流動(dòng)人員人事檔案管理探索

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摘要：

伴隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及人事制度改革的深入推進(jìn)，人才流動(dòng)速度隨之加劇，流動(dòng)人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯。本文分析了流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)和存在問題，探討了強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理對(duì)策措施，以拋磚引玉。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員 人事檔案管理 問題 強(qiáng)化措施

隨著全球經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道逐漸多樣化，流動(dòng)人員規(guī)模不斷擴(kuò)大。流動(dòng)人員人事檔管理亟需科學(xué)、有效、正規(guī)的管理機(jī)構(gòu)，采取規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理手段加以解決和優(yōu)化。當(dāng)前，流動(dòng)人員人事檔案管理不夠規(guī)范，管理體制不夠健全，管理手段原始粗放，現(xiàn)代化管理手段缺乏，從而導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案管理效率低下，難以滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求。因此，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理已迫在眉睫。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)以及存在的問題

1.流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)。

（1）流動(dòng)人員人事檔案完整性歸檔難以實(shí)現(xiàn)。流動(dòng)人員人事檔案的完整性是確保其檔案真實(shí)性的重要基礎(chǔ)，然而，在實(shí)際流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，由于流動(dòng)人員工作的特殊性，許多流動(dòng)人員在離開原有工作崗位后，檔案不在單位保管，而是常由流動(dòng)人員本人自己保管，這樣在很大程度上造成了歸檔的困難。

（2）流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理難以實(shí)現(xiàn)。流動(dòng)人員人事檔案為流動(dòng)人員的重要人事活動(dòng)使用提供了重要數(shù)據(jù)和信息技術(shù)，要想最大限度地發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案的功能和價(jià)值作用，必須加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的規(guī)范化管理。然而，由于流動(dòng)人員人事檔案來源多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，加之，人事檔案管理部門檔案管理體系不健全、管理意識(shí)薄弱，管理手段落后，檔案更新和利用效率低，人事檔案規(guī)范化管理道路漫長(zhǎng)、艱辛而又充滿挑戰(zhàn)。

（3）流動(dòng)人員人事檔案的利用效果低下。人事檔案屬于機(jī)密性的文件，這在很大程度上保護(hù)了公民的隱私不受侵犯，然而也使得人事檔案的利用價(jià)值無法真正的得以發(fā)揮，這給流動(dòng)人員的各種人事任用增加了一定的難度。此外，流動(dòng)人員管理現(xiàn)代化步伐發(fā)展緩慢，未做到與時(shí)俱進(jìn)，管理模式單一，管理軟件落后且不統(tǒng)一，尤其在有些地區(qū)，流動(dòng)人員人事檔案管理局限于檔案目錄管理上，管理方法原始，僅僅依靠員工記賬，網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段缺乏，難以對(duì)檔案信息進(jìn)行充分利用，從而導(dǎo)致，流動(dòng)人員人事檔案的利用效果低下，流動(dòng)人員人事檔案管理工作任重道遠(yuǎn)。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題。

（1）流動(dòng)人員人事檔案管理體系健全性缺失。目前的人事檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的“計(jì)劃管理”形成的各項(xiàng)制度，計(jì)劃色彩濃郁，偏重政治性，缺乏時(shí)效性，難以滿足社會(huì)發(fā)展需要。另外，由于人事檔案需要收到一定的托管費(fèi)用，這使得某些部門為了追求眼前利益，盲目收費(fèi)，或者抬高保管費(fèi)用，而這對(duì)于一些收入水平較低的流動(dòng)人員而言，是一筆不容小覷的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，于是他們開始棄檔或者自存檔，這在很大程度上增加了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的難度。

