中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生管理信息系統(tǒng)操作

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［摘要］全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)從2015年底開始運行到現(xiàn)在，雖然系統(tǒng)在不斷地升級優(yōu)化，期間又增加了好多模塊，功能也在不段地完善，但在實際的操作中還是能遇到諸多問題。尤其是在開學(xué)之初，全國共用一套系統(tǒng)，數(shù)據(jù)多，時間緊，任務(wù)重，學(xué)籍工作又直接影響著學(xué)生入學(xué)和資助工作的開展。筆者著重探討全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)的功能模塊、常見的問題及其處理、日常操作注意事項等，從招生開始到學(xué)生畢業(yè)這一周期，希望對負(fù)責(zé)學(xué)籍系統(tǒng)管理的教師有所幫助。

［關(guān)鍵詞］中職;學(xué)生管理;信息系統(tǒng)

1全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)的功能模塊

截至2017年8月，本系統(tǒng)分為：學(xué)校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、教學(xué)管理、實習(xí)管理、問題學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理、就業(yè)管理、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)監(jiān)控、數(shù)據(jù)核查12個模塊。各個模塊下又有若干操作小模塊。常用的模塊是：學(xué)校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、問題學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理這6個模塊。

2常用模塊的功能常見問題及解決方案

2.1學(xué)校管理此模塊可分為：學(xué)校信息管理、學(xué)校專業(yè)管理、學(xué)校學(xué)期管理、年級信息管理、班級信息管理、綜合查詢6個模塊。①學(xué)校信息管理：通常情況不做修改。②學(xué)校專業(yè)設(shè)置：一般是不允許變動，但按照教育部的最新要求：停招專業(yè)必須要清理。統(tǒng)一使用2010版版專業(yè)，停用并取消2000版專業(yè)。③學(xué)年學(xué)期設(shè)置、年級信息管理和班級信息管理：應(yīng)按照學(xué)校正常的教學(xué)安排設(shè)置。如實行春秋兩季招生要注意時間的設(shè)置，班級名稱和班級代碼要保持一致。2.2招生管理此模塊分為：招生計劃管理、招生信息管理和綜合查詢3個模塊。2.2.1招生計劃管理按“添加”按鈕設(shè)置。2.2.2招生信息管理這是有時間限制的，一般是開學(xué)后的一到兩個月，在規(guī)定的時間內(nèi)必須完成填報。有“新增”和“導(dǎo)入”兩種方法，建議用“招生導(dǎo)入模板”導(dǎo)入。招生導(dǎo)入模板：為Excel表，有25個項目。其中，必填項為19項，自帶“檢查”、“自動生成”、“字典”等功能，打開表格前會要求“宏”的開啟，表中提供了下拉選項和手動填寫兩種方式，不能修改選項的內(nèi)容否則會破壞“宏”的應(yīng)用。相同的項目可用下拉填充來完成，如有特殊情況單獨選擇。輸入身份證號會自動生成“性別”、“出生日期”、“代碼”等項目。如果學(xué)生沒戶口，“身份證類型”應(yīng)選“其他”，身份證號不填寫，需手動輸入不能自動生成的項目。“招生方式”選“自主招生”就不用填寫“統(tǒng)招學(xué)生信息”。需要反復(fù)的導(dǎo)入、修改才能完全通過。常見的錯誤和修改方法：①格式錯誤：身份證號和電話號要設(shè)為文本格式。②專業(yè)、班級等信息不一致：必須與系統(tǒng)一致。③身份證號錯誤：重新輸入，尾數(shù)是“X”的用大寫。④區(qū)域代碼錯誤：市、區(qū)、縣撤銷、合并造成的代碼錯誤。解決方法是按身份證號碼查到歸屬地，然后在字典里查找正確代碼進行修改。⑤信息為空：數(shù)據(jù)輸入遺漏導(dǎo)致，仔細(xì)查找認(rèn)真輸入。⑥“戶口性質(zhì)”和“學(xué)生居住地類型”不匹配：嚴(yán)格按照戶口本信息輸入，“家庭戶”學(xué)生要按相關(guān)文件進行認(rèn)定。2.3綜合查詢可以按對整體或個人進行查詢。

