學(xué)生資助管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

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1概述

高職院校學(xué)生資助是科研及學(xué)生日常管理過程中的一項(xiàng)重要工作，通常在學(xué)生處會(huì)設(shè)置專門的資助管理員崗位，該崗位的主要職責(zé)是為環(huán)境中的所有研究人員提供研究的技術(shù)服務(wù)和行政管理，在履行職責(zé)時(shí)，補(bǔ)助金研究管理人執(zhí)行以下職能：①制定計(jì)劃和預(yù)算，以及財(cái)務(wù)管理；②接受提案登記；③準(zhǔn)備審查員使用的材料，評(píng)估提案；④監(jiān)督和評(píng)估計(jì)劃實(shí)施；⑤準(zhǔn)備信息并報(bào)告每項(xiàng)活動(dòng)；⑥收集、處理和提供數(shù)據(jù)及信息；⑦評(píng)估和修訂撥款策略[1-3]。評(píng)審人的職責(zé)是單獨(dú)或在小組討論中研究和評(píng)估提案。隨后對(duì)提案進(jìn)行了排名，并根據(jù)可用預(yù)算接受了價(jià)值最高的唯一提案。受贈(zèng)人是獲得資助的人，主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目研究的整體管理。其職責(zé)如下：①負(fù)責(zé)研究項(xiàng)目的管理，遵守技術(shù)，財(cái)務(wù)和行政補(bǔ)助規(guī)則；②創(chuàng)建包括技術(shù)和行政報(bào)告在內(nèi)的文件；③創(chuàng)造預(yù)算和執(zhí)行計(jì)劃。目前，高職院校對(duì)于該工作的管理通常采用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理來手動(dòng)完成，因此缺乏信息化管理手段，造成影響如下：①?zèng)]有應(yīng)用程序可以處理的數(shù)據(jù)；②數(shù)據(jù)分散和分解，這使得難以維護(hù)；③將數(shù)據(jù)處理成信息所需的時(shí)間更長(zhǎng)；④無法直接確定任務(wù)的狀態(tài)，如提案的狀態(tài)，研究進(jìn)展的狀況，研究成果和其他管理相關(guān)的研究監(jiān)測(cè)狀態(tài)等。因此本文根據(jù)學(xué)生資助管理的業(yè)務(wù)需求，設(shè)計(jì)了一套綜合性管理系統(tǒng)，提升高職院校研究工作管理的績(jī)效能力[4-5]。

2系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1系統(tǒng)需求分析

2.1.1內(nèi)部跟蹤

在線注冊(cè)表單功能包括各種類型的輸入，例如帶有用于格式化的工具欄的文本區(qū)域?？梢愿鶕?jù)版本和索引控制上載的文件。上傳的文件還可以將其內(nèi)容繪制到查詢和報(bào)告需求中。電子郵件廣播功能也可用。系統(tǒng)可以根據(jù)查詢生成報(bào)告。該系統(tǒng)允許用戶根據(jù)其狀態(tài)、類別、地理位置和預(yù)算獲得研究信息。在需要時(shí)輕松修改信息并輕松生成報(bào)告，例如研究報(bào)告和研究人員簡(jiǎn)介。

2.1.2在線注冊(cè)

系統(tǒng)可以使用各種類型的輸入接受注冊(cè)研究，例如文件上載、下拉框、復(fù)選框和文本字段。系統(tǒng)還支持注冊(cè)過程的各個(gè)階段。此外，系統(tǒng)提供登錄訪問權(quán)限，因此用戶可以逐步完成提案的所有部分[6-8]。具有入口的數(shù)據(jù)可用于階段上的任何其他信息，而無需重新進(jìn)入。尋找重復(fù)注冊(cè)表的工具在于后端系統(tǒng)。申請(qǐng)人可以在線查看注冊(cè)狀態(tài)。注冊(cè)人可以保存注冊(cè)表，但只能填寫部分表格，且在其他時(shí)間完成。申請(qǐng)人必須填寫他們的電子郵件地址和密碼才能登錄，注冊(cè)確認(rèn)將發(fā)送到注冊(cè)人的電子郵件地址。審閱者可以對(duì)提案撰寫評(píng)論和建議，同時(shí)還可更改內(nèi)容。

