建設(shè)管理思想下投資檔案建議探究

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建設(shè)項(xiàng)目是國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門再生產(chǎn)或擴(kuò)大再生產(chǎn)的投資行為，旨在促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，提高社會(huì)物質(zhì)和文化水平。建設(shè)項(xiàng)目所屬行業(yè)與類型千差萬(wàn)別，但管理程序、內(nèi)容和方法具有高度的一致性，即項(xiàng)目管理遵循的基本思路是相同的，項(xiàng)目管理主要是投資、質(zhì)量、進(jìn)度和安全四大目標(biāo)控制[1]，它們相互依存、互為制約，投資控制是項(xiàng)目管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。投資檔案是項(xiàng)目投資管理過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、實(shí)物等各種載體信息，是項(xiàng)目核算和評(píng)價(jià)工作不可替代的依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目一般周期較長(zhǎng)，投資管理貫穿于項(xiàng)目前期決策到項(xiàng)目后評(píng)價(jià)全過(guò)程，因此投資檔案時(shí)間跨度大，即使同一項(xiàng)目，投資檔案并非完全獨(dú)立，與質(zhì)量、進(jìn)度等其他類型檔案相互交叉和融合，加之投資管理涉及經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等不同學(xué)科與專業(yè)，決定了投資檔案管理者需具備一定的項(xiàng)目技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和管理經(jīng)驗(yàn)，檔案從業(yè)者對(duì)項(xiàng)目投資管理內(nèi)容與方法的熟悉程度決定著投資檔案的質(zhì)量。

一、建設(shè)項(xiàng)目管理思想

建設(shè)項(xiàng)目是在一定的時(shí)間和資源等條件約束下，為完成某一獨(dú)特產(chǎn)品或服務(wù)的一次性任務(wù)[2]。從項(xiàng)目宏觀管理角度看，程序性、模塊化、要素控制法是建設(shè)項(xiàng)目管理的基本思想，項(xiàng)目管理思想已經(jīng)大量項(xiàng)目和長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐檢驗(yàn)并得到廣泛應(yīng)用，科技的進(jìn)步，新材料、新技術(shù)在項(xiàng)目建設(shè)中的推廣，項(xiàng)目技術(shù)手段不斷得到創(chuàng)新發(fā)展，但建設(shè)項(xiàng)目管理思想沒(méi)有根本性變化，依然根深蒂固。項(xiàng)目管理必須遵循一定的階段及其先后順序,我國(guó)行政法規(guī)、行業(yè)規(guī)范對(duì)項(xiàng)目管理程序做了規(guī)定，把建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程劃分為若干個(gè)階段,規(guī)定了每一個(gè)階段的工作原則和內(nèi)容，它既是基本建設(shè)應(yīng)遵循的準(zhǔn)則,也是投資人對(duì)基本建設(shè)進(jìn)行科學(xué)管理、監(jiān)督的依據(jù)和手段，從建設(shè)項(xiàng)目整體角度，項(xiàng)目管理程序一般分為項(xiàng)目建議書、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目后評(píng)價(jià)六個(gè)階段；建設(shè)項(xiàng)目主要圍繞投資、質(zhì)量、進(jìn)度和安全控制作為管理模塊，以各模塊的管理要素為手段對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，就投資控制而言，項(xiàng)目估算、概算、預(yù)算、結(jié)算和決算是投資管理的要素，可稱其為“五算”，五算是建設(shè)項(xiàng)目投資管理的主要方法，無(wú)疑是投資檔案管理的線索和內(nèi)容。

二、基本內(nèi)容

1.估算。估算也稱投資估算，是建設(shè)項(xiàng)目造價(jià)初期概略估計(jì)[3]，是投資檔案的起點(diǎn)，產(chǎn)生于項(xiàng)目建議書和可行性研究報(bào)告階段，是建議書和可行性研究的重要組成部分。項(xiàng)目建議書是項(xiàng)目建設(shè)最初階段工作,是投資決策前對(duì)擬建項(xiàng)目的輪廓設(shè)想，項(xiàng)目建議書獲批后，主要就項(xiàng)目市場(chǎng)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)進(jìn)行論證編制出具可行性研究報(bào)告。估算一般由建設(shè)單位委托的設(shè)計(jì)單位或咨詢公司，依據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃方案或方案設(shè)計(jì)，以估算指標(biāo)或?qū)⒏潘愣~擴(kuò)大10%計(jì)算項(xiàng)目可能發(fā)生的工程費(fèi)用、工程其他費(fèi)用、預(yù)備費(fèi)用和建設(shè)期利息，是項(xiàng)目投資的最高限額，后續(xù)概算不得隨意突破，估算主要用于計(jì)算項(xiàng)目投資規(guī)模和融資方案選擇，供項(xiàng)目投資者決策參考。