（2）流動(dòng)人員人事檔案材料收集完整性不足。當(dāng)前，由于用人單位流動(dòng)人員人事檔案管理制度不夠完善，管理不夠規(guī)范，流動(dòng)人員人事檔案材料收集缺乏完整性。比如，流動(dòng)人員聘用合同、年度考核表未能及時(shí)進(jìn)行歸檔；流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容存在“千人一面，千篇一律”現(xiàn)象，形式化、口號(hào)化普遍，如，對(duì)于個(gè)人評(píng)價(jià)，大多是一些“學(xué)習(xí)認(rèn)真、團(tuán)結(jié)同事、工作態(tài)度良好”等過于籠統(tǒng)的話，難以體現(xiàn)出個(gè)性特色,同時(shí)，也使得用人單位無法從這些人事檔案中了解他們真正所需要的東西，如，員工的誠(chéng)信度、工作成就、個(gè)人業(yè)績(jī)、思想品行等基本情況，這使得流動(dòng)人員人事檔案失去了真正意義上的參考價(jià)值。

（3）流動(dòng)人員人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低。流動(dòng)人員人事檔案作為流動(dòng)人員人事活動(dòng)的重要信息載體，要想充分發(fā)揮出其功能和價(jià)值，必須注重人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。然而，當(dāng)前一些單位人事檔案部門人事檔案管理方法滯后，仍過多地依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，手工操作過多，加之，重管理，輕服務(wù)，現(xiàn)代化管理水平不高，工作效率低，無法實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)。比如，根據(jù)流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，流動(dòng)人員人事檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，若發(fā)現(xiàn)存在折皺、破損、卷角等情況，需要對(duì)其進(jìn)行裱糊、折疊等加工，再統(tǒng)一上交保管，以確保流動(dòng)人員人事檔案的完整性。然而，在實(shí)際過程中，許多用人單位往往草草了事，未能予以及時(shí)有效處理，使得流動(dòng)人員人事檔案的作用大打折扣。

（4）管理機(jī)構(gòu)較為混亂，人員配備不合理。當(dāng)前，在某些地區(qū)，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)較為混亂，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)等都在公開或私自管理流動(dòng)人員人事檔案，甚至一些地區(qū)人才交流中心私自將流動(dòng)人員人事檔案承包給一些民辦中介機(jī)構(gòu)，并不惜惡意競(jìng)爭(zhēng)，擅自提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理成了他們謀取利益的手段，嚴(yán)重影響了流動(dòng)人員檔案管理秩序。其次，流動(dòng)人員人事檔案存在轉(zhuǎn)遞混亂、移交不及時(shí)等現(xiàn)象，流動(dòng)人員人事檔案保管手續(xù)不規(guī)范。一些檔案管理單位，特別是那些私自保管人事檔案的單位，他們私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)重要憑證材料，違反規(guī)定為他人開具不合法的人事檔案證明，這使得流動(dòng)人員檔案管理秩序受到了嚴(yán)重的干擾。再次，流動(dòng)人員人事檔案管理人員配備不合理，綜合素質(zhì)不高。目前，流動(dòng)人員人事檔案管理人員大多非檔案專業(yè)出身，專業(yè)技能、素質(zhì)能力偏低，檔案管理綜合素質(zhì)有待加強(qiáng)。

二、強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)策措施

1.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案日常管理工作。

目前，應(yīng)將流動(dòng)人員人事檔案管理納入人力資源日常工作中，并加以嚴(yán)格規(guī)范，狠抓落實(shí)。首先，在制度建設(shè)上，要不斷完善和健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度，建立科學(xué)的、與時(shí)俱進(jìn)的流動(dòng)人員人事檔案管理體系，以規(guī)范和優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理過程，確保流動(dòng)人員人事檔案合理有序進(jìn)行。比如，在流動(dòng)人員進(jìn)行考試、職稱評(píng)定過程中，要嚴(yán)格把關(guān)，必須要求人才托管單位或人才中心提供真實(shí)、有效、客觀的證明材料，以避免和杜絕有違紀(jì)違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，在管理環(huán)節(jié)上，要樹立“以人為本”的管理意識(shí)，努力遵循“科學(xué)化、高效化、規(guī)范化”的管理原則，注意多層面、多方位地健全和優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理體制，并借助現(xiàn)代化、與時(shí)俱進(jìn)、行之有效的管理手段，強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理，提高流動(dòng)人員人事檔案使用效率和管理水平。比如，在流動(dòng)人員人事檔案管理的整理、收集和存檔環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。在進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案存儲(chǔ)工作時(shí)，要重視檔案存儲(chǔ)環(huán)境建設(shè)，檔案保管要注意通風(fēng)、防火、防潮、防盜、防霉。

