計算機信息技術在辦公系統(tǒng)中的應用

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摘要：隨著信息社會的快速發(fā)展，計算機信息處理技術在各行各業(yè)都發(fā)揮了重要的作用。在學校辦公自動化系統(tǒng)中，計算機信息處理技術已經成為降低工作成本，提高辦公效率，提升綜合競爭力必不可缺的手段。該文將探討計算機信息處理技術融入學校辦公自動化系統(tǒng)中的基本功能、作用和發(fā)展趨勢，希望計算機信息處理技術能加以推廣應用，促進學校辦公自動化系統(tǒng)的更好發(fā)展。

關鍵詞：計算機信息處理技術；辦公自動化；應用

伴隨科學技術的日新月異，計算機信息處理技術得到了飛速發(fā)展，廣泛地應用在社會的多個領域，為人們的生活、學習和工作帶來了極大的便利。由于信息社會的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都需要對海量數據進行收集、篩選和整理，也就是對信息進行處理。計算機技術的不斷發(fā)展使得信息的處理有了極大的變化，由以前的人工手動處理變成現在的計算機自動處理，計算機信息處理技術在辦公自動化系統(tǒng)中的基礎性作用也日益凸顯。在學校辦公自動化系統(tǒng)中運用計算機信息處理技術，可以降低工作成本，實現資源的有效利用；降低工作量，提高辦公效率；優(yōu)化辦公環(huán)境，提高工作積極性；加強各部門之間的聯(lián)系，實現較快的決策。

1概述

1.1信息處理技術

獲取信息并進行儲存，加工處理使之成為有用信息，和表示信息的過程，稱為信息處理。信息處理技術就是指用計算機技術來處理信息。因為計算機運行速度飛快，能夠自動處理海量信息，運算能力極強，具有很高的精確度，所以，利用計算機處理各種信息不僅達到了自動化，大量工作人員從煩瑣的事務性勞動中解放出來，提高了辦公效率，節(jié)約了運營成本，而且極大地提高了信息的利用價值，可以為管理活動中的預測和決策提供及時、可靠的依據。

1.2辦公自動化

近年來隨著計算機技術的發(fā)展，提出了辦公自動化的概念，英文全稱OfficeAutomation，縮寫為OA，是將計算機技術和現代化辦公結合起來的一種新型的辦公方式。凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新設備、新技術從事辦公業(yè)務，均屬于辦公自動化的范疇。辦公自動化的實現，可以改變過去低效、復雜的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高工作效率的目的。

2基于計算機信息處理技術的學校辦公自動化系統(tǒng)基本功能分析

計算機信息處理技術是目前最具創(chuàng)造力和富有活力的技術，如果能把計算機信息處理技術與學校的教育、教學、管理等工作很好地結合在一起，全面建設數字化圖書館，大力發(fā)展網絡課程教學等，形成現代化的網絡學習環(huán)境、數字化的教學資源、一流的管理手段和后勤服務，那么就能為學校實施現代化的管理模式和教學手段提供有力保障，為人才培養(yǎng)和教學研究構建現代化的信息平臺。

2.1個人事務

個人辦公系統(tǒng)主要是與個人辦公及聯(lián)絡有關模塊的整合，是學校辦公自動化系統(tǒng)的基礎平臺，它包括多個小模塊。電子郵件：內部郵件給用戶提供了較好品質的服務，在收發(fā)安全性、穩(wěn)定性、高效性等方面都有較高的保障，而且在垃圾郵件、病毒郵件的拒收能力方面也有較高的服務能力。該模塊方便地促進了相互之間的信息交流。通知公告：向用戶告知或轉達有關事項或文件，包括下達指示、布置工作、傳達重要精神、任免干部、決定具體問題等。各部門通知公告后，可以在統(tǒng)計欄目中查看哪些人已讀，哪些人未讀。用戶也可以通過查詢，搜索以前的各類通知信息。日程安排：有計劃地將自己每天的事務與時間結合起來進行安排，以便做到有計劃地進行生活和工作。同時提升效率，以便達到日事日清的目的。該模塊的目的在于規(guī)范工作，領導對任務能進行實時管控。工作日志：可以記錄每天工作的情況以及感悟等等。個人文件柜：便于存儲自己長期需要使用的文件和資料。個人設置：包括個人基本資料、修改密碼等內容。

