談水電站監(jiān)理信息管理實踐

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摘要:以金沙江下游梯階開發(fā)水電站為例，通過總結(jié)水電站施工合同監(jiān)理信息的管理組織、文件分類、收集整理、移交歸檔等實踐經(jīng)驗，闡述了電子文件柜、局域網(wǎng)服務器和支護預警系統(tǒng)等先進信息管理技術(shù)，并針對信息管理現(xiàn)存的問題提出合理化對策建議。

關(guān)鍵詞:水電站;監(jiān)理信息;管理技術(shù);對策建議

大型水電站建設存在非常多的合同項目和參建單位，實踐工程中產(chǎn)生的合同文件、技術(shù)資料、設計方案等較多，這就要求監(jiān)理機構(gòu)能夠有效的處理巨量的信息［1］。因此，為提高監(jiān)理機構(gòu)的工作質(zhì)量和工作效率必須做好信息管理工作，只有利用好、管理好監(jiān)理信息才能充分發(fā)揮工程建設中監(jiān)理信息管理的重要作用［2－4］。

1水電站監(jiān)理信息管理

1.1管理措施

工程建設的全過程中應始終貫穿信息資料管理工作，這也是監(jiān)理工作的重要組成部分，其中所有參建單位的信息資料、報表和往來文件等為銜接各階段工程建設的信息資料。為了更好的做好信息管理工作，監(jiān)理機構(gòu)應依據(jù)實際工作要求以及合同約定，重點開展以下工作:①設置信息管理人員和管理組織機構(gòu)，制定相應崗位職責和部門職責;②結(jié)合信息管理內(nèi)容制定查閱、移交、分類、歸檔、整編、收集、保管、復制等制度，全面識別信息管理內(nèi)容;③制定文件傳遞、簽發(fā)、校核、打印、起草等資料管理程序以及送閱、簽發(fā)、歸檔程序;④報表、文件格式的明確，采用業(yè)主規(guī)定的統(tǒng)一標準格式作為常用報表、報告格式，文件格式應遵循份數(shù)、字體、版式、紙型、日期、密級、抄送、主送、關(guān)鍵詞、標題、簽發(fā)以及文號等監(jiān)理公司的公文管理格式;⑤為明確內(nèi)部分類歸檔方案構(gòu)建監(jiān)理信息編碼體系、目錄分類清單;⑥建立計算機輔助信息管理系統(tǒng)及信息查詢、歸檔、保管、整理、分析、采集系統(tǒng)。

1.2信息文件分類

水利樞紐工程主要包括以下監(jiān)理信息文件:體現(xiàn)工程建設的影像資料、照片，監(jiān)理記錄、日志、指令，監(jiān)理活動中形成的各類電子臺賬、報表、文函，監(jiān)理合同執(zhí)行報告、專題報告以及階段驗收和合同驗收報告，監(jiān)理月(季、年)報，監(jiān)理實施細則、實施規(guī)劃等。根據(jù)不同的合同類型，監(jiān)理機構(gòu)將承監(jiān)項目進一步分為房建、砂石混凝土、地下和籌建工程4大類，為便于檢修、歸檔需要分類編碼監(jiān)理文件信息。其中，通知、報告、通報、計劃批復、會議紀要、經(jīng)濟意見、技術(shù)措施批復、監(jiān)理周報、質(zhì)量月報、綜合月報等縮寫成“TZ”、“BG”、“TB”、“JHPF”、“HYJY”、“JJYJ”、“JSPF”、“JLZB”、“ZLYB”、“ZHYB”。以“TZ”為例，房建、砂石混凝土、地下和籌建工程的文件信息編碼依次為:BHT/FJGC－TZ－日期－年份、BHT/SHGC－TZ－日期－年份、BHT/DXGC－TZ－日期－年份、BHT/CJGC－TZ－日期－年份。

