談科技期刊編輯工作效率提升策略

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摘要:隨著社會(huì)的發(fā)展，科技期刊編輯的工作量也在逐步增加，為了提高編輯工作效率、優(yōu)化稿件加工質(zhì)量，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出要重視對(duì)返修稿件的核對(duì)、使用文章模板、提高初審稿件的加工質(zhì)量、應(yīng)用采編系統(tǒng)、提高文后參考文獻(xiàn)的校對(duì)效率等方法，期望可以對(duì)同類期刊出版工作提供借鑒，促進(jìn)期刊質(zhì)量提高。

關(guān)鍵詞:編輯;工作效率;稿件;加工質(zhì)量;初審

一、引言

編輯工作繁雜而瑣碎，既要求編輯有耐心，同時(shí)又要細(xì)心。受市場(chǎng)環(huán)境影響，目前大部分雜志迫于生存發(fā)展的需要都在增加雜志的版面，因此編輯的工作量也在與日劇增，如何提高編輯的工作效率，使其在有限的時(shí)間內(nèi)保證稿件質(zhì)量是值得探討的［1］?！逗邶埥竽莲F醫(yī)》是全國(guó)創(chuàng)刊比較早的畜牧獸醫(yī)類科技期刊之一，在全國(guó)畜牧獸醫(yī)期刊界享有較高的知名度。近年來，雜志社通過不斷的改革創(chuàng)新，使刊發(fā)的稿件在創(chuàng)新性和學(xué)術(shù)性上達(dá)到較高的水準(zhǔn);同時(shí)通過提高編輯業(yè)務(wù)水平、完善編校流程，使刊物在標(biāo)準(zhǔn)化方面得到較大提高。筆者結(jié)合在《黑龍江畜牧獸醫(yī)》工作的多年經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提高編輯工作效率，優(yōu)化稿件加工質(zhì)量進(jìn)行初步探討，謹(jǐn)供同行參考。

二、科技期刊編輯工作效率提升的方法

(一)重視對(duì)返修稿的核對(duì)修改稿是編輯將初審意見及外審專家的審稿意見匯總后發(fā)給作者修改的稿件，修改稿中除了有修改意見外有時(shí)還會(huì)有編輯或外審專家格外修改或標(biāo)注的內(nèi)容;而返修稿是作者根據(jù)修改稿中提出的意見逐條解答并修改后返回編輯部的稿件［2］。編輯處理返修稿與處理初審稿的側(cè)重點(diǎn)會(huì)有不同，對(duì)于返修稿編輯會(huì)著重看作者是否將初審提出的修改意見都核實(shí)修改，修改是否合格，此外對(duì)于修改符合要求的文章，編輯還要對(duì)文章的整體結(jié)構(gòu)和文字表達(dá)是否通順再著重修改［3］。然而編輯在處理修改稿時(shí)往往會(huì)遇到諸多問題:例如，1．作者返回的Word文檔不是編輯發(fā)給作者的，導(dǎo)致編輯和作者沒有在同一個(gè)文檔中進(jìn)行修改，這時(shí)就容易出現(xiàn)漏改的情況;2．作者在返修稿中回避主要問題的修改，有的作者甚至對(duì)提出的問題不進(jìn)行解釋，也不修改，只對(duì)細(xì)小的問題進(jìn)行修改;3．有的作者因修改意見自己解決不了甚至把需要修改的內(nèi)容刪掉，造成文章整體結(jié)構(gòu)不完整;4．編輯沒有讓作者修改的內(nèi)容作者自己進(jìn)行了刪改，如單位和作者姓名，甚至不告知編輯;5．對(duì)于編輯修改過的內(nèi)容作者又修改回去，如科技期刊標(biāo)準(zhǔn)化要求修改的內(nèi)容，導(dǎo)致編輯做重復(fù)工作等。諸如此類的問題還有很多，針對(duì)這種情況，編輯在處理返修稿時(shí)一定不能掉以輕心，筆者總結(jié)出以下幾點(diǎn)建議:1．遇到返修稿未在編輯發(fā)給的Word文檔中修改這種情況，編輯要在第一時(shí)間和作者取得聯(lián)系，問明原因，讓作者一定要在編輯發(fā)的文檔中修改。2．在退修稿中將編輯要求的內(nèi)容以醒目的文字逐條列出，如文中除了要求修改的地方，其它修改之處要以醒目顏色突出，這樣涉及改作者姓名、單位或數(shù)據(jù)等重要信息時(shí)會(huì)給編輯以提示;提醒作者要在編輯發(fā)給的Word中修改;修改稿是通過投稿系統(tǒng)返回還是通過郵件直接回復(fù)返回等相關(guān)要求都可以在給作者發(fā)退修稿時(shí)一并附上。3．對(duì)于返修稿，編輯首先應(yīng)核對(duì)退修稿中提出的問題是否都進(jìn)行了解決和修改，同時(shí)對(duì)需要解釋的問題作者是否已經(jīng)進(jìn)行了說明，如果作者的解釋有事實(shí)依據(jù)，編輯也要和作者進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ǎ赃_(dá)成共識(shí)［4］;對(duì)于編輯把握不了的專業(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容，可以尋求審稿專家?guī)椭拖嚓P(guān)問題與審稿專家溝通，討論是否錄用。4．對(duì)于退修稿件中要求修改的問題，作者沒有修改的，在返修稿中一定要標(biāo)注好，就相關(guān)問題可以給作者發(fā)郵件再次強(qiáng)調(diào)，或直接電話溝通。5．文章的結(jié)構(gòu)是文章的骨架，只有好的文章結(jié)構(gòu)，文章內(nèi)容表達(dá)才能更清晰、邏輯性更強(qiáng)［5］。主要問題解決之后，編輯還要重新把文章通讀一遍，著重審查文章的整理結(jié)構(gòu)，如研究性文章中是否存在將結(jié)果部分的內(nèi)容寫到了方法里，或討論部分層次不清晰，前后不連貫，討論內(nèi)容脫離主題等問題。

