人事檔案信息化建設問題及策略

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摘要：研究新時代人事檔案信息化建設具有重要的實際意義。在具體實踐的基礎上，筆者結合人事檔案信息化建設的國際/國家標準、行業(yè)標準/規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，深入分析了新時代人事檔案信息化建設的內容和意義，明確其存在的關鍵問題，并給出解決策略。

關鍵詞：人事檔案；檔案數(shù)字化；信息化規(guī)則；檔案數(shù)據(jù)化；管理機制

以電子信息技術為基礎的信息技術的突飛猛進發(fā)展與廣泛應用，拉開了信息經(jīng)濟時代的序幕，并使人類進入數(shù)字經(jīng)濟時代，繼“物理空間”“人類社會”之后，又產(chǎn)生了“信息空間”。社會信息化、數(shù)字化的巨大進步和實際應用連同人事制度的改革，都不斷推動和促進著作為人事管理基礎和關鍵環(huán)節(jié)的人事檔案管理的信息化建設[1-3]。利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描和照相錄像等數(shù)字化技術、計算機應用技術、（移動）通訊技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術的最新成果，根據(jù)檔案管理理論與技術以及信息化時代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網(wǎng)絡社會中檔案管理、利用與服務的基本流程、框架和基本方法等，在紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的實體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案基礎上，構建、組織、開發(fā)具有有序結構的系統(tǒng)化檔案信息庫，最終建立人事檔案管理信息系統(tǒng)（或平臺），最大限度地實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案信息的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化管理，進而實現(xiàn)人事檔案的個性化和社會化利用與服務。這便是人事檔案管理的信息化建設。其實質是檔案管理、利用與服務從以檔案實體為中心的管理模式到以檔案數(shù)據(jù)化信息為中心的管理模式的轉變。人事檔案的信息化管理、利用與服務，符合中國特色新時代的發(fā)展潮流，并能在構建智慧社會的時代大潮中提升人事檔案現(xiàn)代化管理水平、智慧服務作用和基于知識的輔助決策功能[4-5]。因此，人事檔案部門應及時更新人事檔案管理理念，加快信息化建設，形成實體管理與信息化管理并舉的管理、利用與服務模式，最終實現(xiàn)人事檔案的信息化、數(shù)據(jù)化和智能化管理、利用與服務，提高其相應的水平、效能與作用。在實現(xiàn)管理模式的轉換過程中，人事檔案信息化建設的意義重要而關鍵，其主要意義在于：（1）極大地提高檔案管理工作效率；（2）顯著地提升檔案的利用率；（3）確實減輕人事檔案管理部門的工作強度；（4）便于安全利用和遠程服務，進而切實為推動人事檔案的信息化管理和社會化應用建立基礎；（5）能夠起到保護紙質人事檔案的作用；（6）真正轉變人事檔案的管理、利用與服務理念，改進工作模式；（7）標準化人事檔案的管理、利用與服務，減少和遏制人事檔案管理中的不規(guī)范行為，治理一些薄弱環(huán)節(jié)；（8）隨著社會信息化水平的不斷提高，人事管理中也必然會遇到數(shù)字化信息，例如高校新生錄取時的錄取電子檔案、其他系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件等，實際上也為人事檔案管理提出了信息化建設的迫切需求；（9）有利于進一步融合人事檔案管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)和公務員信息庫等，便于對本單位的人事信息進行統(tǒng)計、分析與挖掘，形成相應的知識，為人事管理提供可靠的決策科學數(shù)據(jù)。因此，人事檔案的信息化建設，不僅具有提高管理效能的現(xiàn)實意義，而且可以進一步為人事管理提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)、處理分析結果和挖掘人事知識，將無結構的實體材料轉變?yōu)槿耸鹿芾碇械挠杏弥R。正因為這樣，研究新時代大數(shù)據(jù)基礎上的人事檔案信息化建設，不僅重要，而且具有時代迫切性。

1人事檔案信息化建設內容

隨著人事管理制度的不斷改革和完善，規(guī)范而科學的人事管理制度建設，能不斷推動和促進人事檔案管理的規(guī)范化和科學化。反過來，人事檔案信息化建設的規(guī)范科學化管理又是規(guī)范而科學化的人事管理的基礎和支撐。人事檔案信息化建設包括四個方面的基本內容，它們依次是：紙質、膠片、音頻等人事檔案數(shù)字化；數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)化；建立人事檔案數(shù)據(jù)庫；建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。人事檔案信息化建設的基本過程與內容如圖1所示。1.1紙質、膠片等人事檔案數(shù)字化。數(shù)字化實際上就是將人事檔案各種載體上的信息，例如紙質或者膠片上的信息，或者模擬數(shù)據(jù)轉換成可以利用計算機等讀寫設備進行讀寫的、用0和1表示的二進制代碼的過程。數(shù)字化后的人事檔案數(shù)字信息可以存儲在存儲介質中，也可以用網(wǎng)絡化的形式傳輸。數(shù)字化后也可以進一步系統(tǒng)化組織成具有有序結構的人事檔案數(shù)字信息庫，利用計算機進行輔助管理。人事檔案數(shù)字化的主要內容包括檔案檢索工具（檔案目錄）的數(shù)字化和檔案全文內容的數(shù)字化。有時，也可使用已有的“干部檔案數(shù)字化軟件”完成干部職工實體檔案的數(shù)字化和部分數(shù)據(jù)化。人事檔案及其信息化建設如圖2所示。1.2數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)化。經(jīng)過第一步數(shù)字化后，人事檔案主要轉換成一些高清圖像或者其他多媒體數(shù)據(jù)等可以用數(shù)碼格式存儲于磁帶、磁盤、光盤、硬盤、固態(tài)硬盤等數(shù)字信息載體上的數(shù)字化檔案文件。如果要利用計算機進行人事檔案信息的處理、統(tǒng)計、分析等，還必須將數(shù)字化后的以圖像為主的數(shù)字檔案信息進一步轉化為內容數(shù)據(jù)，就是人事檔案的數(shù)據(jù)化，即把數(shù)字化的人事檔案轉變?yōu)榭芍票砗头治龅牧炕袷綌?shù)據(jù)的過程。實現(xiàn)數(shù)據(jù)化后，數(shù)據(jù)化人事檔案便可以用計算機對人事檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和深入的數(shù)據(jù)挖掘等，實現(xiàn)知識層面的服務與共享，并使檔案管理與服務深入數(shù)據(jù)層面，真正推動人事檔案的信息化建設，改變管理理念和模式。人事檔案內容展現(xiàn)人存儲載體展現(xiàn)記錄方式傳統(tǒng)形式數(shù)字形式文字圖像聲音影視動畫圖2人事檔案及其信息化建設。1.3建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。第二步中實現(xiàn)了人事檔案信息的內容數(shù)據(jù)化以后，需要對多源異構的多種源數(shù)據(jù)進行抽取和集成，確定結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)，然后進行數(shù)據(jù)清洗，最后按照選定的數(shù)據(jù)庫建立完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫。1.4建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄，即按照人事檔案編目條例、著錄規(guī)則，參照《中國文獻編目規(guī)則》，在原有人事檔案檢索工具（檔案目錄）的基礎上，以方便檢索、查詢?yōu)樵瓌t，著錄詳簡級次得當、完整的人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。

