干部人事檔案整理工作對策研究
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摘要：受一些因素影響，干部人事檔案整理仍存在效率低、材料不完整、信息不準(zhǔn)確等問題。中央新出臺的干部人事檔案管理條例，對新時期干部人事檔案整理工作提出了新的要求。我們應(yīng)加大對新條例的宣傳貫徹力度，健全干部人事檔案整理工作機制，積極推動干部人事檔案精細(xì)化管理。
關(guān)鍵詞：干部人事檔案；整理；對策
干部人事檔案整理，是干部人事檔案日常管理工作中必不可少的內(nèi)容。做好干部人事檔案整理工作，對于發(fā)揮干部人事檔案在干部人事工作中的基礎(chǔ)性作用，具有重要意義。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，干部人事制度的不斷改革，過去采用的一些干部人事檔案整理方式方法已難以適應(yīng)新形勢要求，出現(xiàn)了一些問題，需要我們研究對策，加以解決。
1干部人事檔案整理工作中常見的問題
隨著機構(gòu)改革不斷深化，各級黨委對組織人事工作更加重視，干部人事檔案管理工作取得了顯著成績。但從整理情況看，仍然存在著整理效率低、材料不完整、信息不準(zhǔn)確等問題。1.1工作程序復(fù)雜，整理效率不高?！陡刹繖n案整理工作細(xì)則》指出，干部檔案整理主要包括鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等流程。這其中要數(shù)檔案材料的鑒別、分類和排序最為關(guān)鍵。單就鑒別而言，就包括判斷材料是否屬于應(yīng)歸檔內(nèi)容、審查材料是否齊全完整、手續(xù)是否完備、是否涉及其他重要問題等。這對人手通常不足的基層檔案管理機構(gòu)來說，經(jīng)常會使簡單的一卷檔案都要經(jīng)歷數(shù)次補充完善，一個環(huán)節(jié)跟不上，其他環(huán)節(jié)就受到影響，而檔案整理的各個環(huán)節(jié)絕大多數(shù)都要依靠管理人員手工操作，增加了工作難度和強度，效率不高。1.2檔案資源缺乏，影響材料完整。受干部所在單位或材料形成部門對干部人事檔案工作重視程度不夠等影響，一些基層單位沒有專人負(fù)責(zé)干部人事檔案工作，這就造成常規(guī)性材料收集不及時，關(guān)鍵材料長期缺失，檔案整理工作“巧婦難為無米之炊”的問題，影響了后期干部人事檔案管理的質(zhì)量和利用效果。部分干部對干部人事檔案的重要性認(rèn)識不足，在填寫履歷表或其他材料時能省則省，信息填寫不規(guī)范，個人在職經(jīng)歷、崗位培訓(xùn)、職務(wù)晉升等材料不及時送交檔案管理部門，材料缺少審核部門印章、沒有本人親筆簽名等瑕疵不時出現(xiàn)。1.3整理深度不夠，信息管理混亂。有的檔案管理機構(gòu)存在“重收集、輕整理”思想，只是簡單接收材料，整理不及時、不深入，對干部人事調(diào)整、工資待遇、個人信息（如學(xué)歷、榮譽、家庭情況、社會關(guān)系）等動態(tài)調(diào)整的信息，沒能及時準(zhǔn)確地整理匯總，缺乏對干部信息的統(tǒng)計分析。有的在接收材料時，不按要求審核材料，將一些未經(jīng)組織同意本人擅自提供的材料，或是組織上未予審定認(rèn)可等手續(xù)不完備的材料收集歸檔，造成信息混亂。還有一些檔案管理機構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，在收集、整理材料時，對材料鑒別缺乏流程控制，甚至個別管理人員違反紀(jì)律，協(xié)助材料造假或知情不報，給檔案信息認(rèn)定等工作帶來了很大困難。
2干部人事檔案材料整理的新要求
近年來，中組部貫徹新時代黨的組織路線，制定出臺了一系列干部人事檔案管理新規(guī)定新辦法，明確干部人事檔案材料的內(nèi)容、分類、目錄、卷盒規(guī)格等。我們應(yīng)當(dāng)明確和落實這些新要求。2.1掌握排序方法。材料排序是檔案整理的重要一環(huán)，科學(xué)準(zhǔn)確地分類排序，是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)。干部人事檔案整理常見排序方法有三種。2.1.1按材料形成時間先后順序排列，主要是第二類自傳和思想材料，第三類考核鑒定材料，第四類學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)材料，第七類表彰獎勵材料，第九類工資、任免、出國和會議代表材料以及第十類其他可供組織參考的材料。這其中，第四類和第九類材料還有二級分類，二級分類中的小類別材料也是按形成時間先后排序。2.1.2按材料內(nèi)容主次關(guān)系排序，主要是第五類政審、審計和審核材料、第八類違規(guī)違紀(jì)違法處理處分材料，這類材料一般按照上級批復(fù)、結(jié)論或決定、本人對結(jié)論或決定的意見、調(diào)查報告、證明材料的順序排列，其中證明材料要根據(jù)所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。2.1.3三是特殊排列規(guī)則，主要是第一類履歷材料和第六類黨團材料，在總體按時間先后排列的前提下，要將最新一份《干部履歷表》排列在最前面，入團志愿書或入黨志愿書排在其他入團或入黨材料前面。2.2規(guī)范收集材料。2.2.1要按時收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔，同時要定期催要材料。2.2.2所收集的材料應(yīng)規(guī)范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門審查歸檔的材料，還要有組織相關(guān)印章，調(diào)查結(jié)論或處分決定還需要有本人親筆簽名，沒有本人簽名的，要由相關(guān)組織注明情況。除證件、證書外，盡量不要使用復(fù)印件，使用復(fù)印件時要清楚地注明復(fù)印時間、出處，并加蓋材料提供方所在組織人事部門的印章。