應(yīng)用型本科院校人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

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摘要：人事檔案管理是人力資源管理過(guò)程中十分重要的工作，其中涉及到了教師與學(xué)生人事管理等工作，而為了能夠進(jìn)一步優(yōu)化這一項(xiàng)工作，本文對(duì)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了具體的探討。

關(guān)鍵詞：新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)；應(yīng)用型本科；人事檔案；問(wèn)題及對(duì)策

在社會(huì)不斷發(fā)展過(guò)程中，我國(guó)一大批專科院校也升格為了本科院校，并且在長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展中也取得了一定的發(fā)展，現(xiàn)如今基本上也接受了教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估。在這一過(guò)程中，應(yīng)用型本科院校受到的關(guān)注度也在不斷提升，由于學(xué)校過(guò)分重視硬件建設(shè)，如實(shí)驗(yàn)設(shè)備購(gòu)置、辦學(xué)條件優(yōu)化等等，促使學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量也得到了提升?？墒窃谏鐣?huì)不斷發(fā)展過(guò)程中，我國(guó)也步入到了一個(gè)全新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，應(yīng)用型本科院校管理工作在這一過(guò)程中也需要與時(shí)俱進(jìn)，提高對(duì)人力資源信息管理方面的重視程度，及時(shí)改革傳統(tǒng)人力資源管理模式，重視人事檔案管理工作，借助于全新的手段來(lái)提高人事檔案管理工作效率，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作的同時(shí)做好信息收集與管理，這樣才能有效為應(yīng)用型本科院校人力資源建設(shè)戰(zhàn)略提供強(qiáng)有力的信息支持，同時(shí)有效滿足新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展訴求，讓學(xué)校得到更為良好的發(fā)展與進(jìn)步。

一、新形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷發(fā)展與變化的環(huán)境下，我國(guó)各個(gè)高校對(duì)于人才隊(duì)伍建設(shè)工作重視程度也在不斷提升，都在積極引進(jìn)各個(gè)學(xué)科帶頭人，人事檔案管理工作受到的重視也有所提升，再加上網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理手段也發(fā)生了變化?？墒?，就應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，效果并不如人意，在人事檔案管理過(guò)程中還存在著以下問(wèn)題：

1.人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足就應(yīng)用型本科院校人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，部分院校對(duì)于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有將人事檔案管理與學(xué)校人力資源建設(shè)有效結(jié)合在一起，也沒(méi)有將人事檔案管理與學(xué)科建設(shè)、薪酬分配、人才隊(duì)伍建設(shè)等工作有效結(jié)合在一起，整個(gè)管理工作十分被動(dòng)。另外，學(xué)校人事檔案管理工作也無(wú)法有效為院校以及領(lǐng)導(dǎo)人才隊(duì)伍建設(shè)、工資福利待遇決策、干部選拔與培養(yǎng)等工作提供相應(yīng)的信息支撐。

2.人事檔案管理混亂分析應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，人事檔案管理工作混亂也是問(wèn)題之一，各個(gè)應(yīng)用型本科院校人事檔案管理部門因?yàn)閷W(xué)校不同也存在差異，各學(xué)校按照自身實(shí)際情況有些會(huì)安排人事處管理人事檔案，也有些學(xué)校會(huì)安排組織部門進(jìn)行人事檔案管理，還有些會(huì)直接將人事檔案存儲(chǔ)在檔案館，人事與組織部門共同管理。這些管理情況都表現(xiàn)出了對(duì)于人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上各個(gè)部門之間的配合也存在問(wèn)題，溝通渠道不夠通暢，很容易會(huì)在管理期間出現(xiàn)漏洞，最終引發(fā)人事檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完善等情況。除此之外，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，人才流動(dòng)性也有了明顯的提升，離崗、人員轉(zhuǎn)行、出國(guó)留學(xué)、辭職經(jīng)商等現(xiàn)象層出不窮，部分檔案成為了死檔，這也進(jìn)一步加大了人事檔案管理工作難度。

