探討ERP信息系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)核算的啟示

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一、傳統(tǒng)環(huán)境與erp環(huán)境下會(huì)計(jì)核算的差異分析

本文通過(guò)傳統(tǒng)環(huán)境與ERP環(huán)境下應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)核算和采購(gòu)/結(jié)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)核算的對(duì)比,分析ERP信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。

(一)應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)核算

1、傳統(tǒng)環(huán)境下應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)流程和主要問(wèn)題。

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集方式是會(huì)計(jì)人員通過(guò)手工篩選,采集,再按照一定的借貸分錄模式手工錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。以應(yīng)收賬款-應(yīng)收信用卡流程為例:傳統(tǒng)環(huán)境下應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程可以描述為:(1)總收人員根據(jù)銀行回單手工沖減每一筆應(yīng)收賬款,登記應(yīng)收賬款結(jié)轉(zhuǎn)本。(2)會(huì)計(jì)人員根據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)本相關(guān)單據(jù),按照一定的借貸分錄模式逐筆手工錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng),沖減每日應(yīng)收賬款。(3)月末,總收款員匯總本月應(yīng)收賬款回款數(shù)據(jù),并在EXCEL中制作應(yīng)收賬款余額明細(xì)表,與會(huì)計(jì)人員進(jìn)行核對(duì)。

2、傳統(tǒng)環(huán)境下應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程主要存在的問(wèn)題:

(1)重復(fù)作業(yè),共享性差?？偸湛顛徍蜁?huì)計(jì)人員在兩個(gè)沒(méi)有集成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,分別完成大量的單據(jù)核銷工作,相同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),總收人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中核銷一遍,會(huì)計(jì)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手工錄入一遍,數(shù)據(jù)信息資源沒(méi)有充分共享利用,流程成本偏高。(2)缺乏數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性,會(huì)計(jì)核算效率低。上述流程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源不唯一,不同崗位人員必須各自分別篩選符合業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)信息,分別核算,信息滯后。在企業(yè)實(shí)踐中,極易出現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息不一致的情況,會(huì)計(jì)部門(mén)需花費(fèi)大量精力清理并尋找之間的差異及原因。(3)缺乏及時(shí)性。上述流程不能實(shí)時(shí)反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)程,不能實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)的業(yè)務(wù)處理狀況,企業(yè)管理者和相關(guān)決策者只能在月末通過(guò)手工編制余額表,靜態(tài)了解應(yīng)收賬款余額的概況。

3、ERP環(huán)境下應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)流程

ERP環(huán)境下應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程如圖1所示:(1)ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的收銀對(duì)賬管理中,總收人員根據(jù)回款金額,回款區(qū)間等信息,依次在總收款臺(tái)結(jié)轉(zhuǎn)明細(xì)表中核銷前期應(yīng)收賬款,并將當(dāng)日回款結(jié)轉(zhuǎn)記錄存儲(chǔ)在ERP共享數(shù)據(jù)庫(kù)中。(2)會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊中,將按照日期調(diào)用對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)到共享數(shù)據(jù)庫(kù)中的應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)信息,轉(zhuǎn)換成憑證數(shù)據(jù),完成財(cái)務(wù)接口標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù),直接導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。(3)月末,總收款員根據(jù)ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收賬款余額明細(xì)表,與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)。

4、ERP環(huán)境下對(duì)應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程會(huì)計(jì)核算的影響

