會計電算化向會計信息化過渡思考
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摘要:隨著計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴大，會計電算化向會計信息化過渡的理念也越來越被人們所重視。本文結(jié)合會計電算化與會計信息化的相關(guān)理論，分析了會計電算化中存在的問題，并提出了會計電算化向會計信息化可行性過渡的措施。
關(guān)鍵詞:會計電算化；會計信息化；過渡
一、前言
會計電算化作為首次將計算機應(yīng)用到會計工作中，不僅縮短了財務(wù)數(shù)據(jù)處理的時間，也提高了會計信息的質(zhì)量和會計的工作效率。同時會計電算化也是會計信息化的基礎(chǔ)，一方面其為財務(wù)部門配置的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在客觀上為會計信息化的實現(xiàn)提供了必要條件。另一方面會計電算化促進了相關(guān)軟件行業(yè)的成長，為會計信息化的后續(xù)發(fā)展奠定了良好的軟件基礎(chǔ)。但會計電算化也存在一定的不足，如還未實現(xiàn)其他部門的充分融合，缺少信息共享的機制等，由此會計電算化向會計信息化轉(zhuǎn)變就成了必然趨勢。
二、會計電算化與會計信息化的相關(guān)理論
(一)會計電算化的相關(guān)理論
1、會計電算化概述
會計電算化信息系統(tǒng)是以計算機科學(xué)技術(shù)與會計技術(shù)為手段，以系統(tǒng)論、控制論、信息論等為理論基礎(chǔ)，對企業(yè)經(jīng)濟過程進行連續(xù)的、全面的、系統(tǒng)的、綜合的記錄、反映、核算和控制目前的經(jīng)濟活動，預(yù)測未來經(jīng)濟發(fā)展前景的經(jīng)濟活動。它是由計算機系統(tǒng)、會計系統(tǒng)、程序系統(tǒng)與會計人員等組成的人機結(jié)合的信息系統(tǒng)。
2、會計電算化的特點
電算化會計信息系統(tǒng)是會計學(xué)發(fā)展的新階段，具有許多鮮明的特點。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先會計電算化信息系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)堅實豐富。電算化會計信息系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)除會計的基本理論外，還吸取了信息論、系統(tǒng)論、控制論等基本理論，是跨學(xué)科的新興學(xué)科。它把會計人員和計算機軟件、硬件系統(tǒng)作為一個整體系統(tǒng)，同時它又是整個企業(yè)管理系統(tǒng)的核心所在，所以會計電算化信息系統(tǒng)主要是緊急結(jié)合企業(yè)管理系統(tǒng)目標(biāo)的控制優(yōu)化出發(fā)，對會計信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)采集、信息的加工、傳遞、存儲和利用，把核算和管理結(jié)合為一體，有效地發(fā)揮會計在企業(yè)管理中的作用，使企業(yè)獲得最佳效益。其次強化了會計的管理職能，實現(xiàn)對再生產(chǎn)過程和經(jīng)濟效益的預(yù)決策控制。由于計算機本身的特性，再借助于現(xiàn)代經(jīng)濟數(shù)學(xué)方法，可通過對會計資料的分析，進行會計預(yù)測、會計決策、會計控制及會計分析。由于能實時采集、傳輸、處理經(jīng)濟活動中任何一時間斷面的經(jīng)濟數(shù)據(jù)，可連續(xù)取得經(jīng)濟活動中的動態(tài)、靜態(tài)信息，將其與預(yù)測、決策方案進行比較，將結(jié)果反饋于經(jīng)濟活動過程，以控制經(jīng)濟活動按預(yù)定目標(biāo)正常進行。電算化會計信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)事中控制、事前預(yù)決策，這是手工會計系統(tǒng)完全無法實現(xiàn)的，從而真正實現(xiàn)了會計管理職能。最后具有全新的工作程式。傳統(tǒng)會計工作程式是：收集原始憑證或制作原始憑證，分析業(yè)務(wù)性質(zhì)，根據(jù)會計制度和記賬規(guī)則編制記賬憑證，根據(jù)記賬憑證登記明細(xì)賬、日記賬、總賬，計算成本、結(jié)賬、編制報表等。而電算化會計信息系統(tǒng)的工作程式是：通過數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)在現(xiàn)場直接進人電算化會計信息系統(tǒng)中，經(jīng)業(yè)務(wù)性質(zhì)識別、分類后，生成會計憑證記錄，輸出記賬憑證，經(jīng)審核后，生成會計主文件數(shù)據(jù)庫，可據(jù)此輸出成本、報表等資料。在這種工作程式下，會計工作組織機構(gòu)也相應(yīng)地改變了，手工會計系統(tǒng)內(nèi)部工作崗位已變?yōu)閿?shù)據(jù)錄入、審核及系統(tǒng)維護等新的崗位。內(nèi)部控制方式也發(fā)生了重大變化。