(二)使用文章模板每個(gè)期刊在期刊主頁上或雜志里都會(huì)刊出投稿須知，甚至有的期刊會(huì)把詳細(xì)的文章模板提供給作者，供作者下載，這便于作者了解相應(yīng)期刊對(duì)文章內(nèi)容及格式的要求。編輯在處理稿件時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到作者來稿寫作格式不正確的情況，出現(xiàn)這種情況筆者分析可能有兩種原因:一是作者在投稿時(shí)沒有查閱該期刊對(duì)文章格式的要求，沒有看投稿須知或使用文章模板;二是看了文章模板，但沒有仔細(xì)閱讀，且對(duì)于規(guī)范化方面的內(nèi)容了解不深，尤其是圖、表、公式、參考文獻(xiàn)等格式。因此，在處理稿件時(shí)，編輯可以先讓作者把文章格式按本刊投稿格式要求進(jìn)行修改，也可以直接把文章模板發(fā)給作者，讓作者參照修改。這樣既可提升編輯的審稿效率，同時(shí)也促進(jìn)科研工作者對(duì)于科技期刊標(biāo)準(zhǔn)化的了解、掌握和運(yùn)用。

(三)提高初審稿件的加工質(zhì)量《黑龍江畜牧獸醫(yī)》雜志社在2014年8月開始采用期刊稿件采編系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了編輯在初審中即可進(jìn)行電子稿加工，改變了以前只能在紙版校樣上進(jìn)行稿件加工的局限，使稿件加工工作適當(dāng)提前。1．稿件加工時(shí)間前移，可減輕稿件后期加工的壓力。編輯部由于發(fā)稿量逐年增加，編輯的工作量也在逐漸加大，如果在初審過程中就可以將文章中80%～90%的問題解決掉，那么編輯的工作效率則會(huì)大幅度提高;2．在初審中進(jìn)行稿件加工，是與作者聯(lián)系的最佳時(shí)機(jī)［6］。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有些作者在投稿時(shí)就臨近畢業(yè)或即將要離開做試驗(yàn)的單位，此時(shí)與作者就文章相關(guān)事宜進(jìn)行溝通，作者的記憶還比較清晰，對(duì)原始數(shù)據(jù)查找也比較容易，甚至補(bǔ)做試驗(yàn)也來得及。同時(shí)由于剛投稿，作者會(huì)比較關(guān)注稿件投稿情況，針對(duì)編輯提出的修改意見也會(huì)積極配合;但是若間隔一段時(shí)間(一般是6～8個(gè)月)，編輯在對(duì)文稿校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題需要與作者聯(lián)系，此時(shí)作者對(duì)試驗(yàn)相關(guān)細(xì)節(jié)的記憶就不會(huì)很清晰，甚至有時(shí)都很難聯(lián)系到作者，給編輯工作增加了困難，不利于編輯工作效率的提高。因此，建議將稿件加工校對(duì)時(shí)間前移，在解決完文稿中有質(zhì)疑和需要作者修改調(diào)整的內(nèi)容并經(jīng)過編輯加工校對(duì)后，再給作者發(fā)錄用通知單。

