高校檔案管理的策略研究

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摘要：人工智能技術(shù)的發(fā)展給高校檔案管理的創(chuàng)新和變革提供了契機(jī)，高校檔案館要轉(zhuǎn)變思想，注重對(duì)檔案全流程、多維度、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的收集，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，并依靠人工智能算法對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析挖掘，以解決檔案管理中的各種創(chuàng)新難題，如智能推薦和咨詢服務(wù)、自動(dòng)回答和編研匯總、主動(dòng)服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)等，提高檔案管理水平。但另一方面，人工智能技術(shù)對(duì)用戶隱私和檔案安全等可能造成一定的侵害，需要引起高校檔案工作者的重視。

關(guān)鍵詞：人工智能；高校檔案管理；大數(shù)據(jù)；RFID；隱私；檔案安全

一、人工智能技術(shù)的基本概念

人工智能是指用一種新的能以人類智能相似的方式做出反應(yīng)的智能機(jī)器，它能夠自我學(xué)習(xí)和思考、判斷并作出決策[2]。不過計(jì)算機(jī)獲得智能的方式和人類不同，它不是依靠邏輯推理，而是靠著大數(shù)據(jù)和智能算法。因此人工智能的實(shí)質(zhì)是在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，通過深度學(xué)習(xí)，將數(shù)據(jù)挖掘問題轉(zhuǎn)化為可計(jì)算問題來處理的過程。比如AlphaGo把下圍棋這個(gè)難題轉(zhuǎn)化為棋盤問題空間的表達(dá)和搜索問題，在學(xué)習(xí)數(shù)以萬計(jì)棋譜的基礎(chǔ)上，利用啟發(fā)式搜索算法，求得當(dāng)前的最優(yōu)解，并不斷迭代推演，最終戰(zhàn)勝人類圍棋世界冠軍[3]?？梢?，人工智能并不神秘，并非遙不可攀，關(guān)鍵就在于數(shù)據(jù)的收集和算法的使用。而高校檔案館就是一個(gè)“數(shù)據(jù)密集型”部門，有大量的學(xué)籍、文書、科研、基建、人物等檔案數(shù)據(jù)，可以充分利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案資源和用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，發(fā)現(xiàn)關(guān)系以及分析趨勢(shì)，提供更加主動(dòng)及優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)[4]。

二、人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用可以從思維、數(shù)據(jù)、技術(shù)等幾個(gè)方面來進(jìn)行研究。

1.思維方面

人工智能不僅僅是一種技術(shù)，更是一種思維方式的轉(zhuǎn)變。工業(yè)革命以來，人們已經(jīng)習(xí)慣了機(jī)械思維，相信所有問題都有一個(gè)通用的解決辦法，并在努力尋求事物間的因果關(guān)系。進(jìn)入人工智能時(shí)代，人們開始接受世界的不確定性，學(xué)會(huì)利用信息或者數(shù)據(jù)來消除這種不確定性，又逐漸利用相關(guān)關(guān)系取代因果關(guān)系，以更快地獲得問題的近似解，如預(yù)測(cè)投票選舉結(jié)果和預(yù)測(cè)股市波動(dòng)。受此思維影響，高校檔案工作者在指導(dǎo)各部門檔案收整時(shí)可以不預(yù)先設(shè)定目標(biāo)，而是先把所有能夠收集到的本部門相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)收集起來，運(yùn)用“全部留”的方法破解檔案價(jià)值的不確定，檔案價(jià)值認(rèn)定難的問題。因?yàn)樵谌斯ぶ悄軙r(shí)代，數(shù)據(jù)或信息不再是包袱，而是財(cái)富[5]，然后對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)分析挖掘，能夠得到什么結(jié)論就是什么結(jié)論，用“數(shù)據(jù)說話”，盡量減少人工主觀的干預(yù)活動(dòng)。另外針對(duì)檔案收整和利用的不確定性和易變性，可以引入外部信息，如歷年數(shù)據(jù)、收整和利用的關(guān)系，利用者需求的變化等數(shù)據(jù)，以便對(duì)檔案管理作出合理預(yù)測(cè)和規(guī)劃。

