高校人事檔案管理工作建議分析

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［摘要］隨著市場經濟的迅速發(fā)展，人員流動率也相對增加，本來我國的人事檔案管理工作就處于相對比較滯后的狀態(tài)，尤其是面臨如今信息技術時代環(huán)境下的網絡技術要求，這也給人事檔案管理工作提出了更高的要求。就高校部分的人事檔案管理工作而言，還存在很多體制不夠健全、方式不夠優(yōu)化的問題。本文就加強其管理工作進行相關的建議、討論和說明。

［關鍵詞］高校人事檔案管理；管理意識；提升管理素質；宣傳教育

0引言

高校人事檔案管理工作看似簡單，工作任務較少，實際其管理意義重大，但是結合當下實際情況來看，很多檔案管理工作未能真正體現(xiàn)其價值，只是將檔案資料單純地保存起來，并沒有投入到實際應用中，未能發(fā)揮這些原始資料的額外價值，信息不能夠流動，使得管理檔案終歸是廢紙一張。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，這種傳統(tǒng)單一的數(shù)據(jù)存儲模式終將會被淘汰，如今我們需要的是能提供額外服務的信息整合。本文先從高校人事檔案管理工作現(xiàn)存的幾點問題開始分析，然后對具體的改善建議進行說明。

1當前高校人事檔案管理中的問題

我們都知道高校的人事檔案管理工作主要包括對在校師生的個人檔案管理，據(jù)當前統(tǒng)計和調查結果表明，有百分之八十的高校在基本的人事檔案管理工作上都完成了既定任務，但是只是停留在基本的檔案存儲等表面工作上，并沒有去深入挖掘資料的額外價值。且檔案管理的制度往往不健全，在實際的檔案查詢工作中很難做到快速和精準，且管理人員的管理意識薄弱，對管理的實際用途未能真正了解，管理技術的現(xiàn)代化、網絡化都達不到要求，相關的配套設備和基礎設施也沒能滿足基本條件，人事檔案管理的基礎庫房不夠充足，很多較大或者系列性的檔案歸類都難以順利進行。下面就幾點存在問題進行相關說明。

1．1相關機構及人員的人事檔案意識薄弱，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠

很多高校檔案管理人員還停留在最基本的檔案存放這種單一工作中，認為人事檔案無非就是裝訂、歸檔、分類、標記等這一系列事務性工作，未能將檔案管理與科研教學聯(lián)系起來，也沒想過檔案信息能為學校創(chuàng)造何種價值，只要不泄露檔案內容，不丟失檔案信息就等于做好了這份工作，然而檔案管理是能夠為學校創(chuàng)造一定經濟效益的，當然也有很多人對檔案管理這份工作不以為然，也很少過問，管理人員的態(tài)度不端正，缺乏對管理工作重要性的認識。

1．2人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位

很多人事檔案管理資料在歸檔和分類中信息不夠完全，比如說有些學校就缺少了對高校內在職員工崗位的說明，還有一部分學生檔案有的放在檔案室，有的存放于學生會檔案部，這種交叉的歸檔方式很容易引起查詢過程中的混亂，降低檔案管理效率，給檔案管理帶來很多不便。還有的只記錄了查閱、借出狀態(tài)，但是沒有歸還的情況反映，這很容易造成檔案資料的丟失。因此要制定健全的體制并嚴格管理，規(guī)范制度。

1．3人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強

隨著高校的不斷發(fā)展壯大，教職員工、學生數(shù)量也在不斷增多，人事檔案管理的內容也越來越大，但是由于上級各部門都未能對人事檔案管理工作有所重視，很少會花精力在檔案管理方面，也不會為其投入過多的人力物力，導致高校內人事檔案管理工作還停留在最基礎的狀態(tài)，不能夠深入地展開其他工作。人員的限制很難推動工作效率的增強。同時往往管理檔案的工作人員大部分都是兼職人員，沒有專職人員從事，這在人才基礎上就不占優(yōu)勢，也造成了檔案管理工作停滯不前的這一尷尬局面。

1．4人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求

很多高校中的人事檔案管理位置都是辦公普通用房，還有的將樓頂、辦公室底層、地下室等地方選址為檔案庫房，這些位置大多陰暗、潮濕，十分不利于檔案文件的存放，還有庫房的門窗都是普通門窗，起不到任何防盜防搶作用，這與檔案室管理要達到的安全要求還相差很大。這種配套的硬件設施沒有準備到位很難確保之后的檔案管理工作加強。因此，在改進方案中，要選址合適，并加強安全保衛(wèi)工作，對計算機等網絡配套設備也要一并處理到位。

1．5人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高

受傳統(tǒng)檔案管理觀念影響，當下很少有人能夠注重其對檔案管理額外價值的挖掘，很多高校也都還停留在紙質檔案的存儲和管理上，管理的重心還放在實體管理方面，沒有將信息化技術充分應用起來，對檔案資料的處理還不能實現(xiàn)其動態(tài)化，也沒有隨著科學技術的進步將紙質文件數(shù)字化，表現(xiàn)最接近電子化的就是在檔案室中的電腦，多半就是用來打印文件而已，也無法進行對人事檔案資料的查詢和檢索，這極大地限制了整體檔案管理工作的運行開展。信息化水平低，也造成了管理工作中人力資源的浪費，無疑也增加了勞動成本，為了有效確保在之后的管理工作中提高其效率，降低其難度，加強現(xiàn)代化建設也顯得尤為關鍵和重要了。

