàng)新，對提高路橋企業(yè)市場核心競爭力、保障路橋企業(yè)經(jīng)營管理質(zhì)量意義重大。因此，相關(guān)企業(yè)需通過健全辦公室行政管理體系、提高辦公室行政管理信息化水平等途徑，優(yōu)化改進(jìn)辦公室行政管理工作，使路橋企業(yè)辦公室行政管理工作，能夠在更為系統(tǒng)的管理機(jī)制中，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化管理目標(biāo)，為路橋企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者：周金磊 單位：中鐵七局集團(tuán)第二工程有限公司