1.3信息的收集整理

各級監(jiān)理人員應與工程建設同步開展信息收集工作，全面記錄并及時收集相關(guān)信息，以真實、可靠的監(jiān)理信息反映全過程監(jiān)理工作，圖1反映了信息反饋與收集流程。依據(jù)信息文件類別、工程部位和施工合同等分類整理監(jiān)理過程中形成的信息文件，并對信息文件的完整性、相關(guān)說明、內(nèi)容和質(zhì)量進行檢查，電子臺賬要及時更新，信息文件質(zhì)量及格式要符合檔案管理、業(yè)主和公司有關(guān)信息要求。按照標準的格式由相關(guān)單位和人員規(guī)范填寫信息文件中的內(nèi)容，并符合書寫規(guī)范、填寫完整要求。對于需要說明的影像資料、工程照片等信息文件，應輔以必要的文字說明。實質(zhì)上，信息管理的基礎(chǔ)工作是對收發(fā)文的大量處理，圖2反映了監(jiān)理收發(fā)文審批及擬稿程序。

1.4信息文件移交歸檔

監(jiān)理機構(gòu)實行統(tǒng)一的信息文件管理，對監(jiān)理信息文件的臨時管理和歸口管理應由各部門信息員和檔案管理員負責，對于具備移交條件的要及時移交檔案管理員保管。按月移交影像資料、工程照片及旁站監(jiān)理記錄。遵循以下原則移交其余監(jiān)理信息文件:對于建設工期不足1年或＞1a的項目，實行完工后一次移交和年度移交［5］。監(jiān)理信息文件移交清單應與移交文件完全對應，待清點檢查無誤后由接受人員簽字確認。對各部門移交的監(jiān)理信息文件監(jiān)理機構(gòu)檔案管理人員要檢查驗收、妥善保管，若信息文件不符合歸檔要求應決絕接受。在整理和檢查驗收過程中監(jiān)理機構(gòu)檔案管理人員應及時指出所發(fā)現(xiàn)的問題，按照要求相關(guān)部門認真整改。結(jié)合業(yè)主檔案管理要求監(jiān)理機構(gòu)檔案管理人員對監(jiān)理信息文件實行歸檔、立卷，為更好的完成以上工作各部門信息員應結(jié)合實際需要配合完成。根據(jù)業(yè)主要求和規(guī)定的時限及時將需要移交給業(yè)主檔案室的監(jiān)理信息文件進行移交，并充分考慮公司要求及監(jiān)理執(zhí)行合同，將需要移交公司的監(jiān)理信息文件向公司檔案管理部門移交。為進一步提高監(jiān)理機構(gòu)工作質(zhì)量和效率，由監(jiān)理機構(gòu)檔案室歸檔主要用于備查的監(jiān)理信息文件，對監(jiān)理信息文件的銷毀、保存時限應嚴格執(zhí)行業(yè)主及公司的有關(guān)規(guī)定。圖3反映了監(jiān)理資料的整理、歸檔、移交、整編和審核流程。

2先進的信息管理技術(shù)

目前，先進的水電站監(jiān)理信息管理工具有局部網(wǎng)服務器、電子文件柜及支護預警系統(tǒng)等，這顯著提高了監(jiān)理信息管理工作效率，并取得良好的應用效果［6］。

2.1電子文件柜

水電站建設信息量大、監(jiān)理合同多，監(jiān)理工作貫穿于項目建設的全過程，為了能夠有序順暢的流轉(zhuǎn)往來文件以及做好信息管理工作，監(jiān)理機構(gòu)應按照文件標識及類別，充分考慮監(jiān)理合同逐步建成電子文件柜。電子文件柜主要是應用“超鏈接”功能和Excel軟件平臺，在Wrod文檔之間建立多個工作表或同一工作表的電子文件柜系統(tǒng)，結(jié)合Excel的計算公式、函數(shù)、數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)篩選、宏、排序、查找等功能系統(tǒng)，以較低的成本、簡單的操作實現(xiàn)信息資源的有效管理，切實提升信息應用和管理效率［7］。電子文件柜可以顯著降低二次檢索和處理信息、文件的工作量，對信息管理規(guī)范化以及提高監(jiān)理機構(gòu)工作質(zhì)量具有積極作用。