2.1.3提案審核

管理員可以查看每個(gè)注冊(cè)人的授權(quán)提議歷史記錄，無論是已接受還是已拒絕，注冊(cè)人必須滿足需求清單。如果申請(qǐng)人需要更多信息，可以重新開放注冊(cè)表，可通過網(wǎng)頁(yè)交互方式方便評(píng)審人員評(píng)估提案，同時(shí)提案可以打印為pdf，并指派兩名以上的評(píng)審員來評(píng)估提案。此外，管理員可以查看評(píng)論者的跟蹤記錄，以評(píng)估可能的利益沖突或?qū)σu(píng)估的提案的興趣。在審核人員完成提案評(píng)估后，評(píng)審?fù)ㄖ獙l(fā)送給管理員和申請(qǐng)人。

2.1.4關(guān)系管理

系統(tǒng)可以隨著時(shí)間的推移向管理員提供研究人員的跟蹤記錄信息。

2.2系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采用訪談和調(diào)查問卷的方法與研究人員和資助管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，同時(shí)還通過與文獻(xiàn)綜述、系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)采用統(tǒng)一建模語(yǔ)言（UML）進(jìn)行比較，UML作為軟件開發(fā)生命周期（SoftwareDevelopmentLifeCycle，SDLC）中的一個(gè)過程/階段。系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)過程中采用SDLC進(jìn)行軟件工程管理，包含系統(tǒng)構(gòu)建、啟動(dòng)及維護(hù)在項(xiàng)目定義階段，識(shí)別并創(chuàng)建系統(tǒng)范圍、活動(dòng)計(jì)劃和預(yù)算計(jì)劃。用戶需求通過觀察、訪談、討論組以及文檔、數(shù)據(jù)、表格、重述和報(bào)告的方式獲取。在系統(tǒng)需求定義階段收集硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)的要求。分析數(shù)據(jù)要求，與其他類似系統(tǒng)進(jìn)行比較，開發(fā)架構(gòu)（包括軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶界面、硬件和網(wǎng)絡(luò)）在分析和設(shè)計(jì)階段進(jìn)行。然后構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用程序原型，并且在系統(tǒng)原型階段進(jìn)行測(cè)試。最后，執(zhí)行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和用戶培訓(xùn)，并進(jìn)行評(píng)估和系統(tǒng)功能改進(jìn)。系統(tǒng)分析是一種解決問題的技術(shù)，將系統(tǒng)劃分為有目的的組件，并學(xué)習(xí)這些組件如何工作并相互交互以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。信息系統(tǒng)充當(dāng)促進(jìn)組織擁有的資源管理的工具，人為因素將決定系統(tǒng)的有用性。信息系統(tǒng)的發(fā)展需要技術(shù)和良好的規(guī)劃系統(tǒng)，在實(shí)際的系統(tǒng)運(yùn)行過程中，關(guān)系運(yùn)行是否良好的決定因素有以下幾點(diǎn)：

2.2.1最終用戶參與

最終用戶對(duì)系統(tǒng)使用的積極參與和投入是決定系統(tǒng)業(yè)務(wù)模型是否可用于匹配最佳支持業(yè)務(wù)活動(dòng)的功能和有用性的關(guān)鍵因素之一。

2.2.2管理人員支持

執(zhí)行管理支持是在組織中成功利用信息系統(tǒng)的關(guān)鍵因素，這是由于將影響系統(tǒng)使用的一致性。

2.2.3清晰度的要求

系統(tǒng)服務(wù)提供商（供應(yīng)商）和用戶（終端用戶）必須根據(jù)業(yè)務(wù)需求和用戶特征，在制定正確的技術(shù)路線時(shí)達(dá)成一致。

2.2.4戰(zhàn)略規(guī)劃成熟度

戰(zhàn)略規(guī)劃的成熟是實(shí)施信息系統(tǒng)技術(shù)的關(guān)鍵因素。組織將能夠設(shè)定正確的信息技術(shù)方向，以支持運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展，并為系統(tǒng)的使用創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2.2.5現(xiàn)實(shí)期望

