機關事業(yè)單位人事檔案管理工作思考

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摘要：新時代背景下，機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作之路充滿荊棘和挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作需要深度重視，結合社會時代的發(fā)展，改革創(chuàng)新人事檔案管理工作制度。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；人事檔案管理；改革；新時期

1機關事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1人事檔案管理工作不被重視

人事檔案管理工作與其他類型的工作相比較，需要極大的耐心和毅力，其枯燥乏味的工作是由其工作性質決定的。人事檔案管理工作缺乏工作動力和工作積極性福利待遇也很一般，所以，從事人事檔案管理工作的人員少之又少。而對于機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作，人事檔案管理工作人員很難在日常工作中參與管理工作。主觀能動性的缺失，是導致人事檔案管理工作發(fā)展阻塞的重要原因之一。因此，為了適應新時期的發(fā)展，機關事業(yè)人事檔案管理工作模式必須進行轉變，思想必須創(chuàng)新。

1.2人事檔案管理工作人員能力不足

現(xiàn)階段，加強機關事業(yè)單位檔案管理工作建設，相應的工作人員專業(yè)能力必須得到加強，需要配備專門的檔案管理人員。不能抽調其他人員去做人事檔案管理工作，這樣看似節(jié)約人力，最終結果導致抽調過來的員工本職工作完不成，檔案管理工作也不達標準，整體工作效率會大打折扣。對于檔案管理這方面的專業(yè)性工作不但需要相關管理專業(yè)的知識，還需要富裕的時間進行操作。機關事業(yè)單位要么進行人事檔案管理工作的專項員工培訓，要么招聘外來專業(yè)的檔案管理工作人員。如果人事檔案資料和文件沒有及時歸納整理，那么機關事業(yè)單位的發(fā)展勢必會受到阻礙，更有甚者會影響機關內部重大事項工作進度[1]。

1.3人事檔案管理工作缺乏系統(tǒng)管理體系

“不以規(guī)矩，無以成方圓?！比耸聶n案管理工作需要重視起來的不單單是工作內容，還需要建立起一個系統(tǒng)性的工作管理體系。對于人事檔案管理的重要性，主要就從人事檔案管理的章程規(guī)范中所體現(xiàn)，越復雜的工作需要越多的條文來規(guī)劃指明。檔案資料的收集、分類、整理等等都需要一系列的統(tǒng)一管理體系來標明。還有一些重要關鍵人事檔案的管理，這類文件資料的優(yōu)先級較高，更需要相應章程標明如何處理。人事檔案的缺失會對檔案持有人有著重大損失，辛勤勞作二十年，臨到退休發(fā)現(xiàn)工齡少了一半，這就是2009年4月湯某由于檔案的缺失與自1.4家產生的財產勞動糾紛。[2]

1.4缺乏利用價值的人事檔案

人事檔案管理工作各方面的缺失，導致大量人事檔案堆積成山，重要文件和無關資料混在一起，人事檔案管理的難度大大提升。人事檔案管理工作的重要性就是后續(xù)工作需要利用其文件資料的時候能隨時征收，而大量缺乏利用價值的1.5案往往阻礙這一目的的實現(xiàn)，影響工作效率。

1.5人事管理工作現(xiàn)代化程度不普及

新時期，機關事業(yè)單位的發(fā)展，各方面工作都進入信息化時代。對于機關事業(yè)單位的人事管理工作，如何做到集中理論基礎管理，統(tǒng)籌大局，必須要重視現(xiàn)代化檔案信息管理趨勢。運用現(xiàn)代信息化科技手段不但有利于解決傳統(tǒng)管理模式的一些弊端，人事檔案管理工作的進度一定程度上影響著各個部門工作的進行，上級對人事檔案管理工作的不重視，沒有資金投入人事檔案管理工作現(xiàn)代化建設，是人事檔案管理工作出現(xiàn)問題的原因之一。浙江省智慧檔案工程建設就是認識檔案管理工作現(xiàn)代化普及的表現(xiàn)，2014年初，基于現(xiàn)代化的發(fā)展，浙江省開啟了智慧檔案建設項目，在全國率先構建“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”行政審批電子文件歸檔管理新模式，隨后進一步改進政務服務網電子文件歸檔流程與功能設計，并在省直單位部署和啟動行政審批等電子文件歸檔與接收工作[4]。