2.概算。概算是項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)階段的主要投資檔案。在可行性研究認(rèn)為項(xiàng)目符合市場(chǎng)需求、技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)可行后即開展初步設(shè)計(jì),初步設(shè)計(jì)基本內(nèi)容與可行性研究相同，但較可行性研究階段比選方案進(jìn)一步深入，推薦項(xiàng)目方案進(jìn)一步向?qū)嶋H靠攏。設(shè)計(jì)單位依據(jù)初步設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明和概算定額或擴(kuò)大的預(yù)算定額（一般部頒擴(kuò)大3%、省頒擴(kuò)大5%）、各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，項(xiàng)目概算總投資應(yīng)控制在已核準(zhǔn)的估算投資范圍內(nèi)；在初步設(shè)計(jì)認(rèn)為需對(duì)項(xiàng)目重大技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行專題研究時(shí)，可開展技術(shù)設(shè)計(jì)，相應(yīng)編制修正概算；為加強(qiáng)投資管理，建設(shè)單位在完成主要項(xiàng)目招標(biāo)后，往往編制管理概算，管理概算更加趨近項(xiàng)目實(shí)際投資。概算主要作用是確定和控制項(xiàng)目投資、簽訂項(xiàng)目合同與融資、控制施工圖預(yù)算、衡量設(shè)計(jì)方案技術(shù)經(jīng)濟(jì)合理性和選擇最佳設(shè)計(jì)方依據(jù)。

3.預(yù)算。預(yù)算主要是施工圖設(shè)計(jì)階段的投資檔案。預(yù)算分施工圖預(yù)算和施工預(yù)算，在初步設(shè)計(jì)或技術(shù)設(shè)計(jì)確定了設(shè)計(jì)原則、結(jié)構(gòu)方案和控制尺寸后，即開展施工詳圖設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)單位根據(jù)施工圖、預(yù)算定額、各項(xiàng)取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)地區(qū)的自然及技術(shù)經(jīng)濟(jì)條件等編制施工圖預(yù)算，主要作用是建設(shè)單位確定招標(biāo)控制價(jià)，與施工企業(yè)簽訂承包合同的依據(jù)。施工預(yù)算由施工單位編制，主要用于施工單位內(nèi)部成本控制，不納入建設(shè)單位項(xiàng)目投資檔案體系。