2如何加強人事檔案管理

針對上述所提到的幾點問題，總結這些問題產生的原因，主要有三個方面，第一是管理體制不夠健全，存在漏洞，導致管理工作紊亂。第二是管理人員意識薄弱，不能領會到管理的實際價值，使得專業(yè)素質和專業(yè)工作體現(xiàn)不夠，第三是缺少有關技術和設備，導致了管理工作的現(xiàn)代化水平難以提高。所以我們在加強其工作有效性的同時就要從這三個方面著手，完善管理機制，提升從業(yè)人員素質、注重現(xiàn)代化建設，從而打造出更加完整合理的檔案管理工作。下面就這幾個方面進行詳細說明。

2．1建立起完善的檔案管理機制

沒有規(guī)矩不成方圓，我們要加強落實人事檔案管理各個方面的規(guī)章制度，要確保整個管理工作能夠有章可循，有據(jù)可依，并將管理工作向著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展，有關的體制建立，可以參照《干部檔案工作條例》，根據(jù)該條例內要求并結合高校人事檔案管理的實際情況打造一個可行性較高的制度方案，對檔案管理的每個環(huán)節(jié)都提出相應要求，如檔案的接收、傳遞、查閱、使用、核查、審核、歸檔等都要有詳細的流程記錄，防止因環(huán)節(jié)疏忽而導致檔案原始資料遭到破壞等情況發(fā)生。檔案工作者也要不斷加強自身的管理專業(yè)素養(yǎng)，不斷結合實際情況去反映問題，從而進一步規(guī)范管理體制內容，以此保證體制能夠持久穩(wěn)定運行。當然制度的建設也不是一成不變的，要不斷地修正，才能使得其更加科學有效，結合各個高校自身獨特性和個性化彌補其中的不足，從而打造出適合本校自身發(fā)展的檔案管理流程。

2．2提升檔案管理人員整體素質

高校人事檔案管理部門要大力宣傳和推廣管理優(yōu)化的工作方式，要切實提高各個管理人員的檔案管理意識，上級領導要時刻關注檔案管理現(xiàn)存問題和工作任務進展情況，并在組織上和制度上給予支持和肯定，對投入人力、物力也不吝嗇，大力支持檔案管理工作的進行。同樣人事檔案管理人員要端正對檔案管理的工作認識，時刻關注人事檔案內容資料，積極主動地開發(fā)和利用人事信息，在高校內人事制度改革、人才評聘等重要活動中提供人事檔案采集的參考信息，以此發(fā)揮檔案管理工作的最大效用，讓檔案資料能夠切實作用于校內人事建設并表現(xiàn)出其前瞻性的作用。檔案管理人員要多去參加檔案管理方面的學習活動，從實踐中汲取經驗教訓，不斷提升自身的管理水平，強化自身的專業(yè)素質，并具有基本的服務意識，做好檔案的歸檔存儲和總結調研。為高校發(fā)展提供更人性化的檔案管理服務。檔案管理工作人員還要嚴守工作紀律，注意不斷提高自身的政治素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)、工作操守等，不向外泄露檔案資料里的秘密，做到業(yè)務技能和綜合修養(yǎng)全面進步。

2．3注重現(xiàn)代化管理建設

現(xiàn)代化管理也是加強其檔案管理工作建設的一大要點?，F(xiàn)代化建設除了基本的現(xiàn)代化信息技術和網絡技術的水平提高外，還有人事檔案管理的人員配備、檔案管理的設備設施匹配等。有關部門要設立專門的管理人員去做好這些基礎設施的準備工作，保證有充足的人員去管理每一項檔案歸檔工作，還要建立單獨的檔案室存放檔案。當下的大數(shù)據(jù)云計算的計算機網絡設備也要對應匹配，給予管理人員良好的辦事環(huán)境，從而保證其工作順利展開。還有管理軟件的安裝等，各個部門都能有一定的訪問權限，并對檔案內的資料進行設密處理，從而做到對檔案資料的公開化處理，將資料信息更好地服務于大眾。當然檔案中的信息要設定訪問人員權限，涉及隱私的內容要慎重處理。通過現(xiàn)代化網絡技術和信息技術的融合，將傳統(tǒng)的檔案管理局限性打破，提供給檔案管理更多的發(fā)揮渠道，為其創(chuàng)造更多的可能條件。將檔案管理者轉變成信息管理者，從而使得檔案管理向著信息化靠攏，以此也能更加容易應對這個信息數(shù)據(jù)日新月異的時代。

3結語

綜上所述，在有關加強高校人事檔案管理工作的建議探討中，建立起較為健全的機制是確保整個管理體系穩(wěn)定持久運行的基礎，端正相關工作人員的管理思想，使其具備正確的管理理念，能夠在基于挖掘資料額外價值的基礎上保存信息，這也是體現(xiàn)管理工作用處的一大要點。注重現(xiàn)代化建設，并將現(xiàn)代化技術運用到實際管理模式中，打破傳統(tǒng)守舊的管理方式，并融合進新時代下的信息技術處理模式，提升檔案管理工作的技術水準，對相關工作人員展開培訓和教育，打造出既知曉基本的管理原則，又能使用計算機網絡技術的復合型人才，從而壯大現(xiàn)代化檔案管理技術人員的隊伍，提高人員的專業(yè)素質，完善管理工作機制構建。今后，為了確保在高校各個單位中人事檔案管理工作能夠順利展開，其工作效率能夠得到穩(wěn)定提升，加強宣傳和指導工作也是我們主打的研究方向，為提高高校檔案查詢更好的服務水平，我們還將不斷努力，進而為檔案管理開創(chuàng)新紀元。

主要參考文獻

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作者:馬紅宇 單位:河北中醫(yī)學院