淺析高職院校人事檔案管理問題及策略
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摘要：高職院校人事檔案是人事信息的載體。隨著信息化程度迅速發(fā)展，高職院校人事檔案管理在工作方式、管理技術(shù)、人員素養(yǎng)、現(xiàn)代化程度等方面，都受到一定程度的沖擊。筆者結(jié)合自身實踐，查詢文獻論著，對高職院校人事檔案管理的現(xiàn)狀以及其存在的問題進行分析研究，并且提出完善高職院校人事檔案管理的對策。
關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；對策
高職院校人事檔案管理是檔案事業(yè)和職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。隨著經(jīng)濟社會的進步，高職院校進入快速發(fā)展階段，人才培養(yǎng)質(zhì)量、教育教學能力、科研水平和社會影響力有了顯著提升，但也面臨著諸多問題，其中，人事檔案管理的問題不容忽視，它主要體現(xiàn)在制度不完善、責任落實不到位、缺乏創(chuàng)新與活力、現(xiàn)代化程度不高等方面，制約了人事檔案管理的服務(wù)功能。高職院校要從根本上解決這一問題，就要改善人事檔案管理環(huán)境、提高工作人員綜合素質(zhì)、提升人事檔案服務(wù)水平及實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)等方面，通過構(gòu)建人事檔案管理長效機制，為高水平高職院校內(nèi)涵建設(shè)提供有力支撐。
一、人事檔案的內(nèi)涵
世界各國對檔案的定義不完全相同?！吨腥A人民共和國檔案法》對檔案有明確定義，是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像、等不同形式的歷史記錄。由此可見，檔案具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式多樣性。人事檔案工作屬于社會管理服務(wù)類的社會科學，具有比較強的黨性，是為統(tǒng)治階級和統(tǒng)治者的根本利益服務(wù)的，是統(tǒng)治階級的一種政治工具。同時，人事檔案又反作用于社會，為社會提供有用的信息資源，強化統(tǒng)治階級的控制職能?？梢姡耸聶n案與國家黨政方針政策、國家社會經(jīng)濟體制有著密切的聯(lián)系。人事檔案的內(nèi)涵因時代不同而漸進演變。王法雄認為人事檔案就是記錄和反映一個人社會經(jīng)歷和品德才能表現(xiàn)情況的檔案。朱玉媛認為人事檔案是人在社會活動中形成的，經(jīng)組織審查認可的，記錄和反映一個人社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以文字、照片、圖像等為存儲形式，由單位立卷存儲的檔案，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案具有信息記錄存儲、社會控制、社會記憶等功能，是全面考察干部，選拔任用、知人善任的重要參考，也是管理流動人才的憑證，還是撰寫人物傳記、進行歷史研究的寶貴資源，更是人力資源優(yōu)化的信息來源，同時，人事檔案與職稱評聘、職務(wù)任免、政治審核、戶籍、保險等國家推行的政策也密切相關(guān)。
二、人事檔案管理的問題分析
（一）管理體制不完善
當前，高職院校人事檔案工作中普遍存在管理不規(guī)范、檔案意識薄弱、存放分散、管理方式陳舊等問題。大多數(shù)高職院校各職能部門如組織部、人事處、教務(wù)處、科研處、學生處等均存有相關(guān)人事檔案，管理分散，檔案管理工作還不夠規(guī)范科學，影響了高職院校人事檔案工作的服務(wù)水平和管理成效。部分院校仍使用人工操作方式管理檔案，缺乏統(tǒng)一管理，出現(xiàn)管理各自為政，兼有重存檔輕功能現(xiàn)象，造成了人、物、財?shù)臉O大浪費；部分院校開展了檔案信息化建設(shè)，對檔案管理有很大促進作用，但仍存在缺少統(tǒng)一協(xié)調(diào)機構(gòu)、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息孤島問題不能完全解決。
（二）保存形式較單一