(1)提高了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性ERP系統(tǒng)中的模塊所應(yīng)用的數(shù)據(jù)都來(lái)源于基礎(chǔ)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)來(lái)源的唯一性,確保數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系正確,設(shè)定好的工作流程不經(jīng)授權(quán)無(wú)法改動(dòng),數(shù)據(jù)流程規(guī)范,避免多個(gè)流程中獲得的數(shù)據(jù)可能會(huì)出現(xiàn)不一致的情況,業(yè)務(wù)信息與會(huì)計(jì)信息同步產(chǎn)生,保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和精準(zhǔn)性。(2)提升了企業(yè)作業(yè)的協(xié)同性ERP的應(yīng)用將手工模式下繁重的核算工作大大簡(jiǎn)化了,會(huì)計(jì)人員在沖銷應(yīng)收賬款時(shí)可以通過(guò)系統(tǒng)調(diào)用總收人員的核銷數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)了公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由相對(duì)滯后的手工匯總向過(guò)程化同步生成的方向躍變,實(shí)現(xiàn)了部門(mén)業(yè)務(wù)協(xié)同,數(shù)據(jù)信息共享。通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證,會(huì)計(jì)人員職能也由核算型向監(jiān)控型轉(zhuǎn)變,有更多的精力關(guān)注、參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)與管理工作。(3)實(shí)時(shí)獲取信息在ERP環(huán)境下,信息系統(tǒng)將收集到的業(yè)務(wù)事項(xiàng)信息,存儲(chǔ)到共享數(shù)據(jù)庫(kù)中,自動(dòng)產(chǎn)生余額監(jiān)控表,方便企業(yè)管理者實(shí)時(shí)監(jiān)控并采取對(duì)策,適時(shí)糾偏,有效規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和相關(guān)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),滿足了動(dòng)態(tài)的現(xiàn)代企業(yè)管理思路。

(二)采購(gòu)/付款會(huì)計(jì)核算

1、傳統(tǒng)環(huán)境下采購(gòu)/付款業(yè)務(wù)流程和主要問(wèn)題

傳統(tǒng)環(huán)境下采購(gòu)/付款業(yè)務(wù)流程可以描述為:(1)采購(gòu)人員依據(jù)購(gòu)置申請(qǐng)?zhí)钪撇少?gòu)單,向供貨商下訂單,購(gòu)置申請(qǐng)留存會(huì)計(jì)部。(2)供貨商將貨物送達(dá),庫(kù)房人員對(duì)貨物清點(diǎn)、驗(yàn)貨,編制入庫(kù)單。(3)供貨商在交付貨物時(shí),同時(shí)出具貨物的相應(yīng)發(fā)票和清單并送交會(huì)計(jì)部。(4)會(huì)計(jì)部核對(duì)每次采購(gòu)業(yè)務(wù)的三套單據(jù)---購(gòu)置申請(qǐng),入庫(kù)單,發(fā)票及清單,審核無(wú)誤后支付貨款,進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。(5)月末,庫(kù)房人員根據(jù)領(lǐng)用情況,手工編制各類別業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)表,送交會(huì)計(jì)部,會(huì)計(jì)人員手工進(jìn)行復(fù)核,完成會(huì)計(jì)核算。

2、傳統(tǒng)環(huán)境下采購(gòu)/付款業(yè)務(wù)流程主要存在的問(wèn)題:

(1)多部門(mén)作業(yè)重復(fù),流程成本偏高原流程各部門(mén)要分別完成大量的單項(xiàng)任務(wù),各流程環(huán)節(jié)之間傳遞單據(jù)的項(xiàng)目相同,信息重復(fù):且手工填制極易造成票據(jù)之間的數(shù)據(jù)信息有出入,耗費(fèi)時(shí)間和精力查詢,加大流程成本。(2)信息的收集、傳輸和報(bào)告方式存在缺陷,會(huì)計(jì)核算效率低下原流程中會(huì)計(jì)部門(mén)收集數(shù)據(jù)的依據(jù)是判斷該數(shù)據(jù)是否影響企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表,只負(fù)責(zé)采集該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中符合會(huì)計(jì)事項(xiàng)定義的數(shù)據(jù)集,即資金流,而對(duì)于該業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中伴隨的物流和信息流,如存貨管理、物流質(zhì)量、執(zhí)行情況、可靠性等信息沒(méi)有給予關(guān)注,不能滿足現(xiàn)代企業(yè)信息需求多樣化的需求。同時(shí),企業(yè)內(nèi)部多個(gè)人工傳送單據(jù)過(guò)程,既費(fèi)時(shí)又容易出現(xiàn)單據(jù)的丟失與破損的情況。(3)各主體之間的信息不對(duì)稱,共享性差,會(huì)計(jì)信息質(zhì)量不高原業(yè)務(wù)流程的信息并不能在企業(yè)各部門(mén)之間完全共享,各部門(mén)只掌握與其職能相關(guān)的信息,而企業(yè)其他信息需求者則不能及時(shí)獲取相關(guān)信息,無(wú)法了解流程內(nèi)的細(xì)節(jié)信息,只能在期末相關(guān)報(bào)表了解概況性的內(nèi)容,流程缺乏透明性,導(dǎo)致信息不對(duì)稱。存在犧牲企業(yè)利益謀取信息優(yōu)勢(shì)利益的隱患。