3.人事檔案內(nèi)容特殊性不足在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理內(nèi)容特殊性不足，大多是按照中共中央組織部門提出的人事檔案管理要求來(lái)裝入的十大類材料，內(nèi)容上大多是千篇一律，并不存在什么區(qū)別，缺少能夠有效體現(xiàn)出職工思想、特長(zhǎng)、學(xué)識(shí)、成果以及能力的內(nèi)容材料。在研究方向、科研領(lǐng)域以及科研成果等方面的內(nèi)容材料也十分稀少。年度考核填寫(xiě)鑒定意見(jiàn)方面的內(nèi)容也是大同小異、毫無(wú)新意，評(píng)價(jià)與鑒定話語(yǔ)也大多是空話，缺少實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，這種情況下人事檔案管理應(yīng)用價(jià)值自然也就不足。

4.人事檔案管理信息化建設(shè)不足在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作，還存在著人事檔案開(kāi)放利用程度低下、管理手段滯后于新時(shí)展需求這一問(wèn)題。應(yīng)用型本科院校在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，依然還是有以傳統(tǒng)手工操作為主的現(xiàn)象，有些學(xué)校在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理的時(shí)候甚至還是使用打孔的方式進(jìn)行，這不僅破壞了檔案的完整性，也不利于檔案材料的增添以及檔案利用與保密等需求，整個(gè)人事檔案管理效率十分低下。總之，應(yīng)用型本科院校人事檔案管理信息化建設(shè)不足，在檔案利用、信息統(tǒng)計(jì)等方面也存在著一些問(wèn)題，無(wú)法有效借助于數(shù)據(jù)分析來(lái)充分凸顯出人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

5.人事檔案管理隊(duì)伍有待優(yōu)化在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作期間還存在著人事檔案管理隊(duì)伍有待優(yōu)化這一問(wèn)題。一方面，院校人事檔案管理隊(duì)伍人員年齡、學(xué)歷、性別、知識(shí)結(jié)構(gòu)并不合理，整個(gè)管理隊(duì)伍穩(wěn)定性不足、管理工作也不夠規(guī)范。再加上人事檔案管理工作人員待遇低下、工作積極性有待提升，也直接制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，需要及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，借助于現(xiàn)代化管理手段來(lái)進(jìn)行優(yōu)化。另一方面，在人事制度改革不斷推進(jìn)的環(huán)境下，院校人事檔案管理結(jié)構(gòu)也開(kāi)始變得越發(fā)的復(fù)雜，人事檔案管理人員身份不再單一，這也進(jìn)一步加大了人事檔案管理工作難度。

二、新形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理對(duì)策

上述分析中我們了解到新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理中存在的問(wèn)題，而要想有效解決上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)著手：

1.提高人事檔案管理重視程度在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)之下，應(yīng)用型本科院校一定要意識(shí)到無(wú)論是經(jīng)濟(jì)或者是國(guó)家發(fā)展都離不開(kāi)人才，國(guó)家中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃綱要之中也有明確指出人才是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展第一資源。為此，應(yīng)用型本科院校一定要意識(shí)到人力資源管理工作的重要性，真正提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，將其作為應(yīng)用型本科院校發(fā)展重要規(guī)劃，同時(shí)加大對(duì)這一方面的投入，以此來(lái)為人事檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。在這一過(guò)程中，應(yīng)用型本科院校領(lǐng)導(dǎo)、人力資源管理部門人員都應(yīng)該要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作價(jià)值，并且做好宣傳與推廣工作，真正做到全員參與人事檔案管理，借此來(lái)有效提升人事檔案管理工作質(zhì)量。一方面，需要不斷夯實(shí)人事檔案規(guī)范管理基礎(chǔ)工作，畢竟不論何事要想做好基礎(chǔ)才是關(guān)鍵，所以應(yīng)用型本科院校在人事檔案管理過(guò)程中，一定要將相關(guān)人員個(gè)人檔案及時(shí)歸檔整理，保證人事檔案資料完整性。另一方面，還可以設(shè)置專職的人事檔案管理干事專人專用?！度耸聶n案管理辦法》之中有規(guī)定，保管1000份以上的檔案單位，需要至少配備1名專職檔案管理人員，所以應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，一定要做好這一項(xiàng)工作，安排專門的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，這樣才能真正確保人事檔案管理工作順利推行下去。

