檔案管理中信息技術(shù)的運用

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摘要：檔案管理工作已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點。人們的生活和工作都需要從檔案中調(diào)取相關(guān)信息與材料。而傳統(tǒng)的檔案管理重在保存紙質(zhì)文件，對檔案信息的信息化管理與應(yīng)用，沒有給予足夠的重視。導(dǎo)致了檔案信息獲取困難，檔案文件保存耗費巨大人力與物力資源等現(xiàn)象的發(fā)生?，F(xiàn)在信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，解決了這些問題。本文就檔案管理中存在的問題、信息化技術(shù)的具體應(yīng)用以及未來的展望進行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；人事評定；查詢

1檔案管理簡述

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題與不足

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側(cè)重于紙質(zhì)文件的保存。文件的保存過程中，需要耗費大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調(diào)取查詢都是如此。而且在紙質(zhì)文件的過程中，還容易出現(xiàn)一些問題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時判斷，是否需要繼續(xù)保存，收到保存期限的限制，仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒有經(jīng)受過檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。對工作缺乏責(zé)任心，不掌握檔案管理專業(yè)技能，檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見不鮮。但這對個人和企業(yè)卻造成巨大的損失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調(diào)取時間長流程多，檔案保管安全性保障不強等問題。

1.2檔案管理現(xiàn)狀

在信息化技術(shù)發(fā)展如火如荼的社會，信息化技術(shù)走入了各個工作崗位。檔案管理也是如此。利用信息化技術(shù)，使得檔案管理的工作效率提升，利用計算機的儲存功能，將海量信息有序的存儲在計算機中，也節(jié)約了大量的人力物力資源。利用信息化技術(shù)，檔案管理工作人員也可以相互學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗，對提升崗位專業(yè)技能也起到了促進作用。檔案工作在信息化技術(shù)的發(fā)展下，獲得了可喜的成績。但在發(fā)展中也難免遇到問題，例如當(dāng)前的檔案信息化管理，只是在初步發(fā)展階段。主要利用信息化技術(shù)進行信息的儲存。對于信息的查詢，因為涉及到檔案的安全性要求，只在一些特殊工作部門，提供一些查詢服務(wù)。如何在保證安全性的基礎(chǔ)上，逐步的加入信息查詢的相關(guān)機構(gòu)。同時如何讓一些信息更好的為人們的工作、出行、生活服務(wù)，是未來發(fā)展中需要進一步關(guān)注的問題。

2信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

2.1便捷的信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當(dāng)中，職稱評定、干部選拔行為都需要對參加評定和選拔的人員進行相關(guān)信息的統(tǒng)計。例如干部選拔中，候選人每年的工作評級、近年來是否獲得嘉獎等等，多應(yīng)該考慮在內(nèi)。對于職稱評定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學(xué)習(xí)成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個文件核對的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關(guān)項目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

2.2信息的保存更加安全，可備份保存

檔案資料的保存過程中，最容易出現(xiàn)問題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲，還以電子信息的形式存儲在計算機當(dāng)中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲的空間變得巨大，小小的計算機可以存儲海量的信息。所以檔案信息通過信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲空間大，一些重要的檔案信息還可以通過移動硬盤等設(shè)備進行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲更為安全了。

2.3信息化平臺發(fā)展，促進多方面合作

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺。利用信息化平臺為檔案管理所服務(wù)。例如同一個單位，可以打造信息化平臺為多個部門合作。人事管理部門、財務(wù)部門、工程部門等，可以通過一個信息平臺在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外，多個部門之間，也可以進行合作，高效率為人民所服務(wù)。信息化平臺的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

2.4信息化技術(shù)在檔案管理其它方面的應(yīng)用

數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運用早期文件系統(tǒng)也可以實現(xiàn)電子文檔的存儲工作,但是因為早期文件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端,從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,為了進一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫,可以使其充分發(fā)揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能,不僅能進一步提高高校檔案信息的保密性,還能大大提高檔案管理工作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的運用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計算機網(wǎng)絡(luò),其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計算機網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),使資源共享變成了可能,而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集,還能真正實現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享,從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量,為高校節(jié)省了人力、財力。

3結(jié)束語

檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績。起到了節(jié)約資源、方便查詢，存儲安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個方面的作用。但檔案管理工作在未來，還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺、部門協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等若干個方向合理發(fā)展，打造更加科學(xué)更加和諧的檔案管理工作氛圍。

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作者：葉長虹 單位：佳木斯市疾病預(yù)防控制中心