2新時代人事檔案信息化建設的問題

按照上述新時代人事檔案信息化建設的內容，做好新時代人事檔案信息化建設，需要解決如下問題。（1）人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制問題。盡管有2018年中央辦公廳印發(fā)并實施的《干部人事檔案工作條例》以及一系列的國家標準、行業(yè)規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，并且有中組部進行的干部人事檔案信息化試點與推廣經(jīng)驗，但實踐證明，人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制依然存在許多問題，必須加以解決。（2）人事檔案全文數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的基礎設施建設問題。例如，必要的環(huán)境改造、配套設備等。實際投入是當前影響人事檔案信息化建設的一個主要問題。（3）人事檔案材料不規(guī)范、不完整的問題。（4）人員素質提高的問題。在信息化建設過程以及后期管理、利用、服務和維護過程中，需要人事檔案管理與研究人員具有較高的計算機應用能力、應用軟件使用能力、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析、智能計算、數(shù)據(jù)挖掘等能力。（5）人事檔案信息化建設的保密管理與安全性問題。（6）人事檔案全文數(shù)據(jù)化的基礎數(shù)據(jù)設施建設。實現(xiàn)人事檔案信息化建設的最終目標，就必須建立基于內容的數(shù)據(jù)化目錄、建立數(shù)字化或者數(shù)據(jù)化人事檔案數(shù)據(jù)庫。這都需要人事檔案的主題詞、分類號、基礎知識庫、本體詞表等數(shù)據(jù)基礎設施的編制與建設。這是目前人事檔案信息化工作中的難點。

3新時代人事檔案信息化建設的實施策略

在人事檔案信息化建設中，人事檔案數(shù)字化的主要目的是在信息化時代供人類借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代閱讀設備、終端和基礎設施進行閱讀和使用，而數(shù)據(jù)化的目的卻在于充分利用現(xiàn)代信息技術的最新成果，如數(shù)據(jù)統(tǒng)計、機器學習、大數(shù)據(jù)等的處理與分析方法，在新時代配合人事制度的改革與變化，讓機器進行處理與分析，從而改變人事檔案的管理、利用與服務理念、模式以及效率和水平。（1）做好人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制。運用已有項目管理中進度管理、質量監(jiān)控、過程控制的方法與技術，對人事檔案信息化過程的組織、進度、質量保障措施進行管理。（2）進行人事檔案信息化建設的基礎設施建設。（3）數(shù)字化之前干部人事檔案的規(guī)范化和完整化整理。（4）檔案管理和研究人員的培訓與提高。培養(yǎng)他們進行人事檔案數(shù)據(jù)化和建立基于內容的人事檔案數(shù)據(jù)庫的能力，并進一步能夠進行人事檔案內容的統(tǒng)計分析、知識提取等，真正實現(xiàn)基于人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的管理、利用和服務。（5）做好人事檔案信息化建設的保密管理。無論數(shù)字化或數(shù)據(jù)化過程是否外包（如果外包，招標時必須是有資質的公司，并簽訂嚴格、具有保密和驗收標準的合同），都要按事先制定的信息化建設業(yè)務流程，逐步、逐層設置保密標準和設計保密措施，簽訂保密協(xié)議，并明確職責，加強監(jiān)督和控制。（6）做好人事檔案信息化建設的安全防護。對人事檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化加工場所、加工設備都要按照《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》設置，以保證信息化的環(huán)境安全和設備安全，建立環(huán)境、設備和信息資源的安全保障體系。（7）數(shù)據(jù)基礎設施建設，包括人事檔案的主題詞、分類號、基礎知識庫、本體詞表等的編制與建設。

4結語

干部人事檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化都是新時代干部人事檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)。做好這些工作，可以提高人事檔案的管理水平、效率以及知識型服務水平，轉變人事檔案管理與服務模式，提高檔案業(yè)務部門的管理與服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率、高深度、知識型的全面服務。但必須強調和保證，數(shù)字化和數(shù)據(jù)化結果必須真實、完整、可用、安全，并確保與紙質檔案一致，而且必須保護好原始實體檔案，確保不能損毀和丟失。

參考文獻

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作者:郭懷珍 單位:西安科技大學