2.數(shù)據(jù)方面

人工智能的基礎(chǔ)是大數(shù)據(jù)。近幾年大數(shù)據(jù)一詞經(jīng)常出現(xiàn)在媒體上，它的3V特性（體量大、多樣性、及時(shí)性）也逐漸被更多人所熟知和接受，但大數(shù)據(jù)更重要的含義其實(shí)是多維度和完備性。具體到高校檔案領(lǐng)域，檔案數(shù)據(jù)多維度是指在常規(guī)檔案顯性數(shù)據(jù)以外，包含其它隱性維度的數(shù)據(jù)。比如在教學(xué)檔案中，除學(xué)生姓名、成績、學(xué)號(hào)、專業(yè)等基本信息以外，還應(yīng)該收集整合學(xué)生的籍貫、出生年月、高考分?jǐn)?shù)、高中學(xué)校、報(bào)考專業(yè)、獎(jiǎng)懲明細(xì)、畢業(yè)學(xué)位信息、工作派遣單位等數(shù)據(jù)，如果有可能還可以跟蹤補(bǔ)錄學(xué)生就業(yè)后的一些個(gè)人數(shù)據(jù)信息，以便從多角度分析數(shù)據(jù)間的相關(guān)關(guān)系，挖掘隱含信息。檔案數(shù)據(jù)的完備性是指包含檔案管理全流程的數(shù)據(jù)。比如在文書檔案中，除文件題名、責(zé)任者、歸檔時(shí)間等基本信息以外，還應(yīng)該收集文件生成時(shí)間、地點(diǎn)，文件流轉(zhuǎn)過程批注、修改、查閱人，檔案整理人姓名、職務(wù)，檔案移交時(shí)間，檔案利用時(shí)間、人員姓名和單位，檔案利用方式等數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)有助于打通從檔案生成到檔案利用之間的關(guān)系，使檔案生成單位能更好的把握歸檔內(nèi)容，及時(shí)獲得檔案利用者的反饋，調(diào)整歸檔策略，以提供更多利用者感興趣或需要的檔案。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案大數(shù)據(jù)的收集越來越方便實(shí)時(shí)，把控每一個(gè)用戶，每一卷檔案和每一次檔案利用細(xì)節(jié)也將成為現(xiàn)實(shí)。檔案數(shù)據(jù)越來越豐富全面，檔案案卷實(shí)體正在成為流通渠道、數(shù)據(jù)收集途徑，這也為人工智能時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)收集提供了一個(gè)新的來源。

3.技術(shù)方面

人工智能技術(shù)主要包括軟件和硬件兩方面內(nèi)容。軟件主要指各種數(shù)據(jù)挖掘算法，常用的有啟發(fā)式搜索算法、蒙特卡羅樹搜索算法、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法等，這些算法可以解決在實(shí)際檔案利用中如何有針對(duì)性地給用戶推薦檔案的問題。人工智能時(shí)代，人們追求檔案利用的時(shí)效性和個(gè)性化，各種檔案利用數(shù)據(jù)能夠被即時(shí)而完整地記錄下來。如檔案查詢關(guān)鍵詞、查詢時(shí)間、查詢結(jié)果點(diǎn)擊數(shù)、查詢者賬號(hào)信息、查詢者滿意度等，這些數(shù)據(jù)隨時(shí)可用，以便系統(tǒng)及時(shí)做出分析。而隨著算法的改進(jìn)和提高，以往同類檔案用戶歸類的推薦方式，可以進(jìn)一步變?yōu)橛蓹n案直接推薦檔案，由兩類檔案到兩件具體檔案的直接關(guān)聯(lián)，一件檔案被利用時(shí)，自動(dòng)推薦和其相關(guān)的檔案文件。隨著檔案利用數(shù)據(jù)的積累，尤其是和每一個(gè)用戶相關(guān)的各種維度數(shù)據(jù)的積累，推薦將越來越靠譜，越來越準(zhǔn)確，最終做到因人而異，完全個(gè)性化。硬件方面則主要采用在檔案中插入RFID芯片和在檔案閱覽室安裝各種監(jiān)控?cái)z像頭。RFID是一種不需要電源的芯片，里面存儲(chǔ)的信息可以被專門的閱讀器發(fā)出的無線電波探測(cè)出來[6]。這種芯片價(jià)格便宜，將它裝到各種物品上，就可以自動(dòng)識(shí)別各種物品，進(jìn)而跟蹤物品。在檔案管理中，RFID不僅可以記錄檔案生成期間的各種數(shù)據(jù)信息，還可以記錄檔案利用過程中的各種數(shù)據(jù)信息，檔案的每一次查詢、提取、翻閱、借出等全流程數(shù)據(jù)都能夠被完整收集保存，RFID中的數(shù)據(jù)記錄了檔案文件全生命周期的與檔案實(shí)體相關(guān)的數(shù)據(jù)，堪稱檔案的“全息影像”。這些數(shù)據(jù)有助于檔案館對(duì)館藏檔案的布局、檔案的質(zhì)量有清晰的認(rèn)識(shí)，有針對(duì)性地提供利用服務(wù)。而各種監(jiān)控?cái)z像頭可以實(shí)時(shí)記錄檔案閱覽室的人員情況，查檔等待時(shí)間，服務(wù)利用時(shí)間，查檔次數(shù)等數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)有助于檔案利用部門合理安排人員，簡(jiǎn)化辦事流程，提高工作效率。

