高校學(xué)生檔案管理工作淺析

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摘要：提高高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，無(wú)論是對(duì)于學(xué)生個(gè)人發(fā)展，還是高校綜合治理水平的提升，都有著極為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。該文從高校學(xué)生檔案的概念界定和高校學(xué)生檔案管理工作特點(diǎn)出發(fā)，著重分析了高校學(xué)生檔案管理工作中現(xiàn)存的各類(lèi)問(wèn)題，并提出了若干改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；檔案管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校學(xué)生檔案的重要性越來(lái)越得到社會(huì)各方面的廣泛認(rèn)同。一方面，從檔案自身功能角度上講，高校學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生升學(xué)、就業(yè)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、職稱申報(bào)、職務(wù)晉升、社會(huì)保險(xiǎn)辦理、干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)核查、退休等起著舉足輕重的支撐作用。另一方面，從高校發(fā)展的維度分析，2015年11月國(guó)務(wù)院頒布了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，根本目的是要通過(guò)建設(shè)世界一流水平的學(xué)科和大學(xué)，培養(yǎng)一流的人才，這必然要求高校內(nèi)部要形成一流的治理能力和治理體系。而學(xué)生檔案管理工作水平的優(yōu)劣，就在很大程度上反映了高校內(nèi)部綜合治理能力的高低以及人才培養(yǎng)的成效，其重要性自然不言而喻。由此可見(jiàn)，不斷健全高校學(xué)生檔案管理工作體系，持續(xù)提升高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，有著極為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校學(xué)生檔案的概念界定

目前國(guó)內(nèi)對(duì)于高校學(xué)生檔案尚缺少相對(duì)統(tǒng)一的界定，《高等學(xué)校檔案管理辦法》也僅對(duì)學(xué)生類(lèi)檔案的組成內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要的解釋和說(shuō)明。本文從工作實(shí)務(wù)出發(fā)，將高校學(xué)生檔案定義為記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的各種重要材料，包含報(bào)考、入學(xué)、個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)培養(yǎng)、組織關(guān)系、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷學(xué)位、派遣信息等多項(xiàng)內(nèi)容，其具體可以分為高校學(xué)生人事檔案和高校學(xué)籍檔案。這兩類(lèi)檔案在以下幾個(gè)方面存在差異。

（一）組成內(nèi)容不完全一致

高校學(xué)生人事檔案一般僅包含學(xué)生本人的各類(lèi)相關(guān)信息，是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的歷史記錄，是干部（職工）人事檔案的重要組成部分。而高校學(xué)籍檔案是以文書(shū)或?qū)W籍檔案形式存在的，用以記錄和反映學(xué)生在校培養(yǎng)期間學(xué)習(xí)表現(xiàn)的檔案材料。它不僅包含學(xué)生本人的相關(guān)信息，也包括高校內(nèi)部主管單位開(kāi)展招生、培養(yǎng)等管理工作所產(chǎn)生的一些特定文件，如招生計(jì)劃、培養(yǎng)計(jì)劃等。

（二）產(chǎn)生時(shí)間不完全一致

高校學(xué)生人事檔案既可以產(chǎn)生于學(xué)生入校前，如學(xué)生本科就讀前的高中培養(yǎng)階段或研究生就讀前的本科培養(yǎng)階段等，也可以產(chǎn)生于學(xué)生在校培養(yǎng)期間。而高校學(xué)籍檔案則僅產(chǎn)生于學(xué)生在校培養(yǎng)期間。

（三）流轉(zhuǎn)和利用方式不完全一致

除特殊情況外，學(xué)生人事檔案一般隨著學(xué)生離校而轉(zhuǎn)出，并由下個(gè)存檔單位進(jìn)行接收保管，檔案利用工作也由實(shí)際存檔單位開(kāi)展。而高校學(xué)籍檔案則由高校檔案部門(mén)長(zhǎng)期保管，并由其開(kāi)展檔案利用工作。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）管理工作的長(zhǎng)期性

一方面，從形成的角度看，高校學(xué)生檔案材料主要產(chǎn)生于學(xué)生在校培養(yǎng)期間，是高校學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的客觀歷史記錄；另一方面，從利用的角度看，高校學(xué)生檔案與學(xué)生未來(lái)發(fā)展的各個(gè)關(guān)鍵階段相伴隨，和學(xué)生自身利益緊密相關(guān)。由此可見(jiàn)，高校學(xué)生檔案管理工作具有長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，需要與學(xué)生檔案形成和利用的全生命周期保持必要的匹配性。

（二）管理工作的復(fù)雜性

高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，不僅表現(xiàn)在各類(lèi)檔案材料形式多樣，歸集流程繁復(fù)，更體現(xiàn)在參與檔案形成和利用工作的主管部門(mén)眾多，協(xié)同保障難度大。因此，確保責(zé)任清晰、信息集成，真正實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理是高校學(xué)生檔案管理工作的又一基本要求。

