信息化手段的醫(yī)院人事管理探討

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[摘要]隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事管理已經(jīng)成為阻礙醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的絆腳石，該文以廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院———柳州市工人醫(yī)院人力資源部為例，簡單地闡述了如何通過信息化手段及預(yù)警機(jī)制提高醫(yī)院人事管理水平，為今后公立醫(yī)院向現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理轉(zhuǎn)變提供了新的選擇思路。

[關(guān)鍵詞]信息化；預(yù)警機(jī)制；人事管理；人力資源管理

1研究背景

由于受我國計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，我國大部分公立醫(yī)院在現(xiàn)代化管理方面非常落后，尤其是醫(yī)院人力資源管理仍然處于粗放階段，很多醫(yī)院仍停留在傳統(tǒng)的手工的“人”“事”管理階段，醫(yī)院人員信息的傳遞及報表統(tǒng)計等工作均是手工作業(yè)，或者僅是簡單地采用一個Excel或者數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行管理。而人事部門無法與各相關(guān)科室和主管部門及時同步傳遞數(shù)據(jù)信息，會容易產(chǎn)生延誤現(xiàn)象或者遺漏現(xiàn)象，從而影響醫(yī)院人事管理的準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的人事管理模式會導(dǎo)致人事管理工作效率低下，進(jìn)而影響醫(yī)院人事管理人員工作的積極性和醫(yī)院的管理效率[3]。

2公立醫(yī)院管理工作的現(xiàn)狀

目前廣西區(qū)內(nèi)大部分公立醫(yī)院事務(wù)型工作仍是采用做臺賬或者人腦進(jìn)行提醒，某些醫(yī)院雖然建立了部分OA系統(tǒng)模塊，但并沒有使人員信息整合起來在全院內(nèi)部共享以達(dá)到有效聯(lián)動，導(dǎo)致工作事務(wù)中仍然存在許多疏漏之處。該文以廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院———柳州市工人醫(yī)院人力資源部為例，簡單闡述如何通過信息化手段及預(yù)警機(jī)制使傳統(tǒng)的人事管理工作向現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理轉(zhuǎn)變。截止2018年7月底，柳州市工人醫(yī)院共有在職職工3269人，外包人員579人。病區(qū)58個，臨床科室44個，醫(yī)技科室15個，職能部門34個，共計151個科室。全院不管是職能科室抑或是臨床科室，多少都會涉及到提醒與變動的工作，基本上都是純手工作業(yè)，簡單地采用EXCEL表格或者臺賬進(jìn)行管理。這種傳統(tǒng)的工作模式無法使各部門的基本數(shù)據(jù)聯(lián)動與共享，容易使其參照的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息不全面，進(jìn)而導(dǎo)致各部門口徑不統(tǒng)一、反復(fù)修改與重復(fù)做工，嚴(yán)重降低工作效率。

3人事管理工作的問題分析

人事日常工作中涉及提醒與變動的工作主要分為年度和月度兩種類型，年度工作主要涉及工資調(diào)整、勞動合同簽訂、新職工見習(xí)期滿轉(zhuǎn)正辦理、職稱聘任、五險二金基數(shù)核定等；月度工作主要涉及特殊人員綜合績效（其中包括借調(diào)期、工齡、已聘任技術(shù)職稱、外派人員臨時性享受待遇、進(jìn)修、下鄉(xiāng)、讀博等情況）、新來院職工試用期滿鑒定表收集、特殊人員工資（其中包括長病假人員、受處分人員工資、后勤崗和管理崗的合同制人員及職稱聘任后的工資調(diào)整等）、退休辦理等。人事工作屬于事務(wù)性工作，柳州市工人醫(yī)院人事工作管理中主要存在以下問題。

3.1處于純手工處理階段

目前柳州市工人醫(yī)院人力資源部的日常工作大部分仍然處于靠人腦或做臺賬來進(jìn)行提醒，各專管員在輪崗接交工作之時難免會存在疏漏，如果因為工作人員自身疏忽而損害職工利益往往會帶來一系列負(fù)面影響，并影響以后其他工作的推展。