2加強機關事業(yè)單位人事檔案管理水平的具體措施

為了提高我國機關事業(yè)單位的人事檔案管理水平，加強人事檔案管理工作建設，將人事檔案管理工作的價值完美發(fā)揮出來，需要作出相應的措施改善。

2.1提升單位領導對人事檔案管理工作的重視程度

機關事業(yè)單位上級領導層要想加強人事檔案管理工作，就得人事檔案管理工作重視起來，用發(fā)展的眼光來看問題，顧全大局。意識到人事檔案工作的必要性和重要性。人事檔案是機關事業(yè)單位工作好壞的象征，是每個人的工作階段的記錄，只有保存良好的人事檔案，才能體現(xiàn)出這個人的社會價值和工作價值，要促進人事檔案管理工作的建設，必須加強機關事業(yè)單位上級對人事檔案管理工作的重視。只有意識到人事檔案管理工作是促進人力資源發(fā)展的基石，才能留住機關事業(yè)單位寶貴的人才資源。

2.2改革創(chuàng)新人事檔案管理方法，加強管理人員培訓

現(xiàn)階段，我國的機關事業(yè)單位跟隨新時期發(fā)展的腳步進行事業(yè)改革、理念創(chuàng)新，人事檔案的管理工作也隨之不斷發(fā)展。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，分散式管理轉化為新型集中式管理。人事檔案管理工作必須要高度結合理論基礎，從理論統(tǒng)領實踐工作，在根本上完善統(tǒng)一開發(fā)與統(tǒng)一管理的人事檔案管理理念。機關事業(yè)單位中的檔案及人事部門需要根據(jù)現(xiàn)狀、制度和政策作出對應的調整，從而適應當今時代社會化的生產，符合中國特色社會主義市場的需求。機關事業(yè)單位的人事檔案需要優(yōu)先滿足于市場經濟體制就必須要引進外來先進的管理體制和理念，吸納優(yōu)秀的檔案管理人員[5]。加強對機關內部人事檔案管理工作的人員培訓，進行專業(yè)理論指導和操作教學。在機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作，檔案管理人員是工作進行的齒輪，缺少或者破損都會導致檔案管理工作進度停滯，由于現(xiàn)階段一些機關事業(yè)單位的不重視，檔案管理人員通常由其他部門業(yè)余管理人員負責，其職業(yè)技術能力低下，檔案管理工作意識缺乏，沒有相應的專業(yè)知識細條，檔案管理工作發(fā)展遇到阻礙。因此，提高人事檔案管理工作人員的綜合素質是機關事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的必要條件[6]。

2.3設置分立型檔案工作機構

由于防治檔案管理工作內容單一、涉及的檔案類型問題。分立型檔案工作部門的領導關系各不相同，各個部門之間缺乏業(yè)務上的聯(lián)系和交流，在檔案的歸屬上容易產生矛盾，難以提供綜合性信息，不便查找利用，也方不便統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)整理。

2.4完善檔案管理工作體系，建立現(xiàn)代化管理制度

提升檔案管理工作水平的必要途徑，就是構建現(xiàn)代化的人事檔案管理制度，提升工作的專業(yè)化和標準化，運用電子信息化科技手段，高度協(xié)調紙質檔案和電子檔案的管理工作。通過對檔案管理資源的分配和組織，合理規(guī)劃檔案管理工作；實行責任到人制度，保證檔案收取和整理的來源和去向；通過高科技手段保證檔案保存的安全性，防止由于各種原因，電子信息泄露和紙質檔案的損壞；加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設，定期檢修，維持檔案管理工作。

3結束語

文章中所討論的機關事業(yè)單位人事檔案管理工作主要從人事檔案管理工作的重要性、人事檔案管理工作現(xiàn)階段存在的問題和應對這些問題相應措施進行闡述。結合文章論述，機關事業(yè)單位首先要把人事檔案管理工作重視起來，加強人事檔案管理工作的建設；做到理論統(tǒng)領實踐，建立系統(tǒng)化人事檔案工作管理體系、規(guī)章規(guī)范。從而提高人事檔案管理工作的工作效率；再者，要加大對于人事檔案管理工作人員的培訓，提高其專業(yè)素質和中和能力；最后，機關事業(yè)單位要適應新時期的發(fā)展，緊跟社會發(fā)展的腳步，加強人事檔案現(xiàn)代信息化建設，促進人事檔案的方法改革和創(chuàng)新。

參考文獻

[1]王文明.新時期如何做好機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作[J].治黃科技信息，2018（01）：29-31.

[2]夏長玉.談新時期如何做好機關事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].才智，2017（10）：261.

[3]周珍.新時期做好機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中國市場，2016（30）：47-48.

作者：郭寶珍 單位：大田縣人事人才公共服務中心