（三）管理工作的相互依存性

從檔案實(shí)體在空間流轉(zhuǎn)的角度看，高校學(xué)生檔案管理一般可以劃分為新生檔案接收及審核、移交入庫(kù)、日常保管、綜合利用、在校培養(yǎng)期間各類(lèi)檔案材料的形成和歸集以及離校檔案轉(zhuǎn)遞等分項(xiàng)工作，各項(xiàng)工作之間相輔相成、聯(lián)系緊密。

三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）高校學(xué)生檔案管理缺少有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

雖然《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《干部人事檔案工作條例》都可以在一定程度上為高校學(xué)生檔案管理工作提供借鑒，但欠缺科學(xué)全面的參考依據(jù)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)仍是高校學(xué)生檔案管理工作中的一大難點(diǎn)問(wèn)題。這由此帶來(lái)以下三個(gè)方面的不利后果。第一，高校學(xué)生檔案的收集范圍、收集時(shí)間等基本要素不明確，對(duì)于一些重要檔案材料還不能做到應(yīng)歸盡歸，從而給后續(xù)檔案綜合利用以及學(xué)生本人發(fā)展都埋下了隱患。第二，部分高校學(xué)生檔案材料，如學(xué)生登記表、學(xué)生履歷表等，在制定規(guī)范上仍未做到標(biāo)準(zhǔn)趨同和格式統(tǒng)一。另外，檔案形成質(zhì)量存在隱憂，非標(biāo)準(zhǔn)原件材料進(jìn)入高校學(xué)生人事檔案現(xiàn)象不是少數(shù)。第三，高校與外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)在學(xué)生檔案管理領(lǐng)域方面的合作機(jī)制還不完善。以高校學(xué)生人事檔案接收為例，一些高校對(duì)此并未制定統(tǒng)一、規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn)，也缺少與中國(guó)郵政等大型專(zhuān)業(yè)化公司的有效合作機(jī)制，用普通快遞、學(xué)生自帶等形式轉(zhuǎn)遞檔案現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而導(dǎo)致學(xué)生人事檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)也大大增加。

（二）高校學(xué)生檔案管理體系的整體性有待加強(qiáng)

第一，囿于高校內(nèi)部職能分工的不同，實(shí)際參與學(xué)生檔案管理工作的部門(mén)之間的權(quán)責(zé)劃分不甚清晰，工作流程還不完善，崗位間工作接口缺少必要銜接，一旦發(fā)生爭(zhēng)議，經(jīng)常出現(xiàn)部門(mén)之間相互推諉的局面。第二，對(duì)于學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的一些棘手問(wèn)題，比如由于學(xué)籍檔案內(nèi)容欠缺或質(zhì)量不佳導(dǎo)致的綜合利用難，非正常原因?qū)е碌膶W(xué)生人事檔案滯留等，還缺少行之有效的問(wèn)題協(xié)調(diào)處理機(jī)制，往往是檔案部門(mén)一家獨(dú)自面對(duì)上述困境，無(wú)法獲得業(yè)務(wù)部門(mén)的有力支持，致使工作實(shí)效并不顯著。

（三）高校學(xué)生檔案管理工作的配套資源不足

再以高校學(xué)生人事檔案接收、審核工作為例，一些高校由于缺少專(zhuān)職檔案人員，多由學(xué)生輔導(dǎo)員或年輕教師承擔(dān)學(xué)生人事檔案接收、審核工作。面對(duì)數(shù)量激增的學(xué)生人事檔案，他們往往有心無(wú)力，加之檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)不足，校內(nèi)培訓(xùn)工作也不到位，審核工作往往流于形式。同時(shí)，由于接收、審核期間，各部門(mén)提供的臨時(shí)庫(kù)房保管條件有限，會(huì)對(duì)檔案實(shí)體安全產(chǎn)生一定的不利影響。

（四）高校學(xué)生檔案管理工作的信息化水平不高

第一，不少高校的學(xué)生檔案管理工作仍以人員手工方式為主，缺少科學(xué)、高效的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)于畢業(yè)生派遣、檔案轉(zhuǎn)遞去向等重要工作信息還不能做到長(zhǎng)期保存、及時(shí)獲取。第二，高校學(xué)生檔案數(shù)字資源體系不完善，學(xué)生人事檔案、學(xué)籍檔案多以紙質(zhì)實(shí)體形式存在，還不能形成有效的數(shù)字化副本。第三，高校在庫(kù)保管的學(xué)籍檔案內(nèi)容相對(duì)分散，加之信息化水平滯后，無(wú)法充分實(shí)現(xiàn)學(xué)生在校學(xué)籍信息一站式查詢的工作目標(biāo)，與數(shù)字檔案、智慧檔案的要求相去甚遠(yuǎn)。

四、提升高校學(xué)生檔案管理工作水平的建議

（一）在加強(qiáng)基礎(chǔ)研究的基礎(chǔ)上，不斷健全學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