2.2.3所收集的材料應(yīng)完整。成套的人事檔案材料要完整，如果缺少相關(guān)聯(lián)的材料，應(yīng)及時進行登記并補充收集。還應(yīng)注重連續(xù)形成材料的跟蹤收集。2.3加強材料鑒別。干部人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格干部人事檔案日常管理，貫徹組織人事部門“凡提必審、凡進必審、凡轉(zhuǎn)必審”要求，在接收材料時，認(rèn)真鑒別檔案材料，發(fā)現(xiàn)送交的材料不符合歸檔要求時，及時通知相關(guān)部門補送、補辦手續(xù)。同時加強對干部規(guī)范填寫檔案材料的指導(dǎo)，認(rèn)真審查檔案信息，尤其是關(guān)乎干部年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份等方面的材料，杜絕材料涂改造假，從源頭上把好虛假材料“入口關(guān)”，維護干部人事檔案材料的真實性。
3做好新時期干部人事檔案整理工作的對策
干部人事檔案整理工作中存在的一些問題，以及新出臺的管理規(guī)定，對檔案整理工作提出了新的要求，我們應(yīng)貫徹落實新規(guī)定，科學(xué)、規(guī)范地做好新時期干部人事檔案整理工作。3.1加大干部人事檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識。中組部2009年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、2012年《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》、2017年《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》以及2018年《干部人事檔案工作條例》等規(guī)定，對干部人事檔案整理工作提出了具體而明確的要求，這些政策出臺時間都不長，除檔案整理人員要帶頭遵守外，干部人事檔案管理機構(gòu)還要加大宣傳力度，讓廣大干部充分認(rèn)識到人事檔案整理與干部工作的密切聯(lián)系，通過培訓(xùn)、業(yè)務(wù)知識競賽以及專家授課等方式，讓更多的人了解新規(guī)定，同時還可以運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過微信、微博、手機等新媒體，積極向廣大干部宣傳新政策，以廣大干部喜聞樂見的形式推廣干部檔案最新整理要求，提高全面依法管檔意識，使干部人事檔案相對人積極配合，為干部人事檔案整理工作順利開展奠定良好基礎(chǔ)。3.2健全干部人事檔案整理工作機制，提升檔案整理效率干部人事檔案整理工作中存在諸多問題的主要原因，是各項規(guī)章制度落實不嚴(yán)格。建立健全干部人事檔案整理工作機制、加強檔案資源體系建設(shè)，已成為基層一線干部人事檔案整理工作迫切需要解決的實際問題?！陡刹咳耸聶n案材料收集歸檔規(guī)定》指出，干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。各地可以建立由黨委牽頭、政府負(fù)責(zé)，組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察和教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門配合的干部人事檔案管理運行機制，形成干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員工作體系，加強檔案部門與干部人事及其他部門的配合，增強檔案整理工作的合力。3.3積極推動干部人事檔案精細(xì)化管理，提高檔案整理水平。針對目前干部人事檔案信息單一、內(nèi)容失真等突出問題，在檔案整理工作中可以推廣精細(xì)化管理理念，從小處著眼，實行標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分，將復(fù)雜的事情簡單化、簡單的事情流程化，加強干部人事檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案整理質(zhì)量和水平。3.3.1細(xì)化整理流程。制定干部人事檔案整理具體實施辦法，不斷優(yōu)化檔案整理操作流程，逐項逐條明確干部人事檔案材料整理具體標(biāo)準(zhǔn)，建立整理復(fù)核制度，嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范操作，做到檔案整理工作有章可循。3.3.2細(xì)化制度執(zhí)行。進一步從嚴(yán)管理干部人事檔案，研究分析檔案整理工作中的風(fēng)險點，明確檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞、整理等控制點，加強檔案材料審核，嚴(yán)禁隨意修改干部人事檔案材料，確保檔案整理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。3.3.3細(xì)化信息管理。加大對檔案整理人員培訓(xùn)力度，提升檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)。根據(jù)檔案整理情況，跟蹤檔案信息動態(tài)，挖掘開發(fā)干部檔案信息資源，做好檔案整理工作信息化建設(shè)，全面提升新時期干部人事檔案整理及整個管理工作質(zhì)量和水平。
參考文獻：
［1］閆俊麗.新版干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)與整理方法［J］.檔案管理，2015（4）：41.
［2］張陽寧.基層干部人事檔案管理的問題及建議［J］.中國市場，2014（12）：52—53.
作者:杜則良 單位:江蘇省鹽城市亭湖區(qū)人事檔案室
