人才服務中心人事檔案管理工作探討

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關鍵詞：人事檔案；現狀分析；措施探究

一、當前人事檔案管理工作現狀分析

1.對檔案管理工作重要性認識不足。當前階段，社會各方面都對檔案工作提出了新要求，但是還存在部分基層人才服務中心對檔案工作不夠重視的現象，仍片面的認為人才服務中心只是短暫的保管人事檔案，做好接收和整理工作即可，而疏于其他方面的管理，比如，人員配備少、人手不足、軟硬件設施配備不齊全、硬件設備老化、制度建設不完善等，尤其是在檔案管理人員中普遍存在缺乏系統(tǒng)學習培訓，不具備較強的業(yè)務知識和技能等現象。由于部門領導對檔案管理重要性認識不足，直接導致檔案管理條件的落后，進而制約了檔案管理工作的進一步發(fā)展。2.人檔分離現象普遍存在。在人才的檔案管理工作中最突出的問題就是人檔分離，這極其不利于人事檔案的管理，嚴重影響人事檔案作用的發(fā)揮。當前，大多數未找到正式工作的大學畢業(yè)生在離校后，個人檔案都被寄往人才服務中心，除部分檔案會被及時調走外，大部分工作不穩(wěn)定、頻繁調換崗位的人員，以及就業(yè)單位管理欠規(guī)范不接收檔案的人員，他們的檔案則會被置于人才服務中心，絕大多數將不會再過問，導致人才服務中心也無法對這些人事檔案進行及時更新。以我單位為例，經常遇到人員在畢業(yè)數年甚至十余年后，才通過多方打聽最終得知自己的檔案在人才服務中心管理著，可見人檔分離現象之普遍。3.檔案管理方式相對滯后。在網絡信息時代的背景下，檔案信息化管理已成為一種必然趨勢，應用信息技術開展檔案管理工作，不僅有利于檔案的查找利用，還極大的方便檔案的管理工作。但是大多數的人才服務中心尚未實現信息化管理，部分單位是由于經費緊張無法開展信息化建設，還有部分單位是缺乏信息化方面的人才，對于信息化管理缺乏信心，因此檔案管理的方式較為滯后，沒能緊跟時代步伐實現信息化管理，在開展檔案管理工作時仍大多采用人工方式，尤其是在檔案的檢索和查詢工作中，嚴重影響了工作效率，與現階段的實際需求極其不符。4.檔案管理人員不足。由于基層人才服務中心編制有限，大多數檔案管理人員配備不足，按照檔案管理相關規(guī)定，負責干部人事檔案工作的機構，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員，但是目前大多數的人才服務中心管理的檔案較多，但配備的檔案管理人員基本上都達不到規(guī)定比例。此外，很多檔案管理人員自身既非專業(yè)出身又缺乏系統(tǒng)的學習和培訓，不具備較強的專業(yè)技術知識和技能，工作方式較為陳舊，缺乏創(chuàng)新，對檔案信息化管理知識更是缺少認識，致使工作效率相對較低，導致檔案管理工作的發(fā)展受到了很大程度的限制。

二、解決人事檔案管理問題的措施探究

做好人事檔案的管理至關重要，只有針對人事檔案管理工作中存在的問題，多措并舉、多管齊下，才能切實提高對人事檔案的妥善管理，在最大程度上為各類人才和用人單位提供更好的服務。為此，筆者認為應該做到以下幾個方面：1.提高對檔案管理重要性的認識。各基層人才服務中心作為人力資源社會保障部門所屬的人才服務機構，要提高對檔案管理重要性的認識。首先，要得到單位領導的重視，只有單位領導重視才會在人員編制、管理設施設備、人員培訓等方面加大投入；其次，要提高檔案管理人員自身的認識，只有他們提高認識才能更好的履行自身崗位職責，不斷提高自身的檔案管理能力和水平，做好人事檔案的管理，更好的為人才提供服務。2.加強檔案管理工作的宣傳力度。只有不斷拓寬宣傳途徑，才能提高全社會的檔案意識，才能讓更多的人了解檔案的重要性。各人才服務中心要不斷深入社區(qū)、深入企業(yè)宣傳，尤其是畢業(yè)季之前，主動到高校宣傳，面向即將離開學校的畢業(yè)生們進行宣傳，讓他們充分了解檔案的作用、流轉過程，以及畢業(yè)后檔案的管理，從而提高他們對檔案重要性的認識，以便畢業(yè)后能及時妥善的處理自己的檔案問題，同時也方便人才服務中心檔案工作的開展。此外，各人才服務中心還要通過報紙、電視、網站等媒體，尤其是當下流行的微信公眾號，對檔案管理服務工作進行廣泛的宣傳，切實提高服務對象對檔案管理的重視程度，有效避免棄檔、人檔分離現象的發(fā)生，為以后檔案管理工作的開展打下良好基礎。3.提升檔案信息化管理服務水平。當前信息化技術迅速發(fā)展，越來越多的行業(yè)和部門已經開始了檔案信息化建設，人才服務中心肩負為人才和用人單位服務的重任，加快信息化建設勢在必行。各人才服務中心要加大在信息化方面的資金投入，加快硬件升級和檔案管理軟件的開發(fā)，充分借助信息化管理技術，提高人事檔案的管理水平和服務效率。同時還要做好檔案的信息化安全建設，嚴防檔案數據的流失泄露，避免因信息泄露為服務對象帶來不必要的損失和麻煩。4.建立完善的檔案管理隊伍。有高質量的檔案管理隊伍，才能有出色的檔案管理水平。各人才服務中心要配備符合檔案管理規(guī)定數量的編制，做好檔案管理服務專業(yè)人才的引進，加大公開招考和人才引進工作力度，增加具有較高專業(yè)素養(yǎng)和水平的檔案管理人才，從而提升檔案管理隊伍的質量。同時，對現有的檔案管理人員要有針對性的制定培訓計劃，或參加所在地區(qū)的檔案綜合管理部門組織的培訓，或分批次組織外出參加專業(yè)培訓，或邀請各地檔案專家來授課，提升他們的專業(yè)知識和業(yè)務技能。在制度方面，要建立更加完善合理的檔案管理制度，提高檔案管理人員的工作積極性，從而更好的做好人事檔案的管理服務工作。

三、結語

說過“人才資源是第一資源”，人才的檔案也是寶貴的社會資源，是人才服務中心的重要工作內容。當前，隨著社會的不斷發(fā)展，對人事檔案的管理也提出了更高的要求，人才服務中心作為服務人才和用人單位服務的機構，必須充分發(fā)揮自身職能，直面在人事檔案管理中存在的短板和不足，有針對性的加以解決和完善，要緊隨時展步伐，充分利用信息化成果，實現對人事檔案的高效、安全管理，為人才和用人單位提供更為有效的服務，推動人才服務中心檔案管理工作的不斷發(fā)展。

參考文獻：

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[2]王若冰.人才交流服務中心檔案管理工作的幾點思考[J].科技資訊,2015(27)

[3]徐晨曄.淺談人才交流服務中心檔案管理工作[J].人才資源開發(fā),2018(10).

作者：馬麗娟 單位：菏澤高新技術產業(yè)開發(fā)區(qū)管理委會人才服務中心