第一，各高校應(yīng)在認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和管理文件要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位檔案工作整體發(fā)展規(guī)劃，積極開(kāi)展學(xué)生檔案管理領(lǐng)域的研究工作，制定并完善符合單位工作實(shí)際的學(xué)生檔案管理辦法，為具體工作提供科學(xué)指南。第二，高校要對(duì)學(xué)生檔案收集范圍進(jìn)行分類(lèi)細(xì)化，聚焦至每一份檔案材料的形成單位、形成時(shí)間、收集渠道、質(zhì)量要求、歸集形式、責(zé)任部門(mén)等基本要素，以形成健全完備的高校學(xué)生檔案收集工作體系。第三，各高校應(yīng)加強(qiáng)與外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)之間合作機(jī)制的建設(shè)，明確學(xué)生檔案管理工作外包服務(wù)商的遴選標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容范圍、質(zhì)量監(jiān)督與考核等基本要素。

（二）做好頂端設(shè)計(jì)和組織保障，不斷健全高校

學(xué)生檔案管理工作體系第一，高校應(yīng)力爭(zhēng)在學(xué)校層面設(shè)置檔案工作委員會(huì)等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，以及時(shí)、有效解決學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的涉及跨部門(mén)職責(zé)的問(wèn)題。第二，高校要緊密?chē)@學(xué)生檔案管理工作特點(diǎn)，牢固樹(shù)立高校學(xué)生檔案全生命周期管理的理念，對(duì)一些需要關(guān)注的重點(diǎn)、難點(diǎn)工作，如學(xué)生檔案接收與審核、在校檔案材料形成和收集、離校檔案轉(zhuǎn)遞等，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)審核點(diǎn)，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，加大監(jiān)督檢查工作力度，減少紙質(zhì)檔案實(shí)體缺失、檔案材料裝錯(cuò)以及檔案質(zhì)量不過(guò)關(guān)等可能的管理隱憂。同時(shí)高校要加強(qiáng)檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)動(dòng)，制定學(xué)生檔案管理工作疑難問(wèn)題處理機(jī)制，積極促使高校學(xué)生檔案管理工作，由檔案部門(mén)一家負(fù)責(zé)向高校內(nèi)部全員參與的局面轉(zhuǎn)變。

（三）提供充足有效的資源支持，確保高校學(xué)生檔案管理工作有序開(kāi)展

第一，高校應(yīng)為學(xué)生檔案管理體系平穩(wěn)運(yùn)行提供足夠的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房、人力等資源支持。第二，高校應(yīng)考慮實(shí)際參與學(xué)生檔案管理工作的對(duì)象特點(diǎn)，設(shè)計(jì)不同方向的培訓(xùn)內(nèi)容，在行政部門(mén)管理人員、教學(xué)單位管理人員以及學(xué)生個(gè)人等不同層面建立全方位、多維度的培訓(xùn)體系，不斷提升各類(lèi)培訓(xùn)對(duì)象的檔案意識(shí)和工作能力。

（四）及時(shí)抓住數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作良好契機(jī)，提升高校學(xué)生檔案管理工作信息化水平《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出了“檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階”的發(fā)展目標(biāo)以及“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的主要任務(wù)，這也為高校學(xué)生檔案工作科學(xué)發(fā)展指明了前進(jìn)方向。第一，高校應(yīng)在傳統(tǒng)學(xué)生檔案紙質(zhì)實(shí)體的工作基礎(chǔ)上，按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的要求，借助數(shù)字化掃描OCR等核心技術(shù)，加速形成符合標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生檔案數(shù)字化副本，同時(shí)加大學(xué)生檔案電子文件的歸檔比重，不斷建立健全學(xué)生檔案數(shù)字資源體系。第二，高校應(yīng)圍繞檔案實(shí)體保護(hù)、學(xué)籍信息集成、可信成績(jī)單、學(xué)位論文集成等工作方向，適時(shí)開(kāi)發(fā)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，并做到與招生、本科教務(wù)、研究生培養(yǎng)、獎(jiǎng)懲管理、學(xué)位授予、就業(yè)派遣等學(xué)生工作重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實(shí)行重要信息的自動(dòng)抓取、流轉(zhuǎn)和集成。無(wú)論是對(duì)學(xué)生本人發(fā)展，還是對(duì)高校自身治理水平的提升，高校學(xué)生檔案的重要性都不言而喻。而做好高校學(xué)生檔案管理工作更是一項(xiàng)兼具復(fù)雜性和長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，不僅需要我們每一位高校檔案工作者順應(yīng)形勢(shì)，轉(zhuǎn)換觀念，勇于改革，推陳出新，更需要各參與部門(mén)共同努力。期待在不遠(yuǎn)的將來(lái)，在廣大從業(yè)人員的辛勤付出下，高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量能邁上更高的臺(tái)階。

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作者:志偉 劉曉艷 甄少磊 單位:北京工業(yè)大學(xué)檔案館（校史館）