管窺建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的采集

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1建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集與管理方式

為避免不良情況的出現(xiàn)，必須對(duì)建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的前期資料進(jìn)行科學(xué)地收集和整理，應(yīng)該說(shuō)建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集和管理是有一定方式的。對(duì)于建設(shè)工程前期資料來(lái)說(shuō)，其收集與管理并非易事。需要進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)和管理才能有效進(jìn)行，比如需要完善的管理制度，制定恰當(dāng)?shù)氖占凸芾磙k法等。在筆者看來(lái)，前期資料的收集具備幾種情形：

1.1檔案館工作人員單獨(dú)收集

這種被檔案館工作人員收集的方式有一定限制，前提必須是檔案館的工作人員比較充足。

1.2檔案館工作人員與項(xiàng)目資料工作人員共同收集

第二種方式是兩個(gè)單位或部門共同承擔(dān)前期資料收集的工作。由項(xiàng)目相關(guān)人員及檔案館共同收集資料是建筑工程建設(shè)項(xiàng)目中應(yīng)用較多的一種收集方式。

1.3單獨(dú)由項(xiàng)目部相關(guān)工作人員收集

這種單獨(dú)由項(xiàng)目部相關(guān)工作人員收集前期資料的方式在某些比較小型的項(xiàng)目中比較適用和常見。應(yīng)該說(shuō)這三種建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集和管理方式各有利弊，可以根據(jù)情況挑選合適的方式應(yīng)用。而對(duì)于建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集與管理，筆者傾向于適用與第二種情況。這是由建設(shè)項(xiàng)目的前期工作通常在項(xiàng)目部組成前就已經(jīng)應(yīng)該進(jìn)行了。前期資料的產(chǎn)生比項(xiàng)目部的組成要早得多。因此如果只由項(xiàng)目部進(jìn)行資料的收集，那么項(xiàng)目部成立前期的資料就無(wú)法及時(shí)進(jìn)行。因此項(xiàng)目部成立之前的資料由相關(guān)部門收集，待項(xiàng)目部成立后進(jìn)行移交比較科學(xué)。另外，每個(gè)項(xiàng)目部都需要在成立之初便設(shè)立專門的檔案工作人員崗位，專司項(xiàng)目相關(guān)前期資料的收集和整理。比較大的建筑施工項(xiàng)目由于分部較多，在各個(gè)分部門中也應(yīng)有專人負(fù)責(zé)資料的收集與整理工作。應(yīng)形成合理的資料收集和管理制度，保證前期資料的收集和整理科學(xué)、有序地進(jìn)行。比如對(duì)于大型建筑項(xiàng)目的前期資料的收集與整理中，需對(duì)來(lái)往的文件資料逐一進(jìn)行登記整理，保證前期資料的完整和保密，各分部資料應(yīng)定時(shí)向總部匯總，以備不時(shí)查閱。對(duì)于建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集和管理來(lái)說(shuō)，設(shè)置專人專崗是十分重要的，這樣做具有很多優(yōu)點(diǎn)。比如可以最大程度上保證資料的齊全和安全，也便于查閱，在出問題時(shí)可以很快找到問題所在并確定責(zé)任人，及時(shí)采取合適措施。而且建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的施工時(shí)間一般比較長(zhǎng)，工作人員流動(dòng)比較頻繁。如果沒有專人專崗進(jìn)行資料的收集和整理的話，容易導(dǎo)致資料的缺失和流散，嚴(yán)重的可導(dǎo)致保密資料外泄或造成影響施工過程的各種問題。建筑企業(yè)檔案管理部門需要加強(qiáng)同各個(gè)項(xiàng)目部之間負(fù)責(zé)前期資料收集和整理工作人員的聯(lián)系，對(duì)其工作及時(shí)給予指導(dǎo)和檢查，確保前期資料的收集和整理工作質(zhì)量。

2建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料收集和整理的重大作用

建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集和整理在整個(gè)項(xiàng)目施工過程中具有重大作用?？蓮钠渚邆涞娜齻€(gè)特性來(lái)說(shuō)，一是資料的收集和整理具有真實(shí)性，二是資料的收集和整理具有重要性，三是資料的收集和整理具有必要性。

2.1資料的收集和整理具有真實(shí)性

資料的收集和整理都是基于真實(shí)的基礎(chǔ)之上，如果資料是偽造的，虛假的，也就失去了參考和使用的價(jià)值。之所以要及時(shí)進(jìn)行資料的收集和整理，就是為了確保前期資料的真實(shí)可靠。因此資料的收集和整理必須具備也必然需要具備真實(shí)性，是對(duì)項(xiàng)目從立項(xiàng)前至施工前甚至施工過程的資料的真實(shí)記錄和保存。建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集必須遵循真實(shí)性原則。

2.2前期資料收集的重要性

正因?yàn)橘Y料的收集和整理具備真實(shí)性，是對(duì)建筑工程建設(shè)項(xiàng)目開工前的準(zhǔn)備階段就已經(jīng)開始收集的，所保留的內(nèi)容是在辦理工程有關(guān)手續(xù)及工程確立的整個(gè)過程的軌跡資料，所以具備重要的參考和使用的價(jià)值。之所以要及時(shí)進(jìn)行資料的收集和整理，就是為了確保前期資料的真實(shí)可靠。也只有真實(shí)的資料，才是重要的資料，才具備重要性特征。在工程整個(gè)過程中，前期資料具有記載具體過程的功能，可以促使工程如期順利的進(jìn)行。在出現(xiàn)問題的時(shí)候，前期資料還可以作為證據(jù)使用，成為證明施工過程是否有問題的重要資料。

2.3前期資料收集的必要性

如果前期資料的收集和整理過程連續(xù)而全面，通常也代表整個(gè)工程的前期工作是完善的，而如果資料的收集和整理中有斷裂點(diǎn)，往往也可以說(shuō)明項(xiàng)目前期工作中有瑕疵的可能性很大。如果存在資料斷裂的情況，可根據(jù)前后資料進(jìn)行追索，將資料補(bǔ)充完整。前期資料收集是必要的，在工程前期工作中產(chǎn)生的任何資料，哪怕是一張圖片，一份文件甚至一小段音像資料都可能是某些時(shí)刻需要用到的重要憑證，因此收集資料時(shí)必須事無(wú)巨細(xì)，細(xì)心整理，不能存在僥幸心理而有所忽略。比如，施工中如果發(fā)生地基沉降，就必須進(jìn)行資料查看，根據(jù)記載的有關(guān)內(nèi)容，檢查出現(xiàn)問題的原因。如果前期資料收集和整理的不到位，會(huì)導(dǎo)致輕者耽誤工期，重了甚至可能會(huì)演變?yōu)橹卮笫鹿?。因此，前期資料的收集對(duì)于建筑工程建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)是必要的。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集與管理工作必須得到足夠重視，并在建筑工程項(xiàng)目實(shí)施前就及時(shí)開始收集和進(jìn)行有效的管理。只有這樣，才能使這些資料為建筑項(xiàng)目的順利實(shí)施起到應(yīng)有的作用。

作者：劉靜 單位：資陽(yáng)市誠(chéng)興城市建設(shè)有限責(zé)任公司