企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理探究

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軍工固定資產(chǎn)投資項目，是指國防科工局負(fù)責(zé)審批或?qū)彶楹髨髧鴦?wù)院審批，全部或部分使用中央政府預(yù)算的固定資產(chǎn)投資項目。軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案，是指在項目論證、批復(fù)、實施、竣工驗收、運行維護(hù)等各階段形成具有保存價值的不同載體形式的項目文件。軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案工作，是軍工固定資產(chǎn)投資項目管理工作的重要組成部分，是一項以項目管理為中心內(nèi)容，以項目建設(shè)檔案（文件）為管理對象的專業(yè)性和服務(wù)性工作。提高軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理水平，完善項目檔案管理制度和歸集流程，提高項目檔案人員的工作效率和專項驗收的通過率，能有效保證公司項目總驗收的順利通過，并最大限度發(fā)揮項目檔案資料的利用率，使其在項目建設(shè)乃至資產(chǎn)維權(quán)過程中，充分發(fā)揮“鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程、驗證效果、規(guī)范管理”等多方面作用。

一、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的重要性

國家對國防科技工業(yè)的固定資產(chǎn)投入，是保障武器裝備研制生產(chǎn)核心能力建設(shè)和高新技術(shù)武器裝備研制生產(chǎn)需要，提高國防科技工業(yè)技術(shù)裝備水平和自主創(chuàng)新能力的基礎(chǔ)。在固定資產(chǎn)項目投資建設(shè)過程中，形成了大量十分寶貴的對整個項目建設(shè)過程的真實記錄的項目檔案資料。它真實地記錄了項目從立項、設(shè)計、監(jiān)理、施工到竣工驗收的整個過程，其本質(zhì)屬性是原始記錄性，任何人無法篡改它的原始狀況。為了加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，確保固定資產(chǎn)投資項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。國防科工局陸續(xù)出臺了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)定》《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資檔案驗收辦法》等相關(guān)規(guī)定，加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理已成為檔案工作的一個重點。通過加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，提高建設(shè)單位對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的思想認(rèn)識，促使建設(shè)單位規(guī)范基本建設(shè)和設(shè)備儀器檔案管理工作，完善固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作流程。確保固定資產(chǎn)投資項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。固定資產(chǎn)投資項目檔案是項目建設(shè)的前提；是工程質(zhì)量評估的依據(jù)；是項目竣工驗收的保證和前提；也是今后工程新建、改建和擴建，設(shè)備運行、改造、維護(hù)不可替代的權(quán)威佐證；更是企業(yè)維權(quán)最有力的證據(jù)。因此，加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理具有十分重大的意義。

二、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理現(xiàn)狀

目前，公司在固定資產(chǎn)投資項目開展過程中，已經(jīng)積累了一些固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的經(jīng)驗。公司設(shè)有專門的檔案管理部門；并根據(jù)工作實際明確了技術(shù)改造中心、機械設(shè)備管理處等相關(guān)部門的職責(zé)和歸檔范圍；從制度層面上制定編寫了一系列固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)定和程序，如：《基本建設(shè)檔案管理辦法》《設(shè)備（儀器）檔案管理辦法》。但在具體的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作過程中，固定資產(chǎn)投資項目檔案管理仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1.項目檔案管理工作管控乏力。在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理實際工作中，由于項目檔案制度體系方面的不完善，各相關(guān)部門雖然有職責(zé)、分工，但由于職責(zé)與分工不夠清晰、細(xì)致，加之沒有建立有效的溝通考核機制，導(dǎo)致檔案管理部門在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中始終處于被動地位。在項目推進(jìn)的各個環(huán)節(jié)上，無法有效地管控項目檔案的流轉(zhuǎn)與歸檔，項目文件資料的流轉(zhuǎn)游離在項目管理的邊緣，等到項目檔案驗收階段再對檔案資料進(jìn)行收集，經(jīng)常造成項目文件資料的缺失。導(dǎo)致在項目財審、檔案資料驗收前準(zhǔn)備各階段的資料存在不合理性、收集補齊比較困難，資料的真實性和質(zhì)量都存在一定的問題。驗收前期準(zhǔn)備時間緊迫，對于時間久得項目來說，需要收集補缺的資料多，任務(wù)量大，需要檔案員“收集資料———梳理資料———提出資料缺項———整改———收集資料”，制定節(jié)點整改過程，在節(jié)點下循環(huán)過程，直到通過檔案驗收。這樣的工作方式給項目的開展帶來阻礙，給項目的竣工驗收帶來困難。

