建筑工程檔案資料管理的問題解決措施

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摘要:建筑工程中的檔案資料具有重要意義，是建筑活動開展的體現(xiàn)，又能為后期工作提供一定依據(jù)，但是目前工程資料管理還存在許多問題需要改進。文章分析了建筑工程檔案管理的重要性，總結(jié)了檔案管理的主要內(nèi)容，并就其中存在的問題提出了相應(yīng)的管理策略，旨在提高我國建筑工程檔案資料的管理水平，促進后期的工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞:建筑工程；檔案資料管理；問題措施

對于建筑工程而言，質(zhì)量管理是非常重要的工作，是企業(yè)管理水平與競爭力的體現(xiàn)，質(zhì)量管理可以分解到不同階段與不同方面，將信息收集起來，就能形成工程檔案資料。工程檔案是建筑活動開展的總結(jié)，是企業(yè)建筑經(jīng)驗的積累。工程檔案管理工作的有效開展，有助于提升工程質(zhì)量、企業(yè)效益?，F(xiàn)階段，我國建筑行業(yè)處于快速發(fā)展階段，在發(fā)展過程中，注重對利益追求，檔案管理工作還存在諸多不足，需要在后期工作中予以重視，并科學(xué)管理，發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的作用。

1建筑工程檔案管理工作的重要性

建筑工程涉及到的環(huán)節(jié)多、領(lǐng)域廣、施工程序復(fù)雜，如果未能對其活動進行詳細的資料保存記錄，工作開展就會混亂無序。建筑工程施工會產(chǎn)生大量資料，這些資料既是活動開展的體現(xiàn)，又能為質(zhì)量與管理水平提升提供幫助，企業(yè)需要建立科學(xué)的管理制度，落實建筑工程檔案管理，體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理水平。從宏觀層面來看，國家對于建筑施工檔案管理有相應(yīng)規(guī)定，工程建設(shè)必須嚴(yán)格管理檔案資料，如果資料不符合要求，則可以認定為工程不合格，規(guī)范的實施從一定程度上增強了企業(yè)檔案管理工作科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。從質(zhì)量控制工作來看，質(zhì)量控制需要達成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，而標(biāo)準(zhǔn)達成則需要項目施工過程規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化，通過資料對作業(yè)過程進行記錄，可以為質(zhì)量控制工作開展奠定基礎(chǔ)，同時也可以提升項目質(zhì)量水平。項目施工過程中，工程資料是最原始的資料，包含項目全部信息，既是施工的依據(jù)，也是后期檢修工作的依據(jù)。

2建筑工程檔案資料主要內(nèi)容

建筑工程檔案包括的資料十分豐富，其原因就在于建筑工程是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，涉及到的環(huán)節(jié)多、工藝多、人員多、材料多、施工環(huán)節(jié)多。資料包括安裝土建等文件資料、項目竣工圖和綜合性資料。其中文件資料包括圖紙設(shè)計、技術(shù)交底、設(shè)計變更、開工報告、竣工報告、項目監(jiān)理規(guī)劃、例會記錄、工程組織設(shè)計、建筑材料、質(zhì)量文件、相關(guān)實驗資料、實驗報告、工程驗收資料、工程監(jiān)測資料、質(zhì)量評估文件、質(zhì)量檢測資料、事故處理與記錄資料技術(shù)總結(jié)等。項目竣工圖，該部分主要包括了建筑、通風(fēng)管線、平面布置、電路、以及其他相關(guān)方面的工程圖。綜合性資料，包括了工程報批相關(guān)文件、施工區(qū)域環(huán)境資料，如地質(zhì)水文氣象、項目任務(wù)書、拆遷安置、工程設(shè)計與變更、項目規(guī)劃安全管理環(huán)境管理、消防文件、中標(biāo)與監(jiān)理施工文件、項目合同、與施工相關(guān)協(xié)議、施工竣工驗收、工程審計結(jié)算資料等。從資料的形式來分，又可以分為紙質(zhì)資料，電子資料，音頻視頻資料等。

3工程建設(shè)檔案管理工作存在的問題

3.1管理意識問題

建筑行業(yè)經(jīng)歷了高速發(fā)展階段，部分企業(yè)忙于搶占市場，擴大規(guī)模，未能意識到建筑工程檔案管理的重要性，缺乏管理意識，認為檔案管理工作無需重視，對建筑工作開展意義不大。部分企業(yè)雖然對檔案進行了管理，但是在方法上缺乏合理性、科學(xué)性，管理工作質(zhì)量效率不高，而投入了大量的財力、物力、人力，檔案資料并未能為工程建設(shè)提供有效的支撐。

3.2管理機制不夠健全

由于思想上缺乏重視，導(dǎo)致實際工作中效率低下，檔案資料輕管理而重建設(shè)，工作人員沒有認識到工程檔案所蘊含的巨大價值，沒有對檔案管理工作有效投入，工作開展得不到相應(yīng)的保障。管理者沒有認識到工程質(zhì)量與檔案資料二者間的密切聯(lián)系，管理工作長期存在不規(guī)范不科學(xué)問題，檔案管理工作沒有注重對質(zhì)量的追求，工作開展未能進行有效監(jiān)督，施工監(jiān)理工作不到位，管理環(huán)節(jié)存在缺失。