2.2公共事務

公共事務是全校性事務的集中網上處理，通過該模塊可以讓系統(tǒng)的各個部門所有的用戶及時、準確地獲取當前系統(tǒng)的開放信息。校務公開：公布學校重大決策及執(zhí)行情況，學校教育教學管理方面的重要事項，學校經費及使用情況，涉及教職工切身利益方面的事項等內容。規(guī)章制度：用于規(guī)范全校師生各類行為的標準和規(guī)定，它是內部責任制的具體化，對本校具有普遍性和強制性，任何人、任何部門都必須遵守。值班反饋：由值班組組長公布當天校園內教學秩序、突發(fā)事件等整體情況。一日常規(guī)：具體反映各個班級早讀、上課、晚自習的紀律、衛(wèi)生等加分、扣分情況。衛(wèi)生檢查：校園環(huán)境衛(wèi)生情況通報，指明教學樓、班級包干區(qū)、宿舍等區(qū)域的衛(wèi)生不足之處，提出整改方案。計劃總結：學校每學期的工作意見和工作總結。政策文件：各級各類的通知、辦法、方案、意見等文件。機房安排：公布學校每周的機房安排，便于查閱、調整。監(jiān)考安排：包括考試時間、考試地點、監(jiān)考老師姓名、場次、例會地點等內容。常用資料：教職工經常會使用到的一些文件，包括通訊錄、校歷、各類文檔模板等。

2.3系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是辦公自動化系統(tǒng)運行的基礎。為了保證系統(tǒng)及數據的安全與保密，系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權限的集中管理功能。通過對系統(tǒng)操作分工和權限的管理，一方面可以避免與業(yè)務無關的人員進入系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所包含的各個子功能的操作進行協(xié)調，以保證各負其責，流程順暢。操作權限的集中管理包括定義操作者角色、設定系統(tǒng)用戶和設置功能權限。

3計算機信息處理技術在學校辦公自動化系統(tǒng)中的作用

隨著社會的發(fā)展，計算機信息處理技術在學校辦公自動化系統(tǒng)中的應用越來越廣泛，并且發(fā)揮出越來越重要的作用。計算機信息處理技術可以使得整個辦公過程趨向數字化和電子化，從而達到辦公人員共同工作在同—桌面環(huán)境下，以達到辦公自動化的目的。

3.1促進了內部交流

在辦公自動化應用還沒有普及的時候，因為各種各樣條件的限制，員工與員工、部門與部門之間缺乏適當的交流，往往造成辦公業(yè)務的拖拉，許多辦公業(yè)務沒有及時完成。辦公自動化系統(tǒng)的應用可以建立一個辦公室內部的信息交流平臺，及時分享公司各種規(guī)定通知以及業(yè)務文件，建立以網絡為基礎的辦公平臺，促進了員工之間的溝通和交流，提高了工作積極性，能夠快速地完成信息的采集與分析，從而構建一個高效的、有序的信息交流場所，為日常的管理與決策提供依據。

3.2提高了工作效率

信息處理技術在辦公自動化系統(tǒng)中的應用，減輕了人工辦公時繁重的任務量，通過對信息的及時處理，可以使我們在第一時間了解各類動態(tài)，以便迅速做出相關的應對策略。同時，利用計算機進行信息處理，是一種科學的技術手段，所得到的數據結果將比人工計算的準確度更高，更有參考價值，而數據準確性的高低往往決定了辦公過程中工作效率的高低。辦公自動化系統(tǒng)中信息的傳遞、數據的分享、工作的處理都極大節(jié)約了辦公時間，提高了工作效率。

