高職院校人事檔案管理發(fā)展探究

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在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起，教育事業(yè)不斷發(fā)展的背景之下，學(xué)校在高職教育方面擔(dān)任著人才培養(yǎng)的責(zé)任。在高職院校的檔案管理中，人事檔案管理是高職院校檔案管理中一個(gè)重要的組成部分，是管理其他檔案的基礎(chǔ)，起到了先導(dǎo)性作用。為此，如何在人才激烈競爭環(huán)境中，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大對高校人事制度的改革與發(fā)展，進(jìn)一步的強(qiáng)化高職院校的檔案管理效率和質(zhì)量，不但是今后高校中人事檔案的管理的重要發(fā)展趨勢，也是國家發(fā)展信息化建設(shè)的發(fā)展需要，具有極其重要現(xiàn)實(shí)意義。以下是對當(dāng)前我國職院校人事檔案管理存在的問題和改善措施進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

1.管理人員對人事檔案重視程度不夠。

人事檔案是通過對個(gè)人信息的收集、審查、整理、裝訂、借閱多種用處為一體的檔案管理工作，但在高職院校的中人事檔案管理受重視程度普遍偏低，忽視了檔案管理的技術(shù)性以及專業(yè)性，管理層認(rèn)為人事檔案管理是人人都可以勝任的工作，并未安排專業(yè)性人才管理，這就導(dǎo)致了所安排的管理人員僅僅將檔案進(jìn)行了保管。同時(shí)信息化的檔案整理手段并未普及到人事檔案管理中，檔案管理工作基本是由手工完成，在此種情況下，對人事檔案的管理是有不利影響的。

2.人事檔案管理不規(guī)范，檔案內(nèi)容不完整。

隨著人事制度的改革，高職院校為了生存與發(fā)展開始引進(jìn)一些高職稱和高學(xué)歷的人才，但是這類型人才中大部分檔案的材料都有所漏缺，如缺少學(xué)歷學(xué)位材料、年度考核材料、專業(yè)職稱材料或者工資變動(dòng)材料缺乏等，部分單位因?yàn)槿耸抡{(diào)動(dòng)過于頻繁，對資料沒有進(jìn)行有效地整理，這就造成了人事檔案殘缺漏損的情況十分的嚴(yán)重。而以往高職院校中傳統(tǒng)人事檔案管理的收集是屬于被動(dòng)狀態(tài)的，即人事相關(guān)部門把所聘用人才的人事檔案通過郵寄方式送到學(xué)院的檔案管理部們，在這個(gè)環(huán)節(jié)中如果有移送不到位或者執(zhí)行不嚴(yán)格的情況，就會(huì)導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不完整，嚴(yán)重影響了高職院校人事檔案的完整性。

3.人事檔案管理與人事管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。

在高職院校中，對人才的管理是人事檔案管理的前提也是基礎(chǔ)，因此人才管理和人事管理兩個(gè)方面是有緊密聯(lián)系的。但在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展社會(huì)中，人才的流動(dòng)比較頻繁，未經(jīng)原單位同意就擅離職守的事例越來越多，為了追求更好的待遇在原單位培訓(xùn)完后去另外單位工作的事例也不在少數(shù)。這些跳槽的人員沒有檔案資料也沒有組織關(guān)系，檔案的轉(zhuǎn)讓過程十分復(fù)雜與繁瑣，很多人為了省事在新的單位建立新的檔案，這就造成了檔案管理的混亂。在高職院校的人事檔案管理中這類情況不在少數(shù)，人才管理和與人事檔案管理脫節(jié)，人才無法受到檔案的約束，人事檔案也不能給師生提供較好的服務(wù)，檔案管理無法發(fā)揮其價(jià)值。

4.管理問題日漸累積，未及時(shí)得到反饋和相應(yīng)整改。

在很多高職院校的檔案管理當(dāng)中，由于缺乏相應(yīng)的問題反饋機(jī)制，很多管理的弊端與漏洞在發(fā)生的時(shí)候，沒有得到及時(shí)的反饋，相關(guān)工作人員也并未成立小組對這些問題作出及時(shí)討論和整改，長久以往，管理問題日積月累，漏洞百出，大大的降低了管理的工作效率和最終質(zhì)量。

二、新形勢下高職院校人事檔案管理發(fā)展的措施

1.完善檔案資料整理，改進(jìn)管理工作。

在新形勢下開展人事檔案管理工作時(shí)需要規(guī)范人事檔案的管理制度，將檔案管理實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化，這就要求管理人員對人事檔案實(shí)行簡化、協(xié)調(diào)、統(tǒng)一等相關(guān)的有序化管理，以此提高檔案管理的效益，對于檔案的收集、整理、歸檔和借閱制定相關(guān)的工作規(guī)則，務(wù)必保證檔案材料的齊全與真實(shí)。在管理中要注意對檔案的收集與整理，增強(qiáng)管理人員的崗位意識(shí)，對于所有的人事檔案資料都要同等的重視，及時(shí)改進(jìn)高校對全體教職員工人事檔案的管理與服務(wù)工作。

