社會保險檔案管理規(guī)范化開展路徑思考

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【摘要】本文主要以社會保險檔案管理規(guī)范化開展路徑為重點進行闡述，結(jié)合當(dāng)下社會保險檔案管理存在的問題為主要依據(jù)，從創(chuàng)建微機化管理機制，深入開發(fā)信息資源、提升社會保險檔案管理意識、通過信息化手段，完善社會保險檔案服務(wù)功能、加強對管理工作人員的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)技能這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于加強社會保險檔案管理效率和質(zhì)量，保證參保人員切身利益。

【關(guān)鍵詞】社會保險；檔案管理；規(guī)范化；開展路徑

引言

隨著我國社會保險制度的不斷改革和完善，參保人員越來越多，而傳統(tǒng)的社會保險檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化需求，因此，需要加強對社會保險檔案的管理。配備專門的管理人員，在專用的場所中，通過現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)施，對社會保險檔案進行規(guī)范化管理，使社會保險檔案更加完整、安全、真實，保證參保人員的合法權(quán)益，從而促進社會發(fā)展。本文針對社會保險檔案管理會規(guī)范化開展路徑進行深入研究。

一、社會保險檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善。目前，我國在社會保險檔案管理方面的相關(guān)制度不夠健全，以至于在工作中沒有較強的規(guī)范性和針對性。例如，目前，參保人員數(shù)量越來越多，參保需要的報表、文件、憑證也隨之變多，相應(yīng)的管理工作也越來越多，檔案的保管期限和歸檔范圍沒有明確的規(guī)定。盡管我國各個地區(qū)針對社會保險檔案管理都有相關(guān)的規(guī)章制度，但是整體的檔案管理制度不夠健全。

（二）檔案管理意識有待提升。目前，我國檔案管理水平已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求，出現(xiàn)這一現(xiàn)象的主要原因是由于我國檔案管理人員的管理意識薄弱。針對社會保險檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層來講，其過于注重社會保險的效益，從而忽略了社會保險檔案管理工作，甚至部分領(lǐng)導(dǎo)認為社會保險檔案管理工作沒有實際意義和作用。因此，在相應(yīng)檔案管理制度和宣傳檔案管理方面，會存在不足之處。此外，由于檔案管理意識較為薄弱，工作人員的工作效率和質(zhì)量受到了直接的影響。

（三）管理模式較為落后。目前，在社會保險檔案管理工作中，存在最大的問題就是多頭管理。因為社會檔案的內(nèi)容和形式較為復(fù)雜，個人參保和單位參保需要大量的信息，而參保人員的信息和資料需要多個部門進行管理和保存，因此，參保人員想要查閱檔案時，需要到多個部門才可以查閱完整的檔案，從而給人們帶來了極大的不便。這樣的情況導(dǎo)致大部分公眾都不愿意參保，認為后續(xù)查閱保險情況較為復(fù)雜。此外，由于受到資金和設(shè)備等影響，無法實施信息化管理，部分經(jīng)濟條件差的地區(qū)仍然采用紙質(zhì)檔案管理。

（四）檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)有待提升。想要使社會保險檔案管理更加規(guī)范化，不僅需要創(chuàng)建完善的管理制度，還需要具有超高素養(yǎng)和水平的管理工作人員。管理工作人員的素養(yǎng)和能力直接影響著檔案管理工作的水平和質(zhì)量。目前，我國大部分社會保險檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)較低，甚至部分工作人員身兼數(shù)職，無法全身心投入到工作中，這大大影響了社會保險檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、社會保險檔案管理規(guī)范化開展路徑

