人力資源管理下的人事檔案信息化建設

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摘要：當前，我國高校人事檔案管理工作開啟了全新模式，即利用信息技術，將人事檔案信息資源進行整合。這是信息化社會發(fā)展的必然趨勢。在人力資源管理視角下，加強高校人事檔案信息化建設，可以實現高質量的人事檔案管理，提高相關工作的效率性和準確性。針對當前高校人事檔案信息化建設存在的問題，提出解決措施和改進建議，是進一步推進高校人事檔案信息化建設的重要途徑。

關鍵詞：人力資源管理；高效；人事檔案管理；信息化建設

引言

在人力資源管理視角下，推進高校人事檔案信息化建設進程可以建立起高效率、高質量的人事檔案管理體系，能夠為人才選拔、崗位培訓等相關工作提供重要參考，并能夠極大提高崗位與人員的融合度，激發(fā)人才潛力。因此，加強人事檔案信息化建設極為重要且必要。但在實際高校人事檔案信息化建設過程中仍存在一些問題，亟待解決。

一、人力資源視角下，高校人事檔案信息化建設的重要性

目前，信息技術已經逐漸滲透到各行各業(yè)中，為各個領域的管理、生產工作都帶來極大便利，為社會經濟發(fā)展建設增添巨大動力。在人事檔案管理工作中融入信息技術，實現人事檔案信息化建設極其重要且必要。在人力資源管理視角下，高校人事檔案信息化建設的重要性主要體現在以下三個方面。第一，原始的人事檔案管理工作以紙質檔案為主，雖然紙質檔案輕便、易于保存，但人力資源的更新給管理工作人員帶來巨大的工作壓力。同時，紙質檔案保存時間過長極易出現檔案信息缺失的現象，這給人事檔案管理工作增添了不穩(wěn)定因素。而人事檔案信息化建設可以很好地解決這一問題，不僅可以提高檔案管理工作效率而且還可以減輕工作人員負擔。第二，加強高校人事檔案信息化建設可以提高教職工、管理人員等績效考核的公平性、公正性、時效性，并能夠對教職工和管理人員等進行綜合能力分析和判定，從而提高工作人員與工作崗位的契合程度。第三，人事檔案信息化建設有助于高校管理部門制定適合的激勵政策，以優(yōu)化現有人力資源結構，并吸引更多優(yōu)質人才。

二、當前高校人事檔案信息化建設存在的問題

1.對人事檔案信息化建設重視程度不高，管理制度不健全在人力資源管理視角下，人事檔案信息化建設不僅可以提高信息管理的效率和質量，而且還可以提高管理服務的高效性、準確性。并能夠為相關工作人員提供信息查詢服務，為相關決策提供重要參考。但從實際情況看，仍有許多高校對人事檔案信息化建設不重視，將人事檔案管理工作歸類為輔助性工作。致使高校人事檔案信息化建設的資金投入少之又少，嚴重制約了人事檔案信息化建設和發(fā)展。究其根本原因有兩個方面，一方面，人事檔案信息化建設過程時間較長，高校很難始終保持高度重視的態(tài)度，導致高校人事檔案信息化建設工作逐漸受到冷落；另一方面，人事檔案工作具有較高的保密性，并且人事檔案的使用范圍和使用頻率有限，導致高校從領導班組到教師再到學生都沒有提高對人事檔案信息化建設的重視。另外，雖然我國在2008年就出臺了人事檔案信息化管理的具體辦法，但由于人事檔案信息化建設相關工作經驗少，沒有可供借鑒的實施細則，各個高校只能在較為寬泛的方向和框架下，結合學校實際情況，對人事檔案信息化建設工作作出指導。但這種工作指導沒有形成標準化、統(tǒng)一化、通用化的管理模式，導致高校人事檔案信息化管理制度不健全，對高校人事檔案信息資源交換和共享等造成負面影響。

2.人事檔案信息化管理隊伍綜合素養(yǎng)低，管理效率質量差人事檔案信息化管理工作對相關工作人員的綜合素養(yǎng)要求較高。在人力資源管理視角下，由于高校人事檔案信息化建設沒有得到足夠重視，導致人事檔案管理工作的人員流動性較大，最終使大部分能力較強的人事檔案管理人才流失。為保障人事檔案管理工作的正常開展，高校只能不斷補充新人，這使高校人事檔案信息化管理隊伍的整體素質無法有效提升。同時，即使人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)高，但很大一部分工作人員對信息技術手段不了解，接受度也不高，并對人事檔案信息化管理的效率性和安全性持有質疑態(tài)度。這嚴重制約人事檔案信息化建設工作的開展。另外，隨著高校對人事檔案信息化建設的推進，大量綜合素養(yǎng)能力強的人員投入到高校人事檔案信息化管理工作中，但由于他們缺少實踐經驗，導致高校人事檔案信息化管理質量差。綜合來看，高校人事檔案信息化管理隊伍處于新老交替的階段，并且人事檔案信息化建設更需要的是復合型人才，這就需要更多的過渡與融合時間，這也是高校人事檔案信息化建設進程緩慢的影響因素之一。