2.健全流動(dòng)人員人事檔案管制體制。

首先，明確社會(huì)各組織在流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)責(zé)任，以提高各社會(huì)組織單位對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理意識(shí)與重視度。要實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，政府人力資源社會(huì)保障部門是流動(dòng)人員人事檔案管理的主管部門，具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)，不可擅自管理流動(dòng)人員人事檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一律按違紀(jì)行為處理。其次，為了充分發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案功能作用，使流動(dòng)人員的個(gè)人信息和權(quán)益得到有效保障，社會(huì)組織中的人事檔案管理應(yīng)為服務(wù)于社會(huì)組織管理，而不能將其作為身份證明，隨意在各社會(huì)組織單位中加以調(diào)動(dòng)。再次，要注意完善流動(dòng)人員人事檔案管理體制，規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理制度，明確流動(dòng)人員人事檔案范圍，確保流動(dòng)人員人事檔案管理合理、有序進(jìn)行。

3.加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，這為流動(dòng)人員人事檔案管理信息化、數(shù)字化提供有利的契機(jī)。因此，各地要積極加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理信息建設(shè)，建立流動(dòng)人員人事檔案?jìng)€(gè)人電子檔案系統(tǒng)，完善流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，注意完善資源共享、異地查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，以實(shí)施流動(dòng)人員人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理、自動(dòng)化以及動(dòng)態(tài)化管理，提高流動(dòng)人員人事檔案管理水平，確保流動(dòng)人員人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性以及實(shí)效性，從而便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)，適應(yīng)人才流動(dòng)的需求，提高檔案的利用效率。

4.提高流動(dòng)人員人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，為了促使流動(dòng)人員人事檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)，滿足時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，人事檔案管理部門必須加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，建立一支高素質(zhì)、高水平、一專多能的復(fù)合型管理人才隊(duì)伍，以推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)。各人事檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員專業(yè)檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)等方面培訓(xùn)教育，使其成為知識(shí)體系結(jié)構(gòu)全面，綜合型管理人才，從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)社會(huì)環(huán)境變化，并且能夠勝任流動(dòng)人員人事檔案管理工作，滿足流動(dòng)人員人事檔案信息化、數(shù)字化管理的迫切需要。

5.規(guī)范和完善流動(dòng)人員人事檔案的收集整理工作。

應(yīng)做到：一是規(guī)范和完善流動(dòng)人員人事檔案收集和保存方式。人事檔案管理機(jī)構(gòu)或組織機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員人事檔案委托人簽訂管理合同契約，并嚴(yán)格按照合同契約內(nèi)容加以執(zhí)行，以明確雙方的利、權(quán)、責(zé)，保證流動(dòng)人員人事檔案材料的齊全與完整。二是規(guī)范和優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案整理工作。檔案接收人員在接收流動(dòng)人員人事檔案時(shí)，要對(duì)檔案材料予以仔細(xì)檢查，并不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理內(nèi)容，若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不完整或出現(xiàn)遺失、損壞，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)組織單位詢問，并要其開具一定的材料證明，以確保流動(dòng)人員人事檔案材料的完整性。收集和整理的檔案材料，必須經(jīng)過嚴(yán)格的鑒別，需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章后方可歸入流動(dòng)人員人事檔案中?？傊殡S著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及人事制度改革的深入推進(jìn)，流動(dòng)人口比例不斷呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，流動(dòng)人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯出來，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理有著極為深遠(yuǎn)的意義。在新時(shí)期，各單位要重視流動(dòng)人員的人事檔案管理，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷解放思想，探索新的管理方法和手段，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理，提高流動(dòng)人員人事檔案管理水平和效率。

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作者：李靜 單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院