2.2局域網(wǎng)服務器

局域網(wǎng)服務器建設主要有網(wǎng)絡連接與調(diào)試、用戶賬戶設置、框架結(jié)構(gòu)設計、操作系統(tǒng)選擇與安裝、硬件設施組裝等環(huán)節(jié)，其中框架結(jié)構(gòu)設計和操作系統(tǒng)選擇屬于核心環(huán)節(jié)，設計、選擇時應考慮服務器的功能需求與主要用途。監(jiān)理機構(gòu)服務器的主要目的是提高工作效率，使得文件的調(diào)用和存檔更加方便，一般用于資源共享、資料查詢和文件管理等領(lǐng)域。此外，局域網(wǎng)服務器有利于降低監(jiān)理機構(gòu)工作成本，實現(xiàn)無紙化辦公，局域網(wǎng)服務器的建立可以更加充分的發(fā)揮電子文件柜的作用，搭建更加可靠、便捷的共享平臺。

2.3支護預警系統(tǒng)

支護預警系統(tǒng)主要是利用網(wǎng)站編輯、服務器應用和Excel軟件數(shù)據(jù)處理等功能開發(fā)而成的軟件系統(tǒng)，主要有預警信息網(wǎng)站、數(shù)據(jù)處理結(jié)果轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁、Excel數(shù)據(jù)收集處理3個板塊。在地下洞室施工過程中，該系統(tǒng)可以預警提醒工程的支護情況，并為工程人員采取支護措施提供及時、準確的提醒，從而保證施工安全。支護預警系統(tǒng)充分發(fā)揮了監(jiān)理信息的作用，有利于施工進度的監(jiān)控和協(xié)調(diào)。

3信息管理現(xiàn)存的問題與對策

信息管理現(xiàn)存的問題:①專業(yè)信息員人才隊伍，因業(yè)內(nèi)工程特性長期保持固定，信息員崗位更替較為緩慢，長期在一個崗位上使其工作主動性降低;②專業(yè)技能、知識更新不及時，以往的監(jiān)理工作中通常忽視信息管理，對信息管理員的專業(yè)技能、知識學習缺乏長期有效的培訓，這使得其具有專業(yè)不熟、業(yè)務不精的現(xiàn)象;③由于無法直接產(chǎn)生信息管理效益，施工單位往往對信息文件的審批、核稿、擬稿不仔細，對文件編報的嚴謹性不重視，未按照規(guī)范化格式填寫內(nèi)容，在流轉(zhuǎn)過程中普遍存在信息、文件辦理不及時、缺項、失真等現(xiàn)象。針對以上問題可以采取的對策建議有:①加強現(xiàn)場監(jiān)理與信息員的交流，建立激勵考核機制增強信息員的工作創(chuàng)新性、積極性，條件允許時可以實行崗位輪換制;②通過相互交流、專業(yè)培訓等方式使得信息員不斷掌握新技能、學習新知識，增強其工作規(guī)范性和專業(yè)性;③施工單位要從思想上高度重視信息管理工作，充分認識其隱含的效益，切實提升信息、文件管理質(zhì)量，以形成更加完整、全面的管理體系。

4結(jié)論

在水電站建設過程中監(jiān)理信息管理發(fā)揮著重要作用，先進的管理軟件和規(guī)范化管理系統(tǒng)的應用，不僅顯著提高了工程管理效率、減少了信息員的勞動強度，而且保證了項目預期目標的實現(xiàn)，初步探索了規(guī)范化和科學化監(jiān)理信息的管理模式，其具有一定的推廣與使用價值。

參考文獻:

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［3］紀中庭.關(guān)于現(xiàn)代水利工程中的生態(tài)問題探討［J］.水土保持應用技術(shù)，2016(01):22－23.

［4］水利工程建設監(jiān)理存在的主要問題及對策探析［J］.地下水，2019(04):214－215.

［5］劉兆國.水利工程監(jiān)理工作淺析［J］.水利規(guī)劃與設計，2016(07):86－87.

［6］李增.灰色模糊綜合評判模型在水利工程監(jiān)理單位優(yōu)選中的應用［J］.水利技術(shù)監(jiān)督，2019(01):139－141，186.

［7］袁雪蓮.水利工程建設中監(jiān)理工程師的作用與責任［J］.水利規(guī)劃與設計，2014(06):74－75.

作者：王旭洋 單位：遼寧水利土木工程咨詢有限公司