會計電算化下財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

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[摘要]隨著我國會計電算化的快速發(fā)展，現(xiàn)在很多單位和企業(yè)中財務(wù)電子檔案和數(shù)字化資料規(guī)模逐漸擴大，數(shù)量逐漸增加，做好財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是十分必要的。目前，部分企業(yè)或單位財務(wù)檔案管理還停留在傳統(tǒng)管理模式上，管理效率較低，會計電算化水平有待進一步提高，因此，財務(wù)檔案管理要運用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)實現(xiàn)標準化和高效化管理，進而為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]會計電算化；財務(wù)檔案；信息化建設(shè)

1會計電算化背景下財務(wù)檔案的特征

會計電算化背景下的財務(wù)檔案不僅保留了傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，還包括存儲在計算機硬盤里的數(shù)據(jù)和信息，還有在光盤中的會計數(shù)據(jù)和信息，財務(wù)檔案存儲范圍擴大了。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案比較直觀，一些是紙質(zhì)文件和資料，但是存儲在計算中和介質(zhì)中的財務(wù)檔案資料必須要在特定的硬件和軟件系統(tǒng)中才能夠進行提取和更改。傳統(tǒng)財務(wù)檔案主要是紙質(zhì)材料，以紙張為載體，實現(xiàn)多種憑證、報表的綜合管理，但會計電算化的檔案資料主要存儲在磁性硬盤或光盤中，這是主要的介質(zhì)。由于電子檔案和文件的存儲特點，這類檔案在復(fù)制、提取、篡改、破壞上一般不會留下顯著痕跡，電子文件和資料容易被盜取，且計算機等硬件設(shè)備容易被黑客攻擊和侵入，電子檔案受質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

2財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1財務(wù)檔案管理信息化的范圍

財務(wù)檔案管理要從細節(jié)處入手，做好日常財務(wù)業(yè)務(wù)憑證的及時歸檔，最財務(wù)管理中的一些合同和協(xié)議進行科學(xué)的管理和收集，對項目文件和采購設(shè)備等資料做好記錄，做好信息整合和收集，將數(shù)據(jù)和信息納入數(shù)據(jù)庫。財務(wù)管理中的電子資料包括多種內(nèi)容，如背景、內(nèi)容、元數(shù)據(jù)等，要做好電子文件資料的分類處理。電子文件資料的歸檔要做好物理歸檔和邏輯歸檔，物理歸檔指的是財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的下載和存儲，邏輯歸檔指的是網(wǎng)絡(luò)傳輸和統(tǒng)計，在會計電算化基礎(chǔ)上，要做好電子資料的備份。

2.2財務(wù)檔案信息化的具體要求

企事業(yè)單位財務(wù)檔案尤其是電子文檔也要符合一定的要求，首先就是真實、完整、準確，財務(wù)管理檔案不同于一般檔案，都是一些財務(wù)數(shù)據(jù)和賬目憑證等，數(shù)據(jù)必須是真實的，反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營效益和成果的，因此，檔案具有真實性和完整性。電子檔案使用存儲介質(zhì)會實現(xiàn)長期保存，要保證介質(zhì)是新的，要避免出現(xiàn)病毒。財務(wù)檔案要保證其完整性，一些賬目要配合圖表進行闡釋和說明，還有視頻音像文件要附上文字。電子文件和資料在傳輸和共享中要保證其安全性，避免被盜用和篡改，要及時檢查和備份。

2.3財務(wù)檔案信息化建設(shè)的保管要求

首先，財務(wù)檔案中的電子文件資料的管理可以紙質(zhì)檔案管理方法為參照，做好檔案分類整理，根據(jù)同一類信息和資料的特征，將不同的電子文件資料存儲于不同的介質(zhì)，例如光盤中，同時要做好光盤的分類并附上說明，注明序號、密級、保管期限等。電子檔案存儲的介質(zhì)要保證是一次性寫入媒介，防止檔案信息被更改，重要的檔案資料要制成一式三份，一份存檔，一份異地存檔，一份備份。

3提升財務(wù)檔案管理信息化水平的有效策略

3.1健全會計電算化財務(wù)檔案管理相關(guān)法律

我國有關(guān)立法部門要結(jié)合會計電算化的實際發(fā)展需求，建立相關(guān)的法律法規(guī)，使我國會計電算化有法可依，有法必依，在會計電算化基礎(chǔ)上，我國十分重視財務(wù)檔案管理工作，健全法律法規(guī)可以為電算化財務(wù)檔案管理工作提供必要的法律依據(jù)，使財務(wù)檔案管理擁有堅實的法律保障?？紤]到電算化財務(wù)檔案的歸檔范圍，可以使實行“雙套制”或“雙軌制”歸檔，電算化財務(wù)檔案管理要結(jié)合財務(wù)部門與計算機管理部門的技術(shù)與業(yè)務(wù)，實現(xiàn)信息化管理。還有在財務(wù)檔案管理過程中，涉及到一些不法分子從網(wǎng)絡(luò)入侵企業(yè)盜取財務(wù)機密材料等案件，怎樣利用法律維護企業(yè)的合法權(quán)益。有關(guān)部門要區(qū)分開規(guī)定和法律的區(qū)別，從政策入手，以法律做后盾，提高財務(wù)檔案管理的實效性。

