新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)思考探析

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檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的、清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案管理是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，是每個(gè)單位日常工作的重要組成部分。當(dāng)前，信息化、數(shù)字化的快速發(fā)展，無(wú)紙化網(wǎng)絡(luò)辦公的逐漸普及，微信、移動(dòng)app等應(yīng)用更加廣泛，聲像、影像資料越來(lái)越多，普通群眾對(duì)檔案資料的需求和利用也在不斷增多，迫切需要檔案管理加快信息化建設(shè)步伐。

一、加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)配套

基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的首要前提。一是硬件基礎(chǔ)建設(shè)方面。立足電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字化管理的運(yùn)行需要，必須建設(shè)大容量、快處理的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)滿(mǎn)足多用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)的服務(wù)管理系統(tǒng)，配置性能較好的服務(wù)器等硬件設(shè)備。同時(shí)，還要配備必要的安全防護(hù)、數(shù)字化加工等其他配套設(shè)備。二是軟件系統(tǒng)建設(shè)方面。要加強(qiáng)底層分析，自下而上采集用戶(hù)需求，針對(duì)不同領(lǐng)域、不同用戶(hù)，加強(qiáng)需求側(cè)調(diào)研，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用功能多元化?？商峁I(yè)務(wù)端和應(yīng)用端，業(yè)務(wù)端面向檔案管理工作人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理日常工作全過(guò)程；應(yīng)用端面向社會(huì)公眾，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料便捷高效、安全可靠的查閱和利用。要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，自上而下完善信息系統(tǒng)，加強(qiáng)供給側(cè)調(diào)研，實(shí)現(xiàn)管理使用高效化，從檔案產(chǎn)生、檔案收集、檔案存貯、檔案維護(hù)、檔案利用、檔案銷(xiāo)毀、檔案安全等方面系統(tǒng)考慮，設(shè)計(jì)滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理要求的應(yīng)用系統(tǒng)。三是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)方面。根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和范圍，建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、公眾網(wǎng)絡(luò)，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確三個(gè)網(wǎng)絡(luò)的功能定位，各司其職，獨(dú)立運(yùn)行，確保檔案信息化運(yùn)轉(zhuǎn)有序，保障檔案信息化管理安全有效。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案資料的信息化和歸檔流程的標(biāo)準(zhǔn)化是推進(jìn)檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是要轉(zhuǎn)變思想觀念，順應(yīng)檔案工作的無(wú)紙化趨勢(shì)。可以預(yù)見(jiàn)，辦公無(wú)紙化、資料電子化是未來(lái)工作的主要形式，很大一部分傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料將會(huì)被電子化材料取代。二是要學(xué)會(huì)去粗取精，把握檔案材料的歸檔范圍。無(wú)紙化、電子化雖然便捷、節(jié)約、高效，但材料數(shù)量會(huì)成倍增加，草擬稿、征求意見(jiàn)稿、討論稿等許多中間材料往往會(huì)混雜其中，要明確檔案歸檔范圍和要求，方便檔案管理人員準(zhǔn)確篩選，做到不重復(fù)不遺漏，確保歸檔材料質(zhì)量。三是要制定標(biāo)準(zhǔn)流程，細(xì)化電子檔案的歸檔要求。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，從制度規(guī)定上、工作流程上、業(yè)務(wù)培訓(xùn)上加大力度，明確規(guī)范和要求，從檔案材料產(chǎn)生到定稿的全過(guò)程，加強(qiáng)檔案整理歸檔的意識(shí)，使檔案工作人員完成從紙質(zhì)歸檔向電子歸檔的轉(zhuǎn)變。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化的工作保障

加大隊(duì)伍、制度、經(jīng)費(fèi)等方面的支撐是做好檔案信息化管理的重要保障。一是要建立高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。著眼于“選育用”建好檔案管理隊(duì)伍，利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專(zhuān)業(yè)人才的招收，優(yōu)先聘用思想素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)工作好的人員作為檔案管理員。加大崗前和在職培訓(xùn)，確保檔案管理人員具備信息化管理的工作要求。加大檔案管理人員的培養(yǎng)使用，建立考核評(píng)價(jià)體系，打通“優(yōu)勝劣汰”激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理人員工作責(zé)任心和積極性。二是完善檔案管理信息化制度。由于管理模式的變化，傳統(tǒng)的檔案管理制度逐漸不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，要在檔案收集、整理、歸檔、使用、安全等方面建立適應(yīng)檔案信息化管理的工作制度，確保檔案管理信息化建設(shè)有章可循。三是加大財(cái)政經(jīng)費(fèi)保障力度。要將檔案管理信息化建設(shè)納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作計(jì)劃和年度考核內(nèi)容，將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入鎮(zhèn)財(cái)政年度預(yù)算，確保檔案信息化建設(shè)在人財(cái)物上有保障，推動(dòng)檔案管理信息化工作穩(wěn)步實(shí)施。

作者：徐曉秋 單位：昆山市陸家鎮(zhèn)人民政府