（一）創(chuàng)建微機化管理機制，深入開發(fā)信息資源。隨著我國參保人數(shù)的增加，社會保險檔案數(shù)量也隨之增多，創(chuàng)建為計劃管理機制是非常重要的。各級社會保障部門需要轉(zhuǎn)變自身的管理理念，順應(yīng)時代的發(fā)展，在檔案時中引進一些先進的微機設(shè)備，統(tǒng)一機型，從而可以更好的進行計算機聯(lián)網(wǎng)和對社會保險檔案數(shù)據(jù)進行共享。并且，還需要加強開發(fā)檔案管理軟件的力度，對社會保險檔案進行快速編目，自動對各種目錄與索引進行編制，實現(xiàn)快速統(tǒng)計檔案資料，從而提升工作效率和質(zhì)量。此外，在社會保險檔案管理中，需要嚴格要求以下幾個環(huán)節(jié)：區(qū)分類別、資料收集、劃分保管期限、編號上架、組卷裝訂、編制檢索，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，進行統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的整理，使所有的社會保險檔案保證一致性。

（二）提升社會保險檔案管理意識。想要使社會保險檔案管理更加規(guī)范化，首先需要提升人們的社會保險檔案管理意識。各級社會保險檔案管理部門需要積極進行宣傳工作，可以定期組織有關(guān)檔案管理的講座，使人們了解到社會保險檔案管理工作的必要性與重要性，在思想上認可社會保險檔案管理工作。在日常管理工作中，各級管理部門需要針對社會保險相關(guān)業(yè)務(wù)和知識進行溝通和交流，為社會保險檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

（三）通過信息化手段，完善社會保險檔案服務(wù)功能。在信息時代背景下，社會保險檔案管理模式在不斷創(chuàng)新，通過信息技術(shù)，使社會保險檔案管理更加智能化和人性化。在對紙質(zhì)社會保險檔案進行查閱時，既浪費人力，又浪費時間，并且，在翻閱的過程中有可能破壞紙質(zhì)檔案。為了可以加強對紙質(zhì)檔案原件的保護，提升相關(guān)工作人員的質(zhì)量和效率，方便參保人員對檔案進行查閱，可以通過信息化手段，對社會保險檔案進行管理。加大對軟件和硬件設(shè)施的資金投入，保證相關(guān)設(shè)施足夠完善，并在專業(yè)工作人員的指引下，通過高水平、專業(yè)的電子化掃描設(shè)備，對社會保險檔案進行掃描，生成電子檔案，以便于相關(guān)人員進行查詢。在查詢檔案軟件中，可以查詢到參保信息，從而提供給參保人員繼續(xù)參保和轉(zhuǎn)移保險以及核發(fā)待遇可靠的依據(jù)。通過信息化手段，可以實現(xiàn)把參保人員合法權(quán)益作為前提，提升管理工作的質(zhì)量和效率。

（四）加強對管理工作人員的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)技能。社會保險檔案管理工作具有較強的業(yè)務(wù)性和政策性，因此管理工作人員需要熟練掌握相關(guān)業(yè)務(wù)知識和法律法規(guī)，并且還需要具備較強的計算機操作能力。社保部門需要和檔案行政管理部門加強溝通和聯(lián)系，并定期對管理工作人員進行培訓(xùn)和教育，定期開展經(jīng)驗交流會。此外，還需要提升管理工作人員的思想建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)，從而保證檔案管理工作的連續(xù)性，培養(yǎng)出一支業(yè)務(wù)精湛的管理團隊。

三、結(jié)語

總而言之，在新時代背景下，我國社會保證體系在不斷完善，社會保險檔案管理也在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會的需求。因此，需要創(chuàng)建微機化管理機制，深入開發(fā)信息資源，提升社會保險檔案管理意識，通過信息化手段，完善社會保險檔案服務(wù)功能，加強對管理工作人的培訓(xùn)，提升其的業(yè)務(wù)技能。只有這樣財才可以促進社會保險檔案管理規(guī)范化發(fā)展，提升社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的工作效率，維護參保人員的切身利益，使其在可以我國檔案資源建設(shè)方面充分發(fā)揮出自身的作用和價值。

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作者：姚金玉 單位：長春市社會保險檔案管理中心