會(huì)計(jì)電算化到ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)

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［摘要］目前，我國(guó)很多企業(yè)的信息化只停留在會(huì)計(jì)電算化階段，會(huì)計(jì)電算化雖然推進(jìn)了會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的完善發(fā)展，但仍然存在很多弊端。因此，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行信息化集成建設(shè)，借助erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化向ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高企業(yè)信息化水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

［關(guān)鍵詞］會(huì)計(jì)電算化；ERP系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理；信息化會(huì)計(jì)電算化是將以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的電子信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)中的簡(jiǎn)稱，其不僅改進(jìn)了核算工具和核算方式，還提高了會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)和工作效率。但隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)必須深入挖掘自身內(nèi)涵，將經(jīng)營(yíng)重心向管理方面轉(zhuǎn)移，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)目標(biāo)的轉(zhuǎn)移。ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是以信息技術(shù)為依托，以系統(tǒng)化管理思想為企業(yè)高層以及員工提供決策手段的管理平臺(tái)。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，與其他子系統(tǒng)之間有著密切關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的開(kāi)放化管理，是加強(qiáng)企業(yè)管理和提高企業(yè)業(yè)績(jī)的有力武器。本文分析了目前會(huì)計(jì)電算化的局限性、ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的特性以及ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)相較于會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)。

1會(huì)計(jì)電算化的局限性

1.1會(huì)計(jì)電算化形成的數(shù)據(jù)不能直接計(jì)算，形成“信息孤島”

會(huì)計(jì)電算化在很多企業(yè)里只是用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替手工記賬以及編制報(bào)表的過(guò)程，只是對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集歸類。會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中收集的信息數(shù)據(jù)只是半成品，大多分散在孤立的報(bào)表中，被存放在不同地點(diǎn)和不同文檔中，因此數(shù)據(jù)信息之間互相獨(dú)立，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”。企業(yè)的每次投資都要計(jì)算未來(lái)效益和風(fēng)險(xiǎn)，其預(yù)測(cè)依據(jù)就是歷史數(shù)據(jù)，但由于這些歷史數(shù)據(jù)成為一個(gè)個(gè)“信息孤島”，其作用大打折扣。

1.2會(huì)計(jì)信息化無(wú)法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理集成化

就目前而言，我國(guó)很多企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化存在很多問(wèn)題。如，無(wú)法實(shí)現(xiàn)集成化財(cái)務(wù)管理，缺乏企業(yè)信息化技術(shù)的支持，缺乏健全的財(cái)務(wù)流程控制體制；面對(duì)分散于集團(tuán)成員之中的資金運(yùn)作，企業(yè)無(wú)法實(shí)時(shí)掌控資金流信息，最后導(dǎo)致資金控制失靈。我國(guó)大多會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不能成為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分，與生產(chǎn)、采購(gòu)、運(yùn)輸和人事等外部子系統(tǒng)脫離，與內(nèi)部子系統(tǒng)也只能通過(guò)轉(zhuǎn)賬憑證方式來(lái)聯(lián)系。因此，數(shù)據(jù)不能在內(nèi)外系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)共享，信息受到阻礙，在一定程度上影響了財(cái)務(wù)功能發(fā)揮。

2ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的特性

2.1具有即時(shí)性

在ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，資料是隨時(shí)更新并且是聯(lián)動(dòng)的，因此每位工作人員都可以及時(shí)掌握即時(shí)信息和資訊，這在過(guò)去要浪費(fèi)大量人力、物力、時(shí)間才能完成。在信息化大背景下，對(duì)于每個(gè)企業(yè)而言，最重要的武器和核心競(jìng)爭(zhēng)力就是掌握即時(shí)信息，不僅是要把握好企業(yè)內(nèi)部的各種信息，還要把握好外部市場(chǎng)、行業(yè)市場(chǎng)的現(xiàn)狀以及變化趨勢(shì)。

2.2具有集成性

ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。比如分銷、制造子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)便可以通過(guò)信息集成傳入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。集成化財(cái)務(wù)管理是在處理采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)時(shí)，系統(tǒng)通過(guò)自動(dòng)采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并自動(dòng)劃分總賬數(shù)目或分賬數(shù)目，生成記賬憑證。ERP系統(tǒng)集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理主要包括采購(gòu)集成、銷售集成、庫(kù)存集成以及生產(chǎn)集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理。同時(shí)，采購(gòu)、銷售以及生產(chǎn)的訂單一般由系統(tǒng)自動(dòng)生成，也可以選擇人工維護(hù)。