要實現(xiàn)高職院校人事檔案的規(guī)范化管理，其保存形式和內(nèi)容體現(xiàn)需與時俱進。目前，人事檔案的保存及內(nèi)容還不盡人意，比較突出的問題是歸檔材料不完整、不規(guī)范。盡管國家對檔案管理有明確規(guī)定，但從實際層面來看，由于管理分散和高職院校體制問題，檔案收集工作困難重重。人事檔案歸檔材料涉及相關(guān)單位、部門及個人，多數(shù)人員意識不到相關(guān)材料重要性，認為可有可無，不積極報送；有些涉及隱私等材料，自身也不愿意公開。多數(shù)院校的人事檔案資料依然以紙質(zhì)形式保存，信息的保管和保存也主要依靠書寫記錄的方式來實現(xiàn)。以紙質(zhì)文檔的形式存儲極易受到自然災(zāi)害等各種因素影響，受損可能性較大、投入代價較高，可復(fù)制性較差。
（三）服務(wù)意識不強
長期以來，人事檔案管理把館藏人事檔案數(shù)量和檔案室面積等作為衡量人事檔案工作的重要指標，多數(shù)高職院校把檔案的收集整理、歸檔備查等作為重點工作，注重檔案及歸檔材料的數(shù)量，重視檔案的保存保管，而對檔案的利用則沒有足夠的認識。高職院校檔案管理部門所提供的信息與服務(wù)，越來越不能滿足廣大教職工和社會對人事檔案使用的需求。人事檔案資源的利用率很低，還未得到充分的開發(fā)和利用，對人事檔案的使用還處于較初級的階段。
（四）專業(yè)人員較匱乏
當前，高職院校人事檔案管理存在專職人員數(shù)量較少、專業(yè)分布不合理、學歷層次不高、年齡結(jié)構(gòu)偏大、工作積極性不高等問題，充分暴露了人事檔案管理人員專業(yè)水平不高，缺少復(fù)合型人才，與信息化發(fā)展的需求還有較大差距的現(xiàn)狀。由于體制等問題，多數(shù)院校領(lǐng)導對人事檔案管理工作還不夠重視，檔案管理部門長期沒有新成員加入，整體缺乏熱情，缺少工作創(chuàng)新。同時，絕大多數(shù)高職院校檔案管理人員身兼數(shù)職，被其他事務(wù)性工作所困擾，無法全身心投入，弱化了檔案管理工作。
（五）資金投入不足
人事檔案管理現(xiàn)代化離不開檔案信息化建設(shè)。但是由于院校領(lǐng)導對人事檔案工作重視程度不夠，普遍存在經(jīng)費投入不足現(xiàn)象，大多數(shù)人事檔案管理部門缺少專用的軟硬件設(shè)備，沒有配備服務(wù)器，普遍用普通計算機代替，且存在設(shè)備老化問題。人事檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)人員、數(shù)據(jù)系統(tǒng)、專用設(shè)備的配備，均需要大量的經(jīng)費投入。
（六）現(xiàn)代化程度較低
人事檔案管理現(xiàn)代化的目標是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案共享，以便于信息的充分利用。雖然高職院校十多年來發(fā)展迅速，但人事檔案管理相對滯后，高職院校人事檔案信息化建設(shè)普遍缺乏統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化等問題。要達到人事檔案管理現(xiàn)代化這一目標，需要一系列的專業(yè)標準來規(guī)范和管控。
三、人事檔案管理的對策探析
（一）完善管理體制，強化歸檔意識
人事檔案管理必須遵照國家頒布的政策規(guī)章制度開展工作，高職院校結(jié)合自身工作需求和特點，應(yīng)整合人事檔案管理機構(gòu)，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，再造人事檔案管理工作流程，完善人事檔案的工作機制，明確相關(guān)部門的管理職責，以便提升人事檔案工作的管理水平。通過各種方式加大檔案工作宣傳力度，如利用廣播、海報、?？?、會議等形式，要讓干群切實體會到，人事檔案是學校選拔人才、評聘職稱、維護職工權(quán)益、澄清相關(guān)問題、落實相關(guān)待遇等關(guān)乎教職工切身利益的可靠依據(jù)；要提高教職工的檔案歸檔意識，激發(fā)教職工關(guān)心人事檔案的熱情，積極引導其主動向?qū)W校移交重要人事檔案材料，形成全員參與檔案建立、檔案管理和檔案應(yīng)用的良好局面。
（二）充實檔案內(nèi)容，提高服務(wù)水平
人事檔案為高職院校的組織人事工作提供了可靠的信息參考。現(xiàn)有的人事檔案內(nèi)容不能完全滿足當前人事管理需要，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“績”的材料少，不能更好為學校組織人事工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。在人事檔案管理中，應(yīng)該多加入反映干部本人知識結(jié)構(gòu)、科研水平、專業(yè)特長、興趣愛好和業(yè)務(wù)成績等方面的材料，多注重個性特征、職業(yè)偏好等材料歸檔，使人事檔案始終處于動態(tài)的過程，做到檔案載體多樣化、不同崗位不同管理模式，對于從事教學的教職工，人事檔案中要充分體現(xiàn)其教學及人才培養(yǎng)方面的創(chuàng)新成果。