4.其他應(yīng)用方面

除了以上一些應(yīng)用，有了通過多種途徑收集的檔案多維度全流程大數(shù)據(jù)，再利用各種數(shù)據(jù)挖掘算法，還可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人工智能時(shí)代檔案的智能化管理利用。在此另外舉幾個(gè)例子，拋磚引玉，希望未來高校檔案工作者能發(fā)掘出更多的檔案創(chuàng)新工作模式。（1）根據(jù)檔案利用者的反饋，系統(tǒng)自動(dòng)向各歸檔單位推送其歸檔檔案的利用情況，并建議其加大某類檔案的歸檔力度，或者提醒其可適當(dāng)增加某類用戶可能更感興趣更需要的檔案等。（2）根據(jù)學(xué)生成績，通過橫向同學(xué)間比較和縱向歷史成績數(shù)據(jù)對(duì)比，并結(jié)合個(gè)人實(shí)際情況，智能推薦其更合適的畢業(yè)選擇，是讀研、出國還是工作。如果數(shù)據(jù)全面準(zhǔn)確，甚至可以具體到讀研、出國的學(xué)校信息或者工作地點(diǎn)、工作單位等信息，推薦更精準(zhǔn)。（3）對(duì)電子化的檔案圖像進(jìn)行全文識(shí)別讀寫，自動(dòng)分析其中的關(guān)鍵字，使計(jì)算機(jī)獲得“檔案知識(shí)”，并結(jié)合已有目錄數(shù)據(jù)庫，將整理后的信息推送給用戶，如可自動(dòng)回答用戶提出的“學(xué)校最年輕正教授”、“學(xué)校某專業(yè)成績績點(diǎn)分布”、“學(xué)校各省市招生人數(shù)變化”等問題，提高查檔利用的全面性和滿意度。另外還可以利用計(jì)算機(jī)閱讀和分析檔案匯編成果，并從已有的大量文本語料中學(xué)習(xí)寫作，最終實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)編研檔案和撰寫檔案文章。（4）對(duì)各種檔案利用異常行為進(jìn)行預(yù)警，及時(shí)提醒檔案利用單位重點(diǎn)關(guān)注某些利用行為或者利用者。先從檔案數(shù)據(jù)找到普遍規(guī)律，然后再應(yīng)用于每一個(gè)具體的用戶，并且影響到每一個(gè)具體的操作，以發(fā)現(xiàn)每一個(gè)異常情況。做到從個(gè)體到全體再從全體到個(gè)體的雙向流動(dòng)。

三、人工智能對(duì)高校檔案管理的挑戰(zhàn)

人工智能對(duì)檔案創(chuàng)新變革提供技術(shù)支持的同時(shí)，也對(duì)用戶隱私和數(shù)據(jù)安全方面提出了新的挑戰(zhàn)。