2.加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)在上述分析中我們了解到，新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作還是十分混亂，而之所以會(huì)如此也是因?yàn)槿耸聶n案管理制度有待完善，亦或是部分院校雖然有制定出相應(yīng)的規(guī)章制度體系，卻沒(méi)有將其嚴(yán)格執(zhí)行下去，沒(méi)有做到及時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行歸檔與整理，最終制約了人事檔案管理。針對(duì)這一問(wèn)題，應(yīng)用型本科院校在進(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候，一定要結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)人事檔案管理制度，以此來(lái)保障人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。在制定完善期間，院校需要做好以下工作：形成規(guī)范化的檔案規(guī)格，以此來(lái)為檔案整理與裝訂提供規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)人事檔案分類編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一，可以按照姓名拼音、職工所在部門、姓名四角號(hào)碼來(lái)進(jìn)行排序，以此來(lái)為之后檔案利用與查詢提供便利，減少不必要的工作量；不斷優(yōu)化人事檔案管理內(nèi)容，在這一過(guò)程中可以加強(qiáng)對(duì)職工能力、特長(zhǎng)、成果等內(nèi)容材料的收集與整理，及時(shí)把握職工學(xué)識(shí)、思想、水平以及實(shí)際能力?？傊?，院校在發(fā)展期間需要盡快制定出能夠滿足新經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下訴求的人事檔案管理制度體系，從學(xué)校事業(yè)發(fā)展、隊(duì)伍建設(shè)等多方面來(lái)進(jìn)行綜合考慮，在保障人事檔案管理制度規(guī)范、合理的基礎(chǔ)上，體現(xiàn)出先進(jìn)性、時(shí)代性以及人文關(guān)懷精神，同時(shí)還需要關(guān)注學(xué)校職工利益，這樣才能真正形成科學(xué)且規(guī)范化的人事檔案管理制度體系。另外，按照相關(guān)《收集制度》來(lái)對(duì)人事檔案收集范圍以及要求進(jìn)行明確，同時(shí)還可以對(duì)《人事檔案查借閱制度》《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞制度》《人事檔案材料收集整理鑒別制度》《人事檔案保管員職責(zé)及其獎(jiǎng)懲制度》等多方面進(jìn)行完善，并且確保制度的有效落實(shí)，這樣才能有效優(yōu)化人事檔案管理工作。

3.人事檔案管理方式創(chuàng)新在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)背景之下，應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作質(zhì)量要想得以發(fā)展，還需要意識(shí)到信息化時(shí)展實(shí)際，明白一切管理工作都應(yīng)數(shù)字化。傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理方式明顯與新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下的時(shí)展訴求不同，傳統(tǒng)檔案管理方式不僅效率低下，還會(huì)對(duì)檔案保密性與完整性造成影響，而且在信息查詢的時(shí)候效率也十分低下，無(wú)法有效為院校領(lǐng)導(dǎo)人員提供強(qiáng)有力的決策支持。為此，應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，一定要積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，從之前的檔案實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)化成為信息化管理，這樣才能更好地滿足新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)訴求。例如，院校在人事檔案管理工作中可以借助于BLOG、RSS、WIKI、AJAX等技術(shù)來(lái)優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)，主動(dòng)借助于檔案數(shù)字化、檔案信息管理平臺(tái)來(lái)提高人事檔案管理工作效率，同時(shí)借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建出信息管理利用與交互平臺(tái)，這樣才能借助于信息化管理手段來(lái)優(yōu)化人事檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案管理”建設(shè)，組織人力、物力來(lái)將傳統(tǒng)檔案材料及時(shí)整理成為相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息材料，以此來(lái)有效提升人事檔案存儲(chǔ)指令，保障檔案信息真實(shí)、完整性。高校主管部門還需要制定出統(tǒng)一的人事檔案資料信息庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)有效保障各本科院校人事檔案信息平臺(tái)兼容以及無(wú)障礙調(diào)轉(zhuǎn)。