（三）制定統(tǒng)一標準，開展信息化管理
在檔案信息化建設(shè)過程中制定與推行相關(guān)的標準規(guī)范尤為重要。要有規(guī)范的管理標準，使電子數(shù)據(jù)的整理、保存、轉(zhuǎn)發(fā)、使用等工作都實現(xiàn)有序化，避免出現(xiàn)不能兼容、各自為政、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。要建立基本信息數(shù)據(jù)庫，人事檔案材料從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變過程中要確保人事檔案信息本身的完整性、詳實性、準確性。人事檔案信息化管理可建立數(shù)據(jù)庫檢索工具，便于檔案管理部門查找、比較、分析和統(tǒng)計檔案信息。不僅能為人事調(diào)資、職務(wù)任免等工作提供幫助，也能對所管人員的情況進行研究總結(jié)，為領(lǐng)導決策提供信息統(tǒng)計分析和情況預(yù)測。
（四）強化安全意識，做好保密工作
檔案管理人員要重視檔案信息安全，將信息安全放在突出位置，強化安全保密意識，制定安全有效的檔案查閱制度。人事檔案的查閱可以包括公開的信息和非公開的信息兩個組成部分。公開的信息可以包括姓名、性別、籍貫、出生年月、參加工作時間、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及崗位職稱等變化。非公開的信息可以包括個人鑒定、薪級變化、評價、懲罰、處分等涉及個人隱私的材料。非公開的人事檔案信息一律不得上網(wǎng)，確保管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠。
（五）加強業(yè)務(wù)學習，增強專業(yè)素質(zhì)
人事檔案管理的重要保障是人才，要加強人才建設(shè)，努力培養(yǎng)一批穩(wěn)定的高素質(zhì)、復(fù)合型人事檔案管理人才。要達到這種新要求，工作人員應(yīng)樹立終身教育的新概念，不斷更新業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，拓展專業(yè)知識面，提高個人專業(yè)素質(zhì)。同時，人事檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)工作人員的不同特點，合理安排業(yè)務(wù)培訓。比如，對工作積極性高的非檔案專業(yè)青年人才，因其接受新鮮事物快，可安排其進行在職教育或脫產(chǎn)學習；對于檔案專業(yè)的工作人員，要鼓勵其拓展專業(yè)知識面，多學習信息化等相關(guān)領(lǐng)域的新技術(shù)，開闊視野，努力成為業(yè)務(wù)骨干。
（六）加大資金投入，強化資源建設(shè)
人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)要引起學校領(lǐng)導的高度重視，要把軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)所需資金納入學校的財政預(yù)算，逐漸改變手工操作為主的工作現(xiàn)狀，逐步推進現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的使用。硬件設(shè)備需要購買服務(wù)器、計算機、掃描儀、影印設(shè)備、照相機等現(xiàn)代化設(shè)備，軟件的開發(fā)也需要投入大量的人力物力，網(wǎng)絡(luò)化更是一個系統(tǒng)工程，資金投入也很大。若學校財力有限，一時不能完全解決的問題可分階段分批次地實施兌現(xiàn)，逐步完善信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施。高職院校即將全面進入信息化建設(shè)時期，人事檔案管理研究不僅需要學習和借鑒目前既有的檔案學術(shù)研究成果，還要結(jié)合自身特點開拓創(chuàng)新，不斷改進工作中存在的問題，拓展檔案服務(wù)功能，為高職教育事業(yè)和檔案事業(yè)發(fā)展提供豐富的檔案信息資源，用檔案傳承歷史、服務(wù)當代、展望未來。
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作者:左遠鵬 單位:黑龍江職業(yè)學院