3.3人員問題

雖然檔案管理工作在發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新，但是檔案管理人才無法跟上發(fā)展需要，由于許多人思想上存在誤區(qū)，導(dǎo)致專業(yè)管理人才缺乏。并且企業(yè)對管理工作的不重視，檔案資料管理人員多是由非專業(yè)人員擔(dān)任，非專業(yè)人員缺乏對工作的必要認識、專業(yè)知識儲備和支撐工作開展的必備技能。而隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，對管理工作的要求標(biāo)準(zhǔn)逐漸提升，現(xiàn)代化管理技術(shù)對管理人員提出了更高要求與標(biāo)準(zhǔn)，部分現(xiàn)代化設(shè)施因為技術(shù)，工作人員不能很好的操作與應(yīng)用，導(dǎo)致管理工作無法提升效率與質(zhì)量。

3.4檔案管理工作投入不足

隨著以計算機為代表的信息技術(shù)發(fā)展，信息資料已經(jīng)成為了十分重要的資源,對于企業(yè)而言，檔案資料管理對于提升競爭力、促進行業(yè)發(fā)展有十分重要的作用。檔案管理技術(shù)在發(fā)展過程中，無論是硬件要求，還是管理技術(shù)水準(zhǔn)都在提升，檔案管理工作，由于未能得到重視，導(dǎo)致資源投入不足，管理工作水平低下，無法與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。工作效果得不到體現(xiàn)，就無法引起管理者重視，進而又導(dǎo)致無法得到充足的資源，形成了惡性循環(huán)。

4建筑工程檔案資料管理策略

4.1強化意識

檔案資料管理工作質(zhì)量不佳的原因就在于工作得不到重視，企業(yè)管理人員首先要認識到，檔案資料是在項目建設(shè)過程中形成的，與項目有密切聯(lián)系，能為項目建設(shè)提供支撐與幫助，強化人員工作意識，可以通過營造良好的工作氛圍，建立健全制度機制，提升人員技能等方面入手。

4.2完善檔案管理機制

許多企業(yè)未能建立完善的檔案管理機制，檔案管理工作顯得很隨意。領(lǐng)導(dǎo)要重視資料管理工作，并將其納入到日常管理工作中。檔案管理工作有專人負責(zé)，并隨著項目的逐步實施而完善，檔案管理工作要有規(guī)劃、有步驟實施，建立檔案管理制度，并符合國家相關(guān)規(guī)定要求。將檔案管理目標(biāo)落實細化到施工不同環(huán)節(jié)，嚴(yán)格控制檔案資料質(zhì)量，加強對各環(huán)節(jié)資料收集整理的監(jiān)督，協(xié)調(diào)各部門配合檔案管理工作開展，依據(jù)社會經(jīng)濟發(fā)展以及市場條件需求，完善管理機制，拓展服務(wù)領(lǐng)域。

4.3加強技術(shù)審核

資料審核時,各部門要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)要求進行，落實責(zé)任制度，對不符合要求的資料，返回重新制作。資料管理人員要落實自身責(zé)任，有良好的職業(yè)道德，不受到相關(guān)因素影響和利益誘惑。

4.4完善檔案管理制度建設(shè)

相關(guān)管理部門應(yīng)該完成檔案管理法律法規(guī)建設(shè)，細化流程，推動企業(yè)遵守規(guī)范制度，提升檔案管理工作水平。健全并完善已有的檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化、流程化、科學(xué)化、合理化，將檔案管理工作融入到施工環(huán)節(jié)的不同階段。管理人員需要深入現(xiàn)場了解情況，收集資料，本著真實負責(zé)、合理科學(xué)的態(tài)度，整理收集資料并妥善保管。檔案管理工作應(yīng)該與其他管理制度相結(jié)合，激勵或約束工作人員，如與薪酬績效等制度掛鉤。

4.5提升人員素質(zhì)

工作人員基本素質(zhì)直接關(guān)系到檔案資料管理工作質(zhì)量與水平，需要定期對管理人員進行培訓(xùn)教育，不斷強化思想認識，拓寬知識視野，完善技能結(jié)構(gòu)，了解管理工作的最新知識，提升管理技能與水平。管理人員應(yīng)該具備相應(yīng)資質(zhì)，培訓(xùn)工作內(nèi)容則包括文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案管理工作流程、相關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用，尤其是信息化管理水平的提升，對企業(yè)整體水平提升有巨大作用。員工自己要不斷學(xué)習(xí)，增強自身知識儲備，提升工作能力。

4.6加強質(zhì)量控制

檔案資料管理工作質(zhì)量控制貫于檔案管理工作的整個環(huán)節(jié)，并涉及到多個方面，比如在工程準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，結(jié)合到工程特點，制定相應(yīng)管理工作標(biāo)準(zhǔn)，制定資料文件表單的。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利于后期管理工作，在施工進行過程中，做好資料收集與整理。很多因素會對資料收集與整理造成影響，因此，管理人員需要了解作業(yè)施工相關(guān)知識，深入一線，確保資料有效、真實。技術(shù)資料，需要確保其完整性，只有技術(shù)資料完整，才能充分反映工程的真實情況。在技術(shù)資料收集時，工作人員需要和技術(shù)人員保持溝通，檔案管理人員組成，應(yīng)該結(jié)構(gòu)合理，如其中至少應(yīng)該有相關(guān)技術(shù)人員。

5結(jié)語

隨著經(jīng)濟發(fā)展，建筑行業(yè)發(fā)展速度增快，管理理念與經(jīng)營方式也在不斷創(chuàng)新，資料管理的重要性日益凸顯。而現(xiàn)階段建筑企業(yè)資料管理工作存有較大缺失，需要在后期工作中持續(xù)完善，以提升企業(yè)競爭力，推動行業(yè)發(fā)展。

參考文獻:

[1]彭濤.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(4):185.

[2]付紅艷.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].黑龍江史志,2015(9):126. 

作者:林雪玲 單位:福建任川建設(shè)有限公司