(二)會計信息化的相關(guān)理論
1、概述
所謂會計信息化，主要是在電子計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)的有機結(jié)合下，對現(xiàn)有的會計處理針對性的進行收集和處理以及分析和儲存，同時給用戶提供會計信息核算和信息管理的計算機信息系統(tǒng)，其主要是對會計數(shù)據(jù)進行處理。簡言之，會計信息化就是以會計數(shù)據(jù)為處理對象的計算機信息系統(tǒng)。同理，人事信息系統(tǒng)是以人事數(shù)據(jù)為處理對象的計算機信息系統(tǒng)，生產(chǎn)信息系統(tǒng)是以生產(chǎn)數(shù)據(jù)為處理對象的計算機信息系統(tǒng)等。
2、會計信息化的特點
首先是數(shù)據(jù)處理更加便捷，主要操作是輸入記賬憑證，其他的記賬、結(jié)賬和編制財務(wù)報表都是由計算機自動完成的，只要輸入的記賬憑證是正確的，日記賬、總賬和明細(xì)賬一定是正確的，不必進行相互核對，大大減少了工作量。其次是數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性要求較高。會計數(shù)據(jù)之間的關(guān)系比管理信息系統(tǒng)其他任何子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都要求更準(zhǔn)確，例如賬戶借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額之間、借方余額與貸方余額之間、資產(chǎn)負(fù)債表中的資產(chǎn)合計與負(fù)債及所有者權(quán)益合計都必須完全相等，不允許出現(xiàn)絲毫的差額。最后數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜。會計信息化對經(jīng)濟活動的反映是從資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本和損益五個方面進行的，這五個方面又分很多項目，這些項目既有呈現(xiàn)層次樹狀結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，又有呈現(xiàn)網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)內(nèi)容。數(shù)據(jù)的增減又呈現(xiàn)相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，所以數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜。
三、會計電算化現(xiàn)存不足分析
(一)知識結(jié)構(gòu)合理性不足
當(dāng)前，很多會計人員在知識結(jié)構(gòu)方面的合理性還嚴(yán)重不足，即便是有的會計人員具備的知識與理論能服務(wù)于手工核算工作的開展，但是電算化對其的要求則要求更高，會計人員不僅要具有專業(yè)會計知識，還要掌握計算機技術(shù)、軟件技術(shù)和設(shè)備的運維技術(shù)知識。但是很多會計人員雖然具有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，然而在計算機技術(shù)知識方面則十分缺乏，所以在計算機處理中往往難以完成各種會計核算任務(wù)。而且在會計軟件開發(fā)過程中，開發(fā)人員雖然具有較強的計算機知識，但是在會計核算方面的知識又相對低下，而這就使得雙方的溝通和協(xié)調(diào)不當(dāng)，即便是計算機技術(shù)在不斷升級的今天，其會計功能始終徘徊不前。
(二)保密意識差
安全性問題是會計核算中一個十分重要的問題，在會計電算化過程中，如果硬件存在故障，軟件被病毒供給之后，各種會計數(shù)據(jù)的安全性和可靠性就會降低，而且隨著數(shù)據(jù)資料在存儲介質(zhì)方面的變化，加上資料沒有及時的打印或備份，只要發(fā)生故障，就可能因此導(dǎo)致?lián)p失較為嚴(yán)重。究其根源，主要是由于操作人員自身的保密意識較差，例如在操作權(quán)限設(shè)置過程中具有較強的隨意性，在操作管理方面的力度不足，尤其是在防毒、防黑客方面的工作不足，經(jīng)常會導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰以及網(wǎng)絡(luò)癱瘓的情況出現(xiàn)。
(三)軟件技術(shù)水平低
當(dāng)前，有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在功能上面難以滿足日常工作的需要，尤其是會計軟件方面，雖然很多企業(yè)在開發(fā)會計軟件時選用了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)往往屬于小型的桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，其不僅功能薄弱，而且主要服務(wù)的是單客戶，所以對于多用戶的并發(fā)使用顯然不足，加上其功能的單一性導(dǎo)致了其自身的適應(yīng)性較差。而且很多會計軟件具有較強的兼容性，所以專業(yè)的企業(yè)會計軟件很少，而企業(yè)又在不斷的發(fā)展，企業(yè)在軟件技術(shù)方面的投資不足勢必會導(dǎo)致整個軟件技術(shù)水平低下。
