小議林業(yè)科技檔案的運用及保護

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林業(yè)科技檔案的利用

林業(yè)科技檔案利用工作，是指采用多種有效的方式，直接提供林業(yè)科技檔案及其信息加工材料，及時、準確地滿足用戶對林業(yè)科技檔案信息的利用需求。檔案利用工作是檔案工作的目的、歸宿和中心任務，是實現檔案工作為社會服務的直接手段。

1林業(yè)科技檔案提供利用的主要方式

（1）閱覽服務。設立閱覽室，接待查閱檔案是開展林業(yè)科技檔案利用工作最主要、最傳統的方式。閱覽室查閱檔案是利用者根據需要到檔案館（室）現場查閱有關檔案原件，隨即歸還。由于林業(yè)科技檔案多為單份、孤本甚至稀本，有的內容還具有機密性，因此一般不能外借，主要應在閱覽室內查閱使用。提供閱覽服務，一方面便于檔案的保護和保密，另一方面可以提高檔案的周轉率和利用率，避免一人借出而影響多人使用。

（2）外借服務。在某些特殊情況下，為了照顧利用者的工作方便，有的林業(yè)科技檔案可以適當從檔案館（室）借出使用。但對于檔案的外借，必須有嚴格的制度及批準手續(xù)，并嚴格控制借檔單位、檔案的形式與種類、借出的時間。在借檔單位上，一般以本單位內部為主；在檔案形式與種類上，有復制件的盡量不借原件，對于特別珍貴與殘破損的檔案不能外借原件；在借出時間上，不宜過長，到期不還的應當催還。以《湖北省林業(yè)科學研究院科研檔案管理制度》為例，明確規(guī)定科研檔案一般不外借，因特殊情況需外借的，必須經分管領導批準，并于一周內歸還。

（3）復制供應。根據檔案原件提供各種復制件，是林業(yè)科技檔案提供利用的1種重要方式。復制供應，既有單份文件和圖紙的復制供應，也有全套文件與圖紙的配套復制供應［2］。復制供應具有十分明顯的優(yōu)勢：①為林業(yè)科技檔案及林業(yè)科技成果的廣泛利用創(chuàng)造了條件；②保障了檔案原件的安全與完整；③可以根據檔案文件的機密程度和利用對象，有選擇地制發(fā)復制件。

（4）咨詢服務。咨詢服務是指檔案人員以林業(yè)科技檔案信息為依據，為利用者解答有關檔案狀況或有關科學技術內容的1種服務方式。咨詢服務必須立足于庫藏林業(yè)科技檔案，并借助相應知識或手段。當利用者需要了解林業(yè)科技檔案信息的儲存狀況時，可以直接通過向檔案人員咨詢獲取所需信息；而當利用者需要對某些林業(yè)科學技術問題進行咨詢時，咨詢服務可以在一定范圍內為其進行介紹或解答，在某種程度上可避免進一步查找檔案原件。

2林業(yè)科技檔案利用工作的特定要求

（1）針對性要求。林業(yè)科技檔案直接形成于林業(yè)科技、生產活動之中，其管理與開發(fā)利用的最終目的都是為了服務于林業(yè)科技、生產活動。因此，林業(yè)科技檔案的利用必須具有很強的針對性，要直接針對林業(yè)科技、生產活動的客觀需要展開，直接針對相關林業(yè)科技人員、管理人員及領導的利用需求進行。

（2）可控制性要求。林業(yè)科技檔案的信息內容屬于內部信息，在一定時間和范圍內都帶有一定的技術機密性，某些林業(yè)科技檔案內容還會涉及到國家科技機密或相關主體的技術專利。因此，在選擇林業(yè)科技檔案利用方式時，應當遵循可控制性要求，對檔案信息內容、用戶及時間等因素進行控制。

（3）時效性要求。由于當代林業(yè)科學技術的發(fā)展十分迅猛，林業(yè)科技成果層出不窮，林業(yè)科技工作者需要及時高效地獲取有關檔案信息，以滿足發(fā)展林業(yè)科技的需要。因此，林業(yè)科技檔案的利用必須堅持時效性的要求，即在最短的時間內，輸出最大數量和最高質量的林業(yè)科技檔案信息，使林業(yè)科技檔案的利用做到及時和準確。

林業(yè)科技檔案利用中的知識產權保護

知識產權是指人們對于自己的智力活動創(chuàng)造的成果和經營管理活動中的標記、信譽，依法享有的權利。而林業(yè)科技檔案是直接記述和反映林業(yè)科技、生產活動的文件材料，是重要的林業(yè)科學技術信息資源，也是維護單位和個人經濟利益、保障知識產權的一項重要內容和依據。

1林業(yè)科技檔案與知識產權的關系

（1）林業(yè)科技檔案的內容屬于知識產權范疇。林業(yè)科技檔案是在林業(yè)科技、生產活動中產生的，以林業(yè)科技成果為主要信息內容。而林業(yè)科技成果是林業(yè)科研工作者腦力勞動的成果，屬知識產權范疇，可以在林業(yè)生產領域轉化為有形的物質產品，產生經濟效益。