2.項目檔案管理工作滯后。造成現(xiàn)在項目檔案管理工作困境的原因是多方面的，但是很大一部分原因是項目檔案管理工作與項目建設(shè)工作未能實現(xiàn)同步進(jìn)行，我們的檔案管理人員雖然也參與項目設(shè)備的開箱等環(huán)節(jié)，但是參與力度較小。有些投資項目要時隔十幾年才驗收，項目的主管單位負(fù)責(zé)人已經(jīng)脫離此崗位，項目的廠家單位也可能已經(jīng)脫離市場，項目采購的資料（主管單位）和后期的開箱資料（使用單位）由于當(dāng)時沒有及時歸檔，最后驗收時才去收集檔案資料，廠家和各個單位負(fù)責(zé)人都脫離原有的管理崗位，現(xiàn)有的單位負(fù)責(zé)人，推脫責(zé)任，責(zé)任人職責(zé)和分工不夠清晰細(xì)致，最終，投資項目的資料收集不上來的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。從投資項目實施的那一刻起，就應(yīng)該開始項目檔案管理工作。項目建設(shè)單位需將項目檔案管理工作納入項目建設(shè)管理程序，建立項目檔案管理制度。項目檔案管理人員大多只能在投資項目實施很長一段時間甚至是檔案驗收之前才能參與到檔案的收集整理工作，這不僅影響項目檔案管理工作的進(jìn)度，而且影響到檔案資料的質(zhì)量。

3.項目檔案管理信息化水平低。在這個信息化時代，我們檔案館的檔案管理也在逐步實現(xiàn)信息化、數(shù)字化，檔案館也已建設(shè)成了數(shù)字化檔案館，但是由于各種原因，項目檔案的管理至今還未完全實現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理。這樣不僅嚴(yán)重降低了工作效率，也直接降低了檔案管理工作質(zhì)量。與此同時，現(xiàn)階段生產(chǎn)廠商的信息化投資項目缺乏可控的信息化；生產(chǎn)廠商也應(yīng)該在投資項目檔案管理上不斷更新和重視，需要結(jié)合項目實際需求來設(shè)計信息化體制和信息化管理平臺，不單純的管理資料，不單純檔案資料的著錄，而是能夠動態(tài)控制項目進(jìn)程的管理，參與并控制固定資產(chǎn)投資項目的各階段，完成每個階段資料收集的閉環(huán)過程。

4.項目檔案管理專業(yè)人員匱乏。一方面，由于對項目檔案管理工作沒有足夠的重視，項目檔案工作人員的流動性較為頻繁，且多數(shù)為兼職管理項目檔案，這就從人才管理的層面導(dǎo)致了項目檔案管理的不連續(xù)性，形成管理斷層。特別是公司各檔案分室，對項目檔案的管理更是沒有給予足夠的重視。另一方面，一些單位雖然設(shè)置了專職的檔案工作人員，但由于缺乏相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理水平有限，在面對各專項，涉及多種元素、涵蓋多項內(nèi)容范圍的項目，在整理檔案過程中，可以說相當(dāng)?shù)碾y。在項目檔案資料的收集、整理時經(jīng)常處于“給什么收什么”的被動局面。雖然有時在專業(yè)知識范圍下構(gòu)建了檔案的歸檔范圍，建立了針對該項目的歸檔制度，讓有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人依照歸檔制度和范圍去收集資料，但有時候歸檔范圍的制定是僅僅不夠的，有些項目涉及的面廣，像某一項目中的一大項同時存在自籌、外購、外協(xié)、自研、科研，這種相對混合的項目，在整理檔案資料的時候難度非常大。最終造成了檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范，達(dá)不到項目檔案驗收的要求。

三、加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的策略

1.完善固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度體系。針對現(xiàn)在公司各相關(guān)部門雖然有職責(zé)、分工，但由于職責(zé)與分工不夠清晰、細(xì)致，加之沒有建立有效的溝通考核機制，導(dǎo)致檔案管理部門在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中始終處于被動地位的現(xiàn)狀。首先，需要制定明確的規(guī)章制度來約束項目相關(guān)部門，明確責(zé)任單位，明確責(zé)任人，責(zé)任人積極有效配合檔案員，協(xié)調(diào)采購的廠家，在項目過程中的每個階段完成檔案資料的收集工作。其次，項目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將項目檔案工作納入項目建設(shè)管理程序，完善項目檔案管理制度，根據(jù)需要及時擴充和完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。再次，檔案管理部門研究現(xiàn)有固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的體制和機制，包括項目檔案管理體制中管理網(wǎng)絡(luò)的形成及流程，對項目檔案管理的體制和機制進(jìn)行調(diào)整和完善，并且建立有效的溝通機制和可操作的考核機制。最后，檔案管理部門根據(jù)工作實際及時對各規(guī)章制度以及管理辦法的內(nèi)容進(jìn)行修改和完善，使我們項目檔案管理工作實現(xiàn)“有規(guī)可依，有規(guī)必依，執(zhí)規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”。