(四)重視期刊稿件采編系統(tǒng)在編輯工作中的應(yīng)用期刊稿件采編系統(tǒng)的出現(xiàn)順應(yīng)了期刊出版數(shù)字化的需求，提高了編輯及雜志社各部門的工作效率。傳統(tǒng)的編輯出版流程一般是，投稿作者通過投稿郵箱投稿，或編輯自行組稿→編務(wù)稿件登記→稿件初審、復(fù)審、終審→編校(一校、二校、三校)→組版→發(fā)排→印刷→發(fā)行。整個(gè)流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對(duì)整個(gè)出版流程工作造成影響，甚至延誤正?？冢?］。而期刊稿件采編系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)從稿件來稿到編輯審稿的全流程管理，簡(jiǎn)化工作流程。例如，以前作者通過郵箱投稿后，編務(wù)需要從投稿郵箱中將每篇稿件下載下來，然后針對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行登記，耗時(shí)耗力;而通過期刊稿件采編系統(tǒng)投稿后的稿件，作者在投稿時(shí)就會(huì)將相關(guān)信息登記完成，期刊采編系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成記錄，并將信息存入數(shù)據(jù)庫。此步驟可將編務(wù)登記稿件的環(huán)節(jié)省去，同時(shí)也會(huì)降低因編務(wù)工作延遲導(dǎo)致編輯工作效率降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。此外，審稿過程需要編輯、作者及審稿專家針對(duì)稿件的內(nèi)容及結(jié)構(gòu)修改等進(jìn)行溝通、交流，編輯與任何一方的溝通出現(xiàn)問題都會(huì)降低工作效率，使審稿的周期延長(zhǎng)，工作的強(qiáng)度加大;而期刊稿件采編系統(tǒng)可使作者、編輯、審稿專家的工作透明化，任何一方在期刊稿件采編系統(tǒng)中更新稿件信息，其他人都會(huì)看到，只要信息更新及時(shí)，作者便可以及時(shí)了解到自己稿件的處理情況?？梢哉f期刊稿件采編系統(tǒng)為編輯、作者及審稿專家提供了一個(gè)平臺(tái)，使編輯工作更加智能化，也使編輯部的工作更加簡(jiǎn)化，既提高了編輯的工作效率，使編輯從繁瑣的事務(wù)中解脫出來，有更多的時(shí)間用于稿件加工，也促進(jìn)了期刊的國(guó)際化發(fā)展［8］。

(五)熟練使用Word、Excel等常用的辦公軟件Word、Excel等辦公軟件是編輯在日常工作中經(jīng)常使用的，熟練掌握這些軟件可以大幅度提高編輯的工作效率。如官鑫等提出可以巧用Excel軟件對(duì)稿件信息、審稿專家信息和作者信息等進(jìn)行整合和拆分［9］;倪樹森等提出可以利用Word和Excel軟件快速制作期刊郵寄標(biāo)簽［10］。Word、Excel等辦公軟件的使用技巧還有很多，編輯在日常工作中應(yīng)積累并主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高自身能力的同時(shí)也能提高工作效率，一舉兩得。

三、結(jié)語

雖然編輯的工作量在不斷加大，但是在保證工作質(zhì)量的前提下，編輯還要不斷學(xué)習(xí)、提高［11］，時(shí)刻關(guān)注專業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展，提高編輯業(yè)務(wù)水平，掌握編輯行業(yè)規(guī)范，在工作中注意方式方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)期刊發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

［1］林國(guó)真．優(yōu)化工作流程提高編輯的工作效率［J］．天津科技，2015，42(4):73－74+76．

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［3］袁立凡，王薇，宋淑云．淺談提高稿件編輯加工效率的方法［J］．編輯學(xué)報(bào)，2010，22(1):26－27．

［4］李明芳．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高醫(yī)學(xué)期刊編輯加工質(zhì)量和效率的探討［J］．海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志，2010，16(5):72－73．

［5］張彩鳳．科技期刊編輯流程各環(huán)節(jié)的協(xié)同效應(yīng)［J］．山東理工大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2011，27(1):91－93．

［6］賈翠娟，武文．科技文稿編輯加工的時(shí)機(jī)把握與修改技巧［J］．編輯學(xué)報(bào)，2013，25(1):39－40．

［7］郝京紅，閆聰．一種采編平臺(tái)在期刊編輯中的應(yīng)用［J］．中國(guó)傳媒科技，2013(10下):83－84．

［8］許敏，李慶華．淺析稿件采編系統(tǒng)在學(xué)報(bào)編輯工作中的應(yīng)用［J］．編輯學(xué)報(bào)，2010，22(1):27．

［9］官鑫，韓宏志，李欣欣，等．巧用Excel軟件提高期刊編輯的工作效率［J］．長(zhǎng)春師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2019，38(6):197－200．

［10］倪樹森，王芳菲，丁月華．利用Word和Excel軟件快速制作期刊郵寄標(biāo)簽［J］．新聞傳播，2019(1下):67－68．

［11］程翠，王靜，胡世蓮．積沙成塔，用學(xué)習(xí)成就優(yōu)秀編輯［J］．今傳媒，2019(8):131－133．

作者：王芳菲 倪樹森 朱海虹 單位：黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院