3.2人事工作特點

人事工作屬于事務(wù)性工作，從接聽電話、接待來訪、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項，公立醫(yī)院人員情況特殊需區(qū)別對待，且人事工作具體又瑣碎、零散且無規(guī)律，這些都需要人力資源部工作人員花費大量的時間、精力去應(yīng)對[4]。人力資源資源部處于醫(yī)院管理的中樞紐帶位置，需要保證上情下達(dá)和下情上報，完成這類事務(wù)性工作的過程中很容易出錯，但完成了又常常不為人所知，難見成績，而一旦事務(wù)性工作處理不好就可能使整個部門甚至整個醫(yī)院的正常運行受到影響[5]。

3.3暫無信息系統(tǒng)解決問題

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，成熟的信息管理系統(tǒng)對公立醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展和競爭能力往往起著至關(guān)重要的作用。柳州市工人醫(yī)院缺乏全面的信息管理系統(tǒng)是導(dǎo)致醫(yī)院管理困境的根本所在，無法實現(xiàn)各部門之間信息共享、聯(lián)動，無法滿足醫(yī)院員工對信息化辦工的要求，也無法滿足醫(yī)院實行人力資源戰(zhàn)略管理的需求。

4人事管理工作中預(yù)警機(jī)制的建立

柳州市工人醫(yī)院人力資源部通過對各類工作事務(wù)進(jìn)行分門別類，針對不同類別的提醒事務(wù)選用不同的提醒工具，以達(dá)到最大程度的有效性和及時性，主要分為以下3個方面。

4.1對各類提醒事務(wù)進(jìn)行分類匯總，并規(guī)范流程管理

對已有的工作業(yè)務(wù)進(jìn)行流程改造和梳理。從2015年—2018年先后梳理匯總了各類文件，并出臺了規(guī)范各類審批流程及崗位職責(zé)與績效的相關(guān)紅頭文件。

4.2利用信息化手段建立預(yù)警機(jī)制，將傳統(tǒng)信息手段與現(xiàn)代信息手段相結(jié)合

傳統(tǒng)信息手段主要包括使用鬧鐘、臺歷、手機(jī)備忘錄、電子表格制作臺賬等。例如柳州市工人醫(yī)院從2015年開始試運行《?？泼貢贫取?，截止2018年從事?？泼貢鴯徫宦毠す灿?7人，?？泼貢雠c醫(yī)護(hù)等專技人員在工資結(jié)構(gòu)和績效分配上有很大不同，而為了提高?？泼貢墓ぷ鞣e極性，每年都會根據(jù)他們的來院年限和考核結(jié)果相應(yīng)地調(diào)整工資或者績效待遇，由于每位?？泼貢膩碓簳r間均不同，因此專管員利用Excel表格建立了一張《?？泼貢稣{(diào)整專用》臺賬并打印出來，每個月發(fā)放工資或績效時都會進(jìn)行審核一遍，以免漏調(diào)?，F(xiàn)代信息手段主要包括使用效能日程提醒小程序、建立人力資源管理系統(tǒng)、引進(jìn)OA系統(tǒng)等?，F(xiàn)階段主要使用“效能日程提醒”小程序，后期等人力資源管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)功能完善在全院上線后，將人力資源部各類事務(wù)都通過OA系統(tǒng)進(jìn)行及時傳達(dá)。

