人事檔案管理的相關(guān)問題分析

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摘要：在當(dāng)今的社會之中，人事檔案對于個人有著重要意義。我國歷來重視人事檔案的管理，但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式和體制越來越難以滿足當(dāng)今的需要，人事檔案管理制度需要進(jìn)行發(fā)展和完善。本文將對當(dāng)今我國人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行闡述并加以分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 問題 對策

人事檔案是個人工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績成就的重要記錄，是評價公民的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，但是我國在人事檔案管理中卻存在著問題，會對公民造成不良影響。

一、我國人事檔案發(fā)展存在的問題

（一）檔案管理權(quán)問題

我國社會不斷發(fā)展，人才流動頻率增加，頻繁的人才流動中人事檔案的管理和轉(zhuǎn)移存在問題，混亂的管理制度難以適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人才管理需要，由于管理混亂，甚至是出現(xiàn)了“棄檔族”這一群體。目前我國人事檔案的管理存在多頭管理的情況，流動人員的人事檔案存放地點(diǎn)各不相同，失業(yè)管理部門、勞動部門、社保機(jī)構(gòu)或是民辦中介機(jī)構(gòu)都能夠存放人事檔案，存放分散呈多頭分散管理的狀態(tài)，這使流動人員難以弄清自己的檔案去處無法妥善保管檔案。檔案管理部門雖然很多，但是各個部門存在“踢皮球”的現(xiàn)象，流動人員尋找自己的人事檔案十分困難，各個部門相互推諉，使流動人員在各個部門之間奔波不停。這種管理方式導(dǎo)致人事檔案管理部門設(shè)置存在職能重疊覆蓋的情況，浪費(fèi)人力物力和財力。多方管理難以設(shè)定專業(yè)化和現(xiàn)代化的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，不能對人事管理部門做到有效的監(jiān)督，一些檔案管理部門并不具備檔案管理的條件和能力，在這些部門內(nèi)檔案管理人員專業(yè)能力素養(yǎng)較差，不能對人事檔案進(jìn)行合理分類和放置使得人事檔案出現(xiàn)丟失損毀的情況。由于實行多方管理制度，會出現(xiàn)職責(zé)范圍劃分不清的情況，一些部門中存在多一事不如少一事的消極工作態(tài)度，推脫責(zé)任不能為流動人員提供良好的服務(wù)。

（二）檔案管理模式問題

目前我國一些部門仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的管理模式使用封閉式的管理。這種檔案管理模式的應(yīng)用范圍較小，單位的人事檔案管理適合應(yīng)用這種人事檔案管理模式，雖然應(yīng)用范圍小但是卻有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對員工的人事檔案進(jìn)行直接管理，能提高人事檔案的保密性和安全性。我國企事業(yè)單位和黨政機(jī)關(guān)多使用這種管理模式，并取得良好的效果。但是隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及戶籍管理制度的改革，這種封閉式的管理模式并不適用當(dāng)今市場的需要。傳統(tǒng)人事檔案管理模式在當(dāng)今時代無法實現(xiàn)廣泛應(yīng)用，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下使用人事檔案較困難，需要使用人事檔案時，辦理手續(xù)繁復(fù)，領(lǐng)導(dǎo)審批下發(fā)許可后才能執(zhí)行。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不利于人員職位的調(diào)動，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下人力資源的配置和使用將受到阻礙。一些單位擁有人事檔案保管的權(quán)利，當(dāng)員工離職或使用人事檔案時，有的單位會要求檔案相對人交納一定費(fèi)用來換取檔案，這對社會人員尋求職業(yè)發(fā)展和個人發(fā)展造成阻礙。