(四)政策法規(guī)滯后
目前的財務(wù)會計制度的基礎(chǔ)是手工核算，而會計電算化實施后，不管是賬戶設(shè)置，還是賬戶登記方法以及賬務(wù)處理程序、會計工作的組織與會計系統(tǒng)設(shè)計和內(nèi)部控制的方式和會計檔案的保存介質(zhì)和方法均發(fā)生了變化，所以應(yīng)結(jié)合會計電算化特點，完善當(dāng)前的財務(wù)會計制度。因為財務(wù)會計制度滯后已對會計電算化發(fā)展帶來嚴(yán)重的影響。
四、會計電算化向會計信息化過渡的途徑
(一)提高綜合素質(zhì)
為確保會計人員綜合素質(zhì)的提高，從國家的角度來說，應(yīng)加強對其的培養(yǎng)，強化信息化教育方面，鼓勵高校設(shè)立有關(guān)信息化的專業(yè)，培養(yǎng)適應(yīng)會計信息化發(fā)展的人才。從企業(yè)的角度來說，應(yīng)積極促進會計從業(yè)人員的再培訓(xùn)，早日建立起技術(shù)硬、素質(zhì)高，符合會計信息化的發(fā)展需要的“復(fù)合型”的人才隊伍。此外，還要注意人才的層次的培養(yǎng)以及培訓(xùn)人員的知識結(jié)構(gòu)，然后逐步向復(fù)合型的人才發(fā)展。
(二)徹底改變管理者的管理觀念
企業(yè)要想實現(xiàn)會計信息化，既需要相關(guān)的專業(yè)人才，又需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者決策上的支持。因此企業(yè)經(jīng)營者和會計人員要提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，從社會信息化的角度出發(fā)，充分認(rèn)識會計信息化的重要意義。特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到會計信息化的迫切性和重要性，充分發(fā)揮財務(wù)軟件的功能，加強對員工全面的信息化的培訓(xùn)，使得會計信息系統(tǒng)為企業(yè)管理者提供出有用的信息。
(三)加快企業(yè)信息化進程，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化
企業(yè)會計信息化的實施，既需要業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化的建設(shè)，又需要企業(yè)貫徹信息化理念，推動整個企業(yè)管理信息化的發(fā)展。這樣才能使得企業(yè)數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)外部間共享、流通，充分發(fā)揮出財務(wù)管理職能。因此企業(yè)要全面提高信息化水平，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、財務(wù)、生產(chǎn)一體化，進而推動會計信息化的不斷發(fā)展。
(四)完善企業(yè)整體的信息化系統(tǒng)
會計信息化是企業(yè)信息化管理的總體規(guī)劃的一個重要的組成部分，因此企業(yè)要結(jié)合企業(yè)實際的情況和需要，綜合企業(yè)人、物、財?shù)那闆r，制定出企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)的資源優(yōu)化配置。在這一過程中，企業(yè)應(yīng)整體規(guī)劃，分步實施，一步一步穩(wěn)定的推進信息化建設(shè)，著手解決企業(yè)發(fā)展的瓶頸與問題，并梳理出今后企業(yè)的管理發(fā)展方向，按照實務(wù)與效益互利、先局部后總體的原則提高企業(yè)信息化水平，這樣才能優(yōu)化會計信息化發(fā)展的規(guī)劃，前面促進企業(yè)會計信息化水平的提升。
五、結(jié)束語
總的來說，會計信息化是會計工作未來發(fā)展的必然趨勢，它不僅加強了企業(yè)的財務(wù)管理的功能，促進財務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，而且合理配置了財務(wù)資源，對于降低企業(yè)成本具有積極的意義。隨著信息處理能力、管理技術(shù)的進一步發(fā)展，不同信息職能間的結(jié)合也越來越密切，會計從業(yè)人員參與到管理和決策中也成為了可能，這就要求會計從業(yè)人員深入研究會計信息化的本質(zhì)和內(nèi)涵，積極迎接新的挑戰(zhàn)，才能為企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展提供財務(wù)支持。
參考文獻:
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[3]夏勇.“談從會計電算化到ERP過程中會計角色的轉(zhuǎn)化”[J].財務(wù)與會計，2014年第05期
作者：史寒君 單位：包頭財經(jīng)信息職業(yè)學(xué)校