2.3具有遠(yuǎn)見(jiàn)性

財(cái)務(wù)系統(tǒng)集合了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)以及成本會(huì)計(jì)，ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)一起組成ERP系統(tǒng)。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整合以及信息供給，不僅有利于企業(yè)財(cái)務(wù)進(jìn)行分析以及預(yù)測(cè)，還體現(xiàn)了先進(jìn)的計(jì)劃、控制以及決策思想。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的遠(yuǎn)見(jiàn)性具體體現(xiàn)在以下3個(gè)方面。一是體現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)思想。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)在給企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的框架流程下定義時(shí)，還結(jié)合考慮了制造管理、供應(yīng)鏈管理的框架和流程，這不是完全從企業(yè)財(cái)務(wù)部門角度出發(fā)，而是從企業(yè)整體角度來(lái)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的目標(biāo)。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)不僅從別的子系統(tǒng)中獲取了有利于完成確認(rèn)、記錄等環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還通過(guò)系統(tǒng)定義和流程定義，實(shí)現(xiàn)對(duì)制造管理、供應(yīng)鏈管理的控制。二是體現(xiàn)了管理會(huì)計(jì)思想。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)是一套預(yù)測(cè)、計(jì)劃、決策、控制和分析的管理模式，反映了先進(jìn)的管理會(huì)計(jì)思想，注重事前計(jì)劃、事中控制以及事后反饋，這些功能已經(jīng)集成到企業(yè)的供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)在處理事務(wù)過(guò)程中自動(dòng)生成了記賬憑證，實(shí)現(xiàn)資金流、物流的同步記錄、數(shù)據(jù)保持一致，改變了過(guò)去企業(yè)資金信息滯后于物流信息的狀況。此外，計(jì)劃、事務(wù)處理、控制、決策的功能在供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理流程中也得到實(shí)現(xiàn)。三是體現(xiàn)了成本管理思想。ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的成本管理不僅包括了成本預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制與分析考核，還注重強(qiáng)調(diào)成本預(yù)算、成本的控制、責(zé)任成本管理等。一般而言，ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)還涉及產(chǎn)品成本核算、成本中心會(huì)計(jì)、獲取能力分析、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)等。

2.4能有效防范風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的過(guò)程中，能夠?qū)崟r(shí)更新企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息。因此，企業(yè)的現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理能夠加強(qiáng)對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控，從而有效發(fā)揮財(cái)務(wù)預(yù)警的功能，當(dāng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)危機(jī)時(shí)，及時(shí)向決策者發(fā)出警告，進(jìn)而有效防范風(fēng)險(xiǎn)。

3會(huì)計(jì)電算化與ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的差異

3.1組織設(shè)置的差異

組織設(shè)置不僅是系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)，更是系統(tǒng)應(yīng)用的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)電算化通常是對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)主體與賬套、獨(dú)立核算單位與會(huì)計(jì)主體的設(shè)置，企業(yè)不能選擇其他更加適應(yīng)業(yè)務(wù)原型的方案。

3.2會(huì)計(jì)科目的差異

會(huì)計(jì)電算化與ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)在會(huì)計(jì)科目上存在較大的差異。會(huì)計(jì)電算化主要是根據(jù)手工核算的原理來(lái)設(shè)置結(jié)果型會(huì)計(jì)科目，只是記錄了業(yè)務(wù)結(jié)果。而ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)注重強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)一致，強(qiáng)調(diào)實(shí)時(shí)監(jiān)控以及溯源查詢，屬于過(guò)程型會(huì)計(jì)科目。

3.3管理會(huì)計(jì)方面無(wú)可比性

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)決策層所關(guān)注的內(nèi)部管理和內(nèi)部控制，而ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)融入了管理會(huì)計(jì)中的成本中心會(huì)計(jì)、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)、產(chǎn)品成本會(huì)計(jì)等，并通過(guò)業(yè)務(wù)信息倉(cāng)庫(kù)，構(gòu)建包含績(jī)效管理、預(yù)測(cè)模擬等在內(nèi)的企業(yè)戰(zhàn)略管理平臺(tái)。因此，在管理會(huì)計(jì)方面，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)是沒(méi)有可比性的。

4ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)相較于會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)

4.1進(jìn)一步完善企業(yè)的控制能力

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的信息和數(shù)據(jù)主要靠手工錄入，從宏觀層面而言，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)一般的作業(yè)方式長(zhǎng)期體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上，只記錄了業(yè)務(wù)結(jié)果。會(huì)計(jì)電算化無(wú)論是在管理控制還是決策方面的功能都是比較薄弱的，因此，不管是在時(shí)效性還是針對(duì)性上都很難真正發(fā)揮其效用。相比之下，ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要強(qiáng)調(diào)企業(yè)的事前控制能力，將采購(gòu)、設(shè)計(jì)、制造以及運(yùn)輸?shù)韧ㄟ^(guò)集成化進(jìn)行相關(guān)作業(yè)，進(jìn)一步為企業(yè)提供與客戶滿意度、產(chǎn)品質(zhì)量、員工績(jī)效等相關(guān)問(wèn)題的分析結(jié)果，極大地提高了企業(yè)的控制能力。

4.2實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化

ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化，改變了過(guò)去數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的狀況。企業(yè)應(yīng)用ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)之后，使每個(gè)子系統(tǒng)之間的聯(lián)系更加緊密，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的統(tǒng)一，企業(yè)員工通過(guò)電腦查詢，便可以得知企業(yè)的生產(chǎn)狀況、訂單情況、庫(kù)存情況等，可以根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的決策。與此同時(shí)，ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，能夠提供多種電子商務(wù)應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息開(kāi)放化管理。

5結(jié)語(yǔ)

ERP系統(tǒng)具有完善和細(xì)致的功能，其進(jìn)一步完善了企業(yè)的控制能力，加快實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化。隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)需要ERP這樣的集成系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)電算化向ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)展勢(shì)在必行。

主要參考文獻(xiàn)

［1］劉冬軍.從會(huì)計(jì)電算化到ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)——以錦西石化公司為例的研究［D］.天津:天津大學(xué),2008.

［2］馬勇.從會(huì)計(jì)電算化到ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理［J］.財(cái)經(jīng)界,2011(18).

作者:盤曉娟 單位:永州職業(yè)技術(shù)學(xué)院