3.2財務(wù)與檔案部門團結(jié)協(xié)作

為避免會計電算化財務(wù)檔案管理工作中銜接不暢，財務(wù)管理部門與檔案管理部門要建立密切的聯(lián)系，兩個部門的溝通和交流有助于提高財務(wù)檔案管理的效率，進而共同致力于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。財務(wù)管理人員與檔案管理人員要發(fā)揮自己的主觀能動性，對信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計和建設(shè)提出合理化建議，進而共同探索財務(wù)檔案信息化建設(shè)應(yīng)如何推進。信息化管理模式更崇尚對全過程的監(jiān)督和控制，從文件計劃初始，文件生成、脫離現(xiàn)行期到文件歸檔，要保證辦公自動化硬件及軟件的使用，財務(wù)部門與檔案管理部門不能割裂，要團結(jié)合作，進而促進財務(wù)電子檔案管理信息化水平的提升。

3.3優(yōu)化財務(wù)檔案管理的軟硬件環(huán)境

想要做好電算化財務(wù)檔案管理工作，就要從硬件上下功夫，進而保障財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作的順利推進。首先，要建立網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，建立安全日志制度、電子簽章制度、電算化財務(wù)崗位責(zé)任制。對電子文件進行簽入簽出管理，做好分布管理，保證電子文件和資料不會丟失，不會被不法分子惡意篡改，且檔案使用記錄會自動生成。其次，要做好財務(wù)管理軟件的升級，進而保證財務(wù)數(shù)據(jù)和信息存儲的連續(xù)性。財務(wù)檔案中多種文件要統(tǒng)一格式，便于便利和提取，但是報表要結(jié)合實際情況進行管理，一般報表都有固定的格式。利用軟硬件可以實現(xiàn)遠距離的財務(wù)審計，例如上級審計機關(guān)不必到被審計單位，只需在網(wǎng)絡(luò)上接收財務(wù)檔案，進而提高審計效率。再次，要做好信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻，提高計算機系統(tǒng)對病毒和黑客攻擊的抵御能力，在硬件方面不能支持cookie，去掉光驅(qū)和USB接口，避免財務(wù)檔案被人復(fù)制。要做好檔案信息和資料的備份，保證在突然斷電和出現(xiàn)意外情況時財務(wù)信息不丟失。設(shè)置用戶口令，應(yīng)用在開機、網(wǎng)絡(luò)用戶名和應(yīng)用系統(tǒng)名，為保障財務(wù)數(shù)據(jù)和資料上了三保險，實行多級權(quán)限控制機制，用戶查詢檔案要留存記錄，具有可追溯性。

3.4加強財務(wù)電子檔案的系統(tǒng)化管理

3.4.1制定電算化財務(wù)檔案管理制度。企事業(yè)單位要根據(jù)會計電算化財務(wù)檔案歸檔的范圍，確定財務(wù)檔案歸檔的朱亞奧內(nèi)容，包括各種財務(wù)憑證、賬簿、報表、計劃、預(yù)算和經(jīng)濟合同、設(shè)計說明書、源程序文件、用戶操作手冊、財務(wù)科目及代碼表、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式、檢驗公式等，要將其存儲在計算機或光盤、U盤中。要制定符合實際需要的電算化財務(wù)檔案管理制度，要保證財務(wù)數(shù)據(jù)在未打印前，妥善保管留副本，記賬憑證、現(xiàn)金日賬和銀行存款日記賬要打印輸出并存儲好。3.4.2加強電算化財務(wù)檔案的保管。要根據(jù)我國有關(guān)檔案管理的實際要求，結(jié)合檔案局的規(guī)定，做好電算化財務(wù)檔案的歸檔各保管。會計電算化方式生成的憑證、賬目、報表要按照紙質(zhì)檔案方式進行保存，除此之外，還要保存在設(shè)備和介質(zhì)中。對于存儲的設(shè)備要做好防塵、防潮、防腐蝕等處理。每年要對磁性介質(zhì)檔案進行一次備份，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損和腐蝕要及時進行修補，要嚴格管理光盤和U盤，防止數(shù)據(jù)被篡改。3.4.3做好電算化財務(wù)檔案的借用管理。電算化財務(wù)檔案管理意義重大，財務(wù)檔案資料可以反映出企業(yè)的經(jīng)營成果和經(jīng)濟效益，包括企業(yè)的盈利情況和支出1情況，記錄企業(yè)資金和資產(chǎn)的使用。電算化財務(wù)檔案管理中檔案借用和查閱管理是十分重要的，在企業(yè)決策和工作中，查閱以往檔案資料，進而調(diào)整企業(yè)決策等是十分常見，在電子文件和傳遞共享階段，要做好其安全管理，檔案借閱要做好記錄，借閱要經(jīng)過專門管理者審批后方可查閱，外單位需要檢索財務(wù)檔案時要經(jīng)過本單位負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人的同意后才可。

4結(jié)語

電算化財務(wù)檔案管理不同于傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理，要重視財務(wù)檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)，加強軟硬件的管理，提升財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，做好相關(guān)設(shè)備的維護，保證網(wǎng)絡(luò)平臺的安全可靠，做好檔案資料的備份，保證電算化財務(wù)檔案管理的實效性。

【參考文獻】

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[3]王娟.會計電算化檔案管理初探[J].中國科技信息，2009(5).

作者:劉冶 單位:齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)教師進修學(xué)校