醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化平臺建設(shè)

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摘要：醫(yī)院人事檔案是事關(guān)醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置的基礎(chǔ)性工作?；诖?，研究如何切實推動檔案的管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程和提高醫(yī)院管理的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；自助

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和發(fā)展，醫(yī)院各項工作都在邁向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理勢在必行。面對卷帙浩繁的檔案資料，如何實現(xiàn)對病歷、設(shè)備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當(dāng)今大型醫(yī)院的共同思考。筆者結(jié)合無錫市中醫(yī)醫(yī)院人事管理信息化建設(shè)實際，就醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)問題進(jìn)行分析。

一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用

對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人事檔案與職工個人的組織關(guān)系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學(xué)歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計算、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.工作量大。

醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔(dān)任。然而在進(jìn)行員工信息統(tǒng)一維護(hù)更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達(dá)到錄入的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。

2.難以及時更新。

由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個性與常態(tài)的工作動態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學(xué)歷、職稱、科室調(diào)動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)親醫(yī)院管理的需要。

3.管理系統(tǒng)信息化滯后。

目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對人員數(shù)據(jù)信息實時同步更新和及時地維護(hù)，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用。總之，信息系統(tǒng)的自動化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。

三、建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺

醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。

1.建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。

筆者所設(shè)想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關(guān)員工的信息輸入、修改、補(bǔ)充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設(shè)置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎(chǔ)信息的完整錄入后，可生成一個對應(yīng)員工個人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進(jìn)行統(tǒng)計與比對。

2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。

通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進(jìn)提升，把每個員工的信息，都設(shè)計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷時，不再是單一的學(xué)歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學(xué)歷的提升變化。

3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。

建設(shè)需要員工主動參與的檔案信息化自助建設(shè)系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓(xùn)與工作創(chuàng)新都做出較為科學(xué)的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認(rèn)識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時改進(jìn)與提升。

4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。

每一個員工使用與工號相對應(yīng)的賬號登入系統(tǒng)后可以維護(hù)或增加個人職稱、學(xué)歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應(yīng)的自己的個人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。

5.加強(qiáng)監(jiān)管力度。

通過構(gòu)建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進(jìn)行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進(jìn)醫(yī)院與員工的不斷提升。

四、結(jié)語

建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設(shè)系統(tǒng)與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學(xué)的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動員工的積極性、責(zé)任心，發(fā)揮其個人對于自身了解的優(yōu)勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動作用，應(yīng)該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。

參考文獻(xiàn)

[1]彭佳.淺談提高醫(yī)院檔案管理水平[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育,2010(21)：132.

作者：遲菲菲 單位：無錫市中醫(yī)醫(yī)院人事科