（2）林業(yè)科技檔案是知識產權的載體之一。知識產權的客體是智力成果，是人類腦力勞動的產物，屬于無形財富，本身不具有物質形態(tài)，不占有一定的空間，客觀上無法為人們所占有，所以權利人為了實現其物質和精神權利，需要將這種無形的東西體現于一定的物質載體上，通過有形的載體為人們感知和了解［3］。智力成果的物質載體十分廣泛，既可以是實物，也可以是文字、圖表。因此，在林業(yè)科技成果形成過程中產生的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，既是智力成果的重要物質載體，也是構成林業(yè)科技檔案的重要內容。

（3）林業(yè)科技檔案是知識產權交易的媒介。林業(yè)科技檔案記錄了林業(yè)科技成果從準備、研究試驗到成熟定型的全過程，是林業(yè)科技成果的主要載體。無論是專利技術還是非專利技術，都完整地記錄在林業(yè)科技檔案中。而林業(yè)科技成果作為知識產權的范疇，可以進行知識產權交易。因此，在林業(yè)技術或科技成果轉讓中，林業(yè)科技檔案便成為不可或缺的重要媒介，通過對檔案的轉讓，就能實現技術或成果的轉讓。

2林業(yè)科技檔案利用中存在的知識產權保護問題

（1）收集不全導致檔案缺少核心內容。由于林業(yè)科技工作周期普遍較長，項目參與人員較多，各類科技文件材料容易分散在個人手中，導致林業(yè)科技檔案的形成時間長、分布范圍廣泛，給收集工作帶來一定的難度。在實際工作中，科技人員往往只重視林業(yè)科學研究與科技成果的推廣，而忽視了科技文件材料的形成、積累和向檔案部門移交歸檔。甚至存在只移交一般性材料而將關鍵性材料留下的現象，嚴重影響了林業(yè)科技檔案的完整與質量，也使林業(yè)科技檔案喪失了實際價值，不利于今后查考利用，也不利于技術儲備和成果的繼承發(fā)展。

（2）保密過嚴導致知識產權自然流失。保密只是把檔案的使用相對地限制在一定范圍之中，并且這種限制應該隨時間、地點、條件的變化而不斷變化。保密的最終目的還是為了更好地發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的作用。但在實際工作中，存在過分強調林業(yè)科技檔案涉密性，把檔案保護與利用對立起來的現象。因為害怕開發(fā)利用會泄漏技術秘密，把本可以公開利用的林業(yè)科技檔案加以保密，致使檔案得不到充分利用，從而導致林業(yè)科技檔案開發(fā)利用過程的知識產權自然流失，科技檔案保障知識產權的憑證作用得不到實現。

（3）保密不嚴導致知識產權遭到破壞。由于1個林業(yè)科研項目涉及的部門、人員較多，且林業(yè)科技檔案的利用日益增多，如果知識產權保護意識不強、制度不健全或執(zhí)行不力，極容易因保密不嚴導致核心技術的泄露，從而使知識產權遭到破壞。

3在林業(yè)科技檔案利用過程中保護知識產權的方法

（1）建立健全林業(yè)科技檔案管理制度。林業(yè)科技檔案的利用，離不開檔案管理制度的支持，而科技檔案開發(fā)利用的過程也是知識產權的保護過程。因此，建立健全林業(yè)科技檔案管理制度，是做好林業(yè)科技檔案利用工作、保護知識產權的根本保障。相關林業(yè)科技單位應以國家有關檔案、知識產權的法律法規(guī)為依據，結合本單位實際，制定、完善林業(yè)科技檔案管理制度，從而保證科技檔案的利用工作有章可循，實現林業(yè)科技檔案利用工作合理合法、健康有序地發(fā)展。

（2）提高知識產權保護意識。對林業(yè)科技檔案的利用必然涉及到知識產權問題，必須分清林業(yè)科技檔案中哪些是受知識產權法保護的，哪些是屬于知識產權法保護范圍以外的。要切實提高林業(yè)科技檔案管理部門及林業(yè)科技人員的知識產權保護意識，保護知識產權人的合法利益，避免不必要的知識產權糾紛和損失。在利用林業(yè)科技檔案過程中，檔案形成者及提供者應注重對自身權利的保護，按有關規(guī)定及保密程度提供閱覽、外借、復制及咨詢等服務；檔案利用者則應尊重他人的知識產權，避免直接或間接侵犯他人權利。

（3）加大對林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用力度。由于檔案價值的實現具有時效性，即在一定時期內對利用者是有價值的，超過這個時間限制后則降低或喪失了價值。因此，要加大對林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用力度，及時地開發(fā)林業(yè)科技檔案信息資源，并積極地提供利用，實現解決林業(yè)生產、科技活動中的問題，防止可以得到利用的林業(yè)科技檔案因提供過晚而喪失部分或全部價值，從而防止知識產權的自然流失。

（4）正確處理林業(yè)科技檔案利用與保密之間的關系。林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值，服務于現代林業(yè)建設與林業(yè)科技發(fā)展，服務于國家的經濟建設。因此，要正確處理檔案利用與保密間的關系，根據工作需要和保密規(guī)則，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，擴大利用范圍，減少繁雜手續(xù)。①要堅持必要的檔案保密制度，在檔案利用時加強保密工作，做到不泄露技術秘密；②要在遵守保密制度的前提下，采取各種手段加強對林業(yè)科技檔案信息的利用，充分發(fā)揮林業(yè)科技檔案的作用。（本文作者：陳曉瑚、張麗 單位：湖北省林業(yè)科學研究院、中國林產工業(yè)公司）