3、ERP環(huán)境下采購(gòu)/付款業(yè)務(wù)流程

ERP環(huán)境下采購(gòu)/付款業(yè)務(wù)流程如圖2所示:(1)采購(gòu)環(huán)節(jié)。物業(yè)部門(mén)收到購(gòu)置申請(qǐng)后,在企業(yè)指定的集團(tuán)統(tǒng)一采買(mǎi)平臺(tái)上安排采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)單的填寫(xiě)可以復(fù)制購(gòu)置申請(qǐng)的內(nèi)容,由會(huì)計(jì)部門(mén)相關(guān)人員復(fù)核采購(gòu)單上的物資信息。采購(gòu)單一式三份,一份留存物業(yè)部門(mén),一份傳送至供貨商,一份送至?xí)?jì)部門(mén)。(2)入庫(kù)環(huán)節(jié)。采購(gòu)員持審核過(guò)的采購(gòu)單訂貨,貨品抵達(dá)庫(kù)房,聯(lián)合庫(kù)房人員復(fù)核,符合驗(yàn)收條件后,庫(kù)房人員將已收貨品信息依次錄入ERP系統(tǒng)物料管理模塊中的編碼庫(kù),并根據(jù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)一步生成入庫(kù)單,作為入庫(kù)憑據(jù)。(3)支付款項(xiàng),會(huì)計(jì)核算。采購(gòu)員將收集齊全的入庫(kù)單和符合規(guī)定的發(fā)票,傳遞至?xí)?jì)部門(mén)申請(qǐng)付款,會(huì)計(jì)人員則在ERP系統(tǒng)中,調(diào)用在共享數(shù)據(jù)庫(kù)中的入庫(kù)信息,生成購(gòu)進(jìn)憑證,導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。(4)月末結(jié)轉(zhuǎn)。庫(kù)房人員在ERP系統(tǒng)中,根據(jù)出庫(kù)實(shí)物,生成出庫(kù)單,并進(jìn)行月末結(jié)轉(zhuǎn)處理。會(huì)計(jì)人員月末在ERP系統(tǒng)中調(diào)用在數(shù)據(jù)庫(kù)中的結(jié)轉(zhuǎn)處理數(shù)據(jù),自動(dòng)生成月末業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證,導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