4.結(jié)算。結(jié)算主要發(fā)生在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施階段，包括結(jié)算前置的招投標(biāo)、合同等內(nèi)容，結(jié)算具有點(diǎn)多、面廣的顯著特點(diǎn)，是投資檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。招投標(biāo)（包括詢價(jià)等非招標(biāo)形式）是以較低的價(jià)格獲取最優(yōu)服務(wù)或產(chǎn)品的投資控制方式，始于招標(biāo)計(jì)劃或項(xiàng)目立項(xiàng)，止于中標(biāo)通知，產(chǎn)生的主要文件內(nèi)容有立項(xiàng)報(bào)批、招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、售標(biāo)、標(biāo)前會(huì)議、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)文件[4]；合同是招標(biāo)人與投標(biāo)人簽訂的權(quán)利義務(wù)關(guān)系協(xié)議，在建設(shè)項(xiàng)目管理中具有綱領(lǐng)性的作用，主要包括合同審批、談判會(huì)議紀(jì)要、補(bǔ)充協(xié)議、合同變更及合同主體法定代表人授權(quán)委托書等文件。就本質(zhì)來(lái)看，合同是招投標(biāo)的結(jié)果，招投標(biāo)是合同不可分割的組成部分，合同也是結(jié)算的依據(jù)性文件。結(jié)算主要有預(yù)付款、進(jìn)度結(jié)算（包括索賠與反索賠）、竣工結(jié)算等類型，結(jié)算階段項(xiàng)目變更管理是投資管理的重點(diǎn)[5]。預(yù)付款是建設(shè)單位按照合同約定，在項(xiàng)目開工前支付給承包商用于儲(chǔ)備主要材料等所需的流動(dòng)資金，承包單位在項(xiàng)目開工前提交預(yù)付款申請(qǐng)，監(jiān)理、建設(shè)單位審核后支付，一般在項(xiàng)目進(jìn)度結(jié)算時(shí)分期扣回。大中型建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度結(jié)算一般以月度為周期，由施工單位編制并申報(bào)，完整、規(guī)范的進(jìn)度結(jié)算主要由總支付證書、編制說(shuō)明、工程量計(jì)算書、合同內(nèi)項(xiàng)目清單、合同外（變更）項(xiàng)目清單、扣款項(xiàng)目等構(gòu)成。進(jìn)度結(jié)算編制需要重點(diǎn)注意的是，應(yīng)將合同外（變更）項(xiàng)目臺(tái)賬、工程量簽證、單價(jià)分析審批文件作為支撐性材料附于結(jié)算報(bào)表之后，并在報(bào)表備注欄進(jìn)行標(biāo)注說(shuō)明，使每一項(xiàng)結(jié)算賬目依據(jù)充分、手續(xù)完備。竣工結(jié)算是指在項(xiàng)目竣工后，施工單位根據(jù)設(shè)計(jì)變更、施工記錄、單價(jià)分析等文件，進(jìn)行合同價(jià)款的增減或調(diào)整編制申報(bào)的項(xiàng)目總結(jié)算。索賠與反索賠是建設(shè)項(xiàng)目合同履行過(guò)程中，當(dāng)事人一方因?qū)Ψ皆蛟斐蓹?quán)利人損失，向?qū)Ψ教岢鲅a(bǔ)償。索賠與反索賠的依據(jù)與證據(jù)文件需堅(jiān)持全面性、關(guān)聯(lián)性，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程處理終結(jié)的索賠與反索賠文件是進(jìn)度結(jié)算的依據(jù)，因合同當(dāng)事人分歧擱置的索賠與反索賠，一般在項(xiàng)目完工達(dá)成一致意見后作為竣工結(jié)算的依據(jù)文件歸檔。

5.決算?？⒐Q算是建設(shè)項(xiàng)目最終的實(shí)際投資額，在項(xiàng)目所有施工任務(wù)竣工后，建設(shè)單位財(cái)務(wù)部門按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定編制決算報(bào)告?？⒐Q算是正確核定新增固定資產(chǎn)價(jià)值，考核分析投資效果，建立健全經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的依據(jù)，也是竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的重要組成部分?？⒐Q算由竣工決算編制說(shuō)明和竣工決算報(bào)表兩大部分組成?？⒐Q算需委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)審計(jì)。

6.項(xiàng)目后評(píng)價(jià)。項(xiàng)目后評(píng)價(jià)是投資檔案的終點(diǎn)。項(xiàng)目后評(píng)價(jià)是在項(xiàng)目建成投產(chǎn)后1—2年內(nèi)對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程進(jìn)行的評(píng)價(jià)，投資評(píng)價(jià)是項(xiàng)目評(píng)價(jià)的內(nèi)容之一。與項(xiàng)目前期階段的評(píng)估方法基本一致，但目的不同，主要特點(diǎn)有全面性、重點(diǎn)性、現(xiàn)實(shí)性、反饋性。后評(píng)價(jià)的內(nèi)容主要有影響評(píng)價(jià),包括項(xiàng)目投產(chǎn)后對(duì)各方面影響的評(píng)價(jià)；經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià),包括國(guó)民經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)、財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)、社會(huì)效益評(píng)價(jià)；過(guò)程評(píng)價(jià),包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等過(guò)程評(píng)價(jià)；持續(xù)運(yùn)營(yíng)評(píng)價(jià),對(duì)項(xiàng)目持續(xù)運(yùn)營(yíng)評(píng)價(jià)并提出改進(jìn)建議。項(xiàng)目后評(píng)價(jià)側(cè)重于投資控制效果的全面分析和評(píng)價(jià)，一般不改變項(xiàng)目實(shí)際總投資金額。