4.豐富與更新人事檔案內(nèi)容新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理質(zhì)量要想得到保障，還需要對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行豐富與更新。首先，及時(shí)更新材料。在這一過(guò)程中，應(yīng)用型本科院?？梢苑e極實(shí)施檔案統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之上，構(gòu)建出檔案材料送交制度，也可以讓各個(gè)系、部明確一個(gè)兼職檔案員，讓其專門負(fù)責(zé)收集、送交本部門的各類人事檔案材料，借此來(lái)讓人事檔案材料能夠及時(shí)且主動(dòng)地被送交歸檔，還需要善于捕捉人事檔案材料形成信息，摸索出相應(yīng)的人事檔案材料形成規(guī)律，做好跟蹤以及收集工作。例如，對(duì)于教職工職稱的評(píng)審、干部的任免、學(xué)歷的變化等工作一定要提高重視，及時(shí)做好收集與整理。其次，對(duì)于人事檔案材料信息還需要做好查缺補(bǔ)漏等工作，對(duì)于缺少的人事檔案材料信息要逐一進(jìn)行登記，而且還需要從不同角度、層次以及途徑來(lái)收集人事檔案材料，真正做好審查、鑒別人事檔案材料等工作，同時(shí)做好分類工作，而對(duì)于人事檔案信息失真等情況也需要認(rèn)真進(jìn)行審查，按照國(guó)家相關(guān)部門政策以及原始記錄作為憑證來(lái)進(jìn)行審查，以此來(lái)最大程度保障人事檔案的完整與真實(shí)性。再次，還需要在人事檔案管理過(guò)程中，盡可能做到刪繁就簡(jiǎn)，縮小靜態(tài)材料，對(duì)于人事檔案之中經(jīng)常出現(xiàn)的材料，最好是在已經(jīng)確定之后就應(yīng)不更改或者是適當(dāng)減少其出現(xiàn)的頻率，這樣就能避免材料重復(fù)填寫(xiě)等情況，減少不必要的人力資源浪費(fèi)。最后，還需要及時(shí)補(bǔ)充人事檔案新內(nèi)容，增加一些動(dòng)態(tài)性的材料。例如，在人才流動(dòng)頻繁的情況下，需要對(duì)人事檔案業(yè)績(jī)、信用等內(nèi)容進(jìn)行更新，還有婚姻狀態(tài)、考核、業(yè)績(jī)、鑒定等情況也需要進(jìn)行優(yōu)化與完善。

5.優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理質(zhì)量要想得到保障，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要及時(shí)優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍，畢竟要想真正做好這一項(xiàng)工作，人事檔案管理工作人員自身素質(zhì)起著關(guān)鍵性的作用。首先，人事檔案管理人員在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下要具備良好的思想政治素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)，在工作過(guò)程中樹(shù)立起終身學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷豐富、提升自己，這樣才能有助于人事檔案管理工作質(zhì)量得以提升。其次，人事檔案管理工作人員還需要具有較高的黨性原則、政策水平以及堅(jiān)定的政治方向，在管理過(guò)程中不斷學(xué)習(xí)與落實(shí)《保密法》《檔案法》，同時(shí)主動(dòng)制定與優(yōu)化人事檔案管理保密制度，不斷提高自身法治觀念以及保密意識(shí)，從而有效保障人事檔案信息安全。最后，人事檔案管理工作人員還需要在工作期間不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，做好檔案方面的培訓(xùn)與自學(xué)，這樣才能熟練掌握人事檔案管理工作每一環(huán)節(jié)與要求，真正有效提升人事檔案管理工作質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)之下，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用范圍也在不斷擴(kuò)大，高校人事檔案管理工作身處全新的環(huán)境下受到的關(guān)注度也在不斷提升，應(yīng)用型本科院校若能強(qiáng)化人事檔案管理工作，結(jié)合新形勢(shì)下管理中存在的問(wèn)題來(lái)做好現(xiàn)代化建設(shè)以及人事檔案管理，就能有效發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的信息支撐，從而有效促進(jìn)應(yīng)用型本科院校健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者：肖寧生 單位：安徽池州學(xué)院