2.加強實施項目檔案全程管理原則。由于固定資產(chǎn)投資建設(shè)投資數(shù)額大、建設(shè)周期長、時間跨度大、涉及部門多，且項目進(jìn)行中形成檔案資料的過程復(fù)雜、數(shù)量繁多、種類不一、業(yè)務(wù)性強，要做好項目檔案管理工作，必須與工程建設(shè)同步。一是提出文件材料歸檔要求要與下達(dá)工程計劃任務(wù)同步；二是文件材料形成情況與工程計劃進(jìn)度同步；三是檔案管理人員要在項目建設(shè)伊始就要參與到項目過程中，便于及時準(zhǔn)確收集檔案資料；四是檔案驗收工作與項目竣工驗收工作同步。檔案工作與工程建設(shè)同步的實質(zhì)是將項目檔案工作納入工程管理計劃，避免脫節(jié)，實行節(jié)點控制，及時收集資料，不滯后。同時，兩者同步也有利于資料收集的完整和有效。實現(xiàn)項目檔案管理的“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”，真正做到對項目檔案的全程有效管理。

3.加快固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的信息化進(jìn)程。一方面，借助現(xiàn)有的蘭臺檔案管理平臺，盡快實現(xiàn)已歸檔驗收固定資產(chǎn)投資項目檔案的信息化，實現(xiàn)項目檔案的網(wǎng)上管理和借閱利用，提高日常工作效率和檔案管理質(zhì)量；另一方面，在項目建設(shè)過程中，通過把我們現(xiàn)在的項目檔案可視化管理細(xì)化前置并且與航空蘭臺檔案管理平臺相結(jié)合，檔案管理中資料的收集過程要納入到整個項目階段中進(jìn)行跟蹤和控制；在項目采購中產(chǎn)生的前期資料，依據(jù)技術(shù)協(xié)議和合同內(nèi)容要求收集的后期開箱資料、安裝、驗收、培訓(xùn)等一系列產(chǎn)生的交付資料一同歸檔；到一階段就立刻移交資料，及時歸檔；檔案員收集齊全可以在每個階段信息化平臺中完成資料審核歸檔，實現(xiàn)在蘭臺系統(tǒng)中實時顯示項目建設(shè)進(jìn)度和項目檔案歸檔情況，從而真正實現(xiàn)項目檔案可視化管理的作用。

4.建立固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員分為項目人員、兼職檔案員和專職檔案員。根據(jù)目前項目檔案管理需要和相關(guān)先進(jìn)管理方式，在培養(yǎng)專業(yè)的專職檔案管理人員的同時加強對項目人員和兼職檔案員的管理與培訓(xùn)，建立起固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)，從而確保各個環(huán)節(jié)項目檔案的完整。鑒于之前項目檔案預(yù)驗收的經(jīng)驗教訓(xùn)和集團對項目檔案管理的科學(xué)化和嚴(yán)格化趨勢，加之項目檔案管理的專業(yè)性強等原因。一方面我們可以設(shè)立專職的項目檔案管理人員，實行項目檔案管理責(zé)任制；另一方面也可以在檔案部門內(nèi)培養(yǎng)一批專業(yè)的項目檔案管理兼職人員，以備不時之需。檔案管理是固定資產(chǎn)投資項目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項目的重要內(nèi)容。加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發(fā)和利用，實現(xiàn)項目檔案的真正價值。這不僅要求我們要有科學(xué)系統(tǒng)完善的制度體系，更需要我們的項目檔案工作者有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，要耐心細(xì)致，要掌握一定的新技術(shù)和新方法，要有較高的專業(yè)技術(shù)能力。另外，隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，在實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的新問題、新情況。如何搞好這項工作解決隨時出現(xiàn)的問題，還需要我們在工作實踐中不斷地探索，不斷地創(chuàng)新。總之，我們要堅持不懈地探索創(chuàng)新，尋找更加快捷有效的工作方式，將實現(xiàn)項目檔案的有效利用作為永恒不變的工作目標(biāo)。

作者:劉春鳳 單位:沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司工程技術(shù)中心檔案館