3新生管理

此模塊分為：新生報到、照片管理、新生分班、學(xué)籍管理、學(xué)籍接續(xù)5個項目。新生分班不系統(tǒng)操作。正常的操作流程是：新生報到—學(xué)籍接續(xù)—學(xué)籍管理。3.1新生報到招生信息完畢之后，點擊新生報到即可完成。3.2學(xué)籍接續(xù)目前，只適用于應(yīng)屆畢業(yè)生。其目的是直接調(diào)用學(xué)生信息無需重復(fù)輸入，但在實際應(yīng)用中效果不是太好。有的時候，成功率不到40%，還有待進一步的完善。學(xué)籍接續(xù)可在“學(xué)籍接續(xù)管理”處操作，有“接續(xù)”和“按條件接續(xù)”兩種方法。建議用“按條件接續(xù)”。接續(xù)的結(jié)果有“接續(xù)成功”、“中小學(xué)無檔案信息”兩種提示。3.3學(xué)籍管理無論接續(xù)結(jié)果如何，都要在此完善學(xué)生信息，然后提交。上級審核通過，就可以生成學(xué)籍?？蓡蝹€修改，也可批量處理。建議用“新生數(shù)據(jù)批量處理”導(dǎo)入。“新生數(shù)據(jù)批量處理”：表共有72項。其中，必填項為36項，操作方法和“招生導(dǎo)入模板”一致。部分?jǐn)?shù)據(jù)可以從“招生導(dǎo)入模板”直接復(fù)制，數(shù)據(jù)量非常大，必須按照要求認(rèn)真核對反復(fù)導(dǎo)入修改，才能完全通過。

4在校學(xué)生管理

此模塊分為：檔案管理、學(xué)籍異動信息管理、數(shù)據(jù)補錄、花名冊打印、在校生情況、綜合查詢6個項目。主要完成在校生的各項操作：修改個人信息、學(xué)籍異動等。4.1檔案管理有6個小項，一般常用的有檔案管理、照片管理、未畢業(yè)處理查詢。①檔案管理可以查看和修改學(xué)生一些基本信息，但名字和身份證等不能在此修改的。②未畢業(yè)處理：可以查詢和處理逾期未畢業(yè)的學(xué)生。③照片管理：照片上傳和管理，照片必須用身份證命名，壓縮成zip格式即可批量上傳。建議按照班級批量上傳。重點介紹一下：“跨省及外系統(tǒng)轉(zhuǎn)入”這項功能應(yīng)用。如果過了規(guī)定的日期，仍有學(xué)生沒有錄入系統(tǒng)，可以在此操作。4.2學(xué)籍異動信息管理可調(diào)班調(diào)專業(yè)信息變更異動轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，覆蓋了學(xué)生學(xué)籍異動的全部情況。處理的時候要認(rèn)真核實，避免錯誤操作。4.3數(shù)據(jù)補錄一般不開啟，除非上級主管部門檢測到問題才開啟。4.4綜合查詢包含學(xué)生信息查詢、異動信息查詢。

5問題學(xué)籍處理

每個學(xué)期，尤其是新生入學(xué)問題學(xué)籍特別多，一般的處理方法如下：①核對身份證號碼重復(fù)?？稍凇靶畔⒆兏暾垺碧幮薷?。②通過學(xué)生或?qū)W校聯(lián)系對方學(xué)校取消其學(xué)籍。③上傳佐證照片：身份證正反面照片、學(xué)生手拿當(dāng)天報紙和身份證站在有學(xué)校標(biāo)識地方的照片。上傳照片審核通過即可解決問題。6畢業(yè)生管理此項包括：畢業(yè)生花名冊打印、畢結(jié)業(yè)申請、畢業(yè)證書管理（包含畢業(yè)證書打印和畢業(yè)證書領(lǐng)取）、畢業(yè)情況、綜合查詢5個小項。目前，使用最多的是“畢結(jié)業(yè)申請”、“綜合查詢”。其他3項功能還沒有完善，按教育部的要求從2018年開始逐步實現(xiàn)這些功能。以上所述是中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)常用的功能，從2017年8月增加了“實習(xí)管理”、“就業(yè)管理”、“數(shù)據(jù)監(jiān)控”、“數(shù)據(jù)核查”四個功能模塊?！皩嵙?xí)管理”、“就業(yè)管理”在2018年逐步開展。學(xué)籍工作是必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，要求從事這項工作的人員必須要認(rèn)真謹(jǐn)慎，在保質(zhì)保量完成任務(wù)的同時也要注意學(xué)生信息的保護。

作者:馬小明 郭英 單位:廣東省新興中藥學(xué)校