4、ERP環(huán)境下對(duì)采購(gòu)/付款業(yè)務(wù)流程會(huì)計(jì)核算的影響

(1)資源共享,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化。在ERP環(huán)境下,庫(kù)房人員填制入庫(kù)單時(shí)可以通過(guò)系統(tǒng)調(diào)用采購(gòu)單信息,據(jù)此再根據(jù)實(shí)際驗(yàn)貨情況進(jìn)行取舍,生成入庫(kù)單,實(shí)現(xiàn)企業(yè)作業(yè)的協(xié)同性。月末,將物料管理模塊與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合,通過(guò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的順暢傳遞,確保了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步,促進(jìn)了精細(xì)化的成本核算。會(huì)計(jì)人員也將工作重心由機(jī)械化數(shù)值核對(duì)向數(shù)據(jù)的分析,監(jiān)控轉(zhuǎn)變。(2)流程可控,信息完整。在ERP環(huán)境下,每一環(huán)節(jié)操作都會(huì)及時(shí)反映在信息系統(tǒng)中,資金流、信息流、物流完整的存儲(chǔ)到共享數(shù)據(jù)庫(kù)中,實(shí)現(xiàn)三流合一?；A(chǔ)數(shù)據(jù)真實(shí),完整,企業(yè)管理者可以利用在線數(shù)據(jù)了解與貨物有關(guān)的采購(gòu)、驗(yàn)收等相關(guān)信息,實(shí)時(shí)更新相關(guān)的管理報(bào)表數(shù)據(jù),多角度進(jìn)行分析與管控,為科學(xué)決策提供有價(jià)值的信息。

二、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)核算的關(guān)鍵問(wèn)題

(一)關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性

ERP系統(tǒng)要求所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都要產(chǎn)生在業(yè)務(wù)第一線,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員錄入初始數(shù)據(jù),其他人員無(wú)權(quán)限在其他環(huán)節(jié)對(duì)原始數(shù)據(jù)在進(jìn)行修改。這些原始數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中,所有部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的后續(xù)處理都需基于原始數(shù)據(jù),基于一線人員的數(shù)據(jù)輸入。正是由于ERP系統(tǒng)這一高度集成特性,其原始信息的準(zhǔn)確與否,對(duì)會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。因此,一線人員能否充分了解系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)庫(kù)表并進(jìn)行正確的操作,對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確起到關(guān)鍵作用。舉例來(lái)說(shuō),一筆銷售退貨,由于前臺(tái)收銀員操作失誤,誤將商品編碼錄錯(cuò),由此帶出的供應(yīng)商編碼就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤,結(jié)果將A聯(lián)營(yíng)廠商的退貨退到了B聯(lián)營(yíng)廠商的銷售里,結(jié)果是:報(bào)表的總金額沒(méi)有問(wèn)題,生成過(guò)來(lái)的憑證和報(bào)表都不易察覺(jué),但追溯到兩個(gè)采購(gòu)部的銷售金額則發(fā)生相串。若當(dāng)期沒(méi)有和聯(lián)營(yíng)廠商及時(shí)核對(duì)銷售,則極易產(chǎn)生因應(yīng)付賬款確認(rèn)錯(cuò)誤而給企業(yè)帶來(lái)負(fù)面影響。

(二)信息儲(chǔ)存的安全性

在ERP環(huán)境下,源數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中,數(shù)據(jù)庫(kù)的安全關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否有序運(yùn)轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供了數(shù)據(jù)的充分共享,在實(shí)現(xiàn)信息共享的同時(shí)也蘊(yùn)含著一些潛在風(fēng)險(xiǎn)。重視數(shù)據(jù)的所有權(quán)和后期維護(hù),設(shè)定適宜的訪問(wèn)權(quán)限,保護(hù)企業(yè)財(cái)務(wù)信息涉及的商業(yè)機(jī)密,如被非法披露將帶來(lái)無(wú)法估計(jì)的損失。

(三)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化

在數(shù)據(jù)庫(kù)中存在大量數(shù)據(jù),大量關(guān)系,隨著企業(yè)不同的業(yè)務(wù)發(fā)展階段,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程也在不斷更新,會(huì)計(jì)人員應(yīng)聯(lián)合技術(shù)人員,不斷修正版本,積極規(guī)范、優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的信息化。綜上,會(huì)計(jì)核算管理與ERP信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合,在部分企業(yè)已經(jīng)取得初步成效,但企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境是不斷變化的,只有信息系統(tǒng)與企業(yè)的管理流程相匹配,才能促進(jìn)企業(yè)管理水平提高,間接的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,反之,則會(huì)使企業(yè)的正常財(cái)務(wù)活動(dòng)陷入困境。

作者：曹紅 單位：北京燕莎友誼商城有限公司奧特萊斯購(gòu)物中心