（三）檔案管理手段問題

我國一些人事檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化的管理設(shè)備，檔案管理人員專業(yè)水平較低，素養(yǎng)能力不足，對人事檔案管理工作缺乏責(zé)任感。一些人員沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)，在計算機(jī)上不能靈活運(yùn)用軟件難以對人事檔案進(jìn)行管理。人事檔案信息化多年前就已經(jīng)提出，人事檔案信息化是指，在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一部署和規(guī)劃下，所有檔案管理活動都要應(yīng)用信息技術(shù)，并對檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理配置。人事檔案信息化建設(shè)在很多部門內(nèi)已經(jīng)實施，但是由于缺少科學(xué)的理論對信息化管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，信息化管理實施和建設(shè)的過程中仍然存在很多問題。

二、解決對策

（一）確定人事檔案所有權(quán)

人事檔案的所有權(quán)應(yīng)該明確，我國人事檔案的所有權(quán)不屬于個人或單位，而是屬于國家，這是確定人事檔案所有權(quán)的基礎(chǔ)。根據(jù)我國法律規(guī)定，公民死亡后，其檔案最終的歸屬是國家。在我國，政府應(yīng)為人民服務(wù)，但是人事檔案管理制度卻落后于干部人事制度的改革。對于我國來說，無論是企業(yè)員工檔案還是流動人員的檔案，其所有權(quán)都屬于國家。因此，無論是從國家利益角度出發(fā)還是從國家人才戰(zhàn)略角度考慮，人事檔案管理都應(yīng)實行無償服務(wù)。檔案管理的費(fèi)用應(yīng)該由政府承擔(dān)，相關(guān)檔案管理部門要提供無償性的檔案管理服務(wù)，這樣能夠更好的保護(hù)人事檔案。

（二）人事檔案管理體制統(tǒng)一

人事檔案管理體制是分散化的多方管理，這種管理體制存在的問題在前文已經(jīng)敘述，因此改革人事檔案管理體制刻不容緩。人事檔案管理應(yīng)建立相對統(tǒng)一的管理制度，各個層級的單位應(yīng)由相對應(yīng)的檔案管理部門進(jìn)行保管，如縣級機(jī)構(gòu)的人事檔案就應(yīng)由縣檔案館保管。職級越大的單位，其管理制度越要做到統(tǒng)一。一些居住地較近，性質(zhì)相似，且人員不多的單位人事檔案也應(yīng)該由檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣一來能夠使一些中小企業(yè)員工人事檔案得到妥善保管。統(tǒng)一管理人事檔案的方式能夠有效的防止人員找不到個人檔案情況的發(fā)生。對人員檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理后，無論公民進(jìn)行怎樣的調(diào)動，其人事檔案所在位置不會發(fā)生變化，當(dāng)公民需要使用檔案時，可以隨時使用保證了人才的合理流動和配置。

（三）人事檔案信息化建設(shè)的對策

實現(xiàn)人事檔案信息化就要實現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施的完善，人事檔案管理部門應(yīng)加大對信息設(shè)備投入的力度，信息化設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，在網(wǎng)絡(luò)的支持下應(yīng)用信息設(shè)備實現(xiàn)人事檔案管理信息化的目標(biāo)。購置硬件設(shè)備后，我國應(yīng)建立規(guī)范科學(xué)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。我國現(xiàn)今的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫分類不明確，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)人事部門的服務(wù)能力。人事檔案部門應(yīng)有專人對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時篩選和更新，這樣能夠使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)保持準(zhǔn)確可靠。

三、結(jié)語

人事檔案的管理關(guān)系到公民的工作經(jīng)歷甚至是未來的社會保障，人事檔案關(guān)系到我國公民的切身利益。因此我國人事檔案管理部門應(yīng)該增強(qiáng)自身的責(zé)任感，完善部門內(nèi)部的管理機(jī)制和管理模式，貫徹人事檔案信息化并將其應(yīng)用于實際工作。通過我國人事檔案相關(guān)政策的出臺以及相關(guān)工作者的努力，我國人事檔案管理工作必定能順利解決當(dāng)今存在的問題，發(fā)揮人事檔案的作用，為我國人民提供更好的服務(wù)。

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作者：哈斯格日樂 陳思敏 單位：鄂爾多斯市蒙醫(yī)醫(yī)院 鄂爾多斯市東勝區(qū)人才交流服務(wù)中心