3.3有利于成本節(jié)約

傳統(tǒng)的辦公往往存在著許多資源浪費，比如，員工之間經常需要進行各種業(yè)務上的交流，一般是通過電話或者面對面的傳達，這樣無形間就增加了人力成本和運營成本。而計算機技術的應用可以很好地解決這個問題，員工之間的溝通無須跑動，只要利用電子通信技術，像電子郵件、微信、QQ、論壇等網絡信息傳播方式都可以實現及時交流，將工作中的相關問題做好協(xié)調。傳統(tǒng)的辦公常常需要把各種信息打印成冊，浪費大量的紙張，計算機信息處理技術實現了無紙化辦公，信息的記錄、存儲、搜索都可以通過計算機來實現，不需要紙質材料。這些都能節(jié)省辦公成本，實現資源的有效利用。

4計算機信息處理技術在學校辦公自動化系統(tǒng)中的發(fā)展趨勢分析

隨著計算機技術向微型化、系統(tǒng)化、高速化和智能化的方向發(fā)展，計算機信息處理技術在學校辦公自動化系統(tǒng)中的應用水平已經越來越高，辦公自動化將具備網絡計算機技術的發(fā)展特點，未來的辦公系統(tǒng)將更是前端人性化、界面場景化、應用專業(yè)化，擁有廣闊的發(fā)展前景。

4.1在智能化辦公上的發(fā)展

辦公系統(tǒng)的智能化伴隨計算機技術的飛速發(fā)展，被逐步推動和實現了。由于現在信息的復雜性和綜合性，因此辦公人員需要處理的業(yè)務數據和以前相比呈現幾何級數的增長。當用戶在面臨越來越多的數據處理工作時，辦公軟件可以有效針對圖表、數據等信息進行整合與處理并做出智能分析。這在很大程度上提高了用戶的數據分析能力與工作效率，減輕了用戶的工作量和工作負擔，將對用戶產生巨大的吸引力。智能化辦公強調信息的整合能力，對于學校這類信息資源較多的地方，構建一個可以拓展的管理平臺，能打破以前人適應系統(tǒng)的尷尬境地，實現系統(tǒng)適應人的全新理念。

4.2在WIFI技術上的發(fā)展

網絡的全面覆蓋，WIFI技術的不斷發(fā)展，使得網絡通信技術在辦公領域迅速興起，網絡辦公成為一種新形式的辦公方式。傳統(tǒng)封閉式的辦公室已經不再必須，教師通過網絡和計算機技術，可以隨時隨地開始辦公，不受環(huán)境的束縛，打破了地域的限制。無線網絡的發(fā)展極大地改善了辦公的條件，提高了辦公的效率。為了保障辦公信息的安全，學?？梢愿鶕嘞拊O置不同的應用級別，防止出現信息泄露的現象，避免對使用者造成損失。借助WIFI技術開展的辦公形式，提高了工作效率，優(yōu)化了辦公環(huán)境，整體的工作效果得到了很大程度的改變。

4.3在視頻技術上的發(fā)展

網絡視頻會議技術可以實現多點實時交互通信，讓不同地點的會議內容、與會活動情況等展現在各個分會場。參加視頻會議的人員不但可以把自己的想法流暢地表達出來，而且還可以對會議的現場情況和每一個參加會議人員的表情進行全方位的觀察，繼而進行有效的互動。未來的全景辦公將通過集成語音識別系統(tǒng)、視頻互動系統(tǒng)等人機交互應用，構建出一個立體的虛擬辦公空間，進入OA系統(tǒng)，就像進入了真實的辦公環(huán)境。將視頻技術運用到辦公系統(tǒng)中，減少了人們在交通中所產生的時間浪費，方便了相互之間的交流，提高了工作人員辦公的效率。

5總結

計算機信息處理技術在學校辦公自動化系統(tǒng)中的應用，讓信息的處理更加準確、迅速，更好地方便了人們的工作，對提高辦公效率有重要的促進作用，還可以降低運營成本，規(guī)范員工工作方式，實現智能化管理。計算機信息技術的發(fā)展將辦公自動化的應用帶到了一個全新的時代，辦公將不斷突破技術限制，打破時空限制，打破人機交流的障礙，從各種束縛中徹底解放出來，人們可以隨時隨地、全心全意地投入到自己的工作中，這將使得辦公自動化的發(fā)展越來越完善，從而真正實現讓工作更有價值、讓生活更美好的愿望。

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作者：陳竹云 葉雯 單位：武進開放大學