3.人事檔案信息化服務權限未完全開放，信息安全難保證在人力資源管理視角下，人事檔案信息化建設不僅要有基本查詢功能，而且還要能夠為相關使用者提供數字化、信息化服務。但從實際情況看，高校人事檔案信息化管理服務的對象只有人事部門，并沒有對高校的教職工開放服務權限。如果教職工想要調取檔案信息，需要經過登記、輔助查詢等一系列極為繁瑣的流程，人事檔案信息化服務的優(yōu)勢和意義因此沒有充分體現出來。另外，許多高校在完成人事檔案信息化建設后，采用了“申請-審核-網絡”這一檔案信息查閱流程。雖然這種模式可以提高人事檔案管理工作效率，為大家提供便捷服務，但是在這一過程中仍存在很大的信息安全隱患。當前，保障信息安全是高校人事檔案信息化建設工作需要重點考慮的問題，高校以及相關工作人員必須要對信息安全給予高度重視。從當前人事檔案信息數據安全技術來看，主要依靠系統(tǒng)更新和升級技術和防火墻技術。但高校人事檔案信息化管理工作人員對信息安全保護的意識較為薄弱，并且他們不是專業(yè)的技術人員，一旦發(fā)生網絡病毒入侵的情況，相關工作人員很難對這一情況進行有效處理。這會給人事檔案信息化管理系統(tǒng)帶來損害性的打擊，甚至會導致系統(tǒng)癱瘓，給人事檔案信息帶來極大的安全風險。

三、優(yōu)化高校人事檔案信息化建設的方法策略

1.提高對人事檔案信息化建設的重視，完善管理制度在人力資源管理視角下，面對當前高校人事檔案信息化建設過程中存在的問題，高校必須要從思想層面上提高對人事檔案信息化建設的重視，并完善人事檔案信息化管理制度。以提高高校人事檔案信息化建設效率和質量。首先，高校要將人事檔案信息化建設提升到高校整體發(fā)展的戰(zhàn)略高度，并建立符合高校實際情況和人事檔案信息化建設需求的監(jiān)管措施。同時，人事檔案信息化建設需要大量時間和資金支持，因此，高校要對人事檔案信息化建設保持高度重視的態(tài)度，并為人事檔案信息化建設提供專項建設資金。其次，人事檔案信息化管理工作具有一定的保密性，為使高校上、下協(xié)同一體，提高高校整體對人事檔案信息化建設工作的了解程度和重視程度，高校和相關工作人員就要加大宣傳力度，使全校師、生、工作人員能夠合理使用人事檔案信息，促使他們給予人事檔案信息化建設工作高度支持，并提高他們對人事檔案管理工作的配合程度，從而進一步提高人事檔案信息的使用效率和質量。最后，完善的人事檔案管理制度是提高人事檔案信息化建設速率和質量的基礎保障。高校要對人事檔案信息化管理工作的職責進行清晰的劃分，并將責任落實到相關工作人員身上。使他們能夠嚴格按照規(guī)定對人事檔案信息進行分類和歸檔，以常態(tài)化的檢查管理方式對人事檔案信息化管理工作進行逐級把關，以保證信息化的人事檔案具有較高的準確性和完整性。同時，高?？梢猿浞掷萌耸聶n案信息化管理優(yōu)勢，對學校資源進行整合、優(yōu)化和利用。這樣可以為學校各部門及時提供第一手資料，使學校規(guī)定的制定和政策的實施更加合理。所以高?？梢詫⑷耸虏块T和人事檔案管理部分的管理系統(tǒng)結合起來，將人事信息資源進行有效對接，使人事部門和人事檔案管理部門之間進行優(yōu)勢互補，并充分發(fā)揮出這兩個部門的效能。