2.提高檔案管理者管理水平和素質(zhì)以及工作素養(yǎng)。

隨著新形勢下檔案管理工作的變革，迫切的需要提高理者管理水平和素質(zhì)以及工作素養(yǎng)，要求他們與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)會(huì)改革創(chuàng)新，進(jìn)一步提高對管理的全面認(rèn)識(shí)，意識(shí)到正確的管理方法可有效提高管理質(zhì)量和效率的重要性。在實(shí)際管理過程當(dāng)中，除了要掌握基本的專業(yè)理論知識(shí)，具備較強(qiáng)的檔案管理與整理能力，還應(yīng)該要對電子計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的掌握，對國家政策有一定的認(rèn)識(shí)。在做好本職的整理、歸檔、收集、鑒別工作后，還需要對各部門的檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督和補(bǔ)救，這是高職院校檔案真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性的需要。并且隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理的進(jìn)步，檔案管理人員要及時(shí)更新知識(shí)技能來適應(yīng)發(fā)展的需求。因此改善檔案管理工作人員的工作素質(zhì)也是檔案管理的重要部分。高職院校應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行定期和分批的人事檔案管理培訓(xùn)以及再教育，拓寬管理人員的知識(shí)面，增強(qiáng)管理的能力，來適應(yīng)高校人事檔案管理工作的需要。高校人事檔案管理人員需要從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在實(shí)際的人事檔案管理工作中實(shí)事求是、工作細(xì)致，對每一位檔案所記錄的人才負(fù)責(zé)。

3.通過信息化手段來收集與管理檔案。

隨著信息化技術(shù)在高職院校的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所替代。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行收集與整理的方式更符合高校的發(fā)展。在對檔案收集時(shí)采用信息化手段能夠提升工作的效率和減少失誤率。并且各個(gè)部門通過信息化手段，可以在局域網(wǎng)內(nèi)公布非保密的檔案信息，大大的提高了檔案資源的利用率，提升了檔案管理的工作效率。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案管理工作，全面實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理數(shù)字化。這既是信息化社會(huì)的要求也是發(fā)展的需要。數(shù)字化所代表的是縝密、精細(xì)與高效。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將數(shù)字化手段運(yùn)用在高校的人事檔案管理中，能夠提高建設(shè)和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫的效率，從而達(dá)到提高教育管理水平和效率的目的。高質(zhì)量的數(shù)字化人事檔案建設(shè)，可以為學(xué)院高水平的教學(xué)、科研和管理等提供強(qiáng)有力的支撐。

4.健全與完善檔案管理收集制度。

在校內(nèi)通過健全與完善檔案管理制度，能夠有效的避免人事檔案文件遺漏與丟失情況的發(fā)生。如建立移交制度、檢查制度、監(jiān)督制度以及歸檔制度等。每當(dāng)學(xué)校出現(xiàn)檔案管理人員調(diào)動(dòng)情況則極易使檔案處于一個(gè)被動(dòng)的情況。這時(shí)就需要合理、有效地檔案管理制度來引導(dǎo)完成檔案的移交工作。因此做好高職院校檔案管理工作的基本就是要通過制度的形式來強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，只有管理人員以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提升了對學(xué)校人事檔案的重視程度，才能有效地開展高校的人事檔案管理工作。

5.建立問題反饋機(jī)制，及時(shí)處理存在管理問題。

高職院校的認(rèn)識(shí)檔案管理部門應(yīng)該要專門成立工作小組，把管理過程當(dāng)中存在的問題詳細(xì)記錄，定時(shí)針對這些問題進(jìn)行討論，在第一時(shí)間內(nèi)采取積極有效的措施對問題進(jìn)行有效處理，并在長期實(shí)踐管理過程當(dāng)中，逐步完善，形成一套完整的問題反饋-解決機(jī)制?？傊?，隨著高職教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案工作慢慢顯示出了重要的地位與作用。加強(qiáng)高職院校的人事檔案管理工作一方面是高校發(fā)展的必然要求，另一方面也是現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)的需要。我們必須跟隨時(shí)代的腳步不斷提高高職院校人事檔案管理水平，采取科學(xué)合理方式開展人事檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作素質(zhì)以及管理意識(shí)，從而促進(jìn)高職院校人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升教育水平，推動(dòng)學(xué)院的持續(xù)發(fā)展。

作者：林紅 單位：漳州城市職業(yè)學(xué)院