1.用戶隱私安全

由于大數(shù)據(jù)具有多維度和全面性的特點(diǎn)，它可以從很多看似支離破碎的信息中完全復(fù)原一個(gè)人或者一個(gè)組織的全貌，并且了解到這個(gè)人工作生活的細(xì)節(jié)或者組織內(nèi)部的各種信息。這樣就會(huì)引發(fā)大家對(duì)個(gè)人隱私權(quán)的擔(dān)憂。比如要想推薦精準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生數(shù)據(jù)的收集就要更加全面多維度，在這個(gè)過程中必然會(huì)涉及對(duì)學(xué)生隱私的干預(yù)。要想對(duì)這些檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行隱私保護(hù)，一種辦法是從收集信息的一開始就對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些預(yù)處理，將數(shù)據(jù)“脫敏”，比如去掉姓名、學(xué)號(hào)、身份證號(hào)等這些具有明顯個(gè)人屬性的數(shù)據(jù)。預(yù)處理后的數(shù)據(jù)保留了原來的特性，能夠進(jìn)行分析利用，但卻“讀不懂”數(shù)據(jù)的內(nèi)容。第二種辦法是利用一定規(guī)則在檔案數(shù)據(jù)中添加“擾動(dòng)”，通過數(shù)學(xué)的方法讓大數(shù)據(jù)依然有很強(qiáng)的可靠性，但是卻完全找不到每條數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的來源，如蘋果公司的“差別隱私”技術(shù)。第三種辦法是雙向監(jiān)視，使數(shù)據(jù)從采集到使用都在雙方知情的情況下進(jìn)行，使數(shù)據(jù)使用者受到監(jiān)督，提高檔案館對(duì)數(shù)據(jù)利用的自律意識(shí)，相比前兩者，這種方式可能更有效果。

2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)安全

人工智能的核心是海量全面的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)安全是未來所面臨的最大挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。由于摩爾定律導(dǎo)致各種存儲(chǔ)器的容量成倍增加，同時(shí)價(jià)格迅速下降，使得更多的檔案數(shù)據(jù)有條件存起來以供使用。但是隨著數(shù)據(jù)量的劇增，查找和使用檔案數(shù)據(jù)的時(shí)間也會(huì)變得很長，影響分析數(shù)據(jù)的效率。而且即使采用并行計(jì)算，受制于算法和計(jì)算機(jī)，數(shù)據(jù)分析處理的效率也存在瓶頸，這些問題還需依靠技術(shù)的進(jìn)步來解決。數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)據(jù)安全有兩層含義，首先是保證檔案數(shù)據(jù)不損壞、不丟失；第二層含義是要保證檔案數(shù)據(jù)不會(huì)被偷走或者盜用。為避免安全問題，要盡量將學(xué)生個(gè)人情況等敏感信息放到不同的地方，以免多種敏感數(shù)據(jù)同時(shí)丟失。另一種保護(hù)數(shù)據(jù)安全的方法則可以利用大數(shù)據(jù)本身的特點(diǎn)，即發(fā)現(xiàn)異常操作，比如某次某個(gè)賬號(hào)使用檔案系統(tǒng)的流程和正常不符，即可斷定這是一起檔案系統(tǒng)密碼泄露、系統(tǒng)入侵事件。另外，當(dāng)數(shù)據(jù)量足夠大時(shí)，每個(gè)系統(tǒng)用戶的操作習(xí)慣也可以學(xué)習(xí)，不符合某人習(xí)慣的操作就可能是來自于非法的闖入者，這些操作就會(huì)被禁止。

四、總結(jié)

“檔案+人工智能”指日可待，而其特點(diǎn)，則是檔案的智能化和精細(xì)化，在這些變革中，具有智能的計(jì)算機(jī)將可以幫助我們完成相當(dāng)多的工作，甚至是絕大部分工作。人工智能時(shí)代，檔案管理將全部數(shù)據(jù)化，從檔案生成到檔案利用，全流程所有數(shù)據(jù)都將被記錄；檔案服務(wù)利用將全部無人化，用戶自助遠(yuǎn)程查詢，而查詢結(jié)果不僅限于原始檔案文件，更有可能來自于計(jì)算機(jī)的智能整合推薦；檔案系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同用戶，自動(dòng)定期推送精準(zhǔn)的個(gè)性化內(nèi)容，深度挖掘檔案的人文內(nèi)涵；而檔案全文的數(shù)字化將對(duì)學(xué)校沿革和未來決策提供更多輔助信息。未來的人工智能時(shí)代是一個(gè)大數(shù)據(jù)的時(shí)代，而高校檔案館的定位則應(yīng)該作為一個(gè)數(shù)據(jù)集中平臺(tái)，以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)解決各種問題，以相關(guān)性取代因果關(guān)系來快速迭代結(jié)果。另外各個(gè)檔案館要注重?cái)?shù)據(jù)的共享共建，盡量采用標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，以提高數(shù)據(jù)整合效率。

作者：劉洋 單位：天津大學(xué)檔案館