每個(gè)組織都希望系統(tǒng)能夠提供更大的附加值。但是，過度的期望很難實(shí)現(xiàn)，并且往往會(huì)使系統(tǒng)開發(fā)在準(zhǔn)備好使用之前就失去了方向。根據(jù)學(xué)生資助應(yīng)用的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在以下問題，如：①難以檢查研究的原創(chuàng)性；②手工操作需要大量的時(shí)間和精力來完成；③難以監(jiān)督提交的完整性和研究結(jié)果。確定在各種場(chǎng)合分階段進(jìn)行的與利益攸關(guān)方面談的系統(tǒng)要求。即與研究人員、研究協(xié)調(diào)員，操作員和審核人進(jìn)行了訪談，訪談結(jié)果作為參考，以確定以下系統(tǒng)要求：①輕松注冊(cè)研究提案；②輕松檢查注冊(cè)文件的完整性和最終報(bào)告；③易用性評(píng)估/評(píng)估可行性研究；④確定內(nèi)部資助管理周期過程的總體流程，包括申請(qǐng)流程、撥款協(xié)議、監(jiān)督評(píng)估和最終報(bào)告。基于上述工作流程，研究資助管理的主要步驟如下：①注冊(cè)和上傳提案必須符合院校研究路線圖；②提案的驗(yàn)證和匯編，修改后的提案，監(jiān)測(cè)，報(bào)告，教學(xué)濃縮材料和出版物；③審查提案；④監(jiān)測(cè)和評(píng)估；⑤資金支付；⑥與項(xiàng)目研究有關(guān)的講師/研究員每年可以注冊(cè)一個(gè)以上的研究提案。一個(gè)研究小組由一名首席研究員和一些成員組成。系統(tǒng)的用戶界面結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、導(dǎo)航菜單、內(nèi)容部分和頁(yè)腳。標(biāo)題位于最頂部，包含徽標(biāo)、名稱系統(tǒng)、面包屑、用戶訪問數(shù)據(jù)、帳戶設(shè)置頁(yè)面菜單、語(yǔ)言設(shè)置以及退出系統(tǒng)的按鈕。左側(cè)的導(dǎo)航菜單由已分類且可以打開和關(guān)閉的模塊組成。每個(gè)模塊都可以是出現(xiàn)在內(nèi)容部分頂部的衍生模塊。內(nèi)容部分位于右側(cè)，包含有關(guān)授予用戶的權(quán)限的功能查看/添加/編輯/刪除數(shù)據(jù)。內(nèi)容部分還可以包括顯示特征表、圖形、圖像、表格、特征排序、過濾、報(bào)告打印以及將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為pdf/txt/xls格式。頁(yè)腳放在底部，顯示了向?yàn)g覽器生成頁(yè)面所需的時(shí)間。在研究列表頁(yè)面中，有上傳的研究文件的鏈接，運(yùn)營(yíng)商，研究協(xié)調(diào)員和審核人員可以下載他們的角色。選定的審閱者可以查看要評(píng)估的研究提案列表，并可以下載文件以閱讀提案。然后評(píng)估者可以通過填寫評(píng)估表來進(jìn)行評(píng)估。然后，審閱者輸入提案可行性分?jǐn)?shù)。系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算并顯示按重量乘以得分的值，總值也由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。審核員的評(píng)估結(jié)果，然后由運(yùn)營(yíng)商在結(jié)果評(píng)估頁(yè)面摘要中概括。該系統(tǒng)是在基于Web的平臺(tái)下開發(fā)的，可以使用Internet瀏覽器（如Firefox，Chrome，InternetExplorer，Safari和Opera）在所有操作系統(tǒng)平臺(tái)上使用，所采用的技術(shù)路線。每個(gè)工作終端都可以通過LAN，WLAN和Internet訪問該系統(tǒng)。

3結(jié)論

作為在高職院?？蒲泄芾淼臉I(yè)務(wù)之一，學(xué)生資源管理是學(xué)生管理的重要組成部分，需要利用信息手段，通過信息系統(tǒng)支持該業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)可以很容易地檢查注冊(cè)檔案和最終報(bào)告的完整性，從而更容易對(duì)可行性研究進(jìn)行評(píng)估，并促進(jìn)內(nèi)部資助管理的整個(gè)流程周期，包括注冊(cè)流程、撥款協(xié)議、監(jiān)控和最終報(bào)告。

作者：肖貴燈  單位：廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院