2.加強人事檔案信息化管理隊伍建設，提高管理效率在人力資源管理視角下，為提高高校人事檔案信息化管理工作效率和質量，并提高人事檔案信息資源的利用率，高校就要提高人事檔案信息化管理工作人員的綜合素養(yǎng)，同時做好新老交替的銜接工作。首先，高校要定期邀請信息技術領域的專業(yè)技術人員為人事檔案信息化管理工作人員進行技能培訓，使人事檔案信息化管理工作人員在專業(yè)人員的指導下，進一步提高解決問題的能力。同時，高校可以在每次技能培訓后，開展技能知識比賽，以激勵相關工作人員加強對技能知識的學習，并促使他們將所學的技能知識能夠更好地應用在實際工作中，以進一步提高人事檔案信息化管理隊伍的技能素養(yǎng)，從而使人事檔案管理工作效率能夠有效提升。其次，高?？梢远ㄆ诮M織人事檔案信息化管理工作人員去一些在人事檔案信息化建設上取得優(yōu)異成績的高校進行學習，以吸取他校的經驗、創(chuàng)新的管理理念以及相關工作的流程模式，以此不斷提升本校的人事檔案信息化管理工作效率。最后，由于人事檔案信息化管理工作的信息安全要求、保密性要求高，相關工作人員必須要具有較高的專業(yè)能力、良好的道德品質、沉穩(wěn)的性格、高度的安全意識等綜合素養(yǎng)。一方面，高校要積極開展人事檔案信息安全座談會等活動，提高人事檔案信息化管理工作人員和信息使用人員的信息安全意識。同時，高?？梢栽诒匾獣r，對管理工作人員和信息使用人員進行反面教材警示，以提醒人事檔案管理人員和信息使用人員要不斷提高自身的信息安全意識，從而提升高校人事檔案信息化管理隊伍整體素質水平。另一方面，高校要積極聘用復合型人才，對人事檔案信息化管理隊伍的人才結構進行優(yōu)化，使人事檔案管理工作人員在信息化建設的背景下，能夠更好地勝任此項工作。同時，高校要注重人事檔案信息化管理工作隊伍的新老交替工作，實行以“老”經驗帶“新”技能的隊伍建設機制，從而保障高校人事檔案信息化建設工作能夠穩(wěn)定、有序、高質量地進行。

3.優(yōu)化人事檔案信息化管理服務權限，提高信息安全在人力資源管理視角下，人事檔案信息化管理工作與其他工作有所不同，它對信息資料的保密性要求極高。所以，高校在加強人事檔案信息化建設的同時要給予人事檔案信息安全工作高度重視，不斷優(yōu)化人事檔案管理服務權限，提高人事檔案信息資料使用安全。首先，高校要不斷優(yōu)化服務權限，提高人事檔案信息資源的利用率，以此促進高校人事檔案信息化建設。例如，高?？梢詾榻搪毠ら_通人事檔案信息化管理的服務權限，并為他們創(chuàng)建平等、透明的平臺，以此為教職工提供便捷、優(yōu)質的信息查閱服務。其次，提高人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性是實現高效人事檔案信息安全的根本途徑。第一，在人事檔案信息化管理系統(tǒng)登錄設置方面，高校要充分結合學校發(fā)展的需要和實際應用狀況，采用密碼驗證、權限卡驗證等身份驗證方式，對系統(tǒng)的識別模式進行設定，以提高用戶登錄的安全性。第二，在管理系統(tǒng)的權限設置方面，高校要對人事檔案信息使用者的身份信息進行整合和分析，并針對不同的身份信息設置不同的查詢權限，以達到對重要人事檔案信息加密的目的。第三，在信息資源保護方面，高校要積極利用版權保護技術，避免人事檔案信息資料被篡改，為人事檔案信息資料的使用提供安全保障。第四，在人事檔案信息化管理系統(tǒng)的日志記錄管理方面，高校要利用系統(tǒng)追蹤和記錄功能，對用戶的訪問、讀取、下載等行為進行追蹤，并在系統(tǒng)中自動形成日志記錄。一旦發(fā)現用戶有違規(guī)操作等情況，系統(tǒng)能夠在第一時間作出反應，管理人員也可以及時對此情況進行處置，以免造成人事檔案信息資料丟失等嚴重后果。同時，日志記錄還可以使管理人員在第一時間發(fā)現系統(tǒng)中可能存在的安全隱患，以最大程度地避免信息資料損壞或丟失情況的發(fā)生?？傊?，高校要不斷優(yōu)化人事檔案信息化管理服務權限，不斷提高管理人員和使用人員的信息安全意識，并建立起人事檔案信息資料安全管理機制，對人事檔案使用過程進行全面、實時追蹤，以保證高校人事檔案信息資料的安全。

結語

作為我國人事管理制度的一個重要特色項目，人事檔案管理工作在高校發(fā)展過程中起到重要的作用。在人力資源視角下，高校要提高對人事檔案信息化建設的重視、加強管理隊伍建設、提高檔案信息安全，以推動高校人事檔案信息化建設，為實現信息共享和信息資源優(yōu)化整合奠定基礎。

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作者：韓超 單位：山西旅游職業(yè)學院