7.其他。建設(shè)項(xiàng)目估算、概算、預(yù)算、結(jié)算、決算和項(xiàng)目后評(píng)價(jià)是項(xiàng)目投資檔案最主要的內(nèi)容，但并非全部，在項(xiàng)目投資管理中，諸如計(jì)入項(xiàng)目成本的建設(shè)單位人工等管理費(fèi)用、項(xiàng)目財(cái)務(wù)費(fèi)用與概算必然存在出入，即使與項(xiàng)目決算相符，但兩者等同于總賬與明細(xì)的關(guān)系，因此項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案是項(xiàng)目投資檔案不可分割的組成部分；對(duì)于任何項(xiàng)目管理，投資管理與質(zhì)量、進(jìn)度管理緊密聯(lián)系，沒(méi)有完全獨(dú)立意義的質(zhì)量、進(jìn)度或者投資管理，因此，項(xiàng)目質(zhì)量管理、進(jìn)度管理檔案在一定條件下必然轉(zhuǎn)化為投資管理檔案，項(xiàng)目開工令、大型設(shè)備進(jìn)退場(chǎng)報(bào)驗(yàn)單作為索賠的證據(jù)在投資檔案中較為常見，部分施工方案作為編制該項(xiàng)目預(yù)算的基礎(chǔ)性文件也是例證。

三、投資檔案管理存在的問(wèn)題與建議

1.檔案從業(yè)者與項(xiàng)目管理要求不匹配。建設(shè)項(xiàng)目管理是一項(xiàng)多學(xué)科、技術(shù)密集的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，集科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、邏輯性于一體，項(xiàng)目檔案理應(yīng)是項(xiàng)目管理規(guī)律和結(jié)果的如實(shí)記載者，但當(dāng)前檔案從業(yè)人員由于客觀和主觀因素的制約，參與建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量較少，對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知陌生，造成無(wú)法正確理解項(xiàng)目管理方法及其意圖，項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)完全脫節(jié)，檔案人員綜合素養(yǎng)與工作需要不匹配，建立的項(xiàng)目檔案質(zhì)量偏低，指導(dǎo)項(xiàng)目檔案工作更是無(wú)從談起。項(xiàng)目檔案人員應(yīng)秉持“做檔案就是做業(yè)務(wù)”的理念，重視對(duì)建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)及管理的學(xué)習(xí)，熟悉項(xiàng)目管理的內(nèi)在特點(diǎn)與規(guī)律，使檔案與項(xiàng)目建設(shè)完美吻合。

2.投資檔案不完整。當(dāng)前，建設(shè)項(xiàng)目投資檔案不齊全、不規(guī)范的問(wèn)題突出，從投資檔案整體看，合同就是投資檔案的局限認(rèn)識(shí)較為普遍，項(xiàng)目估算至決算全過(guò)程投資檔案存在斷鏈現(xiàn)象，甚至部分項(xiàng)目存在要決算、棄結(jié)算的嚴(yán)重錯(cuò)誤做法；從局部看，單純以縱向的文件類型整理投資檔案，投資管理信息橫向未得到有效聯(lián)系，大中型建設(shè)項(xiàng)目合同外或變更計(jì)價(jià)、工程量簽證等文件孤立于結(jié)算報(bào)表，給決算審計(jì)等工作造成障礙，重要的投資檔案支撐性材料不充分、不完備。檔案人員應(yīng)熟悉建設(shè)項(xiàng)目投資管理的基本知識(shí)，重點(diǎn)掌握項(xiàng)目實(shí)施階段結(jié)算工作的主要內(nèi)容及相互關(guān)系，探索更加符合項(xiàng)目投資管理特點(diǎn)的文件整理方法。建設(shè)項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程，是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，涉及技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等多種學(xué)科、多個(gè)專業(yè)，企業(yè)管理、社會(huì)管理等多個(gè)方面滲透于項(xiàng)目管理，建設(shè)項(xiàng)目管理的復(fù)雜性在大中型項(xiàng)目表現(xiàn)尤為突出，項(xiàng)目檔案工作難度也大幅提高，因此，對(duì)于項(xiàng)目參與者的要求較高。檔案從業(yè)者應(yīng)努力提高自身綜合素養(yǎng)，深入熟悉建設(shè)項(xiàng)目管理知識(shí)，避免檔案工作閉門造車現(xiàn)象發(fā)生，使項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)記載項(xiàng)目管理全過(guò)程，切實(shí)保障投資者合法權(quán)益。

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作者:張偉 張菁花 單位:華潤(rùn)電力技術(shù)研究院有限公司 華能甘肅水電開發(fā)有限公司