4.3建立人力資源部內(nèi)部共享機(jī)制及雙審核機(jī)制

柳州市工人醫(yī)院人力資源部從2015年初開始實施內(nèi)部共享機(jī)制和雙審核機(jī)制，主要包括院長辦公會批復(fù)、人員變動明細(xì)表（電子版和紙質(zhì)版相結(jié)合）、各類假期登記表、各類人員信息表等局域網(wǎng)內(nèi)部共享，全院職工請假外出信息表（主要指中層干部）實現(xiàn)外部共享，所有涉及到職工待遇發(fā)放的流程都需要經(jīng)辦人和復(fù)核人雙審核雙簽字，有效地將出錯率控制在最小范圍。2018年初開始，人力資源部內(nèi)部開始匯總各項工作相關(guān)文件，包括正式發(fā)文和非正式發(fā)文的，作為內(nèi)部學(xué)習(xí)和使用手冊。

5建設(shè)信息化管理和預(yù)警機(jī)制的效益

柳州市工人醫(yī)院人力資源部通過利用局域網(wǎng)和傳統(tǒng)工具，并配套建立人力資源管理系統(tǒng)和引進(jìn)OA系統(tǒng)，最大程度地實現(xiàn)了科室內(nèi)部信息的全面共享，使業(yè)務(wù)的辦理趨于流程化和規(guī)范化，建立了有效的預(yù)警機(jī)制，實現(xiàn)了傳統(tǒng)的人事管理向現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理的轉(zhuǎn)變，提高了醫(yī)院人事管理水平，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展助力前行。

5.1有利于實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和普通員工的自助服務(wù)和管理

在醫(yī)院人員不斷增多的情況下，優(yōu)化辦事流程，大大方便了臨床科室，提高了整個醫(yī)院的工作效率。例如全院現(xiàn)有科室150余個，平均每月科室來人力資源部辦理一次事務(wù)，如按5min/（人•次）、來回路程時間按10min/（人•次），預(yù)計可以節(jié)約56d/年（按8h工作日算，下同）；現(xiàn)有職工3260余人，平均每年每人來人力資源部辦理一次事務(wù)或請假備案，預(yù)計可以節(jié)約102d/年；預(yù)計每年至少節(jié)約臨床科室158d來人力資源部辦理事務(wù)，減少臨床科室來人力資源部辦理事務(wù)的次數(shù)可以達(dá)到80%以上。

5.2有利于規(guī)范人事管理，提高工作效率和準(zhǔn)確率

通過建立預(yù)警機(jī)制可有效地減少工作差錯率，大大提高了人力資源部工作業(yè)務(wù)完成的及時率和準(zhǔn)確率，以現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)提高原有的工作效率，將特殊人員情況在內(nèi)部及時傳達(dá)與共享，避免漏辦錯辦業(yè)務(wù)，即使人員換崗后也可保證工作有效的延續(xù)性，以便更好地服務(wù)于臨床科室。例如執(zhí)行預(yù)警機(jī)制的專管員每月需處理臨床科室備案等事宜，預(yù)計可節(jié)約38d/年；每月特殊人員綜合績效變動達(dá)到200余人次左右，每年續(xù)簽勞動合同400余人次等，預(yù)計每年節(jié)約13d/年；另外，可以解決科室內(nèi)部信息不對稱問題，確保每一條信息在各專管員之間有效聯(lián)動起來并確保各專管員及時變更信息、使用信息，使科室內(nèi)部信息最大程度透明化并將工作業(yè)務(wù)完成的準(zhǔn)確率控制在99%以上。

5.3有利于打破各部門信息共享的局限性，提高信息的使用程度

職工部分基本信息在各管理部門之間實現(xiàn)共享，可以有效地使各管理部門工作聯(lián)動起來，減少由于信息不對稱而引起的反復(fù)修改工作，并提高各管理部門的工作效率和準(zhǔn)確率。

[參考文獻(xiàn)]

[1]劉芳，薛明霞，張小青．淺談現(xiàn)代公立醫(yī)院人力資源管理戰(zhàn)略與規(guī)劃[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2018(13):19－21．

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[5]馬志紅.人力資源管理理念在醫(yī)院人事管理中的作用意義[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2017(88):156.

作者：歐萍 單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院（柳州市工人醫(yī)院）